項(xiàng)目投標(biāo)管理制度

1目的

為規(guī)范項(xiàng)目投標(biāo)、投標(biāo)文件制作檢查、投標(biāo)保證金的繳納、退回、項(xiàng)目方案

的制作檢查流程，明確各環(huán)節(jié)的工作職責(zé)，特制定本制度。

2適用范圍

公司所有的項(xiàng)目投標(biāo)和項(xiàng)目方案的制作。

3定義

3.1投標(biāo)：是指法定代表人或者項(xiàng)目授權(quán)人等相關(guān)人員在項(xiàng)目開(kāi)標(biāo)日，攜帶投標(biāo)

文件、公司證件等資料，參與采購(gòu)方（含政府采購(gòu)中心或招標(biāo)代理公司）組織的

開(kāi)標(biāo)過(guò)程。

3.2投標(biāo)文件：指按照采購(gòu)方發(fā)出的招標(biāo)文件的要求，制作、準(zhǔn)備的投標(biāo)文書(shū)、

公司資料及其它所有要求提交的資料

4職責(zé)

4.1業(yè)務(wù)拓展部業(yè)務(wù)人員：

A.按照《項(xiàng)目信息采集表》的要求，通過(guò)與采購(gòu)方溝通獲取、現(xiàn)場(chǎng)勘察等方

式，提供相應(yīng)的信息資料給標(biāo)書(shū)制作員；

B.根據(jù)標(biāo)書(shū)制作員的要求，及時(shí)補(bǔ)充相關(guān)的準(zhǔn)確信息。

C.負(fù)責(zé)招標(biāo)項(xiàng)目的報(bào)名（需要報(bào)名時(shí)）。參與開(kāi)標(biāo)，必要時(shí)作為公司的授權(quán)

代表參加開(kāi)標(biāo)。

D.負(fù)責(zé)投標(biāo)保證金退還手續(xù)的辦理。

E.項(xiàng)目中標(biāo)后，主導(dǎo)與業(yè)主方簽訂項(xiàng)目合同。

F.項(xiàng)目運(yùn)作總結(jié)。

G.若項(xiàng)目中標(biāo)，協(xié)助運(yùn)營(yíng)部項(xiàng)目進(jìn)場(chǎng)（主要是與業(yè)主方的銜接協(xié)調(diào)）。

5.2業(yè)務(wù)拓展部標(biāo)書(shū)制作員：

A.根據(jù)項(xiàng)目的具體情況，向業(yè)務(wù)員提供《項(xiàng)目信息采集表》。

B,了解當(dāng)?shù)氐淖畹凸べY標(biāo)準(zhǔn)和社會(huì)保險(xiǎn)繳納標(biāo)準(zhǔn)，為項(xiàng)目報(bào)價(jià)收集素材。

C.根據(jù)項(xiàng)目開(kāi)標(biāo)的各時(shí)間節(jié)點(diǎn)，組織投標(biāo)文件的制作。基本原則是在升標(biāo)日

前兩個(gè)工作日完成標(biāo)書(shū)的制作和裝訂（特殊情形如采購(gòu)變更等情況除外）。對(duì)于

項(xiàng)目方案的制作，要在業(yè)務(wù)員要求日期的前兩天，完成電子文檔的定稿。

D.根據(jù)制作投標(biāo)文件和項(xiàng)目方案的需要，技術(shù)方案制作人員或者報(bào)價(jià)人員,

要親臨作業(yè)現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行勘察，確保技術(shù)方案有針對(duì)性，能有效決解作業(yè)區(qū)域?qū)嶋H存

在的問(wèn)題，使技術(shù)文件和報(bào)價(jià)貼合實(shí)際（報(bào)價(jià)基準(zhǔn)由業(yè)務(wù)員提供業(yè)主預(yù)算為基

準(zhǔn)）。

E.投標(biāo)保證金匯出手續(xù)的辦理，退還的跟進(jìn)和協(xié)調(diào)。

F.投標(biāo)時(shí)所需要的公司原件借出、移交和歸還手續(xù)的辦理。在開(kāi)標(biāo)現(xiàn)場(chǎng)，投

標(biāo)授權(quán)代表人要做好公司原件與開(kāi)標(biāo)組織方的移交，收回時(shí)要現(xiàn)場(chǎng)確認(rèn)原件的數(shù)

量、是否完整或損壞。

G.項(xiàng)目中標(biāo)后，根據(jù)運(yùn)營(yíng)部的需要，整理好相關(guān)的資料給運(yùn)營(yíng)部，以方便運(yùn)

營(yíng)部的進(jìn)場(chǎng)準(zhǔn)備工作。

H.項(xiàng)目總結(jié)。

4.3財(cái)務(wù)部

A.項(xiàng)目投標(biāo)報(bào)名費(fèi)、投標(biāo)保證金的支付。

B.投標(biāo)保證金退還的確認(rèn)。

C.中標(biāo)服務(wù)費(fèi)的支付

D.履約保證金的支付。

E.履約保證金退還的確認(rèn)。

F.投標(biāo)文件、項(xiàng)E方案制作及投標(biāo)過(guò)程中發(fā)生費(fèi)用的支付或者報(bào)銷。

G.按月收取業(yè)主方支付的保潔作業(yè)服務(wù)費(fèi)。

4.4運(yùn)營(yíng)部

A.項(xiàng)目中標(biāo)后，履約保證金支付手續(xù)的辦理及退還手續(xù)的辦理和跟進(jìn)。

B.向業(yè)務(wù)拓展部提交進(jìn)場(chǎng)需要的資料清單。

C.組織項(xiàng)目進(jìn)場(chǎng)，項(xiàng)目運(yùn)營(yíng)。

D.關(guān)注業(yè)主對(duì)環(huán)衛(wèi)現(xiàn)場(chǎng)要求的更新，爭(zhēng)取多獲得先進(jìn)標(biāo)段等榮譽(yù)證書(shū)。

4.5綜合管理部

A.保存公司所有的證照、資質(zhì)證書(shū)、榮譽(yù)證書(shū)、業(yè)績(jī)合同、中標(biāo)通知書(shū)等資

料的原件。

B.對(duì)保存的公司原件進(jìn)行臺(tái)帳管理，對(duì)于需年檢和有有效期的，要在臺(tái)帳中

注明到期時(shí)間，并根據(jù)各證照年審、換證所需要的時(shí)間，提前做好各證照的年檢

和換證工作，確保所有公司證照都處在有效期內(nèi)。車輛行駛證的年檢，由使用部

門自行負(fù)責(zé)。

C.原件的借出和歸還登記、查驗(yàn)等管理工作。

5工作內(nèi)容

5.1項(xiàng)目方案

5.1.1獲取項(xiàng)目信息

業(yè)務(wù)員根據(jù)所獲取的信息，填寫(xiě)《項(xiàng)目信息采集表》，并注明方案需要完成

的時(shí)間，經(jīng)業(yè)務(wù)部負(fù)責(zé)人簽字審核后，發(fā)給標(biāo)書(shū)制作員。標(biāo)書(shū)制作人員對(duì)《項(xiàng)目

信息采集表》進(jìn)行核對(duì)，對(duì)于信息遺漏或不完整、不清楚的，與業(yè)務(wù)員溝通及時(shí)

補(bǔ)充完整。

5.1.2作業(yè)區(qū)域的現(xiàn)場(chǎng)勘察

E.檢查記錄互查和總查的結(jié)果，要詳細(xì)記錄在《標(biāo)書(shū)、方案檢查記錄表》

中，檢查人和責(zé)任人都需簽名確認(rèn)。對(duì)于檢查發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，相應(yīng)的負(fù)責(zé)人要立即

進(jìn)行糾正。

F.方案經(jīng)審核后，交標(biāo)書(shū)制作員打印裝訂。

5.1.4方案的打印和裝訂

A.方案批量打印裝訂前，應(yīng)先打印一份，進(jìn)行檢查：

a.有無(wú)空白頁(yè)。

b.版面是否完整，紙張是否有褶皺。

c.頁(yè)碼是否完整。

d.打印顏色是否正常，紙質(zhì)是否符合要求。

e.以上各項(xiàng)均符合要求，再根據(jù)需要的份數(shù)進(jìn)行打印。

B.業(yè)務(wù)員要對(duì)方案詳細(xì)閱讀，以方便回答業(yè)主方針對(duì)方案提出的問(wèn)題。

5.2投標(biāo)文件

5.2.1投標(biāo)信息的獲取

對(duì)于業(yè)務(wù)部前期跟進(jìn)、運(yùn)作的項(xiàng)目，業(yè)務(wù)員要在即將掛網(wǎng)公示的前夕，通

知標(biāo)書(shū)制作員具體掛網(wǎng)公示時(shí)間，以方便跟進(jìn)。

5.2.2項(xiàng)目報(bào)名

A.項(xiàng)目掛網(wǎng)后，標(biāo)書(shū)制作員要根據(jù)報(bào)名的截止日期，立即與部門領(lǐng)導(dǎo)溝通

確定授權(quán)代表，并根據(jù)招標(biāo)公告的要求準(zhǔn)備報(bào)名所需要的資料-。

B.如果報(bào)名需要帶相關(guān)的原件，由標(biāo)巾制作員向管理部辦理原件借出手續(xù):

借出原件的名稱、份數(shù)、使用地點(diǎn)、使用人、借出日期等，借出經(jīng)辦人和借證人

均需簽字存檔。

C.標(biāo)書(shū)制作員在郵寄原件給業(yè)務(wù)員時(shí)，應(yīng)附上原件清單和份數(shù)，并簽名，且

預(yù)留業(yè)務(wù)員簽收和回寄簽名的位置。

D.業(yè)務(wù)員收到報(bào)名資料和所需要的原件后，立即報(bào)名購(gòu)買招標(biāo)文件。招標(biāo)文

件分為紙質(zhì)文件和電子文檔，業(yè)務(wù)員收到電子文檔后,應(yīng)第一時(shí)間發(fā)給投標(biāo)主管。

6.2.4.3標(biāo)書(shū)的制作要求

在報(bào)名資料快遞來(lái)不及的情況下，投標(biāo)主管可安排

人員把資料送去報(bào)名。

5.2.4投標(biāo)文件制作

5.2.4.1制作《標(biāo)書(shū)、方案制作進(jìn)度跟蹤表》

A.投標(biāo)主管根據(jù)招標(biāo)文件上注明的開(kāi)標(biāo)日期，填寫(xiě)《標(biāo)書(shū)、方案制作進(jìn)度

跟蹤表》，要求標(biāo)書(shū)電子版本最終定稿日期，比開(kāi)標(biāo)日期至少提前兩個(gè)工作日。

B.投標(biāo)主管每天確認(rèn)標(biāo)巾制作的實(shí)際進(jìn)展是否與《標(biāo)書(shū)、方案制作進(jìn)度跟

蹤表》計(jì)劃的進(jìn)度一致，一旦方案制作受阻或者滯后，應(yīng)立即解決。確保標(biāo)書(shū)制

作穩(wěn)步推進(jìn)。

5.2.4.2閱讀招標(biāo)文件

在收到業(yè)務(wù)員的引標(biāo)文件后，負(fù)責(zé)商務(wù)、技術(shù)和報(bào)價(jià)的人員應(yīng)人手一份，

認(rèn)真閱讀招標(biāo)文件。

A.標(biāo)書(shū)商務(wù)負(fù)責(zé)人員要特別關(guān)注：

a.對(duì)參與投標(biāo)公司的資質(zhì)要求、評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)中商務(wù)部分的要求。

b.投標(biāo)保證金的數(shù)量、到賬日期要求、匯款要求。

c.需要帶到開(kāi)標(biāo)現(xiàn)場(chǎng)的原件。

d.授權(quán)委托書(shū)、法人身份證明書(shū)、開(kāi)標(biāo)一覽表、承諾書(shū)等證明材料的封裝要求、

提交方式。

E.標(biāo)書(shū)正、副本的份數(shù)、裝訂方式、密封要求等。

f.其它與商務(wù)標(biāo)制作有關(guān)的要求。

g.投標(biāo)保證金的匯出，商務(wù)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)投標(biāo)保證金匯出手續(xù)的辦理，并跟進(jìn)到賬

情況c

B.標(biāo)書(shū)技術(shù)負(fù)責(zé)人要特別關(guān)注：

a.車輛的數(shù)量和排班要求；人員的數(shù)量和排班要求。

b.車輛、人員作業(yè)時(shí)間的要求。

c.作業(yè)內(nèi)容的要求d.

作業(yè)質(zhì)量的要求。

e.道路情況的說(shuō)明和現(xiàn)場(chǎng)勘察資料。

f.關(guān)于作業(yè)和管理、質(zhì)量的要求。g.

其他與技術(shù)標(biāo)制作有關(guān)的要求。

C.標(biāo)書(shū)報(bào)價(jià)負(fù)責(zé)人要特別關(guān)注：

a.要求的人員、車輛數(shù)量。

b.車輛作業(yè)時(shí)間、人工保潔時(shí)間的要求。

c.工人待遇、福利的要求。

d.作業(yè)質(zhì)量的要求。

e.其他與報(bào)價(jià)有關(guān)的要求。

5.2.4.3標(biāo)書(shū)制作中所有用到的掃描電子文檔，必須采用彩色掃描，圖片要清晰、

完整。同類的掃描文檔前面，必須編輯所放文檔的目錄，如在放置公司榮譽(yù)證書(shū)

掃描件前，先編輯所要放置榮譽(yù)證書(shū)的目錄。圖片放置順序與目錄順序一致。文

檔的編排序號(hào)，按照ISO：9001質(zhì)量管理體系中關(guān)于文件編寫(xiě)序號(hào)規(guī)則的要求編

排，如1、1.1、1.2；2、2.1、2.2.....方案成型時(shí)，商務(wù)部分、技術(shù)部分和

報(bào)價(jià)部分，正文內(nèi)容選用12號(hào)宋體字，標(biāo)題選用18號(hào)宋體加粗字體，副標(biāo)題選

用16號(hào)宋體加粗字體。

5.2.4.4標(biāo)書(shū)的檢查

標(biāo)書(shū)的檢查分為電子文檔的檢查和紙質(zhì)文檔的檢查兩部分

A.標(biāo)書(shū)電子文檔的檢查

電子文本的檢查分為三個(gè)層次：自查、互查和總查。

自查：就是負(fù)責(zé)商務(wù)部分、技術(shù)部分、報(bào)價(jià)部分的人員.對(duì)自己所負(fù)責(zé)制作的內(nèi)

容進(jìn)行自檢、自糾。

互查：就是自己檢查別人制作的部分，即商務(wù)負(fù)責(zé)人檢查報(bào)價(jià)部分，技術(shù)負(fù)責(zé)人

檢查商務(wù)部分，報(bào)價(jià)負(fù)責(zé)人檢查技術(shù)部分。

總查：方案的電子文稿成型后，對(duì)完整的方案進(jìn)行檢查。總查由投標(biāo)主管進(jìn)行。

B.檢查記錄

互查和總查的結(jié)果，要詳細(xì)記錄在《標(biāo)書(shū)、方案檢查記錄表》中，檢查人和

責(zé)任人都需簽名確認(rèn)。對(duì)于檢查發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，相應(yīng)的負(fù)責(zé)人要立即進(jìn)行糾正。

5.2.4.5標(biāo)書(shū)的打印

投標(biāo)主管安排專人負(fù)責(zé)標(biāo)書(shū)的打印，并安排相應(yīng)的人員協(xié)助。

A.紙質(zhì)文檔的檢查

a.有無(wú)空白頁(yè)。

b.版面是否完整，紙張是否有褶皺。

c.頁(yè)碼是否完整。

d.打印顏色是否正常，紙質(zhì)是否符合要求。

e.以.上各項(xiàng)均符合要求，再根據(jù)需要的份數(shù)進(jìn)行打印。

B.標(biāo)書(shū)的簽字、蓋章

a.在彩色打印的標(biāo)書(shū)的每一頁(yè)進(jìn)行蓋章。

b.在蓋章的同時(shí)，把需要授權(quán)代表和法人簽字的地方按順序簽字。簽字的地方，

要加蓋公章。

c.簽完字、蓋好章后，要逐頁(yè)的再檢查一次，確定無(wú)誤后，根據(jù)正、副本數(shù)量的

要求進(jìn)行彩色復(fù)印。每本標(biāo)書(shū)的封面都要蓋章，并需要蓋騎縫章。以上檢查的結(jié)

果記錄在《標(biāo)書(shū)、方案檢查記錄表》中，并簽字確認(rèn)。

5.2.4.6標(biāo)書(shū)封裝

A.根據(jù)招標(biāo)文件中關(guān)于正本、副本、開(kāi)標(biāo)一覽表、法人授權(quán)委托書(shū)、法人身份證

明書(shū)等的包裝要求，而標(biāo)書(shū)進(jìn)行包裝。包裝要求方正、整齊、美觀。

B.按照招標(biāo)文件的要求貼上封條。封條的書(shū)寫(xiě)要符合招標(biāo)文件的要求。

C.封套上所有縫的位置，都要蓋上騎縫章。

D.對(duì)于開(kāi)標(biāo)時(shí)需要的原件，若招標(biāo)文件有包裝的要求，要按要求包裝。若沒(méi)有具

體要求，包裝要能充分保護(hù)證件。里面要附上原件的清單，包裝外面要貼上公司

名稱、項(xiàng)目名稱等信息。

5.2.4.7標(biāo)書(shū)的運(yùn)輸

標(biāo)書(shū)和原件的運(yùn)輸時(shí)應(yīng)用行李箱裝好，避免標(biāo)書(shū)在箱內(nèi)移動(dòng)。同時(shí)還應(yīng)帶上

公章、牛皮紙、封條、雙面膠等物品備用，在標(biāo)書(shū)個(gè)別地方運(yùn)輸損壞時(shí)修復(fù)。

5.3開(kāi)標(biāo)

A.參與開(kāi)標(biāo)時(shí)，授權(quán)弋表應(yīng)至少提前半小時(shí)到達(dá)開(kāi)標(biāo)現(xiàn)場(chǎng)，辦理相關(guān)手續(xù)。

B.唱標(biāo)時(shí)，對(duì)各參與單位的報(bào)價(jià)，應(yīng)做好詳細(xì)的記錄。

C.退還原件時(shí)，要當(dāng)場(chǎng)核對(duì)確認(rèn)，防止原件丟失和損壞。在開(kāi)標(biāo)過(guò)程中，授權(quán)代

表對(duì)原件負(fù)責(zé)。

5.4原件的退還

開(kāi)完標(biāo)后，授權(quán)代表要把原件還給標(biāo)書(shū)制作人。簽收人與授權(quán)代表要當(dāng)面

確認(rèn)。簽收入回公司后，將原件還給管理部。管理部經(jīng)辦人確認(rèn)簽收后，需在原

件借出記錄表上簽字。

5.5投標(biāo)保證金的退還及履約保證金的支付

5.5.1開(kāi)標(biāo)結(jié)束后，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)跟進(jìn)投標(biāo)保證金的退還，并建立臺(tái)帳跟進(jìn)。

對(duì)于沒(méi)有中標(biāo)的標(biāo)段，跟進(jìn)人應(yīng)于招標(biāo)結(jié)果公示后第二個(gè)工作日，咨詢投標(biāo)保證

金的退還于續(xù)。若需要去現(xiàn)場(chǎng)辦理退還手續(xù)的，則要求業(yè)務(wù)員前去辦理。跟進(jìn)人

要及時(shí)與財(cái)務(wù)溝通，確認(rèn)投標(biāo)保證金的到賬情況。

5.5.2對(duì)于中標(biāo)的標(biāo)段，若采購(gòu)方要求將投標(biāo)保正金轉(zhuǎn)為履約保證金。則有幾個(gè)

原則：

a.甲方寫(xiě)收據(jù)的付款方要是本公司。

b.運(yùn)營(yíng)部補(bǔ)寫(xiě)相同金額的履約保證金付款申請(qǐng)單