行政管理文件歸檔與文檔管理制度一、制度目的與適用范圍為規(guī)范公司行政管理文件的歸檔、保管及利用工作，保證文件資料的完整性、安全性和可追溯性，提高行政管理效率，防范文件丟失、泄密等風險，特制定本制度。本制度適用于公司總部及各部門在行政管理活動中形成、處理和保存的各類紙質(zhì)文件、電子文件及聲像資料，涵蓋文件從形成到歸檔、保管、利用、銷毀的全生命周期管理。二、職責分工（一）行政部負責本制度的制定、修訂、解釋及監(jiān)督執(zhí)行；統(tǒng)籌公司行政管理文件的歸檔指導、檢查與驗收工作；負責公司層面重要行政管理檔案（如年度工作計劃、規(guī)章制度、對外合同等）的集中保管與利用服務(wù)；組織開展檔案管理培訓，提升各部門檔案管理意識與能力。（二）各部門各部門負責人為本部門文件歸檔第一責任人，需指定專人（兼職檔案管理員*專員）負責本部門文件的收集、整理、歸檔工作；嚴格按照本制度規(guī)定的歸檔范圍、分類標準及流程操作，保證文件歸檔及時、準確、完整；配合行政部開展檔案檢查與培訓，對發(fā)覺的問題及時整改。（三）檔案管理員（行政部）負責對接各部門的檔案移交工作，核對歸檔文件的完整性、規(guī)范性；對歸檔檔案進行分類、編目、登記、入庫保管，建立檔案臺賬；提供檔案查閱、復制服務(wù)，嚴格執(zhí)行檔案利用與保密規(guī)定；定期對檔案保管情況進行檢查，保證檔案安全（如防火、防潮、防蟲等）。三、文件歸檔范圍與分類標準（一）歸檔范圍行政管理文件包括但不限于以下類型：綜合管理類：公司年度/季度/月度工作計劃、總結(jié)、請示、報告；會議紀要、通知、通報、函件；公司章程、內(nèi)部管理制度、流程文件；印章使用申請與登記表；證照（營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書等）復印件及年檢資料。人事管理類：員工入職/離職手續(xù)、勞動合同、人事任免文件、獎懲記錄、培訓檔案、薪酬福利相關(guān)文件（如薪酬方案、社保繳納明細）。財務(wù)管理類：行政費用預(yù)算、報銷憑證、采購合同（非生產(chǎn)類）、固定資產(chǎn)臺賬、審計報告（行政管理部分）。后勤保障類：辦公用房租賃/裝修合同、車輛管理文件、辦公用品采購清單及驗收單、安全保衛(wèi)記錄、后勤服務(wù)協(xié)議。對外往來類：與部門、合作單位的往來函件、合作協(xié)議、項目申報材料及批復；客戶投訴處理記錄。特殊載體類：反映公司重要活動的照片、錄音、錄像（如年會、重要會議）、電子文檔（含郵件、OA系統(tǒng)審批記錄等）。（二）分類標準一級分類：按年度劃分，如“2023年度”“2024年度”；二級分類：按部門劃分，如“行政部”“人力資源部”“財務(wù)部”；三級分類：按文件類型劃分，如“綜合管理類-會議紀要”“人事管理類-勞動合同”；四級分類：按文件重要性或保管期限劃分，如“永久”“長期（10年）”“短期（5年）”。四、文件歸檔操作流程步驟一：文件形成與收集（責任部門：各部門）各部門在文件形成過程中，需保證內(nèi)容真實、格式規(guī)范（如標題明確、編號完整、簽字齊全），紙質(zhì)文件使用A4紙打印，電子文件采用通用格式（如PDF、Word）。部門兼職檔案管理員*專員于每月25日前收集本部門當月形成的各類行政管理文件，核對文件完整性（如正件、附件是否齊全），對缺失文件及時補充。步驟二：分類整理與編目（責任部門：各部門→行政部）分類排序：按“一級分類-二級分類-三級分類-四級分類”標準對文件排序，例如“2024年度-行政部-綜合管理類-會議紀要-永久”。編頁裝訂：紙質(zhì)文件以“件”為單位裝訂（左上角裝訂或使用夾子固定），每份文件編寫頁碼（正面右下角、背面左下角），空白頁不編頁碼；超過50頁的文件需加裝封面、卷內(nèi)目錄、備考表。填寫歸檔清單：按《行政管理文件歸檔移交清單》（模板見附件1）逐項填寫文件題名、文號、形成日期、頁數(shù)、保管期限等信息，保證與實際文件一致。步驟三：價值鑒定與期限確定（責任部門：各部門→行政部）部門負責人組織對文件進行價值鑒定，根據(jù)文件重要性、參考價值及法規(guī)要求確定保管期限：永久：公司章程、年度工作總結(jié)/計劃、重要合同、審計報告、任免文件等；長期（10年）：會議紀要、規(guī)章制度、薪酬方案、證照年檢資料等；短期（5年）：日常通知、報銷憑證、辦公用品采購清單等。對保管期限不確定的文件，由行政部組織相關(guān)部門會商后確定。步驟四：歸檔移交與接收（責任部門：各部門→行政部檔案管理員）每月28日前，部門兼職檔案管理員*專員將整理好的紙質(zhì)檔案及電子檔案（刻錄光盤或至指定檔案管理系統(tǒng)）移交至行政部檔案管理員；行政部檔案管理員核對檔案數(shù)量、分類、編目及保管期限，確認無誤后在《行政管理文件歸檔移交清單》上簽字接收，雙方各執(zhí)一份備查；電子檔案需同時提交《電子檔案移交清單》（格式參照紙質(zhì)清單，增加“文件大小、存儲路徑”字段），并保證電子文件與紙質(zhì)文件內(nèi)容一致。步驟五：入庫保管與維護（責任部門：行政部）紙質(zhì)檔案入庫前，行政部需對檔案柜進行清潔、消毒，按分類順序上架存放，并在檔案柜外標注分類標簽（如“2024年度-行政部”）；電子檔案存儲于公司指定的檔案服務(wù)器或云端，定期（每季度）進行備份，備份介質(zhì)需異地存放（如行政部辦公室與檔案室各存一份）；每季度末，行政部對檔案保管環(huán)境進行檢查（溫度14-24℃，濕度45-60%），及時修復破損文件，對受潮、蟲蛀檔案采取除濕、殺蟲措施。步驟六：查閱利用與歸還（責任部門：行政部→申請人）查閱申請：因工作需要查閱檔案的員工，需填寫《檔案查閱申請表》（模板見附件2），經(jīng)所在部門負責人簽字后，報行政部審批；涉密檔案需經(jīng)行政負責人*經(jīng)理簽字同意。查閱流程：檔案管理員核對申請表信息，與申請人共同查閱檔案，原則上僅限在檔案室閱覽；因特殊情況需借出檔案的，借閱期限不超過3個工作日，到期需及時歸還。登記與保密：檔案管理員需在《檔案查閱登記表》（模板見附件3）中記錄查閱人、查閱內(nèi)容、日期及用途，嚴禁涂改、勾畫、抽取、撤換檔案，嚴禁將檔案內(nèi)容泄露給無關(guān)人員。五、檔案鑒定與銷毀管理（一）鑒定組織對達到保管期限的檔案，由行政部牽頭，組織行政負責人、相關(guān)部門負責人及檔案管理員組成鑒定小組，對檔案進行價值重新評估，確認是否繼續(xù)保存或銷毀。（二）銷毀流程鑒定小組對擬銷毀檔案編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案名稱、檔號、數(shù)量、銷毀原因及保管期限；《檔案銷毀清冊》需經(jīng)行政負責人*經(jīng)理、總經(jīng)理簽字審批；銷毀時，由行政部檔案管理員與監(jiān)銷人（由行政部指定專人）共同執(zhí)行，保證檔案徹底銷毀（如碎紙?zhí)幚恚⒃凇稒n案銷毀清冊》上簽字確認；涉密檔案銷毀需報請公司保密辦公室備案，全程錄像存檔。六、監(jiān)督與責任追究行政部每半年對各部門文件歸檔情況進行檢查，檢查結(jié)果納入部門績效考核，對未按規(guī)定歸檔、歸檔不及時或檔案不完整的部門，責令限期整改并通報批評。因以下行為造成檔案丟失、損壞、泄密的，將追究相關(guān)人員責任：未及時收集、整理文件導致歸檔遺漏；擅自涂改、抽取、銷毀檔案；泄露檔案內(nèi)容或違規(guī)借出檔案；因保管不善導致檔案受潮、蟲蛀、遺失等。責任追究方式包括：警告、罰款、降薪、解除勞動合同，涉嫌違法的，依法追究法律責任。七、附則本制度由行政部負責解釋，自發(fā)布之日起施行；本制度如與國家相關(guān)法律法規(guī)沖突，以國家法規(guī)為準；各部門可根據(jù)本制度結(jié)合實際工作制定實施細則，報行政部備案。附件1：行政管理文件歸檔移交清單序號文件題名文號/編號形成日期形成部門頁數(shù)保管期限備注移交人接收人接收日期12024年度工作計劃*行字2024第01號2024-01-05行政部15永久2024-01-2523月辦公會議紀要*會紀2024第03號2024-03-15行政部8長期2024-03-28……………附件2：檔案查閱申請表申請人所在部門查閱事由文件名稱及檔號查閱用途查閱日期部門負責人意見行政部意見備注簽字：_________簽字：_________附件3：檔案查