機(jī)關(guān)單位檔案管理規(guī)范手冊第一章總則一、目的與依據(jù)為規(guī)范本機(jī)關(guān)單位檔案管理工作，提高檔案管理科學(xué)化、制度化、規(guī)范化水平，確保檔案的真實(shí)、完整、安全和有效利用，依據(jù)國家有關(guān)檔案法律法規(guī)及上級主管部門相關(guān)規(guī)定，結(jié)合本單位實(shí)際，特制定本手冊。二、適用范圍本手冊適用于本機(jī)關(guān)單位內(nèi)部各類檔案的形成、收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、利用、移交和銷毀等管理工作。機(jī)關(guān)單位所屬各部門及全體工作人員均應(yīng)遵守本手冊規(guī)定。三、基本原則檔案管理工作遵循以下原則：1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理：實(shí)行檔案工作統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、歸口管理，各部門協(xié)同配合的管理體制。2.完整準(zhǔn)確，規(guī)范有序：確保檔案材料的齊全完整、內(nèi)容真實(shí)準(zhǔn)確，整理歸檔符合規(guī)范要求。3.安全保密，方便利用：建立健全安全保密制度，保障檔案實(shí)體與信息安全，同時(shí)簡化利用手續(xù)，滿足工作查考、研究等合理利用需求。4.依法管理，與時(shí)俱進(jìn)：嚴(yán)格遵守檔案法律法規(guī)，積極采用新技術(shù)、新方法，推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化。第二章管理機(jī)構(gòu)與人員職責(zé)一、管理機(jī)構(gòu)機(jī)關(guān)單位應(yīng)明確檔案工作的分管領(lǐng)導(dǎo)，設(shè)立或指定檔案管理部門（如檔案室），負(fù)責(zé)統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)和組織實(shí)施本單位的檔案管理工作。各業(yè)務(wù)部門應(yīng)指定專人（兼職檔案員）負(fù)責(zé)本部門形成檔案的收集、整理和移交工作。二、檔案管理人員職責(zé)1.貫徹執(zhí)行：認(rèn)真學(xué)習(xí)和貫徹國家及上級關(guān)于檔案工作的方針政策、法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。2.業(yè)務(wù)指導(dǎo)：對本單位各部門的檔案形成、收集、整理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和督促檢查。3.收集歸檔：負(fù)責(zé)接收和集中管理各部門移交的歸檔文件材料，確保歸檔材料的完整性和規(guī)范性。4.科學(xué)管理：對檔案進(jìn)行系統(tǒng)整理、分類、編號、排列、編目、保管和統(tǒng)計(jì)，確保檔案管理有序。5.安全防護(hù)：負(fù)責(zé)檔案庫房的日常管理，做好防火、防盜、防潮、防蟲、防高溫、防光、防塵等工作，確保檔案安全。6.提供利用：按照規(guī)定程序和要求，為機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作提供檔案查閱利用服務(wù)，嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)。7.保密工作：嚴(yán)守檔案紀(jì)律，確保檔案機(jī)密安全，防止失泄密事件發(fā)生。8.鑒定銷毀：參與到期檔案的鑒定工作，對已超過保管期限且無保存價(jià)值的檔案，按規(guī)定程序報(bào)批后進(jìn)行銷毀。9.移交工作：按照國家規(guī)定，定期向同級國家檔案館移交具有永久和長期保存價(jià)值的檔案。10.業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)：積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身專業(yè)素養(yǎng)和管理水平。三、兼職檔案員職責(zé)各部門兼職檔案員負(fù)責(zé)本部門日常工作中形成的各類文件材料的收集、積累、初步整理，并按規(guī)定時(shí)限向單位檔案室移交。同時(shí)，協(xié)助檔案管理部門做好本部門檔案利用等相關(guān)工作。第三章檔案的收集與歸檔一、歸檔范圍凡是本機(jī)關(guān)單位在各項(xiàng)工作活動(dòng)中直接形成的，具有查考利用價(jià)值的各種門類和載體的文件材料，均屬歸檔范圍。主要包括：1.文書檔案：各類決議、決定、命令、指示、通知、通報(bào)、報(bào)告、請示、批復(fù)、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、合同、協(xié)議、信函等。2.業(yè)務(wù)檔案：在履行本單位職能過程中形成的專業(yè)性文件材料。3.會(huì)計(jì)檔案：會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料。4.聲像檔案：照片、錄音帶、錄像帶、光盤等記錄工作活動(dòng)的聲像材料。5.實(shí)物檔案：具有紀(jì)念意義和憑證作用的獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)狀、印章、題詞等實(shí)物。6.電子檔案：通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子文件及其元數(shù)據(jù)。7.其他具有保存價(jià)值的文件材料。二、歸檔時(shí)間1.文書檔案、業(yè)務(wù)檔案一般應(yīng)在次年上半年完成上一年度文件材料的收集歸檔工作。2.會(huì)計(jì)檔案在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管。3.聲像檔案、實(shí)物檔案及其他專門檔案，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束或辦理完畢后及時(shí)歸檔。4.電子檔案應(yīng)隨紙質(zhì)文件材料一并歸檔，或按規(guī)定進(jìn)行電子歸檔。三、歸檔要求1.齊全完整：歸檔的文件材料應(yīng)齊全、完整，手續(xù)完備。每份文件的正件、附件，印件、定稿（重要文件的歷次修改稿），請示與批復(fù)，轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件等，均應(yīng)收集齊全。2.規(guī)范整理：歸檔的文件材料應(yīng)按照本手冊第四章的要求進(jìn)行初步整理，做到分類清楚、排列有序。3.字跡清晰：歸檔文件材料應(yīng)使用符合檔案保管要求的書寫材料（如碳素墨水、藍(lán)黑墨水），字跡清楚、耐久，不得使用鉛筆、圓珠筆、純藍(lán)墨水等易褪色材料書寫。復(fù)印件須注明原件保管處。4.載體合格：聲像材料、電子文件等特殊載體檔案，其載體質(zhì)量應(yīng)符合長期保存要求，并附有相應(yīng)的文字說明（如事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、作者等）。5.交接手續(xù)：檔案移交時(shí)，移交部門與檔案管理部門應(yīng)辦理交接手續(xù)，填寫《檔案移交清冊》，雙方簽字確認(rèn)，一式兩份，各執(zhí)一份。第四章檔案的整理一、整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。二、文書檔案整理方法（以年度-機(jī)構(gòu)（問題）-保管期限分類法為例）1.分類：先按年度分開，再按機(jī)構(gòu)（或問題）分類，最后按保管期限（永久、30年、10年）劃分。2.排列：在同一保管期限內(nèi)，按照文件材料的形成時(shí)間或重要程度排列。批復(fù)在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；轉(zhuǎn)發(fā)件在前，原件在后。3.編號（件號）：對排列好的文件材料逐件編寫件號。件號是反映歸檔文件在案卷（或歸檔文件目錄）中排列順序的標(biāo)識。4.編目：依據(jù)《歸檔文件整理規(guī)則》，逐件填寫《歸檔文件目錄》，包括件號、責(zé)任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注等項(xiàng)目。5.裝訂：歸檔文件一般應(yīng)以件為單位進(jìn)行裝訂。裝訂應(yīng)結(jié)實(shí)、整齊，便于翻閱。6.裝盒：將整理好的歸檔文件按件號順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊各項(xiàng)內(nèi)容。三、其他門類檔案整理會(huì)計(jì)檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案等其他門類檔案的整理，應(yīng)分別按照國家及行業(yè)相關(guān)專業(yè)檔案管理規(guī)定執(zhí)行。四、電子檔案整理電子檔案的整理應(yīng)符合《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》要求，確保電子檔案的真實(shí)性、完整性、可用性和安全性。整理過程中應(yīng)注意元數(shù)據(jù)的捕獲與著錄，并與相應(yīng)的紙質(zhì)檔案建立關(guān)聯(lián)。第五章檔案的保管與保護(hù)一、庫房要求1.檔案庫房應(yīng)符合《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》要求，具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防高溫、防光、防塵等“九防”措施。2.庫房應(yīng)保持適宜的溫濕度。溫度控制在14℃-24℃，相對濕度控制在45%-60%。3.庫房內(nèi)嚴(yán)禁吸煙和存放易燃易爆物品。4.配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)控設(shè)備和消毒殺蟲設(shè)備，并定期檢查維護(hù)，確保性能良好。5.檔案庫房應(yīng)與辦公區(qū)域分開設(shè)置。二、檔案存放1.檔案應(yīng)存放在符合國家標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、架內(nèi)。不同門類、不同保管期限的檔案應(yīng)分區(qū)、分類存放，并設(shè)置清晰的標(biāo)識。2.檔案柜、架排列應(yīng)便于通風(fēng)和存取，柜架之間留出適當(dāng)通道。3.珍貴檔案、聲像檔案、電子檔案等特殊載體檔案，應(yīng)采取專門的保護(hù)措施，如使用恒溫恒濕柜、防磁柜等。三、庫房管理1.建立健全庫房管理制度，嚴(yán)格執(zhí)行入庫登記和出庫檢查制度。非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入庫房。2.檔案管理人員進(jìn)入庫房應(yīng)履行登記手續(xù)，庫房內(nèi)保持安靜、整潔。3.定期對庫房溫濕度進(jìn)行監(jiān)測和記錄，發(fā)現(xiàn)異常及時(shí)采取調(diào)控措施。4.定期對檔案進(jìn)行清點(diǎn)核對，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理并報(bào)告。5.做好庫房安全巡查工作，及時(shí)消除安全隱患。四、檔案保護(hù)1.積極開展檔案保護(hù)工作，對破損、褪色、霉變的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制。2.對重要檔案和利用率高的檔案，可采用縮微、數(shù)字化等方式進(jìn)行復(fù)制，以保護(hù)原件。3.定期對檔案進(jìn)行防蟲、防鼠、防霉處理，確保檔案實(shí)體安全。4.電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，并對備份介質(zhì)進(jìn)行妥善保管和定期檢測，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。第六章檔案的利用與服務(wù)一、利用原則檔案利用工作應(yīng)遵循“為機(jī)關(guān)工作服務(wù)，為社會(huì)發(fā)展服務(wù)”的宗旨，在確保檔案安全和保密的前提下，積極提供利用。二、利用范圍與手續(xù)1.本單位工作人員因工作需要查閱檔案，須持單位介紹信或本人有效工作證件，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人同意后，方可查閱。查閱重要或涉密檔案，須經(jīng)單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.外單位人員查閱本單位檔案，須持單位介紹信和本人有效身份證件，經(jīng)本單位檔案管理部門負(fù)責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。3.查閱檔案一般應(yīng)在指定的閱檔室進(jìn)行。確因工作需要借出檔案的，須經(jīng)單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)，并限期歸還。檔案借出期間，借閱單位和個(gè)人對檔案的安全、保密負(fù)全部責(zé)任。4.查閱涉密檔案，必須嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，在指定的涉密閱檔室查閱，不得帶出閱檔室。三、利用要求1.查閱檔案時(shí)，應(yīng)愛護(hù)檔案，不得涂改、勾畫、抽取、撤換、增刪檔案材料，不得擅自復(fù)制、拍攝、抄錄。確需復(fù)制、拍攝、抄錄的，須經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.查閱者應(yīng)在《檔案查閱登記簿》上認(rèn)真填寫查閱日期、單位、姓名、查閱目的、查閱檔案的年代、文號、題名及利用結(jié)果等內(nèi)容。3.查閱檔案所獲得的信息，不得擅自公布或擴(kuò)大利用范圍。嚴(yán)禁利用檔案從事違法違紀(jì)活動(dòng)。4.歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對，確認(rèn)無誤后方可注銷借閱登記。發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、短缺等情況，應(yīng)立即報(bào)告并及時(shí)處理。四、檔案利用服務(wù)檔案管理部門應(yīng)積極拓展檔案利用服務(wù)方式，如提供檔案咨詢、出具檔案證明、開展檔案編研等，不斷提高服務(wù)質(zhì)量和水平，更好地滿足各項(xiàng)工作對檔案信息的需求。第七章檔案的鑒定與銷毀一、檔案鑒定1.檔案鑒定工作是指對檔案的保存價(jià)值進(jìn)行評估，確定其保管期限，并對已超過保管期限的檔案進(jìn)行審查，判定其是否繼續(xù)保存或予以銷毀的工作。2.機(jī)關(guān)單位應(yīng)成立檔案鑒定工作小組，由單位分管領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員及檔案專業(yè)人員組成，負(fù)責(zé)本單位檔案的鑒定工作。3.檔案保管期限分為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)國家檔案局發(fā)布的《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》及相關(guān)專業(yè)檔案保管期限表確定。4.對已到保管期限的檔案，鑒定工作小組應(yīng)按照規(guī)定的程序和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行認(rèn)真鑒定。對仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)重新劃定保管期限；對確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)提出銷毀意見。二、檔案銷毀1.經(jīng)鑒定確需銷毀的檔案，由檔案管理部門編制《檔案銷毀清冊》，詳細(xì)列明銷毀檔案的文號、題名、形成時(shí)間、數(shù)量、保管期限等內(nèi)容，報(bào)單位分管領(lǐng)導(dǎo)審核，單位主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可銷毀。2.銷毀檔案時(shí)，必須由兩人以上負(fù)責(zé)監(jiān)銷。監(jiān)銷人應(yīng)認(rèn)真核對《檔案銷毀清冊》與實(shí)物，確認(rèn)無誤后，在指定地點(diǎn)進(jìn)行銷毀，并在《檔案銷毀清冊》上簽字，并注明銷毀日期和方式。嚴(yán)禁個(gè)人私自銷毀檔案或出售、丟棄檔案材料。3.《檔案銷毀清冊》應(yīng)永久保存。第八章檔案的移交一、移交范圍與時(shí)限機(jī)關(guān)單位應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定，定期向同級國家檔案館移交具有永久和30年保管期限的文書檔案和其他具有長遠(yuǎn)歷史價(jià)值的檔案。移交時(shí)限一般為自檔案形成之日起滿20年。具體移交范圍和時(shí)限，應(yīng)按照同級國家檔案館的要求執(zhí)行。二、移交要求1.移交檔案前，檔案管理部門應(yīng)對擬移交的檔案進(jìn)行系統(tǒng)整理、清點(diǎn)核對，確保檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確。2.按照檔案館的要求，編制《檔案移交目錄》（一式兩份或三份），詳細(xì)列明移交檔案的全宗號、年度、保管期限、案卷號（件號）、題名、起止日期、頁數(shù)、備注等內(nèi)容。3.移交的檔案應(yīng)符合規(guī)范要求，裝訂整齊，字跡清晰，便于保管和利用。電子檔案的移交應(yīng)符合相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和要求。4.辦理檔案移交手續(xù)時(shí)，交接雙方應(yīng)在《檔案移交目錄》上簽字蓋章，并注明移交日期?！稒n案移交目錄》雙方各執(zhí)一份（或檔案館留存兩份，移交單位留存一份）。第九章檔案的信息化建設(shè)一、總體要求積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，是提高檔案管理現(xiàn)代化水平的重要舉措。應(yīng)按照統(tǒng)一規(guī)劃、分步實(shí)施、安全保密的原則，逐步建立健全檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化。二、檔案數(shù)字化1.對館藏傳統(tǒng)載體檔案，應(yīng)根據(jù)實(shí)際需要和重要程度，有計(jì)劃、有步驟地進(jìn)行數(shù)字化掃描、著錄、存儲(chǔ)和備份，建立檔案數(shù)字資源庫。2.檔案數(shù)字化應(yīng)符合《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》等相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，確保數(shù)字化成果的質(zhì)量。數(shù)字化過程中應(yīng)做好檔案的保護(hù)工作，防止檔案受損。3.數(shù)字檔案應(yīng)與對應(yīng)的紙質(zhì)檔案建立準(zhǔn)確、可靠的關(guān)聯(lián)。三、電子文件管理1.加強(qiáng)對本單位各項(xiàng)工作中形成的電子文件的管理，建立健全電子文件形成、流轉(zhuǎn)、歸檔等管理制度和工作流程。2.電子文件的形成、辦理、歸檔應(yīng)使用符合國家規(guī)定的檔案管理系統(tǒng)或辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，確保電子文件的真實(shí)性、完整性、可用性和安全性。3.電子文件歸檔應(yīng)連同其元數(shù)據(jù)一并歸檔，并保證電子檔案的長期可讀性。四、信息安全保障1.檔案信息系統(tǒng)應(yīng)建立健全安全保密制度和技術(shù)防護(hù)體系，采取身份認(rèn)證、權(quán)限控制、數(shù)據(jù)加密、安全審計(jì)、容災(zāi)備份等安全保密措施，確保檔案信息系統(tǒng)和檔案數(shù)字資源的安全。2.嚴(yán)格遵守國家有關(guān)信息安全和保密的法律法規(guī)，加強(qiáng)對檔案管理人員的信息安全和保密教育，防止檔案信息失泄密。第十章監(jiān)督與考核一、監(jiān)督檢查機(jī)關(guān)單位應(yīng)定期對本單位及所屬部門的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理工作中存在的問題，確保各項(xiàng)檔案管理制度得到有效落實(shí)。二、考核獎(jiǎng)懲將檔案管理工作納入機(jī)關(guān)單位年度工作考