公司檔案管理制度上墻指引模板---公司檔案管理制度上墻指引前言檔案是公司各項經(jīng)營管理活動的真實記錄，是企業(yè)重要的信息資源和無形資產(chǎn)。為進一步規(guī)范公司檔案管理工作，強化全體員工的檔案意識，確保檔案管理制度得到有效執(zhí)行，促進檔案工作的標準化、規(guī)范化和制度化建設(shè)，特制定本指引，指導各部門、各單位做好檔案管理制度上墻公示工作。一、上墻制度的核心原則1.合規(guī)性原則：上墻內(nèi)容必須嚴格依據(jù)國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)、行業(yè)標準及公司內(nèi)部正式頒布的檔案管理制度進行編制，確保內(nèi)容的權(quán)威性和準確性。2.核心性原則：上墻內(nèi)容應(yīng)突出重點，選取與員工日常工作密切相關(guān)、對檔案管理至關(guān)重要的核心條款和規(guī)定，避免內(nèi)容過于繁雜，確保信息的易讀性和實用性。3.清晰性原則：表述應(yīng)簡潔明了、條理清晰、用詞規(guī)范，避免使用模糊、歧義或過于專業(yè)晦澀的術(shù)語，確保全體員工能夠準確理解。4.時效性原則：上墻制度內(nèi)容應(yīng)根據(jù)公司檔案管理制度的修訂和更新情況，及時進行相應(yīng)調(diào)整，確保公示信息的最新有效。5.統(tǒng)一性原則：公司各部門、各單位的檔案管理制度上墻材料在設(shè)計風格、版式布局、核心內(nèi)容框架上應(yīng)保持相對統(tǒng)一，體現(xiàn)公司管理的規(guī)范性。二、上墻內(nèi)容規(guī)范上墻內(nèi)容建議包含但不限于以下核心模塊，各單位可根據(jù)實際情況進行適當增刪和側(cè)重：1.檔案管理總綱*定義：簡要說明檔案的定義及檔案管理的范疇。*目的與意義：闡述檔案管理對于公司運營、決策、合規(guī)、歷史傳承等方面的重要性。*適用范圍：明確本制度適用的部門、人員及檔案類型。*基本原則：概括檔案管理應(yīng)遵循的核心原則（如：統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理、完整準確、安全保密、依法利用等）。2.核心管理職責*檔案管理部門職責：明確公司級檔案管理部門（如綜合管理部、行政部等）的主要職責。*各部門職責：明確各業(yè)務(wù)部門在檔案形成、收集、整理、移交等環(huán)節(jié)的職責。*員工個人職責：強調(diào)員工在日常工作中形成和處理檔案材料時應(yīng)遵守的基本要求和責任。3.檔案管理關(guān)鍵環(huán)節(jié)*文件材料的收集與歸檔*歸檔范圍：列舉本部門/崗位主要歸檔文件材料的類型。*歸檔時限：明確各類文件材料應(yīng)在多長時間內(nèi)完成歸檔。*歸檔要求：簡述文件材料歸檔的質(zhì)量要求（如：手續(xù)齊全、字跡清晰、格式規(guī)范等）。*檔案的整理與保管*整理規(guī)則：簡要提及檔案整理的基本方法和要求（如：分類、編號、排列等）。*保管要求：強調(diào)檔案庫房（或存放場所）的“九防”措施（防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防高溫、防光、防塵、防磁）等基本保管條件。*保密要求：突出涉密檔案的管理規(guī)范和員工的保密義務(wù)。*檔案的利用與借閱*利用條件：明確檔案利用的權(quán)限和審批程序。*借閱手續(xù)：說明檔案借閱的具體流程和所需表單。*借閱期限與歸還：規(guī)定檔案借閱的最長時限及按時歸還的要求。*利用紀律：強調(diào)檔案利用過程中的注意事項（如：不得涂改、勾畫、抽取、撤換、增刪檔案材料等）。*檔案的鑒定與銷毀*鑒定組織：提及檔案鑒定工作的組織單位。*銷毀程序：強調(diào)檔案銷毀必須嚴格按照規(guī)定程序進行審批和監(jiān)督，確保安全合規(guī)。4.責任與獎懲*簡述對在檔案管理工作中表現(xiàn)突出、做出貢獻的部門或個人的獎勵機制。*明確對違反檔案管理制度，造成檔案損壞、丟失、泄密等不良后果的行為的責任追究辦法和處罰措施。5.檔案管理部門及聯(lián)系方式*明確公司檔案管理部門名稱、聯(lián)系人及聯(lián)系方式，方便員工咨詢和辦理相關(guān)業(yè)務(wù)。*（示例：檔案管理部門：[公司檔案管理部門全稱]聯(lián)系人：[檔案管理員姓名]聯(lián)系電話：[檔案管理部門公開電話]）三、版面設(shè)計與制作要求1.設(shè)計風格：應(yīng)體現(xiàn)公司企業(yè)文化特色，整體風格簡潔、莊重、專業(yè)，色彩搭配協(xié)調(diào)，避免過于花哨。2.排版布局：標題醒目，層級分明，段落清晰，行間距適中，預留適當空白，確保閱讀舒適。重要條款或警示性內(nèi)容可采用加粗、不同顏色字體或邊框等方式突出顯示。3.材質(zhì)工藝：根據(jù)張貼位置的環(huán)境選擇合適的制作材質(zhì)（如：亞克力、PVC板、KT板、金屬板等），確保耐用、易清潔。打印或制作工藝應(yīng)保證字跡清晰、色彩持久。4.尺寸規(guī)格：根據(jù)張貼位置空間大小和內(nèi)容多少，合理確定制度牌的尺寸規(guī)格，確保內(nèi)容完整且視覺效果良好。四、張貼位置與維護1.張貼位置：應(yīng)選擇在員工易于看到、人流量較大且相對固定的場所，如：*公司檔案室或檔案借閱處門口。*各部門辦公室入口處或公告欄。*員工集中辦公區(qū)域的顯眼位置。2.維護更新：檔案管理制度發(fā)生修訂或更新后，相關(guān)部門應(yīng)及時組織對舊版上墻制度進行撤換，確保上墻內(nèi)容的時效性。同時，應(yīng)定期檢查制度牌的完好情況，對污損、褪色、破損的制度牌及時進行清潔、修復或更換。五、附則本指引由公司[檔案管理部門全稱]負責