電梯日常保養(yǎng)及維修檔案管理規(guī)范一、引言電梯作為現(xiàn)代建筑中不可或缺的垂直運(yùn)輸工具，其安全運(yùn)行直接關(guān)系到人民群眾的生命財(cái)產(chǎn)安全與出行效率。建立健全并嚴(yán)格執(zhí)行電梯日常保養(yǎng)及維修檔案管理制度，是保障電梯安全性能、延長(zhǎng)設(shè)備使用壽命、明確管理責(zé)任、追溯故障原因的基礎(chǔ)工作，亦是電梯使用管理單位規(guī)范化運(yùn)營(yíng)的重要體現(xiàn)。本規(guī)范旨在為相關(guān)單位提供一套系統(tǒng)、實(shí)用的檔案管理指引。二、電梯檔案的構(gòu)成與內(nèi)容電梯檔案應(yīng)全面反映電梯從投入使用到報(bào)廢的整個(gè)生命周期中保養(yǎng)、維修及相關(guān)活動(dòng)的真實(shí)情況。主要包括以下幾大部分：（一）電梯基礎(chǔ)信息檔案此部分為電梯的“身份信息”，應(yīng)在電梯投入使用初期即建立完整，并根據(jù)變更情況及時(shí)更新。內(nèi)容至少應(yīng)包含：*電梯基本參數(shù)：型號(hào)、規(guī)格、額定載重量、額定速度、層站數(shù)、制造單位、出廠編號(hào)、出廠日期等。*安裝調(diào)試信息：安裝單位、安裝日期、驗(yàn)收合格證明文件編號(hào)、監(jiān)督檢驗(yàn)報(bào)告編號(hào)及結(jié)論。*使用登記信息：使用登記證編號(hào)、使用單位名稱、使用地點(diǎn)、登記日期。*產(chǎn)權(quán)變更記錄（如發(fā)生）。（二）日常保養(yǎng)檔案日常保養(yǎng)是確保電梯安全運(yùn)行的第一道防線，其檔案應(yīng)詳細(xì)記錄保養(yǎng)的頻次、內(nèi)容、執(zhí)行人及發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題。1.保養(yǎng)計(jì)劃：應(yīng)根據(jù)電梯使用說(shuō)明書、相關(guān)法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)及電梯實(shí)際運(yùn)行狀況制定年度、月度保養(yǎng)計(jì)劃，明確保養(yǎng)項(xiàng)目、周期和責(zé)任人。2.保養(yǎng)記錄：每次保養(yǎng)工作完成后，需填寫規(guī)范的保養(yǎng)記錄單。內(nèi)容應(yīng)至少包括：*保養(yǎng)日期、具體時(shí)間。*電梯編號(hào)、所在位置。*保養(yǎng)單位名稱、保養(yǎng)人員姓名及資質(zhì)證號(hào)。*本次保養(yǎng)的項(xiàng)目及具體內(nèi)容（應(yīng)對(duì)應(yīng)保養(yǎng)計(jì)劃，可采用表格勾選與文字描述相結(jié)合的方式）。*對(duì)電梯各系統(tǒng)（如曳引系統(tǒng)、導(dǎo)向系統(tǒng)、門機(jī)系統(tǒng)、控制系統(tǒng)、安全保護(hù)裝置等）的檢查結(jié)果、調(diào)整情況、清潔狀況。*發(fā)現(xiàn)的異常情況、潛在隱患及其處理意見(jiàn)或建議。如涉及即時(shí)維修或需安排專項(xiàng)維修，應(yīng)注明并與維修檔案銜接。*使用單位相關(guān)負(fù)責(zé)人或電梯安全管理人員簽字確認(rèn)，保養(yǎng)人員簽字。3.保養(yǎng)合同：與專業(yè)保養(yǎng)單位簽訂的有效保養(yǎng)合同復(fù)印件，明確雙方權(quán)利義務(wù)、保養(yǎng)范圍、頻次、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等。（三）維修檔案電梯發(fā)生故障或存在隱患需要維修時(shí)，應(yīng)建立詳盡的維修檔案，作為故障分析、維修質(zhì)量追溯的依據(jù)。1.報(bào)修記錄：記錄故障發(fā)生時(shí)間、報(bào)修人、故障現(xiàn)象描述、是否困人等基本信息。2.故障診斷與維修方案：維修人員對(duì)故障原因的分析、診斷過(guò)程，以及確定的維修方案。3.維修過(guò)程記錄：詳細(xì)記錄維修實(shí)施過(guò)程，包括：*維修日期、起止時(shí)間。*維修單位名稱、維修人員姓名及資質(zhì)證號(hào)。*故障部位、故障原因分析。*采取的維修措施、更換的零部件名稱、型號(hào)規(guī)格、數(shù)量、生產(chǎn)廠家（如更換）。重要部件的更換應(yīng)有相關(guān)質(zhì)量證明文件復(fù)印件。*維修前后的參數(shù)對(duì)比（如適用）。*維修后的試運(yùn)行情況、性能測(cè)試結(jié)果。4.維修驗(yàn)收記錄：維修完成后，由維修單位與使用單位共同進(jìn)行驗(yàn)收，記錄驗(yàn)收結(jié)論、參與驗(yàn)收人員簽字。5.重大維修改造資料：如進(jìn)行重大維修或改造，還需包含施工告知文件、改造方案、施工過(guò)程記錄、竣工圖、監(jiān)督檢驗(yàn)報(bào)告等完整資料。三、檔案管理基本要求（一）真實(shí)性與準(zhǔn)確性檔案記錄必須真實(shí)反映電梯保養(yǎng)、維修的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤，不得虛構(gòu)、篡改或隨意涂改。如確需更正，應(yīng)采用規(guī)范的更正方法，并由相關(guān)責(zé)任人簽字確認(rèn)。（二）規(guī)范性與完整性檔案的格式應(yīng)相對(duì)統(tǒng)一規(guī)范，填寫內(nèi)容應(yīng)完整，字跡清晰易辨。各類記錄單應(yīng)包含必要的要素，確保信息的完整性和可追溯性。（三）及時(shí)性與連續(xù)性保養(yǎng)、維修工作完成后，應(yīng)及時(shí)整理、填寫和歸檔相關(guān)記錄，確保檔案資料的連續(xù)性，形成電梯完整的健康檔案。（四）安全性與保密性檔案屬于單位重要資料，應(yīng)妥善保管，防止丟失、損壞、污損或泄露。對(duì)于電子檔案，應(yīng)采取必要的安全保密措施。（五）可追溯性檔案信息應(yīng)清晰、準(zhǔn)確，能夠通過(guò)編號(hào)、日期等關(guān)鍵信息，對(duì)電梯的保養(yǎng)、維修歷史進(jìn)行有效追溯。四、檔案的日常管理與利用（一）檔案的建立與分類應(yīng)為每臺(tái)電梯建立獨(dú)立的檔案卷宗或電子檔案文件夾。按照基礎(chǔ)信息、保養(yǎng)記錄、維修記錄、檢驗(yàn)報(bào)告、其他資料等類別進(jìn)行分類存放，便于查閱。（二）檔案的存放與保管1.紙質(zhì)檔案：應(yīng)存放在干燥、通風(fēng)、避光、防蟲(chóng)、防火的專用檔案柜內(nèi)。定期檢查，防止霉變、蟲(chóng)蛀、鼠咬。2.電子檔案：應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的計(jì)算機(jī)硬盤或服務(wù)器中，定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。電子檔案應(yīng)采用通用格式，確保長(zhǎng)期可讀。重要的電子檔案可同時(shí)保存紙質(zhì)副本。（三）檔案的查閱與借閱建立檔案查閱、借閱制度。查閱或借閱檔案需履行相應(yīng)手續(xù)，明確借閱期限，借閱人應(yīng)妥善保管，不得涂改、勾畫、抽取、撤換、增刪檔案內(nèi)容。檔案管理人員應(yīng)對(duì)查閱、借閱情況進(jìn)行登記。（四）檔案的更新與移交電梯進(jìn)行大修、改造、過(guò)戶、報(bào)廢等情況時(shí)，應(yīng)及時(shí)更新檔案內(nèi)容。電梯產(chǎn)權(quán)或管理責(zé)任發(fā)生轉(zhuǎn)移時(shí)，檔案應(yīng)隨之完整移交，并辦理交接手續(xù)。（五）檔案的保存期限電梯檔案的保存期限應(yīng)不少于電梯的使用年限。電梯報(bào)廢后，檔案應(yīng)至少再保存規(guī)定年限（通常為數(shù)年，具體可參照地方特種設(shè)備安全監(jiān)察機(jī)構(gòu)要求）。（六）檔案的統(tǒng)計(jì)與分析定期對(duì)檔案中的保養(yǎng)頻次、故障類型、維修部件、維修成本等數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，可為電梯的預(yù)防性維護(hù)、備品備件管理、保養(yǎng)質(zhì)量評(píng)估提供數(shù)據(jù)支持，持續(xù)改進(jìn)電梯安全管理水平。五、管理責(zé)任與持續(xù)改進(jìn)（一）管理責(zé)任使用單位是電梯檔案管理的責(zé)任主體，應(yīng)明確電梯安全管理人員負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。保養(yǎng)單位和維修單位應(yīng)按合同約定，及時(shí)、準(zhǔn)確地提供保養(yǎng)和維修記錄。（二）人員培訓(xùn)應(yīng)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行必要的培訓(xùn)，使其熟悉檔案管理要求，掌握檔案整理、保管、利用的基本技能。（三）監(jiān)督檢查使用單位應(yīng)定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行自查，確保檔案管理制度得到有效執(zhí)行。相關(guān)特種設(shè)備安全監(jiān)督管理部門也會(huì)將檔案管理情況作為監(jiān)督檢查的內(nèi)容之一。（四）持續(xù)改進(jìn)根據(jù)實(shí)際運(yùn)行情況和管理需求，定期對(duì)檔案管理制度和內(nèi)容進(jìn)行評(píng)估和完善，以適應(yīng)電梯安全管理工作