采購申請審批流程標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)指導(dǎo)書一、適用范圍與場景本指導(dǎo)書適用于企業(yè)內(nèi)部各部門因生產(chǎn)經(jīng)營、辦公需求或其他業(yè)務(wù)需要，采購各類物資、服務(wù)或工程項目的申請審批流程管理。具體場景包括但不限于：生產(chǎn)部門采購原材料、零部件、生產(chǎn)設(shè)備等；行政部門采購辦公用品、后勤物資、固定資產(chǎn)（如電腦、家具等）；研發(fā)部門采購實驗器材、軟件服務(wù)、技術(shù)資料等；市場部門采購宣傳物料、廣告服務(wù)、活動禮品等；其他符合企業(yè)采購政策的采購需求。無論采購金額大小、品類差異，均需遵循本標(biāo)準(zhǔn)化流程，保證采購行為合規(guī)、高效、透明。二、采購申請審批全流程操作細(xì)則（一）采購申請發(fā)起責(zé)任主體：采購需求部門申請人（一般為部門員工或部門指定對接人）操作步驟：明確采購需求：申請人根據(jù)部門工作計劃或?qū)嶋H需求，確定采購物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、預(yù)估單價、總價、用途及到貨時間等關(guān)鍵信息。準(zhǔn)備附件材料：根據(jù)采購類型，需同步準(zhǔn)備以下材料（作為申請單附件）：常規(guī)采購：采購需求說明（需部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)）、至少3家供應(yīng)商的比價報價單（或電商平臺截圖）、過往采購記錄（如為重復(fù)采購）；固定資產(chǎn)采購：資產(chǎn)配置申請表（需注明資產(chǎn)編碼、使用人、使用年限）、技術(shù)參數(shù)說明書；服務(wù)類采購：服務(wù)方案、服務(wù)期限、驗收標(biāo)準(zhǔn)說明；緊急采購：緊急采購申請說明（需部門負(fù)責(zé)人簽字注明“緊急”及理由，如生產(chǎn)經(jīng)營急需、不可抗力等）。填寫申請單：通過企業(yè)OA系統(tǒng)或紙質(zhì)《采購申請單》（見模板）填寫完整信息，附件材料，提交至部門負(fù)責(zé)人審批。（二）部門負(fù)責(zé)人審核責(zé)任主體：需求部門負(fù)責(zé)人（如部門經(jīng)理、主管）審批要點：審核采購需求的合理性：是否符合部門年度預(yù)算、是否為必要支出、是否與工作計劃匹配；審核采購明細(xì)的準(zhǔn)確性：物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)估價格等是否清晰、無歧義；審核附件材料的完整性：比價單、需求說明等是否齊全、符合要求；審批權(quán)限：根據(jù)企業(yè)《采購權(quán)限管理辦法》，判斷是否在自身審批權(quán)限內(nèi)（如權(quán)限內(nèi)則直接審批，權(quán)限外需提交至下一級）。操作要求：部門負(fù)責(zé)人需在收到申請后1個工作日內(nèi)完成審核，通過OA系統(tǒng)審批或紙質(zhì)簽字確認(rèn)，若不通過需注明理由并退回申請人修改。（三）采購部復(fù)核責(zé)任主體：采購部負(fù)責(zé)人（或指定采購專員）復(fù)核要點：合規(guī)性審核：采購需求是否符合企業(yè)《采購管理制度》《招投標(biāo)管理辦法》等規(guī)定（如是否屬于集中采購目錄、是否需要公開招標(biāo)等）；預(yù)算匹配性：采購金額是否在部門預(yù)算額度內(nèi)，預(yù)算科目使用是否正確；市場調(diào)研：對申請人提供的比價單進(jìn)行核實（如供應(yīng)商資質(zhì)、價格合理性），必要時開展市場詢價（至少3家合格供應(yīng)商），確認(rèn)預(yù)估價格的公允性；供應(yīng)商管理：核查供應(yīng)商是否在《合格供應(yīng)商名錄》內(nèi)，若為新供應(yīng)商，需按要求提交供應(yīng)商準(zhǔn)入申請（含營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、樣品測試報告等）。操作要求：采購部需在收到申請后2個工作日內(nèi)完成復(fù)核，通過OA系統(tǒng)反饋復(fù)核意見：若復(fù)核通過，提交至財務(wù)部審核；若復(fù)核不通過（如預(yù)算不足、供應(yīng)商資質(zhì)不符、價格虛高等），注明理由退回需求部門或申請人補(bǔ)充調(diào)整。（四）財務(wù)部審核責(zé)任主體：財務(wù)部負(fù)責(zé)人（或指定成本/預(yù)算會計）審核要點：預(yù)算審核：采購金額是否納入年度/月度預(yù)算，預(yù)算指標(biāo)是否充足（如需調(diào)整預(yù)算，需同步提交《預(yù)算調(diào)整申請表》）；資金審核：企業(yè)當(dāng)前資金狀況是否支持該筆采購，是否符合資金支付計劃；成本合理性：結(jié)合歷史采購數(shù)據(jù)、市場價格，審核預(yù)估價格的合理性，避免成本過高；稅務(wù)合規(guī)：供應(yīng)商類型（一般納稅人/小規(guī)模納稅人）是否與發(fā)票類型匹配，稅率是否符合規(guī)定。操作要求：財務(wù)部需在收到申請后2個工作日內(nèi)完成審核，通過OA系統(tǒng)反饋審核意見：審核通過，提交至對應(yīng)審批權(quán)限的領(lǐng)導(dǎo)；審核不通過（如超預(yù)算、資金不足、成本不合理等），注明理由退回采購部或需求部門。（五）領(lǐng)導(dǎo)審批責(zé)任主體：根據(jù)采購金額及企業(yè)權(quán)限劃分，由分管副總、總經(jīng)理或董事長審批審批權(quán)限劃分（示例）：采購金額≤1萬元：分管副總審批；1萬元＜采購金額≤5萬元：總經(jīng)理審批；采購金額＞5萬元：董事長審批。審批要點：戰(zhàn)略匹配性：采購是否符合企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略、年度經(jīng)營目標(biāo)；投資回報：對于大型設(shè)備、長期服務(wù)等采購，需審核投資回報分析報告；重大事項：如涉及獨家采購、超預(yù)算采購等特殊事項，需重點審批并說明理由。操作要求：審批領(lǐng)導(dǎo)需在收到申請后1-3個工作日內(nèi)完成審批（緊急采購可縮短至4小時內(nèi)），通過OA系統(tǒng)審批或紙質(zhì)簽字確認(rèn)，審批通過后流程流轉(zhuǎn)至采購部執(zhí)行。（六）采購執(zhí)行責(zé)任主體：采購部（采購專員）操作步驟：制定采購方案：根據(jù)審批通過的申請單，確定采購方式（公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、競爭性談判、詢價、單一來源采購等），編制《采購計劃》（含采購內(nèi)容、時間節(jié)點、負(fù)責(zé)人、預(yù)算金額）。供應(yīng)商選擇：公開招標(biāo)/邀請招標(biāo)：通過招標(biāo)平臺發(fā)布招標(biāo)公告，組織開標(biāo)、評標(biāo)，確定中標(biāo)供應(yīng)商；詢價/競爭性談判：向不少于3家合格供應(yīng)商發(fā)出詢價單/談判邀請，綜合價格、質(zhì)量、服務(wù)、信譽(yù)等因素確定供應(yīng)商；緊急采購：經(jīng)審批領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)后，可采用電話、郵件等快速方式聯(lián)系供應(yīng)商，事后補(bǔ)簽采購合同。簽訂合同：與選定的供應(yīng)商簽訂《采購合同》，明確標(biāo)的物名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、驗收標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款，合同需經(jīng)采購部負(fù)責(zé)人、法務(wù)部（如需）、財務(wù)部審核，最終由授權(quán)領(lǐng)導(dǎo)簽字蓋章。訂單下達(dá)：通過ERP系統(tǒng)或書面《采購訂單》向供應(yīng)商下達(dá)采購指令，同步跟蹤生產(chǎn)/備貨進(jìn)度，保證按期交貨。（七）驗收與入庫責(zé)任主體：需求部門（牽頭）、采購部、質(zhì)檢部（如需）操作步驟：到貨核對：供應(yīng)商送貨至指定地點后，需求部門與采購部共同核對：數(shù)量是否與訂單一致；外觀是否完好，包裝是否破損；隨貨資料（合格證、檢驗報告、使用說明書等）是否齊全。質(zhì)量檢驗：常規(guī)物資：需求部門根據(jù)《采購驗收標(biāo)準(zhǔn)》進(jìn)行現(xiàn)場檢驗，填寫《到貨驗收單》；設(shè)備/精密儀器：質(zhì)檢部或第三方機(jī)構(gòu)需出具《質(zhì)量檢驗報告》，確認(rèn)合格后方可驗收；服務(wù)類采購：由需求部門根據(jù)服務(wù)方案、驗收標(biāo)準(zhǔn)逐項確認(rèn)，填寫《服務(wù)驗收單》。入庫登記：驗收合格后，需求部門（或倉庫管理員）辦理入庫手續(xù)，登記《庫存臺賬》，及時更新ERP系統(tǒng)庫存信息；驗收不合格的，需填寫《不合格品處理單》，由采購部聯(lián)系供應(yīng)商退換貨或索賠。（八）付款與歸檔責(zé)任主體：財務(wù)部（付款）、采購部（歸檔）操作步驟：發(fā)票審核：供應(yīng)商開具合規(guī)發(fā)票（增值稅專用發(fā)票/普通發(fā)票），采購部核對發(fā)票信息與合同、驗收單是否一致，提交財務(wù)部審核。付款申請：財務(wù)部審核無誤后，根據(jù)合同約定的付款方式（預(yù)付款、到付款、分期付款等），填寫《付款申請單》，附合同、驗收單、發(fā)票等憑證，按審批權(quán)限提交領(lǐng)導(dǎo)審批。資金支付：審批通過后，財務(wù)部通過銀行轉(zhuǎn)賬/承兌匯付等方式向供應(yīng)商付款，保留付款憑證（如銀行回單）。資料歸檔：采購部負(fù)責(zé)整理采購全流程資料（申請單、比價單、合同、驗收單、發(fā)票、付款憑證等），按“一單一檔”原則編號、裝訂、歸檔，保存期限不少于5年（固定資產(chǎn)類保存期限不少于10年）。三、標(biāo)準(zhǔn)化采購申請單模板采購申請單申請單編號CG–（采購部統(tǒng)一編制）申請日期年月日申請部門申請人聯(lián)系方式采購類型□物資□服務(wù)□工程□其他采購用途（需注明具體使用場景，如“生產(chǎn)車間A設(shè)備維修”“行政部2024年Q1辦公用品采購”）供應(yīng)商信息（如已初步篩選，填寫名稱、聯(lián)系人、電話；未填寫則注明“待采購部確定”）采購明細(xì)物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號單位預(yù)算科目（如“管理費用-辦公費”“制造費用-原材料”）預(yù)算金額附件清單□需求說明□比價單□技術(shù)參數(shù)□合同草案□其他：________________審批意見部門負(fù)責(zé)人：簽字：__________日期：______（審核需求合理性、準(zhǔn)確性）采購部：簽字：__________日期：______（審核合規(guī)性、市場調(diào)研）財務(wù)部：簽字：__________日期：______（審核預(yù)算、資金）備注（緊急采購需標(biāo)注“緊急”，并說明理由；其他特殊事項補(bǔ)充說明）四、關(guān)鍵風(fēng)險控制與注意事項（一）時間控制全流程審批時限：常規(guī)采購申請從發(fā)起到最終審批完成，原則上不超過5個工作日；緊急采購不超過1個工作日（需各環(huán)節(jié)優(yōu)先處理）。超時處理：若某個環(huán)節(jié)超時未審批，申請人可通過OA系統(tǒng)或郵件提醒，若仍無處理，可向采購部或行政部反饋協(xié)調(diào)。（二）材料完整性申請材料不齊全（如無比價單、無需求說明）時，審批部門有權(quán)直接退回，申請人需在1個工作日內(nèi)補(bǔ)充完整。固定資產(chǎn)、服務(wù)類等特殊采購，未按要求提交技術(shù)參數(shù)、驗收標(biāo)準(zhǔn)的，采購部可暫緩執(zhí)行。（三）預(yù)算與合規(guī)嚴(yán)格執(zhí)行預(yù)算管理，無預(yù)算或超預(yù)算采購需提前提交《預(yù)算調(diào)整申請表》，經(jīng)財務(wù)部及分管領(lǐng)導(dǎo)審批后方可發(fā)起流程。嚴(yán)禁化整為零（拆分采購金額）規(guī)避審批權(quán)限，一經(jīng)發(fā)覺將追究申請人及部門負(fù)責(zé)人責(zé)任。（四）供應(yīng)商管理優(yōu)先從《合格供應(yīng)商名錄》中選擇供應(yīng)商，新供應(yīng)商需完成資質(zhì)審核、樣品測試等準(zhǔn)入流程，未經(jīng)審批不得合作。采購部每季度對供應(yīng)商進(jìn)行績效評估（質(zhì)量、交期、服務(wù)、價格等），不合格供應(yīng)商及時清退。（五）特殊情況處理緊急采購：因生產(chǎn)經(jīng)營急需、不可抗力等特殊情況，需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及分管副總簽字確認(rèn)后，可先執(zhí)行采購，事后2個工作日內(nèi)補(bǔ)齊審批流程及材料。合同變更：采購執(zhí)行中需變更合同（如數(shù)量調(diào)整、交期延遲、價格變動）的