行政公文撰寫與審核規(guī)范手冊(cè)一、引言行政公文是政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位在管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是傳達(dá)貫徹方針政策、部署指導(dǎo)工作、請(qǐng)示和答復(fù)問題、通報(bào)和交流情況的重要工具。為規(guī)范本單位公文撰寫與審核流程，提高公文處理效率和質(zhì)量，保證公文的嚴(yán)肅性、規(guī)范性和準(zhǔn)確性，特制定本手冊(cè)。本手冊(cè)適用于單位內(nèi)部各類行政公文的撰寫、審核、簽發(fā)及歸檔管理全流程，全體相關(guān)工作人員須嚴(yán)格遵照?qǐng)?zhí)行。二、行政公文的應(yīng)用場(chǎng)景與適用范圍（一）常見公文類型及使用場(chǎng)景通知：適用于發(fā)布、傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)（如《關(guān)于2024年春節(jié)放假安排的通知》）；批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文（如《轉(zhuǎn)發(fā)省人社廳《關(guān)于開展職業(yè)技能提升行動(dòng)的通知》的通知》）。報(bào)告：適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問（如《關(guān)于2023年度工作總結(jié)的報(bào)告》《關(guān)于項(xiàng)目進(jìn)展情況的報(bào)告》）。請(qǐng)示：適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)（如《關(guān)于申請(qǐng)購置辦公設(shè)備的請(qǐng)示》《關(guān)于舉辦培訓(xùn)活動(dòng)的請(qǐng)示》）。函：適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)（如《關(guān)于商請(qǐng)協(xié)助開展調(diào)研的函》《關(guān)于事項(xiàng)的復(fù)函》）。紀(jì)要：適用于記載會(huì)議主要情況和議定事項(xiàng)（如《項(xiàng)目協(xié)調(diào)會(huì)會(huì)議紀(jì)要》）。通報(bào)：適用于表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤、傳達(dá)重要精神和告知重要情況（如《關(guān)于對(duì)部門工作成效的通報(bào)》《關(guān)于事件處理情況的通報(bào)》）。（二）適用范圍本手冊(cè)適用于單位各部門、各分支機(jī)構(gòu)在行政管理活動(dòng)中形成的各類公文，包括但不限于上述類型，涵蓋公文的起草、審核、簽發(fā)、印發(fā)、歸檔等全流程管理。三、公文撰寫標(biāo)準(zhǔn)化操作流程（一）公文撰寫準(zhǔn)備階段明確發(fā)文目的與依據(jù)發(fā)文前需確認(rèn)公文的發(fā)文目的（如告知、請(qǐng)示、部署等）及政策依據(jù)（如上級(jí)文件、會(huì)議決議、領(lǐng)導(dǎo)指示等），保證公文內(nèi)容符合單位管理需求和相關(guān)規(guī)定。示例：起草《關(guān)于開展安全生產(chǎn)大檢查的通知》時(shí)，需依據(jù)上級(jí)《關(guān)于開展2024年安全生產(chǎn)專項(xiàng)檢查的通知》要求及單位年度安全工作計(jì)劃明確檢查目的、范圍和依據(jù)。收集與核實(shí)基礎(chǔ)信息收集與公文內(nèi)容相關(guān)的數(shù)據(jù)、案例、政策文件等基礎(chǔ)資料，保證信息真實(shí)、準(zhǔn)確、最新。對(duì)涉及數(shù)據(jù)、時(shí)間、人名、部門名稱等關(guān)鍵信息進(jìn)行交叉核實(shí)，避免出現(xiàn)事實(shí)性錯(cuò)誤。確定公文主送機(jī)關(guān)與抄送機(jī)關(guān)根據(jù)公文內(nèi)容明確主送機(jī)關(guān)（需執(zhí)行或知曉公文內(nèi)容的單位），如“各部門”“各分公司”；抄送機(jī)關(guān)（需知曉公文內(nèi)容的單位），如“辦公室”“人力資源部”。主送機(jī)關(guān)應(yīng)單一，如需同時(shí)送多個(gè)機(jī)關(guān)，應(yīng)使用“各有關(guān)部門”“各相關(guān)單位”等統(tǒng)稱。（二）公文初稿起草階段規(guī)范公文標(biāo)題標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要概括公文主要內(nèi)容，一般由“發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種”三部分組成。示例：《公司（發(fā)文機(jī)關(guān)）關(guān)于開展2024年度員工培訓(xùn)（事由）的通知（文種）》。禁止使用“關(guān)于……的請(qǐng)示報(bào)告”“關(guān)于……的函的通知”等不規(guī)范組合。撰寫內(nèi)容開頭：簡(jiǎn)明扼要說明發(fā)文背景、依據(jù)或目的，常用“根據(jù)……”“為……現(xiàn)就……事項(xiàng)通知”等表述。主體：內(nèi)容邏輯清晰，條理分明，可分條列項(xiàng)（使用“一、”“（一）”“1.”“（1）”序號(hào)），每條內(nèi)容單一，避免交叉重復(fù)。結(jié)尾：根據(jù)文種規(guī)范表述，如通知常用“特此通知”；請(qǐng)示常用“妥否，請(qǐng)批示”；報(bào)告常用“特此報(bào)告”；函常用“專此函達(dá)，盼復(fù)”等。標(biāo)注附件說明如有附件，在下空一行左空二字編排“附件”二字，后標(biāo)全角冒號(hào)和附件名稱。如有多個(gè)附件，使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注附件順序號(hào)（如“附件：1.X；2.X”）。附件應(yīng)與內(nèi)容一致，且附件名稱需準(zhǔn)確反映附件內(nèi)容。規(guī)范落款與成文日期落款應(yīng)為發(fā)文機(jī)關(guān)全稱（或規(guī)范化簡(jiǎn)稱），以成文日期為準(zhǔn)居中編排。成文日期用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱（如“2024年3月15日”），不得簡(jiǎn)化為“24年3月15日”。（三）公文修改與定稿階段內(nèi)部審核修改起草人完成初稿后，應(yīng)對(duì)照本手冊(cè)要求自查，重點(diǎn)檢查標(biāo)題、邏輯、格式規(guī)范、信息準(zhǔn)確性等內(nèi)容，形成修改說明。部門負(fù)責(zé)人對(duì)初稿進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核內(nèi)容是否符合部門職責(zé)、數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確、表述是否清晰，提出修改意見并反饋起草人。會(huì)簽（如需）公文內(nèi)容涉及其他部門職責(zé)的，需提前發(fā)送相關(guān)部門會(huì)簽，會(huì)簽部門應(yīng)在1個(gè)工作日內(nèi)反饋意見，逾期未反饋視為無意見。會(huì)簽意見存在分歧時(shí)，由起草部門協(xié)調(diào)解決，協(xié)調(diào)不了的報(bào)請(qǐng)分管領(lǐng)導(dǎo)裁定。最終定稿起草人根據(jù)審核意見和會(huì)簽意見修改后，形成定稿，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人確認(rèn)后進(jìn)入審核流程。四、公文審核管理流程（一）審核職責(zé)分工起草部門初審：由公文起草部門負(fù)責(zé)人或指定人員負(fù)責(zé)，重點(diǎn)審核公文內(nèi)容是否與部門職責(zé)一致、數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確、格式是否規(guī)范。辦公室（綜合管理部）復(fù)審：由辦公室專職審核人員負(fù)責(zé)，重點(diǎn)審核公文是否符合行文規(guī)則、格式是否標(biāo)準(zhǔn)、文種使用是否恰當(dāng)、附件是否齊全、主送/抄送機(jī)關(guān)是否準(zhǔn)確。分管領(lǐng)導(dǎo)審核：由分管相關(guān)業(yè)務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，重點(diǎn)審核公文內(nèi)容是否與上級(jí)政策一致、是否有利于工作推進(jìn)、措施是否可行。主要領(lǐng)導(dǎo)或授權(quán)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)：由單位主要領(lǐng)導(dǎo)或其授權(quán)的分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，對(duì)公文的最終內(nèi)容、形式和發(fā)布效力負(fù)責(zé)。（二）審核內(nèi)容與標(biāo)準(zhǔn)形式審核檢查公文標(biāo)題是否規(guī)范、文種使用是否準(zhǔn)確（如“請(qǐng)示”不得夾帶報(bào)告內(nèi)容，“函”不得使用“請(qǐng)示”文種）；檢查主送機(jī)關(guān)、抄送機(jī)關(guān)是否明確，是否有“多頭主送”“越級(jí)行文”等問題；檢查附件說明與附件是否一致，附件格式是否規(guī)范；檢查落款、成文日期、文號(hào)等要素是否齊全、準(zhǔn)確。內(nèi)容審核檢查公文內(nèi)容是否符合國家法律法規(guī)、上級(jí)政策及單位規(guī)章制度；檢查數(shù)據(jù)、案例、人名、部門名稱等關(guān)鍵信息是否真實(shí)、準(zhǔn)確；檢查邏輯是否清晰，表述是否簡(jiǎn)潔、準(zhǔn)確，是否存在歧義；檢查措施是否具體可行，責(zé)任是否明確，時(shí)間節(jié)點(diǎn)是否清晰。合規(guī)性審核涉及重大事項(xiàng)、敏感內(nèi)容的公文，需進(jìn)行合規(guī)性審查，保證符合保密規(guī)定、信息公開規(guī)定等；涉及財(cái)務(wù)、人事、資產(chǎn)等事項(xiàng)的公文，需經(jīng)對(duì)應(yīng)職能部門（如財(cái)務(wù)部、人力資源部）審核通過。（三）審核流程與時(shí)限起草部門初審：公文定稿后，起草部門應(yīng)在1個(gè)工作日內(nèi)完成初審并提交辦公室。辦公室復(fù)審：辦公室收到公文后，應(yīng)在2個(gè)工作日內(nèi)完成復(fù)審，對(duì)不符合要求的公文退回起草部門修改，并說明修改理由。分管領(lǐng)導(dǎo)審核：辦公室復(fù)審?fù)ㄟ^后，提交分管領(lǐng)導(dǎo)審核，分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)在1個(gè)工作日內(nèi)完成審核。主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)：分管領(lǐng)導(dǎo)審核通過后，提交主要領(lǐng)導(dǎo)或授權(quán)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，簽發(fā)時(shí)限不超過1個(gè)工作日。特殊情況處理：緊急公文可啟動(dòng)“綠色通道”，審核流程時(shí)限可適當(dāng)縮短，但需保證審核質(zhì)量。五、常用公文模板與表格規(guī)范（一）行政發(fā)文稿紙模板要素填寫規(guī)范文件標(biāo)題二號(hào)小標(biāo)宋體字，居中編排，如“公司關(guān)于2024年度工作總結(jié)的報(bào)告”文號(hào)由“機(jī)關(guān)代字〔年份〕序號(hào)號(hào)”組成，如“公司〔2024〕15號(hào)”，年份用六角括號(hào)“〔〕”簽發(fā)人上行文需標(biāo)注簽發(fā)人姓名，如“簽發(fā)人：”（代表姓名，下同）主送機(jī)關(guān)三號(hào)仿宋體字，頂格編排，后加全角冒號(hào)，如“各部門：”三號(hào)仿宋體字，首行縮進(jìn)2字符，行距28磅，一級(jí)標(biāo)題用黑體、二級(jí)標(biāo)題用楷體、三級(jí)標(biāo)題仿宋附件說明下空一行左空二字編排“附件：”，后標(biāo)全角冒號(hào)和附件名稱，如“附件：1.2024年度工作計(jì)劃”發(fā)文機(jī)關(guān)署名成文日期上方編排發(fā)文機(jī)關(guān)全稱，如“公司”成文日期阿拉伯?dāng)?shù)字，如“2024年3月15日”，右空四字編排頁碼頁碼用四號(hào)半角阿拉伯?dāng)?shù)字編排在頁腳外側(cè)，如“-1-”（二）公文審核表模板審核環(huán)節(jié)審核內(nèi)容審核人意見審核日期起草部門初審內(nèi)容是否符合部門職責(zé)、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性、格式規(guī)范性同意/修改后報(bào)批2024-03-10（部門負(fù)責(zé)人簽字：*）辦公室復(fù)審行文規(guī)則、文種使用、主送/抄送機(jī)關(guān)、附件齊全性同意/修改后報(bào)批2024-03-11（審核人簽字：*）分管領(lǐng)導(dǎo)審核政策合規(guī)性、措施可行性、責(zé)任明確性同意/修改后報(bào)批2024-03-12（簽字：*）主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)最終內(nèi)容審核、發(fā)布效力確認(rèn)同意印發(fā)2024-03-13（簽字：*）（三）發(fā)文登記表模板文號(hào)文件標(biāo)題主送機(jī)關(guān)發(fā)文日期份數(shù)經(jīng)辦人歸檔情況公司〔2024〕15號(hào)關(guān)于2024年度工作總結(jié)的報(bào)告各部門2024-03-1550*已歸檔公司〔2024〕16號(hào)關(guān)于舉辦春季團(tuán)建活動(dòng)的通知全體員工2024-03-20100*YY已歸檔六、公文撰寫與審核關(guān)鍵注意事項(xiàng)（一）公文撰寫常見問題與規(guī)避標(biāo)題不規(guī)范：避免使用冗長(zhǎng)、模糊的標(biāo)題，如“關(guān)于……的幾個(gè)問題的通知”應(yīng)簡(jiǎn)化為“關(guān)于問題的通知”；避免文種混用，如“請(qǐng)示報(bào)告”應(yīng)改為“請(qǐng)示”或“報(bào)告”。邏輯混亂：內(nèi)容應(yīng)按“背景—目的—措施—要求”邏輯展開，避免條理不清、交叉重復(fù)；分條列項(xiàng)時(shí)序號(hào)使用規(guī)范，不得混用“一、”“1.”“（1）”等不同層級(jí)序號(hào)。表述不準(zhǔn)確：禁用“大概”“可能”“差不多”等模糊詞匯，數(shù)據(jù)需精確到具體單位（如“金額10萬元”而非“金額約10萬”）；避免使用口語化表達(dá)（如“搞定”“弄一下”）。附件缺失或錯(cuò)誤：附件名稱需與實(shí)際附件一致，不得遺漏重要附件；附件內(nèi)容應(yīng)與相關(guān)，避免附件內(nèi)容重復(fù)或與矛盾。（二）公文審核常見問題與規(guī)避審核流程遺漏：不得跳過審核環(huán)節(jié)（如部門初審、辦公室復(fù)審），緊急公文也需完成必要審核；涉及多部門職責(zé)的公文，必須完成所有相關(guān)部門會(huì)簽。審核流于形式：審核人需逐項(xiàng)審核公文內(nèi)容，不得僅簽字不審核；對(duì)不符合要求的公文，應(yīng)明確修改意見并退回，不得“放行”問題公文。權(quán)限審核不到位：嚴(yán)格區(qū)分審核權(quán)與簽發(fā)權(quán)，分管領(lǐng)導(dǎo)不得越權(quán)簽發(fā)應(yīng)由主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的公文；涉及重大事項(xiàng)、敏感內(nèi)容的公文，需經(jīng)主要領(lǐng)導(dǎo)親自簽發(fā)。修改反饋不及時(shí)：審核人應(yīng)在規(guī)定時(shí)限內(nèi)反饋審核意見，起草人應(yīng)根據(jù)意見及時(shí)修改，避免因拖延導(dǎo)致公文處理延誤。（三）公文格式與歸檔要求格式統(tǒng)一：公文用紙采用A4型，頁邊距上3.7cm、下3.5cm、左2.8cm、右2.6cm；字體、字號(hào)、行距等嚴(yán)格按模