會議紀(jì)要記錄規(guī)范一、適用范圍與核心價值本規(guī)范適用于各類企業(yè)內(nèi)部會議、項目推進會、跨部門協(xié)調(diào)會、決策研討會等正式會議場景，旨在通過標(biāo)準(zhǔn)化記錄流程，保證會議信息傳遞準(zhǔn)確、決議執(zhí)行可追溯、責(zé)任分工明確。規(guī)范的會議紀(jì)要可作為后續(xù)工作復(fù)盤、進度跟蹤、責(zé)任認(rèn)定的核心依據(jù)，有效提升團隊協(xié)作效率與會議成果落地率。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程（一）會前準(zhǔn)備：奠定記錄基礎(chǔ)明確會議目標(biāo)與議程提前獲取會議通知，確認(rèn)會議主題、核心目標(biāo)、議程安排及預(yù)計時長，明確本次會議需達成的具體成果（如決策事項、待辦任務(wù)、問題解決方案等），避免記錄偏離主題。梳理參會人員與角色核實主持人、主講人、記錄人及關(guān)鍵參會人員名單，明確各角色職責(zé)（如主持人把控節(jié)奏、主講人匯報內(nèi)容、記錄人實時記錄），保證記錄覆蓋核心發(fā)言與決策環(huán)節(jié)。準(zhǔn)備記錄工具與模板根據(jù)會議類型選擇記錄工具（如電子文檔、會議管理軟件），提前打開或打印通用會議紀(jì)要模板（詳見第三部分），熟悉表格結(jié)構(gòu)，準(zhǔn)備好錄音設(shè)備（需提前征得參會人員同意）作為輔助記錄工具。（二）會中記錄：保證信息完整精準(zhǔn)捕捉核心內(nèi)容議程對應(yīng)記錄：按議程順序逐項記錄，重點關(guān)注“議題背景、討論觀點、分歧點、共識結(jié)論”四大要素，避免流水式記錄，提煉關(guān)鍵信息而非逐字轉(zhuǎn)錄。發(fā)言要點標(biāo)注：對參會人員（尤其是主持人、決策者）的核心發(fā)言進行摘要，標(biāo)注“總強調(diào)‘項目需在月底前完成原型設(shè)計’”“經(jīng)理提出‘預(yù)算需增加10%’”等關(guān)鍵信息，區(qū)分“事實陳述”與“主觀建議”。決議與待辦明確區(qū)分：對會議中形成的決議（如“同意采用A方案”）和待辦任務(wù)（如“*團隊需在3月1日前提交需求文檔”）單獨標(biāo)注，保證包含“任務(wù)內(nèi)容、負(fù)責(zé)人、完成時限”三要素。動態(tài)記錄與實時確認(rèn)記錄過程中遇到不確定信息（如數(shù)據(jù)、時間節(jié)點），及時向發(fā)言人確認(rèn)，避免記錄錯誤；對復(fù)雜討論內(nèi)容可采用“關(guān)鍵詞+邏輯箭頭”梳理（如“問題：用戶反饋登錄慢→原因：服務(wù)器負(fù)載高→解決方案：擴容+優(yōu)化代碼”），保證邏輯清晰。（三）會后整理：提升紀(jì)要質(zhì)量信息補全與結(jié)構(gòu)優(yōu)化會議結(jié)束后2個工作日內(nèi)完成紀(jì)要整理，結(jié)合錄音或筆記補充遺漏信息，按“會議基本信息→議程回顧→討論詳情→決議事項→待辦任務(wù)→其他說明”結(jié)構(gòu)梳理內(nèi)容，保證條理清晰。內(nèi)容精煉與語言規(guī)范刪除冗余口語化表達（如“那個”“然后”），使用簡潔、客觀的書面語（如將“我覺得這個方案可能行不通”改為“建議對該方案的可行性進一步評估”）；對專業(yè)術(shù)語進行必要解釋（如非參會人員可能不熟悉的“OKR”“敏捷開發(fā)”等）。審核與定稿完成初稿后提交主持人或指定負(fù)責(zé)人審核，重點核對決議準(zhǔn)確性、待辦任務(wù)完整性、負(fù)責(zé)人與時限明確性，根據(jù)反饋修改后形成最終版本，保證紀(jì)要經(jīng)關(guān)鍵參會人員確認(rèn)無異議。（四）分發(fā)與歸檔：推動執(zhí)行與追溯規(guī)范分發(fā)范圍與時效最終版會議紀(jì)需在會議結(jié)束后3個工作日內(nèi)分發(fā)給所有參會人員及相關(guān)干系人，明確標(biāo)注“請各負(fù)責(zé)人按待辦任務(wù)推進執(zhí)行”，并抄送部門存檔。分類歸檔管理按會議類型（如“項目周會”“部門例會”“決策會議”）和時間順序（如“2024年3月項目會議”）對電子版紀(jì)要進行分類存儲，紙質(zhì)版紀(jì)要需標(biāo)注會議名稱、日期后歸入指定檔案盒，保存期限不少于2年（重要決策會議建議長期保存）。三、通用會議紀(jì)要模板會議紀(jì)要會議基本信息會議名稱[例如：2024年Q1產(chǎn)品規(guī)劃推進會]會議時間[年/月/日時:分-時:分]會議地點[例如：公司3樓會議室A/線上騰訊會議]主持人[姓名*]記錄人[姓名*]參會人員[姓名、姓名、姓名*……（注明缺席人員及原因）]會議主題[明確會議核心目標(biāo)，如“確定Q1產(chǎn)品功能優(yōu)先級及資源分配方案”]會議議程1.議題一：Q1市場需求調(diào)研結(jié)果匯報（主講人：）2.議題二：功能優(yōu)先級討論（主持人：）3.議題三：資源分配與時間節(jié)點確認(rèn)（*）議程回顧與討論詳情議題編號議題名稱討論內(nèi)容摘要關(guān)鍵結(jié)論/共識分歧點及處理意見1市場需求調(diào)研結(jié)果匯報：用戶調(diào)研顯示“功能A”需求占比65%，“功能B”需求占比30%，核心痛點為“操作復(fù)雜度”。補充：競品已推出類似功能A，需加快迭代。確認(rèn)“功能A”為Q1優(yōu)先開發(fā)項，需結(jié)合用戶反饋優(yōu)化交互設(shè)計。無2功能優(yōu)先級討論建議：“功能C”雖需求低，但技術(shù)實現(xiàn)簡單，可作為快速迭代項；反對：應(yīng)優(yōu)先保障核心功能穩(wěn)定性，暫緩功能C。暫緩“功能C”開發(fā)，優(yōu)先完成“功能A”核心版，待一期上線后評估功能C。分歧點：是否投入資源開發(fā)低優(yōu)先級功能→處理意見：聚焦核心功能，后續(xù)通過用戶數(shù)據(jù)驗證需求。3資源分配與時間節(jié)點提出：開發(fā)團隊需3人全力投入，預(yù)計6周完成；反饋：設(shè)計資源緊張，需2周完成UI稿。開發(fā)團隊3人從3月1日啟動，設(shè)計團隊3月15日前提交UI稿，4月20日完成核心版測試。無決議事項與待辦任務(wù)序號決議事項責(zé)任人配合人完成時限備注（如所需資源、風(fēng)險提示）1確定Q1優(yōu)先開發(fā)“功能A”，3月1日啟動開發(fā)*開發(fā)團隊3月1日開發(fā)團隊需每日同步進度，每周五提交周報2設(shè)計團隊3月15日前完成“功能A”UI稿，3月20日完成交互原型評審*產(chǎn)品團隊3月20日需提前3天提交設(shè)計稿，預(yù)留2天修改時間34月10日前完成“功能A”核心功能開發(fā)，4月15日啟動內(nèi)部測試*測試團隊4月15日測試團隊需提前編寫測試用例，重點覆蓋用戶反饋的核心痛點場景4暫緩“功能C”開發(fā)，待一期上線后（4月30日）根據(jù)用戶數(shù)據(jù)重新評估產(chǎn)品團隊-4月30日需建立數(shù)據(jù)監(jiān)控看板，跟蹤用戶使用行為其他說明會議中提及的“用戶調(diào)研原始數(shù)據(jù)”已存至共享文件夾“產(chǎn)品部/2024Q1調(diào)研/”，相關(guān)權(quán)限可向*申請。下次會議時間暫定為2024年3月8日14:00，地點：3樓會議室A，議題：“功能A開發(fā)進度同步與風(fēng)險排查”。四、關(guān)鍵注意事項與常見問題規(guī)避（一）內(nèi)容準(zhǔn)確性：避免信息失真區(qū)分“觀點”與“事實”：記錄時標(biāo)注“建議”“認(rèn)為”等主觀表述，對數(shù)據(jù)、時間、決策結(jié)論等客觀信息需反復(fù)確認(rèn)，避免將個人觀點誤寫為會議共識。多人交叉驗證：對關(guān)鍵決議（如負(fù)責(zé)人、時限），需在會后與相關(guān)參會人員一對一確認(rèn)，避免因理解偏差導(dǎo)致責(zé)任不明確。（二）邏輯清晰性：保證可讀性與追溯性結(jié)構(gòu)化呈現(xiàn)：按議程順序梳理內(nèi)容，使用“議題-討論-結(jié)論-待辦”邏輯鏈，避免信息混雜；對復(fù)雜問題可采用“問題-原因-方案-行動”四步法記錄。語言簡潔化：避免冗長句子，每項決議/待辦控制在1-2行內(nèi)，重點信息（如負(fù)責(zé)人、時限）可加粗或單獨標(biāo)注，方便快速抓取。（三）責(zé)任明確性：推動執(zhí)行落地待辦任務(wù)“三要素”不可少：每項待辦必須明確“做什么（任務(wù)內(nèi)容）、誰來做（負(fù)責(zé)人）、何時做（完成時限）”，避免“盡快推進”“適時安排”等模糊表述。關(guān)聯(lián)會議目標(biāo)：所有待辦任務(wù)需與會議核心目標(biāo)強關(guān)聯(lián)，避免記錄與會議無關(guān)的瑣事，保證紀(jì)要聚焦“解決問題、推動執(zhí)行”。（四）保密與合規(guī)：規(guī)避風(fēng)險隱患敏感信息處理：對涉及商業(yè)機密、個人隱私或未公開決策的內(nèi)容，需標(biāo)注“內(nèi)部保密”，按公司規(guī)定控制