xxx實業(yè)股份有限公司總部接待管理制度第一章總則為規(guī)范接待程序，推進(jìn)接待工作規(guī)范化、程序化、制度化，充分展示公司良好形象，特制定本制度。本制度適用于xxx實業(yè)股份有限公司(以下稱集團(tuán)公司）。第二章職責(zé)分工辦公室是集團(tuán)公司接待工作管理者,主要職責(zé):負(fù)責(zé)制定接待方案；負(fù)責(zé)迎來送往;負(fù)責(zé)安排食宿；負(fù)責(zé)組織活動;負(fù)責(zé)收尾工作。各部門根據(jù)需要,協(xié)助辦公室完成相關(guān)接待工作。第三章具體規(guī)定接待原則堅持熱情、誠懇、周到、節(jié)約的原則.堅持安全第一原則。包括客人食宿安全、財物安全、交通安全等。堅持辦公室歸口管理原則.機(jī)關(guān)所有來賓接待一律由辦公室歸口管理.堅持請示匯報制度。凡遇到超出職權(quán)范圍,難以解決的問題,應(yīng)主動向公司領(lǐng)導(dǎo)請示。接待對象和范圍接待對象主要包括到公司檢查、指導(dǎo)、聯(lián)系、協(xié)調(diào)工作的政府或行業(yè)主管部門、商業(yè)合作伙伴的領(lǐng)導(dǎo)和工作人員.接待范圍由辦公室視具體情況安排迎送、食宿、用車等。接待辦法實行憑單接待,登記備案,核準(zhǔn)報銷的辦法。憑單接待。接待對口部門在來賓到達(dá)前,必須提前三日(特別是重大接待）,最遲不得晚于一日(僅限一般接待)填寫接待申請單（見附件１）報送辦公室．登記備案。辦公室根據(jù)接待申請單做好接待登記薄(見附件2）填寫工作.統(tǒng)一結(jié)算．接待費由辦公室統(tǒng)一結(jié)算。所有費用票據(jù)，必須由辦公室主任審核簽字,經(jīng)總經(jīng)理審批同意后，到財務(wù)部報銷.在接待過程中，因臨時需要購買的物品(如煙、茶及有關(guān)物品），必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或辦公室主任同意后方可購買。對接待人員要求注重儀容儀表，規(guī)范著裝,舉止大方。熱情周到，以禮相待,一視同仁,遵章守紀(jì)．接待程序(一)制訂接待方案接待對口部門應(yīng)主動向辦公室提供有關(guān)活動的性質(zhì)、目的、特點、程序,以及賓客的基本情況，如性別、年齡、職務(wù)、生活有無特殊要求等信息，辦公室圍繞活動總體目標(biāo)，制定出可行性的接待方案.制訂接待方案應(yīng)注意以下事項:接待計劃內(nèi)容應(yīng)盡量詳細(xì)周密。日程安排要體現(xiàn)出高效率、快節(jié)奏。主要內(nèi)容應(yīng)包括:食宿地點和標(biāo)準(zhǔn)、活動日程、禮儀安排、陪同人員、交通用車、宣傳報導(dǎo)等。（二)接待方案實施前期準(zhǔn)備工作辦公室制訂接待方案，報總經(jīng)理批準(zhǔn)后，組織實施。明確參加人員。辦公室視接待需要確定參加人員,如需其他部門相關(guān)人員參加,則通知部門負(fù)責(zé)人,由其落實本部門參加人員。分配接待任務(wù)。召集參與接待工作的全體人員，將任務(wù)逐項分配,把責(zé)任落實到人。同時把接待日程表(見附件３)印發(fā)給有關(guān)人員，便于提前準(zhǔn)備，相互協(xié)同配合.辦公室要在賓客到達(dá)前，檢查落實接待各環(huán)節(jié)安排情況,發(fā)現(xiàn)問題，及時糾正。（三）接待方案的實施迎接賓客。對一般來賓,由辦公室主任負(fù)責(zé),辦公室主任安排相關(guān)人員前往迎接;對上級領(lǐng)導(dǎo)和重要來賓,則由公司領(lǐng)導(dǎo)親往迎接，相關(guān)人員陪同。安排食宿。接待人員應(yīng)嚴(yán)格按照辦公室主任規(guī)定的食宿地點和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行安排.商定活動日程。住宿用餐安排妥后,接待人員應(yīng)與來客中的負(fù)責(zé)人商定活動日程，如需變動，在充分尊重來客意愿基礎(chǔ)上，對原定日程作適當(dāng)修改,并向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報,及時通知有關(guān)部門。組織活動.接待人員要按日程精心安排組織各項活動，預(yù)訂返程車（機(jī)、船)票。收尾工作.有關(guān)部門要協(xié)助辦公室做好接待后的收尾工作。包括向客人征詢意見，把訂好的返程車(機(jī)、船）票交給客人,請客人辦理有關(guān)離開手續(xù),確定離開住地時間,安排交通工具、送站，結(jié)算各種帳目等。(四）接待過程中應(yīng)注意的事項：在接待過程中，有關(guān)各方既要必須嚴(yán)格按照接待方案行事，又要及時妥善地彌補接待方案中難免出現(xiàn)的疏漏，機(jī)動靈活地處理接待工作中可能出現(xiàn)的各種變化,保證接待工作的順利進(jìn)行。第四章禮儀活動類型及接待要求禮儀活動是接待工作的一種重要類型,從形式上分,主要有慶典儀式、開幕儀式、簽字儀式、頒獎儀式、招待會、茶話會、宴會、文藝晚會等。對于重要的禮儀活動，辦公室要全力以赴,統(tǒng)一規(guī)劃，統(tǒng)籌安排。對一段時間內(nèi)各部門、各類型的禮儀活動,歸口匯總，全面掌握，分出輕重緩急，提出計劃建議,報總經(jīng)理批準(zhǔn)后實施。辦公室統(tǒng)一組織，有關(guān)部門按分工完成各自職責(zé)，對“結(jié)合部"和有分歧的問題，辦公室及時牽頭,組織協(xié)調(diào)。在禮儀活動進(jìn)行中,各部門必須按既定方案辦理。如遇特殊情況或出現(xiàn)意外問題,必須及時上報,按活動指揮者意圖處理。對于由關(guān)系單位主辦的禮儀活動,辦公室應(yīng)當(dāng)圍繞公司領(lǐng)導(dǎo)需要,做好服務(wù)工作。一是了解有關(guān)活動信息（如規(guī)格、形式、內(nèi)容、時間、地點、參加人數(shù)、背景材料，尤其是與公司的關(guān)系等)；二是與主辦方加強(qiáng)聯(lián)系，向領(lǐng)導(dǎo)及時匯報動態(tài)信息；三是陪同公司領(lǐng)導(dǎo)參加活動,及時完成臨時交辦的任務(wù)．第五章附則本制度自頒布之日起實施,由辦公室負(fù)責(zé)解釋和修訂。附件:附件１:《接待申請單》_____＿_(dá)＿