企業(yè)會(huì)議系統(tǒng)化管理操作規(guī)范及會(huì)議記錄表模板一、適用范圍與典型場景本規(guī)范及模板適用于各類企業(yè)（含國企、民企、外企）、事業(yè)單位及團(tuán)隊(duì)組織的內(nèi)部會(huì)議管理，涵蓋戰(zhàn)略規(guī)劃、部門協(xié)同、項(xiàng)目推進(jìn)、問題解決、決策制定等典型場景。無論是周期性例會(huì)（如周例會(huì)、月度總結(jié)會(huì)）還是臨時(shí)性專題會(huì)議（如項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)、風(fēng)險(xiǎn)研討會(huì)），均可通過系統(tǒng)化流程保證會(huì)議高效、目標(biāo)明確、成果可追溯。規(guī)范尤其適用于參會(huì)人數(shù)較多（跨部門/跨層級）、議題復(fù)雜或需形成明確行動(dòng)項(xiàng)的會(huì)議場景，避免會(huì)議流于形式或責(zé)任不清。二、系統(tǒng)化會(huì)議管理全流程操作指引會(huì)議管理分為“會(huì)前準(zhǔn)備—會(huì)中執(zhí)行—會(huì)后跟進(jìn)”三個(gè)核心階段，各階段需嚴(yán)格遵循以下步驟：（一）會(huì)前準(zhǔn)備：明確目標(biāo)與基礎(chǔ)保障發(fā)起會(huì)議申請會(huì)議發(fā)起人（通常為部門負(fù)責(zé)人或項(xiàng)目主導(dǎo)人）需明確會(huì)議核心目標(biāo)（如“確定Q3產(chǎn)品上線計(jì)劃”“解決跨部門協(xié)作效率問題”），判斷是否必須召開會(huì)議（可郵件/即時(shí)通訊解決的議題無需開會(huì)）。填寫《會(huì)議申請表》（含會(huì)議名稱、類型、目標(biāo)、建議時(shí)間/地點(diǎn)、預(yù)計(jì)參會(huì)人員、核心議題），提前3個(gè)工作日提交至部門負(fù)責(zé)人審批（緊急會(huì)議可縮短至1個(gè)工作日，需注明“緊急”原因）。確認(rèn)議題與議程發(fā)起人收集各相關(guān)方議題，合并同類項(xiàng)后篩選出與會(huì)議目標(biāo)直接相關(guān)的核心議題（建議不超過5個(gè)，避免議題分散），按優(yōu)先級排序形成《會(huì)議議程》。議程需明確每個(gè)議題的討論目標(biāo)、預(yù)計(jì)時(shí)長（總時(shí)長建議控制在90分鐘內(nèi)，超長會(huì)議需設(shè)置中場休息），并提前1個(gè)工作日隨會(huì)議通知同步下發(fā)。通知參會(huì)人員與準(zhǔn)備材料通過企業(yè)通訊工具（如釘釘、企業(yè)）發(fā)送正式會(huì)議通知，內(nèi)容需包含：會(huì)議名稱、時(shí)間（精確到分鐘，含開始/結(jié)束時(shí)間）、地點(diǎn)（線上會(huì)議需提供會(huì)議、密碼及參會(huì)指南）、議程、需提前審閱的材料（如項(xiàng)目報(bào)告、數(shù)據(jù)報(bào)表）及“請?zhí)崆?0分鐘到場/進(jìn)入會(huì)議室”的要求。發(fā)起人需提前確認(rèn)參會(huì)人員availability（避免關(guān)鍵人員缺席），若需調(diào)整時(shí)間需至少提前1個(gè)工作日與各方協(xié)商。會(huì)議材料需提前1個(gè)工作日分發(fā)，標(biāo)注“請?zhí)崆伴喿x并準(zhǔn)備意見”，涉及敏感信息的材料需加密并設(shè)置查閱權(quán)限。場地與設(shè)備準(zhǔn)備（線下會(huì)議）預(yù)訂符合參會(huì)人數(shù)的會(huì)議室（保證安靜、無干擾），提前測試投影儀、麥克風(fēng)、空調(diào)、網(wǎng)絡(luò)等設(shè)備，準(zhǔn)備白板、馬克筆、便簽紙、會(huì)議簽到表等物資。線上會(huì)議需提前測試會(huì)議軟件功能（如屏幕共享、錄制、分組討論），保證參會(huì)人員熟悉操作流程。（二）會(huì)中執(zhí)行：聚焦目標(biāo)與高效決策簽到與開場（0-10分鐘）會(huì)議開始前5分鐘開放簽到（線下會(huì)議在簽到表簽字，線上會(huì)議開啟“簽到”功能），記錄遲到/缺席人員及原因（會(huì)后由發(fā)起人跟進(jìn)未參會(huì)人員是否需補(bǔ)會(huì)）。主持人（通常為會(huì)議發(fā)起人或指定負(fù)責(zé)人）準(zhǔn)時(shí)開場，明確會(huì)議目標(biāo)、議程及時(shí)長規(guī)則（如“每個(gè)議題嚴(yán)格按控制時(shí)間討論，超時(shí)將提醒轉(zhuǎn)入下一項(xiàng)”），強(qiáng)調(diào)會(huì)議紀(jì)律（關(guān)閉手機(jī)靜音、避免無關(guān)發(fā)言、聚焦問題解決）。按議程推進(jìn)討論（10-80分鐘）主持人按議程逐項(xiàng)引導(dǎo)討論，保證每個(gè)議題圍繞“目標(biāo)—現(xiàn)狀—問題—方案”的邏輯展開，避免跑題或陷入細(xì)節(jié)爭論。指定專人擔(dān)任記錄人（建議由發(fā)起人助理或項(xiàng)目組成員擔(dān)任），實(shí)時(shí)記錄討論要點(diǎn)、關(guān)鍵數(shù)據(jù)、不同意見及初步結(jié)論，重點(diǎn)標(biāo)注“待確認(rèn)事項(xiàng)”“爭議點(diǎn)”及“行動(dòng)項(xiàng)雛形”。發(fā)言需有序，鼓勵(lì)跨部門人員參與（如“請*總監(jiān)從市場角度補(bǔ)充意見”），對復(fù)雜議題可設(shè)置“自由發(fā)言+總結(jié)發(fā)言”環(huán)節(jié)（如每人發(fā)言不超過2分鐘，最后由指定人員總結(jié)共識）。確認(rèn)決議與行動(dòng)項(xiàng)（80-90分鐘）每個(gè)議題討論結(jié)束后，主持人需總結(jié)共識，明確“是否形成決議”“決議內(nèi)容是什么”，對存在分歧的議題，記錄“主要分歧點(diǎn)”及“下一步行動(dòng)”（如“需補(bǔ)充數(shù)據(jù)后再次討論”）。集中梳理會(huì)議形成的所有行動(dòng)項(xiàng)（ActionItem），明確“任務(wù)描述”“負(fù)責(zé)人”（需具體到人，避免“相關(guān)部門負(fù)責(zé)”）、“完成時(shí)限”（精確到日期，如“2024年8月15日前”）及“所需資源/支持”（如“需*部門提供數(shù)據(jù)接口”），記錄人同步填寫《行動(dòng)項(xiàng)跟蹤表》（見附件）。會(huì)議結(jié)束前，主持人簡要回顧會(huì)議成果（決議+行動(dòng)項(xiàng)），確認(rèn)所有參會(huì)人員對任務(wù)無異議，明確“會(huì)后1個(gè)工作日內(nèi)分發(fā)會(huì)議記錄”。（三）會(huì)后跟進(jìn)：落地執(zhí)行與閉環(huán)管理整理與分發(fā)會(huì)議記錄記錄人需在會(huì)后24小時(shí)內(nèi)完成《會(huì)議記錄表》整理，內(nèi)容需包含：會(huì)議基本信息、議程完成情況、討論要點(diǎn)（客觀記錄，不刪減關(guān)鍵分歧）、決議事項(xiàng)、行動(dòng)項(xiàng)（負(fù)責(zé)人/時(shí)限/資源）、附件（如演示文稿、數(shù)據(jù)圖表）。會(huì)議記錄經(jīng)主持人審核確認(rèn)（保證無遺漏、無歧義）后，于次日12:00前通過企業(yè)通訊工具分發(fā)給所有參會(huì)人員及需知會(huì)的相關(guān)方（如抄送部門負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目干系人），標(biāo)注“請查收，如有異議請?jiān)?個(gè)工作日內(nèi)反饋”。行動(dòng)項(xiàng)跟蹤與反饋發(fā)起人或指定專人作為“行動(dòng)項(xiàng)跟蹤人”，在收到會(huì)議記錄后1個(gè)工作日內(nèi)更新《行動(dòng)項(xiàng)跟蹤表》，明確各任務(wù)狀態(tài)（“待開始”“進(jìn)行中”“已完成”“延期”），每周通過郵件或項(xiàng)目管理工具（如Teambition、飛書項(xiàng)目）向負(fù)責(zé)人及參會(huì)人員同步進(jìn)展。行動(dòng)項(xiàng)負(fù)責(zé)人需按時(shí)反饋任務(wù)完成情況（如遇延期需提前1天說明原因及預(yù)計(jì)完成時(shí)間），跟蹤人需對超期任務(wù)進(jìn)行重點(diǎn)催辦，必要時(shí)協(xié)調(diào)資源支持。資料歸檔與復(fù)盤優(yōu)化會(huì)議記錄、行動(dòng)項(xiàng)跟蹤表、相關(guān)材料等需在會(huì)議結(jié)束后3個(gè)工作日內(nèi)歸檔至企業(yè)共享文件夾（按“年份-月份-會(huì)議類型”分類命名，如“2024-08-戰(zhàn)略規(guī)劃會(huì)”），保存期限不少于2年（涉及重大決策的需保存5年以上）。每季度/半年度，部門負(fù)責(zé)人可組織會(huì)議管理復(fù)盤，分析會(huì)議效率（如議題達(dá)成率、行動(dòng)項(xiàng)按時(shí)完成率）、常見問題（如跑題、材料準(zhǔn)備不足）及優(yōu)化方向（如調(diào)整議程時(shí)長、優(yōu)化工具使用），持續(xù)提升會(huì)議質(zhì)量。三、標(biāo)準(zhǔn)化會(huì)議記錄表模板及填寫說明（一）會(huì)議記錄表模板會(huì)議基本信息會(huì)議名稱會(huì)議類型□例會(huì)□專題會(huì)□決策會(huì)□啟動(dòng)會(huì)□其他______會(huì)議時(shí)間____年__月日:-:__會(huì)議地點(diǎn)□線下會(huì)議室______□線上會(huì)議（：______）主持人*經(jīng)理記錄人*助理參會(huì)人員總監(jiān)、主管、專員、工程師（共__人）缺席人員*主管（原因：______）會(huì)議議程1.議題一：______（負(fù)責(zé)人：總監(jiān)，時(shí)長：20分鐘）2.議題二：______（負(fù)責(zé)人：主管，時(shí)長：30分鐘）3.議題三：______（負(fù)責(zé)人：*專員，時(shí)長：25分鐘）會(huì)議內(nèi)容記錄議題一：______?討論要點(diǎn)：______（如：當(dāng)前項(xiàng)目進(jìn)度滯后原因分析，工程師提出“資源不足”，總監(jiān)補(bǔ)充“需求變更頻繁”）?關(guān)鍵數(shù)據(jù)：______（如：項(xiàng)目延期5天，已投入成本超預(yù)算10%）?分歧點(diǎn)：______（如：主管認(rèn)為“需增加人力”，總監(jiān)認(rèn)為“應(yīng)優(yōu)先凍結(jié)需求變更”）?初步結(jié)論：______（如：本周內(nèi)完成需求變更流程優(yōu)化，同時(shí)申請2名開發(fā)人員支援）議題二：______?討論要點(diǎn)：______?關(guān)鍵數(shù)據(jù)：______?分歧點(diǎn)：______?初步結(jié)論：______議題三：______?討論要點(diǎn)：______?關(guān)鍵數(shù)據(jù)：______?分歧點(diǎn)：______?初步結(jié)論：______會(huì)議決議與行動(dòng)項(xiàng)序號決議事項(xiàng)/任務(wù)描述負(fù)責(zé)人完成時(shí)限1優(yōu)化需求變更流程，制定《變更審批規(guī)范》*主管2024-08-10前2申請?jiān)黾?名開發(fā)人員，由*總監(jiān)協(xié)調(diào)*總監(jiān)2024-08-05前3每周五17:00前更新項(xiàng)目進(jìn)度表，同步全員*專員每周持續(xù)會(huì)議總結(jié)主要成果□形成_項(xiàng)決議□明確項(xiàng)行動(dòng)項(xiàng)□解決_個(gè)關(guān)鍵問題□其他：__待解決問題□需求變更流程需法務(wù)部確認(rèn)□新招聘人員到崗時(shí)間待定□其他：______下次會(huì)議安排□時(shí)間：____年_月日□議題：___□主持人：______附件（如：Q3產(chǎn)品計(jì)劃PPT、項(xiàng)目進(jìn)度表、需求變更流程初稿等）簽字欄主持人簽字：____________記錄人簽字：____________日期：____年__月__日（二）填寫說明會(huì)議基本信息：會(huì)議名稱需體現(xiàn)核心內(nèi)容（如“2024年Q3產(chǎn)品上線推進(jìn)會(huì)”），會(huì)議類型勾選即可，參會(huì)人員需列出全名（用*代替）。會(huì)議內(nèi)容記錄：按議程逐項(xiàng)填寫，討論要點(diǎn)需客觀記錄不同觀點(diǎn)（避免主觀評價(jià)），關(guān)鍵數(shù)據(jù)需準(zhǔn)確（如金額、百分比、時(shí)間節(jié)點(diǎn)），分歧點(diǎn)需明確各方立場。會(huì)議決議與行動(dòng)項(xiàng)：決議事項(xiàng)需簡潔明確（如“通過《變更審批規(guī)范》”），行動(dòng)項(xiàng)需符合“SMART原則”（具體、可衡量、可實(shí)現(xiàn)、相關(guān)性、時(shí)限性），負(fù)責(zé)人需為具體個(gè)人，避免“相關(guān)部門”“團(tuán)隊(duì)”等模糊表述。會(huì)議總結(jié)：主要成果需量化（如“形成3項(xiàng)決議，明確5項(xiàng)行動(dòng)項(xiàng)”），待解決問題需注明后續(xù)跟進(jìn)人，下次會(huì)議安排需明確（若未定可寫“待定，由*經(jīng)理另行通知”）。四、關(guān)鍵注意事項(xiàng)與風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避會(huì)前：避免“為開會(huì)而開會(huì)”嚴(yán)格評估會(huì)議必要性：若可通過郵件/即時(shí)通訊同步信息（如周進(jìn)度通報(bào)），則無需召開會(huì)議；若議題需深度討論或現(xiàn)場決策，再組織會(huì)議。議題聚焦：提前合并或刪減無關(guān)議題，保證每個(gè)議題均有明確目標(biāo)（如“確定方案”而非“討論方案”），避免“大而全”的冗長會(huì)議。會(huì)中：控制節(jié)奏與紀(jì)律主持人需嚴(yán)格把控時(shí)間，對超時(shí)議題可引導(dǎo)“暫停討論，會(huì)后單獨(dú)溝通”，避免因單個(gè)議題拖延整體進(jìn)度。記錄人需實(shí)時(shí)記錄，重點(diǎn)捕捉“決議”和“行動(dòng)項(xiàng)”，而非逐字記錄發(fā)言（可通過錄音輔助，但需提前告知參會(huì)人員并征得同意）。會(huì)后：保證行動(dòng)項(xiàng)落地行動(dòng)項(xiàng)跟蹤人需定期（如每周/每3天）同步進(jìn)展，對超期任務(wù)及時(shí)預(yù)警，避免“議而不決、決而不行”。會(huì)