公司采購流程規(guī)范及內部控制辦法前言在現(xiàn)代企業(yè)管理體系中，采購管理作為連接企業(yè)內部需求與外部資源的關鍵環(huán)節(jié)，其效率與規(guī)范性直接影響到企業(yè)的運營成本、產(chǎn)品質量乃至整體競爭力。科學的采購流程規(guī)范是提升效率、保障供應的基礎，而嚴密的內部控制則是防范風險、確保廉潔的屏障。為進一步優(yōu)化公司資源配置，降低運營風險，提高采購活動的透明度與合規(guī)性，特制定本辦法，旨在為公司各項采購行為提供清晰指引與堅實保障。第一章總則1.1目的與依據(jù)本辦法旨在規(guī)范公司采購行為，明確各部門在采購活動中的職責與權限，建立健全采購內部控制體系，確保采購過程的公開、公平、公正，提高資金使用效益，防止采購過程中的不當行為，維護公司合法權益。本辦法依據(jù)國家相關法律法規(guī)及公司內部管理制度制定。1.2適用范圍本辦法適用于公司所有部門及員工在公司授權范圍內進行的各類物資、服務及工程的采購活動。特殊采購項目如涉及保密、應急等情況，需另行專項審批，但仍應遵循本辦法的基本原則。1.3基本原則公司采購活動應嚴格遵循以下原則：*合規(guī)性原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)及公司內部規(guī)章制度。*經(jīng)濟性原則：在保證質量的前提下，力求以最合理的成本獲取所需資源。*效益性原則：綜合考慮價格、質量、交付期、售后服務等因素，追求整體效益最大化。*公開透明原則：采購過程應盡可能公開，接受監(jiān)督，確保程序公正。*權責對等原則：明確各參與主體的權利與責任，確保采購責任可追溯。第二章采購流程規(guī)范2.1采購需求提報與審批2.1.1需求提報各需求部門根據(jù)實際業(yè)務需要及預算情況，填寫《采購申請單》，詳細列明采購物資或服務的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質量要求、預估單價、預估總額、建議供應商（如有）、期望交付日期及其他特殊要求?！恫少徤暾垎巍沸栌刹块T負責人審核簽字。2.1.2需求審批*預算內常規(guī)采購：經(jīng)部門負責人審核后，報采購部門復核（主要復核采購需求的合理性、規(guī)格型號的準確性等），再按審批權限逐級報批。*預算外采購或超預算采購：需額外提交《預算外采購申請說明》，詳細闡述原因及必要性，經(jīng)原預算審批部門同意后，再按上述流程報批。*重大采購項目：涉及金額較大、對公司經(jīng)營影響深遠的采購項目，除履行上述審批程序外，還需組織相關部門（如技術、財務、法務等）進行可行性論證。2.2供應商選擇與管理2.2.1供應商信息收集與初評采購部門負責收集潛在供應商的信息，包括其營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)/經(jīng)營許可證、相關資質認證、業(yè)績證明、財務狀況、質量保證能力、售后服務體系等。對供應商進行初步篩選和資格評估，建立《合格供應商名錄》。2.2.2供應商選擇方式根據(jù)采購金額、物資特性及市場情況，選擇合適的供應商選擇方式，如公開招標、邀請招標、競爭性談判、詢價采購、單一來源采購等。*招標采購：適用于金額較大、市場競爭充分的采購項目，應嚴格遵守公司招標管理相關規(guī)定。*詢價采購：適用于金額較小、規(guī)格標準統(tǒng)一、市場價格透明的常規(guī)物資采購，通常應向不少于三家合格供應商進行詢價。*單一來源采購：僅適用于只能從唯一供應商處采購的特殊情況，需提供充分的證明材料并經(jīng)高級管理層審批。2.2.3供應商動態(tài)管理定期對合格供應商的履約情況、產(chǎn)品/服務質量、價格競爭力、合作態(tài)度等進行綜合評價，實行分級分類管理，并根據(jù)評價結果動態(tài)調整《合格供應商名錄》，淘汰不合格供應商。2.3采購合同簽訂與管理2.3.1合同起草與評審采購部門根據(jù)采購需求、詢價/招標結果及與供應商協(xié)商的條款，起草采購合同。合同應包含標的物、數(shù)量、價格、質量標準、交付方式、交付期限、驗收標準、付款方式、違約責任、爭議解決方式等核心要素。合同文本應經(jīng)過法務部門（或指定法律顧問）審核，涉及重大或復雜條款的，需組織財務、技術等相關部門聯(lián)合評審。2.3.2合同審批與簽訂經(jīng)評審通過的合同，按公司合同審批權限逐級報批。審批完成后，由授權代表與供應商正式簽訂合同，加蓋公司合同專用章。合同簽訂后，正本由檔案管理部門存檔，副本分發(fā)至采購、財務等相關執(zhí)行部門。2.4采購執(zhí)行與跟蹤采購部門根據(jù)生效的采購合同，向供應商下達采購訂單（如合同未涵蓋詳細訂單信息），并負責跟蹤供應商的生產(chǎn)/備貨進度，確保按期交付。如遇異常情況可能導致延期，應及時與供應商溝通，并將情況反饋給需求部門及相關領導。2.5物資驗收與入庫2.5.1到貨通知與核對供應商發(fā)貨后，應及時通知采購部門。采購部門收到到貨通知后，通知需求部門及倉庫（如為實物物資）準備驗收。2.5.2驗收實施由需求部門、采購部門（必要時可邀請技術部門或質檢部門）共同對到貨物資或服務進行驗收。驗收內容包括數(shù)量、規(guī)格型號、外觀質量、技術參數(shù)、相關單證（如發(fā)票、合格證、檢驗報告等）是否與合同及訂單要求一致。驗收合格后，簽署《采購驗收單》。對驗收不合格的，應明確原因，由采購部門負責與供應商協(xié)商處理（如退貨、換貨、索賠等）。2.5.3入庫登記驗收合格的實物物資，由倉庫管理員辦理入庫手續(xù)，登記庫存臺賬。2.6采購付款與結算2.6.1付款申請供應商按合同約定提供發(fā)票及相關付款憑證后，采購部門根據(jù)《采購合同》、《采購驗收單》、入庫單（如適用）及合規(guī)發(fā)票，填寫《付款申請單》，附上相關原始憑證，按審批權限報批。2.6.2付款審批與執(zhí)行財務部門對付款申請的合規(guī)性、完整性及審批手續(xù)的齊備性進行審核。審核通過后，按照合同約定的付款方式和期限辦理付款手續(xù)。2.7采購檔案管理采購部門負責將采購全過程中形成的各類文件資料，如采購申請單、審批文件、招標文件、投標文件、中標通知書、詢價記錄、采購合同、訂單、驗收單、入庫單、發(fā)票、付款憑證等，進行整理、歸檔，確保采購過程可追溯。檔案保管期限應符合公司檔案管理規(guī)定。第三章內部控制辦法3.1職責分離與授權審批*職責分離：采購需求提出、供應商選擇、采購合同簽訂、物資驗收、付款申請與審批、資金支付等環(huán)節(jié)的職責應明確劃分，由不同崗位人員擔任，形成相互制約機制。例如，采購執(zhí)行人員不得同時負責采購審批或付款審批；驗收人員不得同時參與采購需求的提出或合同的簽訂。*授權審批：明確各層級管理人員在采購活動中的審批權限，包括采購申請審批、供應商選擇審批、合同審批、付款審批等。任何采購行為必須在授權范圍內進行，嚴禁越權審批或未經(jīng)審批擅自采購。3.2預算控制采購活動必須嚴格遵守公司預算管理制度。所有采購需求應在年度預算框架內提出，預算外采購需履行嚴格的追加審批程序。財務部門負責對采購預算的執(zhí)行情況進行監(jiān)控。3.3供應商管理控制建立健全供應商準入、評估、淘汰機制。對重要供應商應進行實地考察。嚴禁采購人員與供應商存在不正當利益往來。3.4采購過程控制*比價控制：除單一來源采購外，原則上應向多家供應商詢價或招標，確保采購價格的合理性。*合同控制：嚴格執(zhí)行合同評審和審批程序，確保合同條款的公平、合法、完整。*驗收控制：嚴格執(zhí)行驗收程序，對不符合要求的物資或服務堅決不予驗收，防止不合格品流入公司。3.5信息記錄與保密控制采購全過程應形成完整、準確的書面記錄，并妥善保管。對采購過程中涉及的商業(yè)秘密（如供應商報價、合同條款等），相關人員負有保密責任，嚴禁泄露。3.6監(jiān)督與審計*日常監(jiān)督：采購部門負責人及公司相關管理部門應對采購流程的執(zhí)行情況進行日常監(jiān)督檢查。*內部審計：公司內部審計部門應定期或不定期對采購管理制度的執(zhí)行情況、采購活動的合規(guī)性、經(jīng)濟性、效益性進行審計監(jiān)督，對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改建議，并跟蹤整改情況。*責任追究：對違反本辦法規(guī)定，造成公司損失或不良影響的，將視情節(jié)輕重對相關責任人進行處理，涉嫌違法的，移交司法機關處理。第四章附則4.1解釋權本辦法由公司采購部門負責