采購合同審批及執(zhí)行跟蹤使用手冊一、前言為規(guī)范企業(yè)采購合同管理流程，明確各環(huán)節(jié)職責(zé)分工，保證合同審批高效合規(guī)、執(zhí)行過程可追溯，防范采購風(fēng)險，特制定本使用手冊。本手冊適用于企業(yè)各部門采購合同的全生命周期管理操作，旨在通過標(biāo)準(zhǔn)化流程提升采購工作效率，保障企業(yè)合法權(quán)益。二、本手冊適用的工作場景本手冊適用于企業(yè)各類采購合同的管理場景，包括但不限于：日常采購類：原材料、辦公用品、設(shè)備耗材等常規(guī)采購合同的審批與執(zhí)行；服務(wù)采購類：咨詢服務(wù)、維修服務(wù)、外包服務(wù)等采購合同的審批與執(zhí)行；項目采購類：專項項目所需物資、服務(wù)的采購合同審批與執(zhí)行；其他類型：如固定資產(chǎn)采購、租賃采購等需通過合同管理的采購業(yè)務(wù)。三、采購合同全流程操作指引（一）合同發(fā)起與起草需求提報業(yè)務(wù)部門根據(jù)采購需求，填寫《采購申請單》（需注明采購物品/服務(wù)名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算金額、交付時間、供應(yīng)商信息等），經(jīng)部門負責(zé)人*審批后提交至采購部。關(guān)鍵要求：采購申請需與實際業(yè)務(wù)需求匹配，預(yù)算金額需符合公司財務(wù)制度規(guī)定。供應(yīng)商選擇與合同起草采購部根據(jù)《采購申請單》，通過詢價、比價或招標(biāo)方式確定合格供應(yīng)商，并收集供應(yīng)商資質(zhì)文件（營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)許可證等）。采購部或法務(wù)部牽頭，根據(jù)采購條款及公司標(biāo)準(zhǔn)合同模板起草合同文本，明確以下核心內(nèi)容：合同雙方基本信息（名稱、地址、法定代表人等）；采購物品/服務(wù)詳情（名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價、總價）；質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)與驗收要求；履行期限、地點及方式；付款方式與條件；違約責(zé)任、爭議解決方式；其他約定事項（如保密條款、知識產(chǎn)權(quán)等）。（二）合同審批流程合同審批采用“分級分類、線上流轉(zhuǎn)”方式，根據(jù)合同金額及類型確定審批權(quán)限，具體流程審批環(huán)節(jié)審批人審核要點時限要求部門初審業(yè)務(wù)部門負責(zé)人*采購需求真實性、合同條款與業(yè)務(wù)匹配性、預(yù)算合理性收到材料后1個工作日采購部審核采購部經(jīng)理*供應(yīng)商資質(zhì)合規(guī)性、價格合理性、合同條款完整性（如交貨期、付款方式等）收到材料后1個工作日財務(wù)部審核財務(wù)部負責(zé)人*付款條款與財務(wù)制度一致性、發(fā)票類型、稅務(wù)處理合規(guī)性收到材料后1個工作日法務(wù)部審核法務(wù)部負責(zé)人*合同法律條款合法性、權(quán)利義務(wù)對等性、違約責(zé)任明確性、風(fēng)險點提示收到材料1-2個工作日最終審批分管副總/總經(jīng)理*重大采購決策（如超預(yù)算合同、戰(zhàn)略采購合同）、審批權(quán)限內(nèi)事項最終確認收到材料1個工作日注意事項：審批環(huán)節(jié)需按順序依次流轉(zhuǎn)，任何環(huán)節(jié)不通過需退回發(fā)起部門修改，修改后重新提交審批；金額超過[具體金額，如50萬元]的合同，需提交總經(jīng)理辦公會集體審議；審批過程中需在OA系統(tǒng)或合同管理系統(tǒng)中留痕，保證審批記錄可追溯。（三）合同簽訂與歸檔合同用印審批通過后，由采購部持完整審批流程的合同文本至行政部申請用印，用印需填寫《用印申請單》，注明合同編號、份數(shù)、用印用途等。要求：合同文本與審批版本一致，未經(jīng)審批擅自修改條款的，行政部有權(quán)拒絕用印。合同分發(fā)與送達用印后，采購部將合同正本（至少一式兩份，雙方各執(zhí)一份）送達供應(yīng)商，并要求供應(yīng)商在合同上簽字蓋章（如為電子合同，需保證電子簽章合法有效）。供應(yīng)商簽字蓋章后，采購部收回合同正本，掃描存檔后將原件交至檔案室統(tǒng)一保管。合同歸檔檔案管理員收到合同原件后，在《合同臺賬》中登記合同編號、簽訂日期、供應(yīng)商名稱、金額、履行期限等信息，并將合同文本、審批文件、供應(yīng)商資質(zhì)等資料一并歸檔。歸檔要求：電子檔案與紙質(zhì)檔案同步管理，保存期限不少于合同履行完畢后5年。（四）合同執(zhí)行跟蹤交貨/履約進度跟蹤采購部作為合同執(zhí)行主責(zé)部門，需建立《合同執(zhí)行跟蹤表》（模板見第四章），實時跟蹤供應(yīng)商交貨/履約進度，包括：生產(chǎn)/備貨情況（針對貨物采購）；物流運輸信息（如發(fā)貨時間、預(yù)計到貨日期、物流單號）；服務(wù)提供進度（針對服務(wù)采購，按階段確認服務(wù)完成情況）。如出現(xiàn)延遲交貨或履約異常，采購部需及時與供應(yīng)商溝通，要求其提交《延期說明》或《整改方案》，并同步業(yè)務(wù)部門及上級領(lǐng)導(dǎo)。驗收管理貨物到貨后，由業(yè)務(wù)部門、采購部、使用部門共同驗收，填寫《驗收單》，明確以下內(nèi)容：實際到貨數(shù)量、規(guī)格與合同一致性；質(zhì)量檢測報告（如需）；外觀及包裝完好情況；其他驗收結(jié)論（合格/不合格）。不合格處理：驗收不合格的，采購部需在2個工作日內(nèi)通知供應(yīng)商，要求其退貨、換貨或整改，整改后需重新驗收。付款申請與跟蹤驗收合格且收到供應(yīng)商有效發(fā)票后，財務(wù)部根據(jù)合同付款條款，由經(jīng)辦人*填寫《付款申請單》，附合同復(fù)印件、驗收單、發(fā)票等資料，按審批流程提交付款。付款后，財務(wù)部在《合同臺賬》中更新付款記錄，采購部同步跟蹤供應(yīng)商收款確認情況。（五）合同變更與解除合同變更履行過程中如需變更合同內(nèi)容（如數(shù)量、價格、交付時間等），需由雙方協(xié)商一致，簽訂《合同變更協(xié)議》，并重新履行審批流程（審批權(quán)限與原合同一致）。變更協(xié)議需明確變更事項、生效時間及原合同其他條款的效力，變更后采購部更新《合同執(zhí)行跟蹤表》及臺賬信息。合同解除出現(xiàn)法定或約定解除情形（如供應(yīng)商嚴(yán)重違約、不可抗力等）需解除合同時由采購部牽頭收集證據(jù)，填寫《合同解除申請表》，經(jīng)法務(wù)部審核及領(lǐng)導(dǎo)審批后，向供應(yīng)商發(fā)送《解除合同通知書》。合同解除后，采購部需處理善后事宜（如退貨、結(jié)算賠償款等），并在《合同臺賬》中備注解除原因及日期。四、配套工具模板模板一：采購合同審批表合同編號采購類型□貨物□服務(wù)□項目預(yù)算金額（元）供應(yīng)商名稱合同名稱簽訂日期業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人*聯(lián)系電話合同主要內(nèi)容摘要：（可另附頁）審批環(huán)節(jié)審批意見審批人簽字日期業(yè)務(wù)部門初審*采購部審核*財務(wù)部審核*法務(wù)部審核*最終審批*備注：附件清單（如采購申請單、供應(yīng)商報價單、資質(zhì)文件等）模板二：合同執(zhí)行跟蹤表合同編號供應(yīng)商名稱合同金額（元）履行期限序號跟蹤節(jié)點計劃日期實際日期1合同簽訂2供應(yīng)商備貨/開工3發(fā)貨/服務(wù)啟動4到達/階段性交付5驗收6付款7履約完成更新日期：經(jīng)辦人：*模板三：合同變更申請表原合同編號變更類型□數(shù)量□價格□期限□其他申請日期申請人*變更原因說明：變更后內(nèi)容：（可附變更協(xié)議草案）審批環(huán)節(jié)審批意見審批人簽字日期業(yè)務(wù)部門*采購部*財務(wù)部*法務(wù)部*最終審批*五、操作關(guān)鍵提示與風(fēng)險規(guī)避（一）合同條款審核要點主體資格：核實供應(yīng)商營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)/經(jīng)營許可證等資質(zhì)文件，保證其具備履約能力；價格條款：明確單價、總價、是否含稅、價格調(diào)整機制（如適用），避免價格爭議；質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：約定具體質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（如國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或雙方確認的技術(shù)參數(shù)），驗收方式需可量化；違約責(zé)任：明確違約情形（如逾期交貨、質(zhì)量不合格）及對應(yīng)的違約金計算方式，避免責(zé)任模糊。（二）審批時效管理各審批環(huán)節(jié)需在規(guī)定時限內(nèi)完成，無特殊情況不得超時；緊急采購合同（如生產(chǎn)急需物資）可啟動“綠色審批通道”，但需在審批備注中說明緊急原因，事后補全流程。（三）執(zhí)行風(fēng)險防控供應(yīng)商延遲交貨時，采購部需在延遲發(fā)生后24小時內(nèi)啟動應(yīng)急方案（如聯(lián)系備用供應(yīng)商），并上報分管領(lǐng)導(dǎo)；驗收環(huán)節(jié)需留存書面記錄（如驗收照片、檢測報告），避免“口頭驗收”導(dǎo)致糾紛；付款前需確認供應(yīng)商已完成合同約定全部義務(wù)（如質(zhì)保金扣留條款需明確）。（四）檔案管理規(guī)范合同原件