行政公文撰寫(xiě)格式與審批流程工具指南一、工具適用范圍與常見(jiàn)應(yīng)用場(chǎng)景本工具適用于各類(lèi)企事業(yè)單位、機(jī)關(guān)及社會(huì)團(tuán)體在行政公文處理全流程中的規(guī)范指引，涵蓋公文的撰寫(xiě)格式標(biāo)準(zhǔn)、審批環(huán)節(jié)把控及表單使用規(guī)范。具體應(yīng)用場(chǎng)景包括但不限于：內(nèi)部管理類(lèi)公文：如通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)等，用于部署工作、傳達(dá)信息、匯報(bào)進(jìn)展或請(qǐng)求指示；對(duì)外溝通類(lèi)公文：如函、紀(jì)要、意見(jiàn)等，用于與外部單位對(duì)接事務(wù)、明確協(xié)作事項(xiàng)或記錄會(huì)議決議；專(zhuān)項(xiàng)事務(wù)類(lèi)公文：如制度文件、工作方案、總結(jié)報(bào)告等，用于規(guī)范內(nèi)部流程、推進(jìn)專(zhuān)項(xiàng)工作或復(fù)盤(pán)成果。無(wú)論是日常行政事務(wù)還是重要決策傳達(dá)，均需通過(guò)本工具保證公文格式統(tǒng)一、審批流程合規(guī)，提升公文處理效率與規(guī)范性。二、公文撰寫(xiě)與審批標(biāo)準(zhǔn)化操作流程（一）公文撰寫(xiě)準(zhǔn)備階段明確發(fā)文目的與受眾根據(jù)工作需求確定公文核心內(nèi)容（如通知事項(xiàng)、請(qǐng)示事項(xiàng)、匯報(bào)內(nèi)容等），明確受眾（內(nèi)部各部門(mén)、上級(jí)單位、外部合作方等），保證內(nèi)容貼合實(shí)際需求。示例：若需召開(kāi)全公司季度工作總結(jié)會(huì)，受眾為各部門(mén)負(fù)責(zé)人及員工，發(fā)文目的為明確會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)及要求，應(yīng)選擇“通知”文種。收集與核對(duì)基礎(chǔ)信息收集相關(guān)背景資料、數(shù)據(jù)支撐、政策依據(jù)等，保證公文內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確；核對(duì)涉及部門(mén)、人員、時(shí)間、地點(diǎn)等關(guān)鍵信息，避免錯(cuò)誤。示例：撰寫(xiě)“關(guān)于2024年節(jié)假日放假安排的通知”，需提前核對(duì)國(guó)家法定節(jié)假日規(guī)定、公司生產(chǎn)計(jì)劃及各部門(mén)工作安排，保證放假時(shí)間與實(shí)際工作沖突。確定公文文種與格式框架根據(jù)《政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》及單位內(nèi)部規(guī)定，選擇合適的文種（如“請(qǐng)示”適用于請(qǐng)求上級(jí)指示批準(zhǔn)，“函”適用于不相隸屬單位之間商洽工作）。按照公文標(biāo)準(zhǔn)格式搭建框架，包含：發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、附件說(shuō)明、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章、附注等要素（具體模板見(jiàn)第三部分）。（二）公文起草與審核階段內(nèi)容撰寫(xiě)規(guī)范簡(jiǎn)明扼要概括公文核心內(nèi)容，一般由“發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種”組成（如“公司關(guān)于開(kāi)展2024年度安全生產(chǎn)檢查的通知”），居中排布。主送機(jī)關(guān)：指公文的主要受理機(jī)關(guān)，頂格書(shū)寫(xiě)，后加冒號(hào)；多個(gè)主送機(jī)關(guān)之間用逗號(hào)分隔，同類(lèi)機(jī)關(guān)之間用頓號(hào)。邏輯清晰、層次分明，可分段落或分條列項(xiàng)闡述；語(yǔ)言簡(jiǎn)練、準(zhǔn)確，避免口語(yǔ)化表達(dá)；涉及數(shù)字、計(jì)量單位等需統(tǒng)一規(guī)范（如日期用“2024年5月20日”，金額用“人民幣壹萬(wàn)元整”）。附件說(shuō)明：如有附件，在下空一行左空二字編排“附件”二字，后標(biāo)全角冒號(hào)和附件名稱(chēng)（如“附件：1.會(huì)議議程”）。部門(mén)內(nèi)部審核起稿人完成初稿后，提交至本部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，重點(diǎn)檢查內(nèi)容是否符合部門(mén)工作實(shí)際、數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確、措施是否可行。部門(mén)負(fù)責(zé)人審核通過(guò)后，在“部門(mén)審核意見(jiàn)”欄簽署姓名及日期（示例：“同意上報(bào)，請(qǐng)辦公室核稿?！?2024年5月18日”）。（三）公文核稿與會(huì)簽階段辦公室核稿部門(mén)審核通過(guò)后，將公文提交至單位辦公室（或綜合管理部）進(jìn)行核稿，重點(diǎn)檢查：格式是否規(guī)范（要素是否齊全、排版是否標(biāo)準(zhǔn)）；內(nèi)容是否符合政策法規(guī)及單位制度；文種使用是否恰當(dāng)、行文是否必要；文字表達(dá)是否準(zhǔn)確、有無(wú)錯(cuò)別字或語(yǔ)病。核稿通過(guò)后，辦公室在“核稿意見(jiàn)”欄簽署“同意，請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)”及核稿人姓名、日期；未通過(guò)則退回修改并注明修改意見(jiàn)。多部門(mén)會(huì)簽（如涉及）公文內(nèi)容涉及其他部門(mén)職責(zé)時(shí)，需送相關(guān)部門(mén)會(huì)簽。例如“關(guān)于調(diào)整考勤制度的請(qǐng)示”，需送人力資源部、財(cái)務(wù)部等會(huì)簽，確認(rèn)考勤調(diào)整對(duì)各部門(mén)工作的影響及可行性。會(huì)簽部門(mén)在“會(huì)簽意見(jiàn)”欄簽署同意或修改意見(jiàn)，并注明姓名、日期；若有分歧，由辦公室協(xié)調(diào)溝通達(dá)成一致。（四）領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)與用印階段按權(quán)限簽發(fā)根據(jù)公文內(nèi)容重要程度及單位權(quán)限規(guī)定，提交相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)：一般事務(wù)性公文：由分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)；重大事項(xiàng)公文（如年度工作計(jì)劃、制度文件等）：由單位主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)；涉及外部單位的重要公文：需經(jīng)單位主要領(lǐng)導(dǎo)及分管領(lǐng)導(dǎo)共同簽發(fā)。簽發(fā)人需在“簽發(fā)意見(jiàn)”欄明確簽署“同意”“同意印發(fā)”或修改意見(jiàn)，并親筆簽名、標(biāo)注日期（示例：“同意印發(fā)?！?2024年5月20日”）。用印與登記公文簽發(fā)后，由辦公室根據(jù)簽發(fā)意見(jiàn)加蓋單位公章（或合同專(zhuān)用章、辦公室章等，根據(jù)公文性質(zhì)確定）；用印需保證公文內(nèi)容與簽發(fā)意見(jiàn)一致，騎年蓋月（公章中心壓成文日期）。用印后，在《公文用印登記表》中登記公文標(biāo)題、文號(hào)、份數(shù)、用印人、用印日期等信息，保證可追溯。（五）分發(fā)與存檔階段公文分發(fā)根據(jù)主送機(jī)關(guān)范圍，準(zhǔn)確打印公文份數(shù)（主送機(jī)關(guān)、抄送機(jī)關(guān)、存檔各1份，根據(jù)需要增加份數(shù)），通過(guò)機(jī)要交換、內(nèi)部辦公系統(tǒng)或快遞方式送達(dá)，并填寫(xiě)《公文分發(fā)簽收表》由接收方簽字確認(rèn)。涉密公文需通過(guò)涉密渠道傳遞，嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定。公文存檔公文分發(fā)后，原件（含簽發(fā)稿、審核稿、會(huì)簽稿等）由辦公室統(tǒng)一歸檔，按照“年度—文種—問(wèn)題”分類(lèi)整理，裝訂成冊(cè)后移交檔案室保管；電子公文同步存儲(chǔ)至單位檔案管理系統(tǒng)，保證紙質(zhì)與電子檔案一致。三、標(biāo)準(zhǔn)化模板與表單參考（一）行政公文基本格式模板（紅頭文件示例）文件X發(fā)〔2024〕X號(hào)簽發(fā)人：*關(guān)于的通知各相關(guān)部門(mén)、單位：為……（目的依據(jù)），根據(jù)……（政策文件），結(jié)合實(shí)際，現(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)通知一、主要內(nèi)容及要求（一）………………（二）……二、工作安排（一）時(shí)間節(jié)點(diǎn)：2024年X月X日前完成工作；（二）責(zé)任分工：由部門(mén)牽頭，部門(mén)配合。三、其他事項(xiàng)（聯(lián)系人：；聯(lián)系方式：（內(nèi)部短號(hào)））公司（印章）2024年X月X日（二）公文審批流程表模板環(huán)節(jié)負(fù)責(zé)人審批意見(jiàn)日期備注（如修改要求）擬稿*（部門(mén)）—2024-05-15初稿完成部門(mén)審核*（部門(mén)負(fù)責(zé)人）同意，請(qǐng)辦公室核稿2024-05-16無(wú)辦公室核稿*（辦公室）格式需調(diào)整標(biāo)題字號(hào)2024-05-17標(biāo)題二號(hào)字改為小標(biāo)宋會(huì)簽（財(cái)務(wù)部）*（財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人）同意，建議補(bǔ)充預(yù)算說(shuō)明2024-05-18增加第三條預(yù)算安排領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)*（分管領(lǐng)導(dǎo)）同意印發(fā)2024-05-20無(wú)用印登記*（辦公室）已用印（公章）2024-05-20分發(fā)5份四、操作要點(diǎn)與常見(jiàn)問(wèn)題提醒（一）格式規(guī)范要點(diǎn)文號(hào)規(guī)則：由“發(fā)文機(jī)關(guān)代字〔年份〕序號(hào)號(hào)”組成，年份應(yīng)標(biāo)全稱(chēng)（如“〔2024〕”），序號(hào)不編虛位（如“1”而非“01”）；標(biāo)題字體：一般用小標(biāo)宋體字二號(hào)，居中排布；段落：首行縮進(jìn)2字符，行距28磅，字體用仿宋GB2312三號(hào)；成文日期：用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全（如“2024年5月20日”），右空四字。（二）內(nèi)容撰寫(xiě)注意事項(xiàng)避免一文多事：一份公文原則上只講一個(gè)主題，便于接收單位理解和辦理；請(qǐng)示與報(bào)告區(qū)分：“請(qǐng)示”需一事一請(qǐng)，結(jié)尾用“妥否，請(qǐng)批示”；“報(bào)告”無(wú)需批復(fù)，結(jié)尾用“特此報(bào)告”；附件標(biāo)注清晰：附件名稱(chēng)需與附件說(shuō)明一致，避免使用“見(jiàn)附件”等模糊表述。（三）審批流程常見(jiàn)問(wèn)題越級(jí)簽發(fā)：未經(jīng)部門(mén)審核或辦公室核稿直接提交領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，導(dǎo)致格式錯(cuò)誤或內(nèi)容遺漏；會(huì)簽遺漏：涉及多部門(mén)職責(zé)的公文未完成會(huì)簽，導(dǎo)致后續(xù)執(zhí)行推諉；時(shí)效延誤：因環(huán)節(jié)拖延未在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成審批，影響公文