銷售合同審核與簽訂流程規(guī)范模板一、適用范圍與使用場景本規(guī)范模板適用于公司所有對外銷售合同的審核、簽訂及后續(xù)管理流程，涵蓋產(chǎn)品銷售、服務(wù)提供、定制開發(fā)等各類業(yè)務(wù)場景。具體包括但不限于：標(biāo)準(zhǔn)化產(chǎn)品銷售合同（如常規(guī)型號設(shè)備、原材料等）；非標(biāo)準(zhǔn)化銷售合同（如定制化產(chǎn)品、項(xiàng)目制服務(wù)、帶安裝調(diào)試的銷售等）；長期框架協(xié)議下的具體訂單合同；涉及預(yù)付款、分期收款、質(zhì)保金等特殊付款條款的銷售合同。本流程旨在保證合同條款合規(guī)、權(quán)責(zé)清晰、風(fēng)險(xiǎn)可控，同時(shí)提高合同簽訂效率，保障公司及客戶的合法權(quán)益。二、合同審核與簽訂核心流程（一）合同發(fā)起與資料準(zhǔn)備發(fā)起主體：業(yè)務(wù)部門（如銷售部、大客戶部）根據(jù)客戶需求或訂單信息，作為合同發(fā)起方。資料準(zhǔn)備：收集客戶基本信息：客戶名稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、法定代表人、注冊地址、聯(lián)系方式（需加蓋客戶公章的營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件或掃描件）；明確交易核心條款：產(chǎn)品/服務(wù)名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價(jià)、總金額、交付時(shí)間與地點(diǎn)、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任、爭議解決方式等；準(zhǔn)備配套附件：如技術(shù)參數(shù)表、交付計(jì)劃表、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)協(xié)議、保密協(xié)議（如需）等。系統(tǒng)錄入：通過公司OA系統(tǒng)或合同管理系統(tǒng)創(chuàng)建合同審批流程，上述資料，填寫《合同審批單》（見模板一）基本信息。（二）業(yè)務(wù)部門初步審核審核責(zé)任：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人為第一審核人，重點(diǎn)審核業(yè)務(wù)條款的合理性與可行性。審核內(nèi)容：客戶主體資格：核實(shí)客戶營業(yè)執(zhí)照是否有效、經(jīng)營范圍是否涵蓋本次交易內(nèi)容（如特殊行業(yè)需客戶具備相關(guān)資質(zhì)）；交易條款匹配性：產(chǎn)品/服務(wù)信息與客戶需求是否一致，數(shù)量、價(jià)格是否符合公司定價(jià)政策，交付時(shí)間是否滿足客戶要求且具備生產(chǎn)能力；商務(wù)條款合理性：付款方式是否有利于公司資金周轉(zhuǎn)（如預(yù)付款比例、質(zhì)保金比例等），違約責(zé)任是否對等（如逾期付款違約金、逾期交付違約責(zé)任等）；附件完整性：技術(shù)參數(shù)、交付標(biāo)準(zhǔn)等附件是否齊全，與主合同條款無沖突。輸出結(jié)果：審核通過后，在《合同審批單》“業(yè)務(wù)部門審核意見”欄簽字確認(rèn)，流轉(zhuǎn)至下一環(huán)節(jié)；審核不通過的，注明修改意見退回業(yè)務(wù)部門調(diào)整。（三）法務(wù)部門合規(guī)性審核審核責(zé)任：法務(wù)部（或指定法務(wù)專員）負(fù)責(zé)審核合同的法律風(fēng)險(xiǎn)及合規(guī)性。審核內(nèi)容：合同主體合法性：客戶法定代表人身份是否有效，授權(quán)代理人是否具備合法授權(quán)（如需提供授權(quán)委托書）；條款合法性：合同內(nèi)容是否符合《民法典》《產(chǎn)品質(zhì)量法》等法律法規(guī)，是否存在無效或可撤銷條款；權(quán)責(zé)明確性：雙方權(quán)利義務(wù)是否清晰，違約責(zé)任是否具體可執(zhí)行，爭議解決方式（仲裁/訴訟）及管轄約定是否明確；風(fēng)險(xiǎn)防控：保密條款、知識產(chǎn)權(quán)歸屬（如涉及）、不可抗力條款等是否完善，是否存在對公司不利的隱性風(fēng)險(xiǎn)（如“霸王條款”）。輸出結(jié)果：審核通過后，在《合同審批單》“法務(wù)審核意見”欄簽字；審核不通過的，列出具體法律風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)及修改建議，退回業(yè)務(wù)部門與客戶協(xié)商調(diào)整。（四）財(cái)務(wù)部門資金與稅務(wù)審核審核責(zé)任：財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)審核合同的資金安全、稅務(wù)處理及財(cái)務(wù)影響。審核內(nèi)容：收款條款：付款方式（電匯/承兌等）、付款節(jié)點(diǎn)（如預(yù)付款、到貨款、驗(yàn)收款、質(zhì)保金）是否明確，預(yù)付款比例是否符合公司規(guī)定（一般不低于30%），質(zhì)保金比例及返還條件是否合理；稅務(wù)合規(guī)：合同金額是否含稅，發(fā)票類型（增值稅專用發(fā)票/普通發(fā)票）、開票時(shí)間及交付要求是否符合稅務(wù)規(guī)定；財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)：大額合同（如超過[具體金額，如500萬元]）是否需評估客戶信用狀況，是否存在超信用額度交易；成本匹配：合同價(jià)格是否覆蓋成本及合理利潤，特殊定價(jià)（如折扣、促銷）是否經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人審批。輸出結(jié)果：審核通過后，在《合同審批單》“財(cái)務(wù)審核意見”欄簽字；審核不通過的，注明資金風(fēng)險(xiǎn)或稅務(wù)問題，要求業(yè)務(wù)部門補(bǔ)充客戶信用報(bào)告或調(diào)整付款條款。（五）管理層審批（根據(jù)合同金額分級）根據(jù)合同金額及重要性，實(shí)行分級審批：一般合同（金額≤[具體金額，如100萬元]）：由銷售總監(jiān)/業(yè)務(wù)分管副總審批；重大合同（100萬元＜金額≤[具體金額，如500萬元]）：由總經(jīng)理審批；特重大合同（金額＞500萬元或涉及戰(zhàn)略客戶/新業(yè)務(wù)領(lǐng)域）：需提交總經(jīng)理辦公會(huì)或董事會(huì)集體審議。審批內(nèi)容：重點(diǎn)審核合同的商業(yè)價(jià)值、資源投入、整體風(fēng)險(xiǎn)是否符合公司戰(zhàn)略及年度經(jīng)營目標(biāo)。輸出結(jié)果：審批通過后，在《合同審批單》“管理層審批意見”欄簽字；審批不通過的，退回業(yè)務(wù)部門重新談判或終止合作。（六）合同簽訂與用印管理文本最終確認(rèn)：業(yè)務(wù)部門根據(jù)各環(huán)節(jié)審核意見完成合同修訂后，形成最終合同文本（一式[具體份數(shù)，如四份]，客戶聯(lián)、公司財(cái)務(wù)聯(lián)、業(yè)務(wù)聯(lián)、檔案聯(lián)各一份），與客戶溝通確認(rèn)無誤。用印申請：通過OA系統(tǒng)提交《合同用印申請表》（見模板二），附最終版合同文本、審批完成的《合同審批單》，注明用印份數(shù)、用途。用印審核：行政部（或公章管理員）核對用印申請材料是否齊全，合同文本與審批內(nèi)容是否一致，確認(rèn)無誤后加蓋公司合同專用章（或公章，根據(jù)公司規(guī)定），嚴(yán)禁在空白合同或未審批合同上用印。（七）合同交付與歸檔合同交付：業(yè)務(wù)部門在合同簽訂后[具體時(shí)限，如2個(gè)工作日]內(nèi)，將客戶聯(lián)送達(dá)客戶，并取得客戶簽收回執(zhí)（或郵寄憑證）；同步將財(cái)務(wù)聯(lián)交至財(cái)務(wù)部，業(yè)務(wù)聯(lián)由業(yè)務(wù)部門留存，檔案聯(lián)交至行政部/檔案室。信息登記：行政部在合同管理系統(tǒng)或臺(tái)賬中登記合同信息（合同編號、客戶名稱、簽訂日期、金額、履行期限、責(zé)任人等），保證合同可追溯。歸檔管理：合同檔案（含審批單、用印申請表、客戶簽收回執(zhí)、附件等）由行政部統(tǒng)一歸檔，保存期限不少于[具體年限，如10年]（涉及訴訟的保存至訴訟結(jié)束后5年）。三、模板表格模板一：合同審批單合同基本信息合同編號簽訂日期客戶名稱統(tǒng)一社會(huì)信用代碼產(chǎn)品/服務(wù)名稱數(shù)量合同總金額（元）付款方式交付時(shí)間履行期限業(yè)務(wù)部門發(fā)起人審核環(huán)節(jié)審核部門/人審核意見簽字/日期業(yè)務(wù)部門審核*經(jīng)理（銷售部）法務(wù)審核*專員（法務(wù)部）財(cái)務(wù)審核*經(jīng)理（財(cái)務(wù)部）管理層審批*總（總經(jīng)理）備注1.合同附件：□技術(shù)參數(shù)表□交付計(jì)劃表□保密協(xié)議□其他：__________2.特殊條款說明：________________________模板二：合同用印申請表申請信息合同編號申請部門用印類型□合同專用章□公章□其他：______用印份數(shù)用印用途□客戶留存□財(cái)務(wù)備案□業(yè)務(wù)留存□其他：______申請人合同主要條款摘要交易金額交付時(shí)間付款方式履行期限附件清單□審批完成的《合同審批單》□最終版合同文本□客戶營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件□其他：______審核意見部門負(fù)責(zé)人：__________日期：__________行政部（公章管理員）：__________日期：__________用印記錄用印日期：__________用印人：__________歸檔日期：__________四、風(fēng)險(xiǎn)提示與注意事項(xiàng)（一）條款嚴(yán)謹(jǐn)性合同關(guān)鍵條款（如金額、數(shù)量、時(shí)間、違約責(zé)任）不得使用“大概”“約”“左右”等模糊表述，需明確具體數(shù)值或計(jì)算方式；技術(shù)參數(shù)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等需以附件形式詳細(xì)約定，避免“符合行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)”等籠統(tǒng)描述，防止驗(yàn)收爭議；爭議解決方式優(yōu)先約定公司所在地有管轄權(quán)的人民法院訴訟，或選擇公司認(rèn)可的仲裁機(jī)構(gòu)（如[具體仲裁機(jī)構(gòu)名稱]），避免約定客戶所在地法院管轄（除非客戶為強(qiáng)勢合作方且已爭取到對等條件）。（二）審核時(shí)效管理各環(huán)節(jié)審核時(shí)限：業(yè)務(wù)部門初步審核1個(gè)工作日，法務(wù)審核2個(gè)工作日，財(cái)務(wù)審核1個(gè)工作日，管理層審批1-3個(gè)工作日（根據(jù)審批層級）；因?qū)徍送嘶貙?dǎo)致合同延誤的，業(yè)務(wù)部門需及時(shí)與客戶溝通說明，避免影響合作；緊急合同（如客戶要求48小時(shí)內(nèi)簽訂）需提前向管理層報(bào)備，啟動(dòng)“綠色審核通道”。（三）印章與檔案管理嚴(yán)禁攜帶合同專用章外出用?。ㄌ厥馇闆r需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，并由2名以上工作人員共同攜帶），用印時(shí)需核對合同文本與審批材料一致，保證“審批-用印-歸檔”閉環(huán)；合同檔案遺失需及時(shí)向行政部報(bào)備，由業(yè)務(wù)部門牽頭與客戶補(bǔ)簽《合同確認(rèn)函》，明確原合同內(nèi)容及簽訂時(shí)間，避免后續(xù)糾紛。（四）客戶信息與保密客戶營業(yè)執(zhí)照、身份證復(fù)印件等敏感信息需加密存儲(chǔ)，嚴(yán)禁非業(yè)務(wù)相關(guān)人員查閱；合同文本傳遞過程中使用公司內(nèi)部加密郵箱或?qū)Ｈ诉f送，避免信息泄露；涉及商業(yè)秘密（如技術(shù)配方、客戶名單）的合同，需單獨(dú)簽訂《保密協(xié)議》，明保證密范圍、期限及違約責(zé)任。（五）合同履行跟蹤業(yè)務(wù)部門作為合同履行第一責(zé)任人，需在交付、驗(yàn)收、收款