企業(yè)日常辦公用品申請(qǐng)及領(lǐng)用指南一、指南適用范圍與常見需求場(chǎng)景本指南適用于企業(yè)全體員工日常辦公所需的各類辦公用品（含耗材、設(shè)備、文具等）的申請(qǐng)、審批及領(lǐng)用管理，旨在規(guī)范流程、提升效率、保障合理需求。常見需求場(chǎng)景包括：新員工入職：需配置基礎(chǔ)辦公文具（如筆、筆記本、文件夾）及辦公設(shè)備（如鼠標(biāo)、鍵盤）；日常消耗品補(bǔ)充：如紙張、墨盒、訂書釘、便利貼等常用耗材用盡時(shí)；部門專項(xiàng)需求：因業(yè)務(wù)開展需新增特定辦公用品（如會(huì)議用品、繪圖工具等）；設(shè)備故障/更換：現(xiàn)有辦公設(shè)備損壞無法修復(fù)或達(dá)到使用年限需更換時(shí)。二、完整操作流程詳解（一）辦公用品申請(qǐng)流程步驟1：明確需求并查詢庫(kù)存申請(qǐng)人需先通過企業(yè)內(nèi)部OA系統(tǒng)、行政部公告欄或聯(lián)系行政專員查詢所需物品的庫(kù)存情況，避免重復(fù)申請(qǐng)或申請(qǐng)缺貨物品。若庫(kù)存不足，可備注“緊急采購(gòu)”或“建議替代品”。步驟2：填寫《辦公用品申請(qǐng)單》申請(qǐng)人登錄企業(yè)OA系統(tǒng)“辦公用品管理”模塊，或向行政部領(lǐng)取紙質(zhì)版《辦公用品申請(qǐng)單》（模板詳見第三章），逐項(xiàng)填寫完整信息，包括：申請(qǐng)人姓名、所屬部門、工號(hào)、聯(lián)系方式；物品名稱、規(guī)格型號(hào)（如A4紙、80g；鼠標(biāo)、有線/無線）、單位（個(gè)/箱/盒）、申請(qǐng)數(shù)量；申請(qǐng)用途（如“日常辦公”“新員工入職”“部門會(huì)議”）；預(yù)計(jì)領(lǐng)用時(shí)間（如“需在X月X日前領(lǐng)取”）。注：申請(qǐng)數(shù)量需結(jié)合實(shí)際工作需求，避免過度申領(lǐng)；大額物品（如單價(jià)超500元設(shè)備）需簡(jiǎn)要說明使用必要性。步驟3：提交審批申請(qǐng)人填寫完成后，通過OA系統(tǒng)提交審批流程，或依次提交至部門負(fù)責(zé)人、行政部負(fù)責(zé)人審批（審批層級(jí)可根據(jù)企業(yè)規(guī)模調(diào)整）：部門負(fù)責(zé)人審批：審核申請(qǐng)物品的必要性及數(shù)量合理性，確認(rèn)部門預(yù)算充足后簽字（電子簽章或紙質(zhì)簽字）；行政部負(fù)責(zé)人審批：核對(duì)庫(kù)存情況、企業(yè)采購(gòu)制度，統(tǒng)籌安排采購(gòu)或出庫(kù)。審批時(shí)限：一般申請(qǐng)需在1-2個(gè)工作日內(nèi)完成；緊急申請(qǐng)需標(biāo)注“加急”，審批人應(yīng)在4小時(shí)內(nèi)反饋。步驟4：等待采購(gòu)/出庫(kù)通知若審批通過且?guī)齑娉渥悖盒姓繉⒃?個(gè)工作日內(nèi)通知申請(qǐng)人領(lǐng)用；若審批通過但庫(kù)存不足：行政部啟動(dòng)采購(gòu)流程，采購(gòu)周期一般為3-5個(gè)工作日（特殊物品除外），完成后通知申請(qǐng)人；若審批未通過：行政部需通過OA系統(tǒng)或郵件告知申請(qǐng)人原因（如“數(shù)量超標(biāo)”“非必需品”），申請(qǐng)人可根據(jù)反饋調(diào)整后重新申請(qǐng)。（二）辦公用品領(lǐng)用流程步驟1：確認(rèn)領(lǐng)用通知并準(zhǔn)備材料申請(qǐng)人收到行政部的領(lǐng)用通知（短信/系統(tǒng)消息/郵件）后，需攜帶以下材料：本人工牌（僅限本人領(lǐng)用，特殊情況需代領(lǐng)的，代領(lǐng)人需持本人及申請(qǐng)人工牌）；審批通過的《辦公用品申請(qǐng)單》（紙質(zhì)版需簽字確認(rèn)，電子版可截圖備查）。步驟2：前往指定地點(diǎn)領(lǐng)用申請(qǐng)人按通知時(shí)間前往行政部辦公用品庫(kù)（或前臺(tái)指定區(qū)域）領(lǐng)用，與行政專員核對(duì)物品信息：核對(duì)物品名稱、規(guī)格、數(shù)量是否與申請(qǐng)單一致；檢查物品外觀是否完好、配件是否齊全（如設(shè)備需檢查電源線、說明書等）。步驟3：簽字確認(rèn)確認(rèn)無誤后，申請(qǐng)人在《辦公用品領(lǐng)用登記表》（模板詳見第三章）上簽字，內(nèi)容包括：領(lǐng)用人姓名、工號(hào)、物品名稱、數(shù)量、領(lǐng)用日期、行政專員簽字。步驟4：物品保管與使用領(lǐng)用后，申請(qǐng)人需妥善保管辦公用品，尤其是設(shè)備類物品，需按照說明書規(guī)范使用，避免人為損壞。部門公共用品由部門負(fù)責(zé)人指定專人保管，建立部門內(nèi)部領(lǐng)用臺(tái)賬。三、配套模板表格表3-1：辦公用品申請(qǐng)單（模板）申請(qǐng)部門申請(qǐng)人工號(hào)聯(lián)系方式申請(qǐng)信息物品名稱規(guī)格型號(hào)單位申請(qǐng)數(shù)量審批意見部門負(fù)責(zé)人簽字：日期：行政部負(fù)責(zé)人簽字：日期：備注：如需替代品請(qǐng)注明：__________________________表3-2：辦公用品領(lǐng)用登記表（模板）領(lǐng)用日期領(lǐng)用人工號(hào)所屬部門物品名稱規(guī)格型號(hào)數(shù)量領(lǐng)用用途行政專員簽字四、使用過程中的重要提醒提前規(guī)劃，避免緊急申請(qǐng)：辦公用品采購(gòu)需一定周期，建議員工提前3-5個(gè)工作日提交申請(qǐng)，保證不影響正常辦公；確有緊急需求（如臨時(shí)會(huì)議）需標(biāo)注“加急”，由部門負(fù)責(zé)人直接溝通行政部協(xié)調(diào)處理。按需申領(lǐng)，杜絕浪費(fèi)：申請(qǐng)數(shù)量應(yīng)結(jié)合實(shí)際工作需求，嚴(yán)禁虛報(bào)、冒領(lǐng)或多領(lǐng)；消耗品（如紙張、筆）建議按“按需取用”原則領(lǐng)用，避免囤積造成浪費(fèi)。規(guī)范使用，損壞賠償：領(lǐng)用物品需妥善保管和使用，因個(gè)人原因（如人為損壞、遺失）導(dǎo)致物品無法使用的，需按物品折舊價(jià)值賠償（具體標(biāo)準(zhǔn)參照《企業(yè)資產(chǎn)管理制度》）。禁止私用，嚴(yán)禁外借：辦公用品為企業(yè)公共資源，僅限辦公用途使用，嚴(yán)禁私自帶離公司或外借他人；部門公共用品需在部門內(nèi)部流轉(zhuǎn)，禁止個(gè)人長(zhǎng)期占用。定期盤點(diǎn)，及時(shí)反饋：行政部每季度對(duì)辦公用品庫(kù)存進(jìn)行盤點(diǎn)，并向各部門公示庫(kù)存情況；員工如發(fā)覺物品質(zhì)量問題（如打印模糊、設(shè)備故障），需及時(shí)反饋至行政部，以便更換或維修。遵守制度，違規(guī)處理：對(duì)于違反本指南規(guī)定（如虛