公司收發(fā)快遞管理規(guī)定一、目的為規(guī)范公司快遞收發(fā)管理，提高工作效率，確保快遞物品的安全、準確、及時收發(fā)，合理控制快遞費用，結(jié)合公司實際情況，特制定本規(guī)定。二、適用范圍本規(guī)定適用于公司全體員工及各部門的快遞收發(fā)業(yè)務。三、職責分工1.行政部門-負責制定和完善公司快遞收發(fā)管理制度。-選定合作快遞公司，簽訂合作協(xié)議，協(xié)商快遞費用及服務條款。-對快遞公司的服務質(zhì)量進行監(jiān)督和考核。-管理公司快遞收發(fā)點，包括場地安排、設備配備等。-統(tǒng)計和分析公司快遞費用使用情況，定期向公司管理層匯報。2.各部門負責人-負責本部門員工快遞使用的監(jiān)督和管理，教育員工合理使用快遞服務。-審核本部門員工因公寄件的需求和費用。3.前臺或收發(fā)人員-負責快遞的日常收發(fā)工作，包括接收、登記、分發(fā)和寄件處理。-檢查快遞包裹的外觀是否完好，如有異常及時與寄件人或物流公司溝通。-確?？爝f信息的準確記錄和保存。4.員工-遵守公司快遞收發(fā)管理規(guī)定，按照規(guī)定流程進行寄件和收件。-準確填寫快遞單信息，確保信息真實、完整。-及時領(lǐng)取個人快遞，不得長時間占用公司快遞存放空間。四、快遞接收管理1.接收流程-快遞公司送達快遞時，前臺或收發(fā)人員應首先檢查快遞包裹的外包裝是否完好，有無破損、變形、潮濕等異常情況。如發(fā)現(xiàn)異常，應立即拍照留存證據(jù)，并與快遞公司人員當場核實情況，要求其在快遞單上注明異常情況并簽字確認。-核對快遞單上的收件人信息，包括姓名、部門、聯(lián)系電話等，確保與公司員工信息一致。對于收件人信息不明確或無法確定的快遞，應及時聯(lián)系寄件人核實。-對接收的快遞進行分類登記，登記內(nèi)容包括快遞單號、收件人姓名、部門、寄件人信息、接收時間等。登記方式可采用紙質(zhì)登記本或電子表格進行記錄。-將登記后的快遞按照收件人所在部門或區(qū)域進行分類存放，放置在指定的快遞存放區(qū)域，確?？爝f存放整齊、有序。2.通知與領(lǐng)取-前臺或收發(fā)人員應在接收快遞后及時通過公司內(nèi)部通訊工具（如微信群、郵件等）通知收件人領(lǐng)取快遞。通知內(nèi)容應包括快遞單號、收件人姓名、大致包裹情況等信息。-收件人在接到通知后，應在一個工作日內(nèi)到快遞存放點領(lǐng)取快遞。如有特殊情況無法及時領(lǐng)取，應及時向前臺或收發(fā)人員說明情況，并告知預計領(lǐng)取時間。-收件人領(lǐng)取快遞時，應在快遞登記本上簽字確認，注明領(lǐng)取時間。前臺或收發(fā)人員應核對簽字信息與收件人信息一致。3.異常處理-如發(fā)現(xiàn)快遞包裹存在破損、丟失、內(nèi)件不符等異常情況，收件人應在領(lǐng)取快遞時當場向快遞公司人員提出異議，并要求其出具相關(guān)證明。同時，收件人應及時向行政部門報告，由行政部門協(xié)調(diào)處理后續(xù)事宜。-對于無主快遞或長時間無人領(lǐng)取的快遞，前臺或收發(fā)人員應在通知發(fā)出后三個工作日內(nèi)再次聯(lián)系收件人。如仍無法聯(lián)系到收件人或收件人明確表示放棄接收的，行政部門可根據(jù)實際情況進行處理，如聯(lián)系寄件人退回或作其他處理。五、快遞寄件管理1.寄件申請-員工因公需要寄件時，應提前填寫《快遞寄件申請表》，申請表內(nèi)容包括寄件人姓名、部門、寄件日期、收件人信息（姓名、地址、聯(lián)系電話）、快遞物品名稱、重量、預計費用等。-各部門負責人應根據(jù)工作實際情況對員工的寄件申請進行審核，確保寄件需求合理、必要。對于不必要的寄件申請，應予以駁回并說明理由。-對于寄件費用超過一定金額（如[X]元）的，還需報公司管理層審批。審批通過后，員工方可進行寄件操作。2.快遞選擇-公司優(yōu)先選擇與合作快遞公司進行寄件業(yè)務。員工在寄件時，應使用合作快遞公司提供的快遞單，并按照合作協(xié)議的優(yōu)惠價格支付快遞費用。-如因特殊情況需要選擇其他快遞公司，員工應提前向行政部門說明原因，經(jīng)行政部門同意后方可使用。3.寄件包裝-員工應根據(jù)快遞物品的性質(zhì)、大小、重量等因素選擇合適的包裝材料進行包裝，確保物品在運輸過程中不受損壞。對于易碎、易損物品，應采取相應的防護措施，如使用泡沫、氣墊等進行填充。-包裝完成后，應在包裝外部清晰、準確地填寫收件人信息和寄件人信息，確保信息完整、無誤。4.寄件交接-員工將包裝好的快遞物品和填寫完整的快遞單一起交給前臺或收發(fā)人員。前臺或收發(fā)人員應檢查快遞物品的包裝是否完好，快遞單信息是否準確。-前臺或收發(fā)人員根據(jù)快遞物品的重量、體積等信息，按照合作快遞公司的收費標準計算快遞費用，并在《快遞寄件申請表》上注明實際費用。-前臺或收發(fā)人員將快遞物品交給合作快遞公司取件人員，并辦理交接手續(xù)，要求取件人員在快遞登記本上簽字確認。5.費用報銷-員工因公寄件的費用由公司統(tǒng)一支付。前臺或收發(fā)人員應定期（如每月）將寄件費用明細整理匯總，連同《快遞寄件申請表》一并提交給財務部門進行報銷。-財務部門對寄件費用進行審核，審核內(nèi)容包括費用的合理性、報銷憑證的完整性等。對于不符合規(guī)定的費用，財務部門有權(quán)拒絕報銷。六、快遞費用管理1.預算控制-行政部門應根據(jù)公司業(yè)務發(fā)展情況和歷史快遞費用數(shù)據(jù)，制定年度快遞費用預算，并分解到各部門。各部門應嚴格按照預算控制本部門的快遞費用支出。-如因業(yè)務發(fā)展需要超出預算的，各部門應提前向行政部門提出申請，說明超預算的原因和金額，經(jīng)行政部門審核并報公司管理層批準后，方可調(diào)整預算。2.費用統(tǒng)計與分析-行政部門應定期（如每月、每季度）對公司快遞費用進行統(tǒng)計和分析，統(tǒng)計內(nèi)容包括寄件數(shù)量、收件數(shù)量、快遞費用總額、各部門費用分布等。通過分析快遞費用的使用情況，找出費用控制的關(guān)鍵點和存在的問題。-根據(jù)統(tǒng)計分析結(jié)果，行政部門應及時與各部門溝通，提出改進建議和措施，優(yōu)化快遞使用流程，降低快遞費用支出。3.違規(guī)處理-對于違反公司快遞費用管理規(guī)定，如虛報快遞費用、私自使用公司快遞服務進行私人寄件等行為，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，將按照公司相關(guān)規(guī)定進行嚴肅處理。情節(jié)較輕的，給予警告處分并追回違規(guī)費用；情節(jié)嚴重的，給予辭退處分并追究相應的法律責任。七、保密與安全管理1.信息保密-前臺或收發(fā)人員在處理快遞業(yè)務過程中，應嚴格遵守公司保密制度，對快遞單上的收件人信息、寄件人信息等敏感信息進行保密，不得泄露給任何無關(guān)人員。-員工在寄件和收件過程中，也應注意保護個人信息和公司商業(yè)機密，避免在快遞單上填寫過多敏感信息。2.安全管理-公司快遞存放區(qū)域應設置明顯的標識，禁止無關(guān)人員進入。前臺或收發(fā)人員應定期對快遞存放區(qū)域進行清理和檢查，確保環(huán)境整潔、安全。-對于易燃、易爆、有毒、有害等危險物品，嚴禁通過公司快遞服務進行寄件和收件。如發(fā)現(xiàn)有員工違反規(guī)定寄遞危險物品的，將立即報告公司相關(guān)部門進行處理，并追究其法律責任。八、監(jiān)督與考核1.行政部門監(jiān)督-行政部門應定期對公司快遞收發(fā)管理規(guī)定的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括快遞收發(fā)流程的執(zhí)行情況、快遞費用的使用情況、快遞信息的登記和保存情況等。-對于發(fā)現(xiàn)的問題，行政部門應及時向相關(guān)部門和人員提出整改要求，并跟蹤整改情況，確保問題得到及時解決。2.績效考核-公司將快遞收發(fā)管理