供應(yīng)鏈采購流程規(guī)范手冊前言本手冊旨在規(guī)范企業(yè)供應(yīng)鏈采購全流程操作，明確各環(huán)節(jié)職責(zé)分工，保證采購活動合規(guī)、高效、低成本運行，同時有效控制采購風(fēng)險，提升供應(yīng)鏈協(xié)同效率。手冊適用于企業(yè)內(nèi)部采購部門、需求部門、財務(wù)部門、倉庫管理部門及相關(guān)協(xié)作人員，是開展采購工作的標準化指導(dǎo)文件。第一章適用范圍與核心價值一、適用對象本手冊適用于制造型、貿(mào)易型、服務(wù)型等各類企業(yè)的采購管理場景，具體包括但不限于：企業(yè)內(nèi)部生產(chǎn)物料、辦公用品、設(shè)備設(shè)施、服務(wù)類項目的采購需求；采購部門主導(dǎo)的供應(yīng)商選擇、訂單執(zhí)行、驗收入庫、付款結(jié)算等全流程管理；需求部門、財務(wù)部門、倉庫等跨部門協(xié)作的采購環(huán)節(jié)。二、核心價值通過標準化流程實現(xiàn)：流程透明化：明確各環(huán)節(jié)操作主體、時限及輸出成果，避免職責(zé)不清；風(fēng)險可控化：規(guī)范供應(yīng)商評估、合同簽訂等關(guān)鍵環(huán)節(jié)，降低合規(guī)與履約風(fēng)險；成本最優(yōu)化：通過集中采購、供應(yīng)商比價等方式，控制采購成本；效率提升化：減少重復(fù)溝通與無效審批，縮短采購周期，保障供應(yīng)鏈及時響應(yīng)。第二章全流程操作步驟詳解第一節(jié)需求提報與審批目標：保證采購需求真實、合理，符合企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營計劃，預(yù)算可控。1.需求發(fā)起操作主體：需求部門（如生產(chǎn)部、行政部、項目部等）。操作說明：（1）需求部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營計劃或?qū)嶋H需求，填寫《采購需求申請表》（詳見第三章模板一），明確物料/服務(wù)名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、用途、期望交付日期、預(yù)算金額等關(guān)鍵信息；（2）附技術(shù)參數(shù)圖紙、質(zhì)量標準等支撐材料（如需），提交至采購部初步審核。2.需求審核操作主體：采購部初審→財務(wù)部復(fù)核→需求部門負責(zé)人確認→采購總監(jiān)/總經(jīng)理審批（根據(jù)金額分級）。操作說明：（1）采購部審核需求合理性（如數(shù)量是否匹配生產(chǎn)計劃、規(guī)格是否明確）、預(yù)算合規(guī)性（是否在年度預(yù)算范圍內(nèi)）；（2）財務(wù)部復(fù)核預(yù)算準確性，重點審核大額采購的預(yù)算匹配度；（3）需求部門負責(zé)人確認需求的緊急性與必要性；（4）審批通過后，采購部啟動后續(xù)采購流程；審批不通過，退回需求部門修改。3.特殊需求處理緊急采購（如生產(chǎn)突發(fā)故障需立即修復(fù)）：需求部門可填寫《緊急采購申請表》，經(jīng)總經(jīng)理特批后，先行采購，后續(xù)3個工作日內(nèi)補全正常審批流程。第二節(jié)供應(yīng)商尋源與評估目標：篩選資質(zhì)合格、服務(wù)優(yōu)質(zhì)、價格合理的供應(yīng)商，建立穩(wěn)定供應(yīng)鏈。1.供應(yīng)商尋源操作主體：采購部。尋源渠道：（1）內(nèi)部推薦：企業(yè)合格供應(yīng)商庫內(nèi)供應(yīng)商優(yōu)先；（2）外部拓展：行業(yè)展會、專業(yè)招標平臺（如招標網(wǎng)）、行業(yè)協(xié)會、主動拜訪等方式開發(fā)新供應(yīng)商；（3）定向邀請：針對復(fù)雜或高價值采購，邀請3家以上合格供應(yīng)商參與。2.供應(yīng)商資格預(yù)審操作主體：采購部牽頭，需求部、技術(shù)部（如需）配合。審核內(nèi)容：（1）基本資質(zhì)：營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)許可證（如食品經(jīng)營許可證、醫(yī)療器械生產(chǎn)許可證等）、稅務(wù)登記證（三證合一可提供營業(yè)執(zhí)照副本）；（2）生產(chǎn)能力：生產(chǎn)設(shè)備、產(chǎn)能、工藝水平（需提供設(shè)備清單及產(chǎn)能證明）；（3）質(zhì)量體系：ISO9001等質(zhì)量認證證書（如需），過往質(zhì)量檢測報告；（4）商業(yè)信譽：近3年無重大違法記錄（提供“信用中國”無失信證明）、訴訟情況說明。輸出結(jié)果：《供應(yīng)商資格預(yù)審表》（詳見第三章模板二），通過預(yù)審的供應(yīng)商進入候選名單。3.供應(yīng)商現(xiàn)場考察（如需）適用場景：金額較大（如單筆超50萬元）、關(guān)鍵物料或新供應(yīng)商開發(fā)?？疾靸?nèi)容：生產(chǎn)車間環(huán)境、設(shè)備運行狀況、倉儲物流條件、質(zhì)量檢測流程、員工操作規(guī)范等。輸出結(jié)果：《供應(yīng)商現(xiàn)場考察報告》，由考察組共同簽字確認。4.綜合評估與選定操作主體：采購部組織評估小組（成員包括采購、需求、技術(shù)、財務(wù)代表）。評估維度與權(quán)重：維度權(quán)重說明價格40%同比市場均價、歷史采購價格對比質(zhì)量30%質(zhì)量認證、不良率、樣品測試結(jié)果交期20%過往交付準時率、產(chǎn)能穩(wěn)定性服務(wù)10%售后響應(yīng)速度、技術(shù)支持能力輸出結(jié)果：《供應(yīng)商評估表》（詳見第三章模板三），得分前2名作為候選供應(yīng)商，經(jīng)采購總監(jiān)審批后確定為合作供應(yīng)商。第三節(jié)采購訂單執(zhí)行目標：明確買賣雙方權(quán)利義務(wù)，保證訂單按時、按質(zhì)、按量交付。1.合同簽訂操作主體：采購部起草→法務(wù)部審核→采購總監(jiān)與供應(yīng)商法人代表簽訂。合同核心條款：（1）標的物名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、總金額；（2）質(zhì)量標準（需符合國家標準、行業(yè)標準或雙方約定標準）；（3）交付時間、地點、方式（如送貨上門、自提）；（4）驗收標準及流程；（5）付款方式（如賬期30天、預(yù)付30%尾款70%）、發(fā)票類型；（6）違約責(zé)任（如逾期交貨每日按貨款0.05%違約金、質(zhì)量不合格退換貨條款）。2.訂單下達操作主體：采購部。操作說明：（1）根據(jù)采購合同填寫《采購訂單表》（詳見第三章模板四），注明訂單編號、供應(yīng)商信息、物料明細、交付日期等，加蓋采購部公章后發(fā)送至供應(yīng)商；（2）同步將訂單復(fù)印件抄送需求部門、倉庫，便于后續(xù)收貨與驗收。3.進度跟蹤操作主體：采購專員。跟蹤方式：（1）定期溝通：訂單下達后第3天、第7天、交付前3天，通過電話、郵件向供應(yīng)商確認生產(chǎn)進度；（2）異常處理：若供應(yīng)商可能無法按時交付，需提前5個工作日書面告知采購部，采購部協(xié)調(diào)需求部門調(diào)整計劃或更換供應(yīng)商。第四節(jié)驗收入庫目標：保證到貨物料數(shù)量準確、質(zhì)量合格，符合生產(chǎn)或使用要求。1.到貨通知操作主體：供應(yīng)商→采購部→倉庫。操作說明：供應(yīng)商發(fā)貨后，將物流單號、發(fā)貨明細同步至采購部，采購部提前1個工作日通知倉庫準備收貨。2.數(shù)量驗收操作主體：倉庫管理員。操作說明：（1）核對送貨單與采購訂單的物料名稱、規(guī)格、數(shù)量是否一致；（2）清點實物數(shù)量，如發(fā)覺短少、多送，當(dāng)場在送貨單上注明，并拍照留證，及時反饋采購部與供應(yīng)商。3.質(zhì)量驗收操作主體：倉庫管理員（數(shù)量驗收）→質(zhì)量部/需求部（質(zhì)量驗收）。驗收標準：（1）物料外觀：無破損、變形、污染；（2）規(guī)格參數(shù)：與訂單要求一致（如需使用檢測工具，需提前校準）；（3）文件資料：合格證、檢測報告、使用說明書等是否齊全。結(jié)果處理：（1）合格：質(zhì)量部填寫《驗收入庫單》（詳見第三章模板五），倉庫辦理入庫手續(xù)；（2）不合格：質(zhì)量部出具《質(zhì)量不合格報告》，采購部聯(lián)系供應(yīng)商辦理退換貨，并按合同約定追究違約責(zé)任。4.異常反饋驗收過程中如發(fā)覺數(shù)量或質(zhì)量問題，倉庫需在24小時內(nèi)填寫《異常反饋單》，報采購部、需求部、財務(wù)部備案，跟蹤處理進度直至閉環(huán)。第五節(jié)付款結(jié)算目標：規(guī)范付款流程，保證資金支付合規(guī)、及時，維護供應(yīng)商合作關(guān)系。1.單據(jù)收集操作主體：供應(yīng)商→采購部→財務(wù)部。提交資料：供應(yīng)商需在交付合格后15個工作日內(nèi)，向采購部提交：（1）合規(guī)增值稅發(fā)票（與訂單名稱、金額一致）；（2）《驗收入庫單》原件；（3）合同約定的其他資料（如質(zhì)檢報告）。2.單據(jù)審核操作主體：采購部→財務(wù)部→總經(jīng)理。審核內(nèi)容：（1）采購部：發(fā)票信息與訂單、入庫單是否一致，合同條款是否滿足付款條件；（2）財務(wù)部：發(fā)票真?zhèn)尾轵?、金額準確性、預(yù)算余額核對；（3）總經(jīng)理：大額付款（如超10萬元）最終審批。3.付款執(zhí)行操作主體：財務(wù)部。付款方式：根據(jù)合同約定，通過銀行轉(zhuǎn)賬、承兌匯票等方式支付；時限要求：審核通過后，按合同賬期約定時間付款（如賬期30天，需在收到發(fā)票后30日內(nèi)支付）。4.對賬管理財務(wù)部每月與供應(yīng)商核對往來賬款，確認無差異后簽字蓋章，雙方留存對賬單，保證賬實一致。第三章關(guān)鍵環(huán)節(jié)標準化模板模板一：采購需求申請表申請部門申請日期申請編號需求物料名稱規(guī)格型號需求數(shù)量單位預(yù)算單價預(yù)算總價期望交付日期用途說明技術(shù)參數(shù)/圖紙（附件：□圖紙□技術(shù)文檔□其他）需求部門負責(zé)人申請人采購部初審意見審核人財務(wù)部復(fù)核意見復(fù)核人總經(jīng)理審批意見審批人模板二：供應(yīng)商資格預(yù)審表供應(yīng)商名稱統(tǒng)一社會信用代碼聯(lián)系人聯(lián)系電話注冊地址經(jīng)營范圍成立時間注冊資本提供資質(zhì)清單□營業(yè)執(zhí)照□行業(yè)許可證□ISO認證□其他：________產(chǎn)能說明（主要設(shè)備、月產(chǎn)能、產(chǎn)能利用率）過往合作案例（近3年主要客戶、合作項目、合作金額）預(yù)審結(jié)論□通過□不通過□補充資料預(yù)審人日期模板三：供應(yīng)商評估表供應(yīng)商名稱評估日期評估小組評估維度評分標準（100分）得分加權(quán)得分價格（40%）最低價得40分，每高于最低價1%扣1分質(zhì)量（30%）不良率＜1%得30分，1%-3%得20分，＞3%得0分交期（20%）準時交付率100%得20分，90%-99%得15分，＜90%得0分服務(wù)（10%）響應(yīng)及時性、技術(shù)支持滿意度（5分制）總分評估結(jié)論□推薦□備選□淘汰評估組長日期模板四：采購訂單表訂單編號下達日期供應(yīng)商名稱收貨地址聯(lián)系人聯(lián)系電話物料明細規(guī)格型號單位數(shù)量總金額大寫：________小寫：￥交付日期付款方式□現(xiàn)款□賬期__天□預(yù)付__%發(fā)票類型□增值稅專票□普票采購部（簽字）需求部門（簽字）備注（如：包裝要求、運輸方式）模板五：驗收入庫單入庫單編號入庫日期供應(yīng)商名稱訂單編號收貨倉庫倉管員物料明細規(guī)格型號單位應(yīng)收數(shù)量質(zhì)量部（簽字）需求部門（簽字）備注（如：不合格原因）第四章執(zhí)行要點與風(fēng)險規(guī)避一、合規(guī)性管理嚴格執(zhí)行《中華人民共和國招標投標法》《中華人民共和國合同法》等法律法規(guī)，達到招標金額標準（如單項采購200萬元以上）的項目，必須通過公開招標方式確定供應(yīng)商；采購合同需經(jīng)法務(wù)部審核，避免條款漏洞（如違約責(zé)任不明確、質(zhì)量標準模糊）。二、風(fēng)險控制供應(yīng)商風(fēng)險：建立供應(yīng)商年度復(fù)評機制，對質(zhì)量下降、交期延遲的供應(yīng)商采取約談、降級、淘汰措施；價格風(fēng)險：大宗物料實行季度/年度價格協(xié)議，定期開展市場行情調(diào)研，避免價格大幅波動；質(zhì)量風(fēng)險：關(guān)鍵物料可引入第三方檢測機構(gòu)進行驗收，留存檢測報告作為結(jié)算依據(jù)。三、跨部門協(xié)作采購部需與需求部門保持密切溝通，保證采購需求準確傳遞；倉庫驗收完成后，24小時內(nèi)將《驗收入庫單》反饋至采購部與財務(wù)部，避免信息滯后影響付款。四、文檔留存采購全流程文檔