供應鏈采購需求及合同管理工具使用指南一、工具定位與核心價值本工具聚焦企業(yè)供應鏈采購全流程管理，旨在通過標準化流程與模板化工具，解決采購需求分散、合同條款不嚴謹、執(zhí)行進度不透明等痛點，實現(xiàn)“需求-尋源-簽約-執(zhí)行-歸檔”全鏈條閉環(huán)管理。適用于制造業(yè)、零售業(yè)、服務業(yè)等有頻繁采購需求的企業(yè)，助力采購部門提升效率、控制風險、降低成本，同時為財務審計、供應商管理提供數(shù)據(jù)支撐。二、全流程操作指南（一）采購需求發(fā)起與審批操作目標：保證采購需求真實、合規(guī)，從源頭規(guī)避盲目采購。步驟1：需求部門填寫《采購需求申請表》操作內容：需求部門根據(jù)業(yè)務需求（如生產物料補充、辦公設備采購、服務外包等），登錄采購管理系統(tǒng)或填寫紙質模板，詳細填寫以下信息：需求部門、申請人（**）、申請日期；采購物品/服務名稱、規(guī)格型號、技術參數(shù)（可附技術圖紙或規(guī)格書）；需求數(shù)量、期望交付日期、預算金額（需符合部門年度預算）；需求背景說明（如“因新項目上線需采購服務器5臺”）；特殊要求（如“需提供3C認證”“交付地點為倉庫”）。輸出成果：《采購需求申請表》（含附件）。步驟2：需求部門負責人審核操作內容：需求部門負責人（**）審核需求的必要性、預算合理性及與業(yè)務目標的匹配度，簽字確認后提交至采購部。關鍵動作：對超預算需求需說明原因，并附上級領導審批意見。步驟3：采購部復核操作內容：采購專員（**）復核需求完整性（規(guī)格、數(shù)量、預算是否明確）、是否符合采購政策（如是否需公開招標），并評估市場供應情況。輸出成果：復核通過的需求進入“尋源池”；不通過的需求反饋需求部門修改。（二）供應商尋源與評估操作目標：篩選資質合規(guī)、性價比優(yōu)的供應商，保證采購質量。步驟1：制定尋源策略操作內容：根據(jù)采購物品/服務的性質（如標準品、定制化、緊急采購），選擇尋源方式：公開招標：適用于金額較大（如≥10萬元）、通用性強的物品；邀請招標：適用于供應商資源有限的定制化服務；詢價比價：適用于金額小（如＜5萬元）、標準化的物料或服務；單一來源：僅適用于唯一供應商或緊急情況（需附說明）。步驟2：實施尋源并收集資料操作內容：招標/詢價：發(fā)布采購公告（或邀請函），要求供應商在規(guī)定時間內提交資質文件（營業(yè)執(zhí)照、相關行業(yè)許可證、體系認證等）及報價單；資質初審：采購部篩選出符合基本資質的供應商（如經(jīng)營范圍匹配、無失信記錄、近3年無重大違約）。步驟3：供應商評估與選定操作內容：組織采購部、需求部門、法務部（必要時）成立評估小組，采用量化評分表（詳見“核心模板參考”）對供應商打分，評分維度包括：資質合規(guī)性（20%）：證照齊全、有效期；價格競爭力（30%）：同行業(yè)對比、報價合理性；履約能力（30%）：歷史合作案例、交貨準時率、質量合格率；服務水平（20%）：售后響應速度、技術支持能力。輸出成果：《供應商評估報告》，確定1-3家候選供應商，報采購總監(jiān)（趙六）審批。（三）合同擬定與審批操作目標：保證合同條款嚴謹、權責清晰，規(guī)避法律風險。步驟1：采購部擬定合同初稿操作內容：根據(jù)選定供應商信息及采購需求，使用《采購合同模板》（詳見“核心模板參考”）擬定合同，重點明確以下條款：合同主體：甲乙雙方全稱、統(tǒng)一社會信用代碼、地址、法定代表人；采購標的：名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、總價（含稅/不含稅）；質量標準：需符合國家/行業(yè)標準或雙方約定的技術參數(shù)；交付條款：交付時間、地點、方式、驗收流程（如“到貨后3個工作日內完成驗收，出具驗收報告”）；付款方式：如“預付30%，到貨驗收合格后付60%，質保期滿付10%”；違約責任：逾期交付、質量不合格等的違約金計算方式（如“按逾期金額的0.05%/天支付違約金”）；爭議解決：約定訴訟管轄地（如“甲方所在地人民法院”）。步驟2：多方審核與修訂操作內容：采購部：核對合同內容與采購需求、供應商報價是否一致；法務部：審核法律條款合規(guī)性（如違約責任、知識產權歸屬等）；財務部：審核付款方式、發(fā)票類型（如是否需增值稅專用發(fā)票）是否符合財務制度；需求部門：確認技術參數(shù)、交付要求是否滿足業(yè)務需求。輸出成果：審核通過后形成合同終稿，任何一方提出修改意見需書面記錄并修訂。步驟3：合同簽署與蓋章操作內容：雙方法定代表人或授權代表簽字，并加蓋合同專用章（公章無效）；合同一式多份（如甲方2份、乙方1份、采購部1份、財務部1份），按編號歸檔。（四）合同執(zhí)行與跟蹤操作目標：保證供應商按合同約定履約，實時掌握進度。步驟1：交付與驗收操作內容：供應商按合同約定時間交付貨物/提供服務，采購部核對數(shù)量、外觀是否與合同一致；需求部門牽頭組織驗收（可邀請技術、質檢部門參與），出具《驗收報告》，明確“合格”“不合格”或“有條件合格”（如存在輕微瑕疵需限期整改）。步驟2：進度跟蹤與異常處理操作內容：采購專員通過《合同執(zhí)行跟蹤表》（詳見“核心模板參考”）記錄交付時間、驗收結果、付款進度，對逾期交付、質量不合格等問題，及時發(fā)函提醒供應商，并按合同約定追究違約責任。步驟3：付款與發(fā)票管理操作內容：財務部根據(jù)《驗收報告》及合同約定的付款節(jié)點，安排付款；供應商開具合規(guī)發(fā)票，采購部核對發(fā)票信息（名稱、稅號、金額等）與合同一致后，提交財務入賬。（五）合同歸檔與復盤操作目標：實現(xiàn)合同全生命周期管理，為后續(xù)采購提供數(shù)據(jù)支持。步驟1：合同歸檔操作內容：采購部將合同正本、《采購需求申請表》《供應商評估報告》《驗收報告》等資料整理成冊，按“合同編號-年份-供應商名稱”分類存檔（電子檔+紙質檔），保存期限不少于合同終止后5年。步驟2：采購復盤操作內容：每批次采購完成后，采購部組織需求部門、供應商召開復盤會，總結本次采購的亮點（如成本節(jié)約、交付及時）與不足（如溝通效率低、質量波動），形成《采購復盤報告》，優(yōu)化后續(xù)采購流程。三、核心模板參考（一）采購需求申請表序號字段名稱填寫說明示例1需求部門部門全稱生產部2申請人姓名+工號（SC001）3申請日期年/月/日2024-03-154采購類型物料/服務/工程/其他物料5物品/服務名稱詳細名稱服務器（戴爾R740）6規(guī)格型號技術參數(shù)（附附件）CPU：IntelXeonGold6248R；內存：32GBDDR4；硬盤：2×1TBSSD7需求數(shù)量單位+數(shù)量臺×58期望交付日期年/月/日2024-04-109預算金額含稅/不含稅+幣種含稅人民幣8萬元10需求背景說明采購原因（如項目/生產需求）新一期MES系統(tǒng)項目部署需采購11特殊要求質檢標準、交付地點等需提供3C認證；交付至公司總部倉庫12附件清單技術圖紙/規(guī)格書等文件名稱《服務器技術規(guī)格書v1.0》13需求部門負責人簽字（二）供應商評估表供應商名稱科技有限公司評估日期2024-03-20聯(lián)系人王七聯(lián)系電話138–資質文件（附件）營業(yè)執(zhí)照、ISO9001認證、3C證書報價（萬元）7.8（含稅）評分維度評分標準得分（100分）權重資質合規(guī)性證照齊全（10分）、有效期（10分）2020%價格競爭力最低價（15分）、報價合理性（15分）2530%履約能力歷史合作案例（10分）、交貨準時率（10分）、質量合格率（10分）2830%服務水平售后響應速度（10分）、技術支持（10分）1820%綜合得分————100%評估結論□推薦□備選□淘汰（推薦）評估小組簽字采購部：；需求部：；法務部：劉八（三）采購合同模板（簡化版）采購合同合同編號：CG20240315001簽訂日期：2024年3月25日簽訂地點：市區(qū)甲方（采購方）：有限公司統(tǒng)一社會信用代碼：91110地址：市區(qū)路號法定代表人：趙六乙方（供應商）：科技有限公司統(tǒng)一社會信用代碼：91110地址：市區(qū)路號法定代表人：王七第一條采購標的序號物品名稱規(guī)格型號單位數(shù)量單價（元）總價（元）1服務器戴爾R740臺515,60078,000合計（含稅）：人民幣柒萬捌仟元整（￥78,000）第二條質量標準符合國家GB/T9813.1-2016標準；乙方需提供原廠出廠合格證、3C認證文件；驗收標準：按本合同附件《服務器技術規(guī)格書》執(zhí)行。第三條交付條款交付時間：2024年4月15日前；交付地點：甲方總部倉庫（市區(qū)路號）；運輸方式：乙方負責送貨上門并承擔運費；驗收：甲方應在到貨后3個工作日內完成驗收，逾期未驗收視為合格。第四條付款方式預付款：合同簽訂后3個工作日內，甲方向乙方支付合同總價的30%（￥23,400）；到貨款：驗收合格后7個工作日內，支付60%（￥46,800）；質保金：剩余10%（￥7,800）作為質保金，質保期（12個月）滿后無質量問題支付。第五條違約責任乙方逾期交付，每逾期1天按逾期金額的0.05%支付違約金，逾期超過15天，甲方有權解除合同；質量不合格，乙方應在7天內免費更換或退貨，并承擔由此給甲方造成的損失。第六條爭議解決本合同履行過程中發(fā)生的爭議，雙方應友好協(xié)商解決；協(xié)商不成的，提交甲方所在地人民法院訴訟解決。第七條其他本合同一式肆份，甲乙雙方各執(zhí)貳份，具有同等法律效力，自雙方簽字蓋章之日起生效。甲方（蓋章）：有限公司乙方（蓋章）：科技有限公司法定代表人（簽字）：趙六法定代表人（簽字）：王七日期：2024年3月25日日期：2024年3月25日（四）合同執(zhí)行跟蹤表合同編號CG20240315001供應商名稱科技有限公司采購標的服務器×5臺負責人關鍵節(jié)點計劃時間實際時間狀態(tài)預付款支付2024-03-282024-03-28已完成交付2024-04-152024-04-14已完成驗收2024-04-172024-04-16已合格到貨款支付2024-04-232024-04-22已完成質保金支付2025-04-16——待執(zhí)行異常記錄——2024-04-14提前1天交付，無異常四、關鍵操作要點（一）需求描述需精準詳實需求部門在填寫《采購需求申請表》時，需明確技術參數(shù)、質量標準等關鍵信息，避免使用“類似”“高端”等模糊詞匯，防止供應商理解偏差導致交付不符。如需定制化產品，應提供詳細圖紙或技術規(guī)范，必要時可邀請供應商提前參與技術溝通。（二）供應商資質審核不可合作前必須核驗供應商的營業(yè)執(zhí)照、行業(yè)許可證（如食品經(jīng)營許可證、醫(yī)療器械經(jīng)營許可證）、體系認證（ISO9001、ISO14001等）及信用記錄（通過“信用中國”等平臺查詢），避免與無資質或失信供應商合作，降低質量與法律風險。（三）合同條款需嚴謹合法合同中“質量標準”“交付時間”“違約責任”等核心條款需量化、可執(zhí)行，避免“盡快”“合理”等模糊表述。涉及金額、日期、數(shù)量等關鍵信息需反復核對，保證與采購需求、供應商報價一致。金額較大的合同建議由法務部門審核，規(guī)避條款漏洞。（四）執(zhí)行過程需動態(tài)跟蹤采購專員需通過《合同執(zhí)行跟蹤表》實時監(jiān)控交付、驗收、付款進度，對異常情況（如逾期、質量問題）需在24小時內響應，與供應商協(xié)商解決方案并書面記錄，保證問題可追溯。同時定期向采購負責人匯報執(zhí)行情況，重大問題及時上報。（五）數(shù)據(jù)安全與保密