固定資產(chǎn)登記與管理全流程記錄模板一、模板適用范圍與典型應(yīng)用場景本模板適用于各類企事業(yè)單位、機關(guān)、社會團體等組織（以下簡稱“單位”）的固定資產(chǎn)全生命周期管理，覆蓋資產(chǎn)從申購、采購、入庫、領(lǐng)用、使用、轉(zhuǎn)移、維護、盤點到報廢處置的完整流程。典型應(yīng)用場景包括：企業(yè)新增固定資產(chǎn)（如辦公設(shè)備、生產(chǎn)設(shè)備、運輸工具等）的規(guī)范化登記；事業(yè)單位教學(xué)科研儀器設(shè)備的日常管理與追溯；多部門間資產(chǎn)調(diào)撥、人員變動導(dǎo)致的資產(chǎn)權(quán)屬變更記錄；年度/季度固定資產(chǎn)盤點與賬實核對；報廢資產(chǎn)處置審批與殘值回收管理。二、固定資產(chǎn)管理全流程操作指引（一）資產(chǎn)申購與審批操作目標(biāo)：規(guī)范新增資產(chǎn)需求提報，保證采購合理性與預(yù)算可控性。操作步驟：需求發(fā)起：使用部門根據(jù)工作需要，填寫《固定資產(chǎn)申購單》（見表1），注明資產(chǎn)名稱、規(guī)格型號、預(yù)估數(shù)量、用途、預(yù)算金額、到貨時間等信息，部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。預(yù)算審核：財務(wù)部門對申購預(yù)算進行合規(guī)性審核，重點核查是否超年度預(yù)算、預(yù)算科目是否正確，審核通過后簽署意見。審批決策：根據(jù)單位授權(quán)制度，由不同層級領(lǐng)導(dǎo)審批（如：單次采購金額≤5000元，由部門負(fù)責(zé)人審批；5000元＜金額≤50000元，由分管領(lǐng)導(dǎo)審批；金額＞50000元，由總經(jīng)理/單位負(fù)責(zé)人審批）。結(jié)果反饋：審批通過后，將《固定資產(chǎn)申購單》復(fù)印件反饋至申購部門；未通過的，注明原因退回修改。（二）資產(chǎn)采購與驗收操作目標(biāo)：保證采購資產(chǎn)符合申購要求，質(zhì)量與數(shù)量無誤后正式入庫。操作步驟：采購執(zhí)行：采購部門根據(jù)審批通過的《固定資產(chǎn)申購單》，通過公開招標(biāo)、詢價比價或定點供應(yīng)商采購等方式完成采購，保留采購合同、發(fā)票、送貨單等原始憑證。到貨驗收：資產(chǎn)到貨后，由使用部門、采購部門、行政/后勤部門（或資產(chǎn)管理部門）共同驗收：核對資產(chǎn)名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、生產(chǎn)廠家、出廠日期是否與申購單一致；檢查資產(chǎn)外觀是否完好、配件是否齊全（如設(shè)備需隨機附帶說明書、保修卡等）；對技術(shù)性較強的資產(chǎn)（如電子設(shè)備、儀器），可邀請專業(yè)人員測試功能是否達標(biāo)。驗收確認(rèn)：驗收合格后，三方在《固定資產(chǎn)驗收單》（見表2）上簽字確認(rèn)；不合格的，由采購部門聯(lián)系供應(yīng)商退換貨，直至驗收合格。（三）資產(chǎn)入庫與建賬操作目標(biāo)：完成資產(chǎn)信息登記，建立固定資產(chǎn)臺賬，實現(xiàn)“一物一碼”管理。操作步驟：信息錄入：資產(chǎn)管理部門根據(jù)《固定資產(chǎn)驗收單》和發(fā)票信息，在《固定資產(chǎn)臺賬》（見表3）中登記資產(chǎn)編號（唯一編碼，規(guī)則建議：年份+部門代碼+資產(chǎn)類別+流水號，如“2024-CB-001-001”）、資產(chǎn)名稱、規(guī)格型號、單位、數(shù)量、原值、入賬日期、使用部門、責(zé)任人、存放地點、供應(yīng)商、保修期限等信息。標(biāo)簽粘貼：為每項資產(chǎn)粘貼固定資產(chǎn)標(biāo)簽（標(biāo)簽包含資產(chǎn)編號、名稱、入賬日期），標(biāo)簽位置應(yīng)醒目且不易損壞（如設(shè)備機身、辦公桌抽屜內(nèi)側(cè)等）。財務(wù)對接：將《固定資產(chǎn)驗收單》《固定資產(chǎn)臺賬》復(fù)印件提交財務(wù)部門，財務(wù)部門據(jù)此進行固定資產(chǎn)賬務(wù)處理，建立固定資產(chǎn)明細(xì)賬。（四）資產(chǎn)領(lǐng)用與轉(zhuǎn)移操作目標(biāo)：明確資產(chǎn)使用責(zé)任人，規(guī)范資產(chǎn)內(nèi)部調(diào)撥流程，防止資產(chǎn)流失。操作步驟：領(lǐng)用登記：使用部門需領(lǐng)用資產(chǎn)時，由經(jīng)辦人填寫《固定資產(chǎn)領(lǐng)用/轉(zhuǎn)移申請表》（見表4），注明資產(chǎn)編號、名稱、領(lǐng)用用途、領(lǐng)用人、領(lǐng)用日期等信息，部門負(fù)責(zé)人簽字后交資產(chǎn)管理部門審批。發(fā)放與簽收：資產(chǎn)管理部門審核通過后，從庫房發(fā)放資產(chǎn)，領(lǐng)用人在《固定資產(chǎn)領(lǐng)用/轉(zhuǎn)移申請表》上簽字確認(rèn)，同時更新《固定資產(chǎn)臺賬》中的“使用部門”“責(zé)任人”“存放地點”等信息。內(nèi)部轉(zhuǎn)移：資產(chǎn)在部門間調(diào)撥或責(zé)任人變動時，原使用部門需提前填寫《固定資產(chǎn)領(lǐng)用/轉(zhuǎn)移申請表》，注明轉(zhuǎn)出部門、轉(zhuǎn)入部門、原責(zé)任人、新責(zé)任人等信息，雙方部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后交資產(chǎn)管理部門備案，同步更新臺賬信息。（五）資產(chǎn)盤點與清查操作目標(biāo)：定期核對資產(chǎn)實物與臺賬信息，保證賬實相符，及時發(fā)覺并處理盤盈、盤虧問題。操作步驟：制定計劃：資產(chǎn)管理部門每年至少組織1次全面盤點，季度可進行重點抽查；盤點前制定盤點計劃，明確時間、范圍、參與人員（資產(chǎn)管理部門、財務(wù)部門、使用部門代表）。實物清點：盤點人員對照《固定資產(chǎn)臺賬》，逐項核對資產(chǎn)編號、名稱、數(shù)量、存放地點、使用狀態(tài)（在用、閑置、維修、報廢等），填寫《固定資產(chǎn)盤點表》（見表5），記錄盤點結(jié)果（賬實相符、盤盈、盤虧）。差異處理：對盤盈、盤虧資產(chǎn)，使用部門需在3個工作日內(nèi)提交《固定資產(chǎn)盤盈/盤虧說明表》（見表6），注明原因（如盤盈需說明來源，盤虧需說明是否丟失、損壞等）；資產(chǎn)管理部門會同財務(wù)部門核實原因，報單位領(lǐng)導(dǎo)審批后，進行臺賬調(diào)整（盤盈資產(chǎn)需補辦入庫手續(xù)，盤虧資產(chǎn)需明確責(zé)任）。報告編制：盤點結(jié)束后，編制《固定資產(chǎn)盤點報告》，匯總盤點結(jié)果、差異處理情況及改進建議，報單位管理層審閱。（六）資產(chǎn)維護與保養(yǎng)操作目標(biāo)：延長資產(chǎn)使用壽命，保證資產(chǎn)正常運行，降低維修成本。操作步驟：日常維護：使用人為資產(chǎn)日常保養(yǎng)第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)清潔、簡單檢查（如電腦除塵、設(shè)備潤滑等），發(fā)覺異常及時報修。專業(yè)維修：資產(chǎn)出現(xiàn)故障時，使用部門填寫《固定資產(chǎn)維修申請表》（見表7），注明故障現(xiàn)象、維修原因、維修要求等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后交資產(chǎn)管理部門協(xié)調(diào)維修（保修期內(nèi)聯(lián)系供應(yīng)商，保修期外委托第三方維修）。記錄歸檔：維修完成后，維修方提供維修報告（含故障原因、更換配件、維修費用等），資產(chǎn)管理部門在《固定資產(chǎn)臺賬》中更新“維修記錄”，并將《維修申請表》《維修報告》歸檔保存。（七）資產(chǎn)報廢與處置操作目標(biāo)：規(guī)范報廢資產(chǎn)處置流程，保證殘值回收合規(guī)，避免資產(chǎn)閑置浪費。操作步驟：報廢申請：使用部門對達到使用年限（如電子設(shè)備5年、辦公家具8年等）、無法修復(fù)或技術(shù)淘汰的資產(chǎn)，填寫《固定資產(chǎn)報廢處置申請表》（見表8），注明資產(chǎn)編號、名稱、報廢原因（如損壞無法修復(fù)、技術(shù)淘汰等）、原值、已使用年限、預(yù)估殘值等信息，附技術(shù)鑒定意見（如需）。審批審核：資產(chǎn)管理部門會同財務(wù)部門對報廢資產(chǎn)進行技術(shù)鑒定和價值評估，確認(rèn)符合報廢條件后，按審批權(quán)限報單位領(lǐng)導(dǎo)審批（金額較大或重要資產(chǎn)需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)班子集體研究）。處置執(zhí)行：審批通過后，由資產(chǎn)管理部門公開處置報廢資產(chǎn)（如通過拍賣、報廢回收公司變賣），保留處置合同、收款憑證等資料；涉及涉密資產(chǎn)（如涉密電腦）的，需按保密規(guī)定銷毀。賬務(wù)核銷：處置完成后，資產(chǎn)管理部門更新《固定資產(chǎn)臺賬》，標(biāo)注“已報廢”狀態(tài)，并將《報廢處置申請表》、處置憑證等提交財務(wù)部門進行賬務(wù)核銷，保證賬實、賬證、賬賬一致。三、核心流程配套表格模板表1：固定資產(chǎn)申購單申購部門申購日期年月日資產(chǎn)名稱規(guī)格型號單位數(shù)量預(yù)估單價（元）預(yù)估總價（元）資金來源到貨時間需求申購用途（詳細(xì)說明）部門負(fù)責(zé)人簽字：日期：財務(wù)部門審核意見：審核人：日期：審批領(lǐng)導(dǎo)意見：（根據(jù)金額填寫對應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)簽字）日期：表2：固定資產(chǎn)驗收單驗收日期年月日資產(chǎn)編號資產(chǎn)名稱規(guī)格型號數(shù)量供應(yīng)商驗收項目驗收結(jié)果（√合格×不合格）備注名稱與規(guī)格型號是否一致數(shù)量是否與申購單一致外觀是否完好、無損壞配件/說明書/保修卡是否齊全功能測試是否達標(biāo)（如需）使用部門驗收人：采購部門驗收人：資產(chǎn)管理部門驗收人：日期：日期：日期：表3：固定資產(chǎn)臺賬（部分示例）資產(chǎn)編號資產(chǎn)名稱規(guī)格型號單位數(shù)量原值（元）入賬日期使用部門責(zé)任人存放地點供應(yīng)商保修期限使用狀態(tài)維修記錄備注2024-CB-001-001聯(lián)想ThinkPad筆記本T14臺160002024-03-01市場部*明辦公樓302室聯(lián)想代理商2027-03-01在用2024-07-15：更換鍵盤，費用200元2024-SC-002-001數(shù)控機床XK714臺11500002024-05-10生產(chǎn)車間*強車間A區(qū)某機床廠2029-05-10在用表4：固定資產(chǎn)領(lǐng)用/轉(zhuǎn)移申請表申請部門申請人申請日期年月日資產(chǎn)編號資產(chǎn)名稱規(guī)格型號領(lǐng)用/轉(zhuǎn)移類型□領(lǐng)用□部門間轉(zhuǎn)移□責(zé)任人變更數(shù)量原使用部門原責(zé)任人轉(zhuǎn)入部門/新責(zé)任人領(lǐng)用/轉(zhuǎn)移原因（詳細(xì)說明）部門負(fù)責(zé)人簽字：日期：資產(chǎn)管理部門審批意見：審批人：日期：備注：表5：固定資產(chǎn)盤點表盤點部門盤點日期年月日盤點人資產(chǎn)編號資產(chǎn)名稱規(guī)格型號賬面數(shù)量實盤數(shù)量盤盈/盤虧數(shù)量2024-CB-001-001聯(lián)想ThinkPad筆記本T141102024-SC-002-002打印機HP102010-1盤點結(jié)果確認(rèn)：使用部門負(fù)責(zé)人簽字：資產(chǎn)管理部門負(fù)責(zé)人簽字：財務(wù)部門負(fù)責(zé)人簽字：日期：日期：日期：日期：表6：固定資產(chǎn)盤盈/盤虧說明表部門日期年月日資產(chǎn)編號資產(chǎn)名稱規(guī)格型號盤盈/盤虧類型數(shù)量估計價值（元）原因說明（詳細(xì)描述）部門負(fù)責(zé)人簽字：日期：資產(chǎn)管理部門核實意見：負(fù)責(zé)人簽字：日期：財務(wù)部門審核意見：負(fù)責(zé)人簽字：日期：單位領(lǐng)導(dǎo)審批意見：簽字：日期：表7：固定資產(chǎn)維修申請表申請部門申請人申請日期年月日資產(chǎn)編號資產(chǎn)名稱規(guī)格型號故障現(xiàn)象（詳細(xì)描述）維修原因□正常故障□人為損壞□其他：預(yù)估維修費用（元）是否在保修期內(nèi)□是□否保修期至年月日部門負(fù)責(zé)人簽字：日期：資產(chǎn)管理部門處理意見：審批人：日期：維修結(jié)果記錄：維修單位：維修費用（元）：維修日期：維修人：驗收人簽字：日期：表8：固定資產(chǎn)報廢處置申請表申請部門申請人申請日期年月日資產(chǎn)編號資產(chǎn)名稱規(guī)格型號數(shù)量原值（元）已使用年限報廢原因□達到使用年限□嚴(yán)重?fù)p壞無法修復(fù)□技術(shù)淘汰□其他：預(yù)估殘值（元）技術(shù)鑒定意見（如需）：部門負(fù)責(zé)人簽字：日期：資產(chǎn)管理部門審核意見：負(fù)責(zé)人簽字：日期：財務(wù)部門審核意見：負(fù)責(zé)人簽字：日期：單位領(lǐng)導(dǎo)審批意見：（根據(jù)金額填寫對應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)簽字）日期：處置結(jié)果：處置方式：□拍賣□回收公司變賣□銷毀（涉密資產(chǎn)）處置金額（元）：處置日期：經(jīng)辦人：備注：四、使用過程中的關(guān)鍵管理要點（一）保證信息準(zhǔn)確性與完整性資產(chǎn)編號需唯一且終身不變，嚴(yán)禁重復(fù)或漏編；《固定資產(chǎn)臺賬》信息（如責(zé)任人、存放地點、使用狀態(tài)）需實時更新，做到“變動即更新”；采購合同、發(fā)票、驗收單、維修記錄等原始憑證需分類歸檔，保存期限不少于資產(chǎn)報廢后5年。（二）明確責(zé)任到人使用部門為資產(chǎn)使用與保管的第一責(zé)任部門，部門負(fù)責(zé)人對本部門資產(chǎn)負(fù)管理責(zé)任；資產(chǎn)使用人需妥善保管所使用資產(chǎn)，嚴(yán)禁私自轉(zhuǎn)借、拆卸、改裝或違規(guī)處置；資產(chǎn)管理部門負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、臺賬維護與流程監(jiān)督，財務(wù)部門負(fù)責(zé)賬務(wù)核算與價值管理。（三）嚴(yán)格執(zhí)行盤點制度盤點需“見物盤物、見賬盤賬”，嚴(yán)禁漏盤、錯盤，重點核查高價值資產(chǎn)、易丟失資產(chǎn)（如筆記本電腦、相機）；對盤盈資產(chǎn)需及時查明來源并補辦入庫手續(xù)，對盤虧資產(chǎn)需追