物流發(fā)貨通知函格式與范文在商業(yè)往來(lái)中，及時(shí)、準(zhǔn)確地向客戶傳遞發(fā)貨信息，是確保交易順暢、提升客戶滿意度的重要環(huán)節(jié)。物流發(fā)貨通知函作為這一環(huán)節(jié)的關(guān)鍵載體，其規(guī)范性與完整性直接影響著后續(xù)的貨物追蹤、接收及可能出現(xiàn)的問(wèn)題處理。本文將詳細(xì)闡述物流發(fā)貨通知函的標(biāo)準(zhǔn)格式與核心要素，并提供實(shí)用范文供參考，以期為企業(yè)及相關(guān)從業(yè)人員提供有益的指導(dǎo)。一、物流發(fā)貨通知函的基本構(gòu)成要素與撰寫要點(diǎn)一份專業(yè)的物流發(fā)貨通知函應(yīng)包含清晰的結(jié)構(gòu)和全面的信息，確保接收方能快速掌握關(guān)鍵內(nèi)容。其主要構(gòu)成要素如下：（一）標(biāo)題標(biāo)題應(yīng)直接點(diǎn)明函件性質(zhì)，通常為“發(fā)貨通知函”或“關(guān)于[客戶名稱/訂單編號(hào)]的發(fā)貨通知”。簡(jiǎn)潔明了的標(biāo)題有助于接收方迅速識(shí)別郵件或文件的核心內(nèi)容。（二）稱謂準(zhǔn)確的稱謂是商務(wù)禮儀的基本要求，應(yīng)使用客戶單位的正式名稱或?qū)尤说淖鸱Q，例如“尊敬的[客戶公司名稱]：”或“尊敬的[客戶聯(lián)系人姓名]先生/女士：”。（三）正文正文是通知函的核心，需包含以下關(guān)鍵信息：1.開(kāi)宗明義，告知發(fā)貨事宜：簡(jiǎn)要說(shuō)明發(fā)送此函的目的，即通知對(duì)方貨物已按約定發(fā)出。2.訂單信息回顧：提及相關(guān)的訂單編號(hào)、合同編號(hào)或雙方確認(rèn)的其他交易憑證號(hào)，以便對(duì)方快速查閱對(duì)應(yīng)的交易記錄。3.商品信息概述：簡(jiǎn)述所發(fā)貨物的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量等核心信息。若貨物種類較多，可說(shuō)明“詳細(xì)清單見(jiàn)附件”或“詳見(jiàn)隨貨同行的裝箱單”。4.物流信息詳情：*承運(yùn)商名稱：明確貨物由哪家物流公司承運(yùn)。*物流單號(hào)/運(yùn)單號(hào)：提供準(zhǔn)確的物流跟蹤號(hào)碼，方便客戶自行查詢貨物運(yùn)輸狀態(tài)。*預(yù)計(jì)發(fā)貨日期與到達(dá)時(shí)間：告知貨物發(fā)出的大致時(shí)間及預(yù)計(jì)送達(dá)的時(shí)間段，便于客戶提前做好收貨準(zhǔn)備。5.收貨信息確認(rèn)：再次核對(duì)并列出收貨地址、收貨人姓名及聯(lián)系電話，確保信息準(zhǔn)確無(wú)誤，避免因信息偏差導(dǎo)致無(wú)法順利收貨。6.其他說(shuō)明或備注：如貨物的特殊處理要求、隨附文件（如發(fā)票、裝箱單、質(zhì)檢報(bào)告等）、費(fèi)用承擔(dān)方式（運(yùn)費(fèi)到付/預(yù)付）、以及我方的聯(lián)系方式等。（四）結(jié)尾結(jié)尾部分通常使用禮貌性的祝頌語(yǔ)，如“感謝貴公司的信任與支持，期待與您的再次合作?！被颉叭缬腥魏我蓡?wèn)，歡迎隨時(shí)與我們聯(lián)系?！保ㄎ澹┞淇畎òl(fā)件公司全稱、（可選）部門名稱、發(fā)件人姓名及職務(wù)（可選）、公司聯(lián)系電話、公司官方網(wǎng)站（可選）以及發(fā)件日期。若為正式紙質(zhì)函件，還需加蓋公司公章。二、物流發(fā)貨通知函范文示例范文一：標(biāo)準(zhǔn)通用版發(fā)貨通知函尊敬的[XX貿(mào)易有限公司]：您好！承蒙貴公司的信任與支持，關(guān)于貴我雙方于[XXXX年XX月XX日]簽訂的編號(hào)為[ORD-YYYYMMDD-XXX]的購(gòu)銷合同，我司已按合同約定完成備貨?，F(xiàn)特此通知，該合同項(xiàng)下的貨物已于今日（[XXXX年XX月XX日]）通過(guò)[XX物流有限公司]發(fā)出，具體信息如下：*訂單編號(hào)：ORD-YYYYMMDD-XXX*商品名稱及數(shù)量：[XX品牌A型號(hào)咖啡機(jī)][伍]臺(tái)，[XX品牌B型號(hào)微波爐][拾]臺(tái)（詳細(xì)清單及規(guī)格詳見(jiàn)隨貨裝箱單）。*物流公司：XX物流有限公司*物流單號(hào)：XWL-XXXXXXX*預(yù)計(jì)發(fā)貨日期：XXXX年XX月XX日*預(yù)計(jì)到達(dá)時(shí)間：XXXX年XX月XX日至XXXX年XX月XX日*收貨信息：*收貨單位：[XX貿(mào)易有限公司]*收貨地址：[XX省XX市XX區(qū)XX路XX號(hào)XX大廈XX層]*收貨人：[李四]先生/女士*聯(lián)系電話：[13X-XXXX-XXXX]*備注：1.隨貨附寄了本次發(fā)貨的商業(yè)發(fā)票（發(fā)票號(hào)碼：FP-XXXXXXX）及詳細(xì)裝箱單各一份。2.本次運(yùn)費(fèi)已由我司預(yù)付。3.您可通過(guò)[XX物流官網(wǎng)]或撥打其客服熱線[400-XXX-XXXX]，憑物流單號(hào)查詢貨物實(shí)時(shí)運(yùn)輸狀態(tài)。請(qǐng)貴公司屆時(shí)注意查收。若在貨物運(yùn)輸或接收過(guò)程中遇到任何問(wèn)題，請(qǐng)及時(shí)與我司聯(lián)系。感謝貴公司的理解與配合，期待與貴公司的持續(xù)合作。順祝商祺！[XX電器有限公司]銷售部聯(lián)系人：[張三]經(jīng)理聯(lián)系電話：[0XXX-XXXXXXX]XXXX年XX月XX日---范文二：簡(jiǎn)潔版（適用于常規(guī)、小額或雙方已多次合作的場(chǎng)景）發(fā)貨通知[王五]經(jīng)理您好！關(guān)于貴司[XXXX年XX月XX日]下的[PXXXXXX]號(hào)訂單，所購(gòu)[XX型號(hào)辦公用紙][貳]箱，現(xiàn)已通過(guò)[XX快遞]發(fā)出。*運(yùn)單號(hào)：KDX-XXXXXXX*預(yù)計(jì)3日內(nèi)送達(dá)。*收貨地址：[XX市XX區(qū)XX街道XX號(hào)XX公司]，收貨人：[王五]，電話：[13X-XXXX-XXXX]。請(qǐng)注意查收。如有問(wèn)題，請(qǐng)隨時(shí)聯(lián)系我司客服[趙六]：[0XXX-XXXXXXX]。謝謝！[XX辦公用品供應(yīng)有限公司][錢七]XXXX年XX月XX日三、撰寫與發(fā)送注意事項(xiàng)1.信息準(zhǔn)確無(wú)誤：這是發(fā)貨通知函的生命線。務(wù)必仔細(xì)核對(duì)訂單信息、商品信息、物流信息及收貨信息，確保所有數(shù)據(jù)準(zhǔn)確。2.內(nèi)容完整清晰：核心信息不可遺漏，表述應(yīng)簡(jiǎn)潔易懂，避免模糊不清或產(chǎn)生歧義的詞句。3.及時(shí)發(fā)送：在貨物發(fā)出后應(yīng)盡快發(fā)送通知函，以便客戶有充足的時(shí)間準(zhǔn)備收貨。4.語(yǔ)氣專業(yè)禮貌：保持商務(wù)函件的專業(yè)口吻和禮貌態(tài)度，體現(xiàn)企業(yè)良好形象。5.留存記錄：發(fā)送后應(yīng)保留好發(fā)送憑證（如郵件發(fā)送成功回執(zhí)、快遞底單等），以備后續(xù)可能的查詢或爭(zhēng)議處理。6.選擇合適的發(fā)送方式：根據(jù)雙方約定或?qū)嶋H情況，可選擇電子郵件、即時(shí)通訊工具、傳真或紙質(zhì)函件等方式發(fā)送。電子郵件因其便捷性和可追溯性，是目前商務(wù)往來(lái)中最常用的方式。結(jié)語(yǔ)一份規(guī)范、詳盡的物流