監(jiān)事會(huì)會(huì)議制度一、總則

（一）制定目的與依據(jù)

1.制定目的

為規(guī)范公司監(jiān)事會(huì)會(huì)議的組織與召開(kāi)程序，保障監(jiān)事會(huì)依法獨(dú)立行使監(jiān)督職權(quán)，提高監(jiān)督效率和質(zhì)量，維護(hù)公司、股東及債權(quán)人的合法權(quán)益，根據(jù)《中華人民共和國(guó)公司法》《中華人民共和國(guó)證券法》等法律法規(guī)及《公司章程》的相關(guān)規(guī)定，制定本制度。

2.制定依據(jù)

本制度以《中華人民共和國(guó)公司法》第五十四條、第五十五條關(guān)于監(jiān)事會(huì)職權(quán)的規(guī)定為基礎(chǔ)，結(jié)合《上市公司治理準(zhǔn)則》《上市公司監(jiān)事會(huì)工作指引》等監(jiān)管要求，以及公司內(nèi)部治理實(shí)際情況制定，確保監(jiān)事會(huì)會(huì)議運(yùn)作合法合規(guī)、有章可循。

（二）適用范圍

1.適用主體

本制度適用于公司監(jiān)事會(huì)及全體監(jiān)事，包括由股東大會(huì)選舉產(chǎn)生的股東代表監(jiān)事和職工代表大會(huì)選舉產(chǎn)生的職工代表監(jiān)事，監(jiān)事會(huì)主席、副主席及監(jiān)事履行職責(zé)時(shí)均應(yīng)遵守本制度規(guī)定。

2.適用情形

本制度規(guī)范監(jiān)事會(huì)會(huì)議的籌備、召集、召開(kāi)、表決、決議形成及執(zhí)行等全流程工作，包括定期會(huì)議、臨時(shí)會(huì)議的組織程序，會(huì)議議案的提出與審議，監(jiān)事的參會(huì)權(quán)、表決權(quán)，以及會(huì)議記錄、檔案管理等事項(xiàng)。

（三）基本原則

1.合法合規(guī)原則

監(jiān)事會(huì)會(huì)議的組織與召開(kāi)必須嚴(yán)格遵守法律法規(guī)、監(jiān)管規(guī)定及《公司章程》，不得違反法律強(qiáng)制性規(guī)定或損害公司、股東及利益相關(guān)方的合法權(quán)益。

2.獨(dú)立監(jiān)督原則

監(jiān)事會(huì)行使監(jiān)督職權(quán)不受公司董事、高級(jí)管理人員及其他外部主體的干涉，會(huì)議審議事項(xiàng)應(yīng)獨(dú)立判斷、客觀評(píng)價(jià)，確保監(jiān)督工作的獨(dú)立性與權(quán)威性。

3.客觀公正原則

監(jiān)事在會(huì)議審議過(guò)程中應(yīng)基于事實(shí)依據(jù)，對(duì)公司財(cái)務(wù)狀況、董事及高級(jí)管理人員履職行為進(jìn)行客觀公正評(píng)價(jià)，避免主觀臆斷或利益輸送。

4.勤勉盡責(zé)原則

全體監(jiān)事應(yīng)按時(shí)參會(huì)，積極履行審議、質(zhì)詢(xún)、表決等職責(zé)，對(duì)會(huì)議議案進(jìn)行充分討論，不得無(wú)故缺席、中途退席或敷衍塞責(zé)，確保監(jiān)事會(huì)會(huì)議有效發(fā)揮監(jiān)督職能。

（四）術(shù)語(yǔ)定義

1.監(jiān)事會(huì)會(huì)議

指由監(jiān)事會(huì)召集，全體監(jiān)事（或符合法定比例的監(jiān)事）參加，依照法定程序?qū)徸h監(jiān)督事項(xiàng)并形成決議的法定會(huì)議形式，分為定期會(huì)議和臨時(shí)會(huì)議。

2.定期會(huì)議

指監(jiān)事會(huì)依照《公司章程》規(guī)定定期召開(kāi)的會(huì)議，用于審議常規(guī)監(jiān)督事項(xiàng)，每年度至少召開(kāi)一次，具體召開(kāi)時(shí)間由監(jiān)事會(huì)主席確定。

3.臨時(shí)會(huì)議

指監(jiān)事會(huì)遇有特殊情況（如發(fā)現(xiàn)公司重大經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)、董事或高級(jí)管理人員涉嫌違規(guī)等）時(shí)，由監(jiān)事會(huì)主席、三分之一以上監(jiān)事或公司提議召開(kāi)的臨時(shí)性監(jiān)督會(huì)議。

4.會(huì)議決議

指監(jiān)事會(huì)會(huì)議就審議事項(xiàng)進(jìn)行表決后，依照法定多數(shù)規(guī)則形成的具有法律約束力的書(shū)面決定，需明確表決結(jié)果、執(zhí)行責(zé)任及時(shí)限要求。

5.會(huì)議記錄

指監(jiān)事會(huì)會(huì)議召開(kāi)過(guò)程中對(duì)會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、議案內(nèi)容、討論情況、表決結(jié)果及決議事項(xiàng)等進(jìn)行的書(shū)面記載，是監(jiān)事會(huì)履職的重要證明文件。

二、會(huì)議分類(lèi)與召集

（一）會(huì)議類(lèi)型

1.定期會(huì)議

（1）定義與性質(zhì)

定期會(huì)議是指監(jiān)事會(huì)依照法律法規(guī)及公司章程規(guī)定，在固定周期內(nèi)必須召開(kāi)的常規(guī)性會(huì)議，是監(jiān)事會(huì)履行持續(xù)監(jiān)督職責(zé)的基本形式。其核心特征在于召開(kāi)時(shí)間的確定性，旨在保障監(jiān)督工作的常態(tài)化、制度化，避免監(jiān)督職能因外部因素而中斷。

（2）召開(kāi)頻率

根據(jù)《公司法》及公司章程要求，定期會(huì)議每年至少召開(kāi)一次。若公司存在重大風(fēng)險(xiǎn)事項(xiàng)或監(jiān)管要求變化，可適當(dāng)增加召開(kāi)次數(shù)，但不得低于法定最低標(biāo)準(zhǔn)。具體召開(kāi)時(shí)間由監(jiān)事會(huì)主席根據(jù)年度工作計(jì)劃確定，一般安排在年度財(cái)務(wù)報(bào)告審計(jì)完成后、股東大會(huì)召開(kāi)前，以便審議年度監(jiān)督報(bào)告等關(guān)鍵事項(xiàng)。

（3）議題范圍

定期會(huì)議議題通常聚焦于常規(guī)性監(jiān)督事項(xiàng)，包括但不限于：審議年度監(jiān)事會(huì)工作報(bào)告、檢查公司財(cái)務(wù)執(zhí)行情況、監(jiān)督董事及高級(jí)管理人員履職合規(guī)性、核查公司利潤(rùn)分配方案等。議題需提前納入年度工作計(jì)劃，確保監(jiān)督工作的系統(tǒng)性和前瞻性。

2.臨時(shí)會(huì)議

（1）定義與觸發(fā)情形

臨時(shí)會(huì)議是指在定期會(huì)議之外，因特定緊急或重大事項(xiàng)而臨時(shí)召集的監(jiān)事會(huì)會(huì)議，其核心價(jià)值在于應(yīng)對(duì)突發(fā)情況，強(qiáng)化監(jiān)督的及時(shí)性和針對(duì)性。觸發(fā)情形主要包括：發(fā)現(xiàn)公司董事、高級(jí)管理人員涉嫌違反法律、法規(guī)或公司章程的行為；公司經(jīng)營(yíng)出現(xiàn)重大風(fēng)險(xiǎn)或異常波動(dòng)；股東請(qǐng)求召開(kāi)且監(jiān)事會(huì)主席認(rèn)為有必要；半數(shù)以上監(jiān)事聯(lián)名提議等。

（2）緊急會(huì)議的特殊性

針對(duì)公司面臨重大危機(jī)（如重大投資失敗、重大訴訟、突發(fā)合規(guī)事件等），可召開(kāi)緊急臨時(shí)會(huì)議，不受常規(guī)程序限制。此時(shí)，會(huì)議召集時(shí)限可縮短至24小時(shí)內(nèi)，但需確保監(jiān)事能夠獲取必要信息并獨(dú)立發(fā)表意見(jiàn)，避免因時(shí)間倉(cāng)促導(dǎo)致監(jiān)督流于形式。

（二）召集條件與程序

1.召集主體

（1）常規(guī)召集人

監(jiān)事會(huì)主席為會(huì)議的常規(guī)召集人，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌會(huì)議的各項(xiàng)籌備工作。若監(jiān)事會(huì)主席不能履行職務(wù)或拒不履行職務(wù)，由半數(shù)以上監(jiān)事共同推舉一名監(jiān)事?lián)闻R時(shí)召集人，確保監(jiān)督職能不出現(xiàn)真空。

（2）提議召集主體

除監(jiān)事會(huì)主席外，三分之一以上監(jiān)事聯(lián)名、公司董事會(huì)、單獨(dú)或合計(jì)持有公司10%以上股份的股東，均有權(quán)提議召開(kāi)臨時(shí)會(huì)議。提議主體需提交書(shū)面申請(qǐng)，明確會(huì)議議題、召開(kāi)理由及必要性，由監(jiān)事會(huì)主席在收到申請(qǐng)后5日內(nèi)作出是否召集的書(shū)面答復(fù)。

2.召集條件

（1）定期會(huì)議的啟動(dòng)條件

定期會(huì)議的召開(kāi)無(wú)需額外條件，但需滿(mǎn)足“全體監(jiān)事三分之二以上出席”的法定人數(shù)要求。若出席人數(shù)不足，可延期召開(kāi)，但不得無(wú)故取消，且延期需明確時(shí)間并通知全體監(jiān)事。

（2）臨時(shí)會(huì)議的實(shí)質(zhì)條件

臨時(shí)會(huì)議的提議需滿(mǎn)足“事項(xiàng)重大且具有監(jiān)督必要性”的實(shí)質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)。例如，董事涉嫌關(guān)聯(lián)交易違規(guī)時(shí)，需附初步違規(guī)證據(jù)；股東提議時(shí)，需說(shuō)明提議事項(xiàng)與公司利益的關(guān)聯(lián)性。監(jiān)事會(huì)主席對(duì)提議內(nèi)容進(jìn)行形式審查，認(rèn)為不符合條件的，應(yīng)書(shū)面說(shuō)明理由，但不得隨意駁回。

3.召集程序

（1）提議與審核

提議主體提交書(shū)面申請(qǐng)后，監(jiān)事會(huì)主席需在3日內(nèi)組織審核小組（由3名監(jiān)事組成）對(duì)提議事項(xiàng)進(jìn)行初步評(píng)估。審核重點(diǎn)包括：事項(xiàng)是否屬于監(jiān)事會(huì)監(jiān)督范圍、是否具備可審議性、是否影響公司正常經(jīng)營(yíng)等。審核通過(guò)后，主席需確定會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)及議程；未通過(guò)的，需向提議主體反饋具體原因并可補(bǔ)充材料后重新申請(qǐng)。

（2）會(huì)議安排與確認(rèn)

會(huì)議時(shí)間需兼顧監(jiān)事的合理準(zhǔn)備時(shí)間，定期會(huì)議一般提前10日通知，臨時(shí)會(huì)議提前5日通知，緊急會(huì)議可適當(dāng)縮短但不得少于3日。會(huì)議地點(diǎn)優(yōu)先選擇公司辦公場(chǎng)所，必要時(shí)可通過(guò)視頻、電話(huà)會(huì)議等形式召開(kāi)，但需確保所有監(jiān)事能夠清晰表達(dá)意見(jiàn)并參與表決。

（三）會(huì)議通知

1.通知時(shí)限

（1）定期會(huì)議通知

定期會(huì)議通知需在會(huì)議召開(kāi)前10日送達(dá)全體監(jiān)事，通知方式包括書(shū)面簽收、電子郵件或公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)。若監(jiān)事需提前審閱會(huì)議材料，通知時(shí)限可延長(zhǎng)至15日，確保監(jiān)事有充分時(shí)間了解議題背景并形成獨(dú)立判斷。

（2）臨時(shí)會(huì)議通知

臨時(shí)會(huì)議通知時(shí)限根據(jù)事項(xiàng)緊急程度調(diào)整，一般事項(xiàng)提前5日，緊急事項(xiàng)提前3日，特別緊急事項(xiàng)（如突發(fā)重大違規(guī)事件）可采取“即時(shí)通知”方式，但需通過(guò)電話(huà)、短信及書(shū)面通知的組合形式，確保監(jiān)事及時(shí)知悉。

2.通知內(nèi)容

（1）必備要素

會(huì)議通知必須包含以下核心內(nèi)容：會(huì)議名稱(chēng)（明確“定期會(huì)議”或“臨時(shí)會(huì)議”）；召開(kāi)時(shí)間（具體到上/下午及分鐘）；會(huì)議地點(diǎn)（線上會(huì)議需提供平臺(tái)鏈接及參會(huì)密碼）；會(huì)議議題及審議事項(xiàng)；會(huì)議材料清單（如財(cái)務(wù)報(bào)告、履職報(bào)告等）及獲取方式；參會(huì)回執(zhí)反饋時(shí)限（一般要求會(huì)議前1日反饋）；聯(lián)系人及聯(lián)系方式。

（2）補(bǔ)充說(shuō)明

若議題涉及敏感信息（如未公開(kāi)的訴訟案件、商業(yè)秘密等），通知中需注明“保密事項(xiàng)”，并提醒監(jiān)事遵守保密義務(wù)。對(duì)于需要表決的議案，通知中應(yīng)明確表決方式（記名/無(wú)記名）及通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)（如簡(jiǎn)單多數(shù)或三分之二多數(shù)）。

3.通知方式與送達(dá)確認(rèn)

（1）通知方式

會(huì)議通知應(yīng)采用可追溯的送達(dá)方式，首選書(shū)面通知（郵寄或?qū)Ｈ怂瓦_(dá)）并保留簽收回執(zhí)；次選電子郵件（需設(shè)置已讀回執(zhí)功能）；緊急情況下可采用電話(huà)通知，但需同步發(fā)送短信或微信文字記錄作為輔助證明。線上會(huì)議通知需附操作指南，確保監(jiān)事熟悉會(huì)議平臺(tái)使用方法。

（2）送達(dá)與異議處理

通知發(fā)出后，監(jiān)事需在規(guī)定時(shí)限內(nèi)反饋參會(huì)回執(zhí)。若監(jiān)事未反饋回執(zhí)，視為默認(rèn)參會(huì)；若監(jiān)事明確表示無(wú)法參會(huì)，需在通知時(shí)限內(nèi)提交書(shū)面說(shuō)明，必要時(shí)可委托其他監(jiān)事代為發(fā)表意見(jiàn)（需附授權(quán)委托書(shū)）。對(duì)通知內(nèi)容有異議的監(jiān)事，可在收到通知后2日內(nèi)提出，監(jiān)事會(huì)主席需及時(shí)核實(shí)并調(diào)整不適當(dāng)內(nèi)容。

三、會(huì)議籌備與材料準(zhǔn)備

（一）會(huì)議籌備流程

1.籌備啟動(dòng)

（1）籌備主體

監(jiān)事會(huì)主席作為會(huì)議籌備的總負(fù)責(zé)人，牽頭組建籌備小組。小組成員由監(jiān)事會(huì)秘書(shū)、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人及2名監(jiān)事代表組成，明確分工：秘書(shū)負(fù)責(zé)通知發(fā)放與議程擬定，財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人準(zhǔn)備財(cái)務(wù)材料，監(jiān)事代表負(fù)責(zé)議題調(diào)研。

（2）時(shí)間節(jié)點(diǎn)

定期會(huì)議籌備需在會(huì)議召開(kāi)前20天啟動(dòng)，臨時(shí)會(huì)議根據(jù)緊急程度確定，緊急事項(xiàng)可在48小時(shí)內(nèi)完成初步籌備。籌備小組首次會(huì)議需明確分工與時(shí)間表，確保各環(huán)節(jié)無(wú)縫銜接。

2.議題征集

（1）征集渠道

議題來(lái)源包括監(jiān)事會(huì)主席根據(jù)年度監(jiān)督計(jì)劃主動(dòng)提出、監(jiān)事聯(lián)名提交、董事會(huì)或股東建議、外部審計(jì)機(jī)構(gòu)提示等。所有議題需書(shū)面提交至監(jiān)事會(huì)秘書(shū)處，注明議題名稱(chēng)、背景說(shuō)明及監(jiān)督必要性。

（2）議題篩選

籌備小組召開(kāi)專(zhuān)題會(huì)議對(duì)議題進(jìn)行初審，篩選標(biāo)準(zhǔn)包括：是否符合法律法規(guī)要求、是否屬于監(jiān)事會(huì)監(jiān)督范疇、是否具備可操作性。通過(guò)議題納入會(huì)議議程，未通過(guò)議題需向提議方書(shū)面反饋理由。

（二）會(huì)議材料準(zhǔn)備

1.材料分類(lèi)

（1）財(cái)務(wù)監(jiān)督材料

包括但不限于：經(jīng)審計(jì)的年度/季度財(cái)務(wù)報(bào)告、重大財(cái)務(wù)決策文件、關(guān)聯(lián)交易明細(xì)表、資金使用情況分析表。材料需由財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，附財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人對(duì)關(guān)鍵指標(biāo)的專(zhuān)項(xiàng)說(shuō)明。

（2）履職監(jiān)督材料

董事及高級(jí)管理人員履職報(bào)告需涵蓋：崗位職責(zé)完成情況、重大決策參與記錄、合規(guī)聲明、個(gè)人履職自評(píng)。報(bào)告需本人簽字，并附監(jiān)事會(huì)秘書(shū)處對(duì)其履職記錄的核查摘要。

（3）專(zhuān)項(xiàng)監(jiān)督材料

針對(duì)特定議題的專(zhuān)項(xiàng)材料，如：重大投資項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估書(shū)、內(nèi)控缺陷整改報(bào)告、合規(guī)檢查報(bào)告。材料需附第三方機(jī)構(gòu)（如律師事務(wù)所）的獨(dú)立意見(jiàn)書(shū)。

2.材料審核

（1）形式審核

監(jiān)事會(huì)秘書(shū)處對(duì)材料進(jìn)行形式審查，確保：材料格式統(tǒng)一、數(shù)據(jù)來(lái)源可追溯、附件完整、簽名蓋章齊全。不符合要求的材料退回補(bǔ)充，最遲于會(huì)議前3天完成修正。

（2）實(shí)質(zhì)審核

籌備小組對(duì)材料內(nèi)容進(jìn)行交叉驗(yàn)證，重點(diǎn)核查：財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)與業(yè)務(wù)邏輯一致性、履職報(bào)告與實(shí)際記錄匹配度、專(zhuān)項(xiàng)報(bào)告結(jié)論的客觀性。發(fā)現(xiàn)疑點(diǎn)立即啟動(dòng)補(bǔ)充調(diào)查程序。

3.材料分發(fā)

（1）分發(fā)時(shí)限

會(huì)議材料需提前7天送達(dá)全體監(jiān)事，臨時(shí)會(huì)議提前3天送達(dá)。電子材料通過(guò)加密郵件發(fā)送，紙質(zhì)材料專(zhuān)人簽收并登記。緊急會(huì)議可先發(fā)送核心材料，補(bǔ)充材料會(huì)后24小時(shí)內(nèi)補(bǔ)齊。

（2）材料保密

涉及商業(yè)秘密或敏感信息的材料標(biāo)注"內(nèi)部資料"字樣，要求監(jiān)事簽署保密承諾書(shū)。會(huì)議材料僅限監(jiān)事會(huì)成員使用，禁止向無(wú)關(guān)人員泄露，違者按公司保密制度追責(zé)。

（三）會(huì)前溝通機(jī)制

1.預(yù)審會(huì)議

（1）組織形式

在正式會(huì)議前3天召開(kāi)預(yù)審會(huì)議，由監(jiān)事會(huì)主席主持，全體監(jiān)事及籌備小組成員參加。采用"議題匯報(bào)+集體討論"模式，每個(gè)議題由主匯報(bào)人（議題提議人或相關(guān)監(jiān)事）陳述15分鐘，其他監(jiān)事自由發(fā)言。

（2）預(yù)審內(nèi)容

重點(diǎn)討論材料完整性、監(jiān)督重點(diǎn)是否突出、表決方式是否合理。預(yù)審形成的修改意見(jiàn)形成會(huì)議紀(jì)要，作為正式會(huì)議的補(bǔ)充材料。對(duì)爭(zhēng)議較大的議題，預(yù)審會(huì)議需形成初步表決傾向。

2.意見(jiàn)征集

（1）書(shū)面反饋

監(jiān)事收到材料后3個(gè)工作日內(nèi)提交書(shū)面意見(jiàn)，包括：材料疑問(wèn)點(diǎn)、補(bǔ)充調(diào)查建議、表決傾向。意見(jiàn)需分類(lèi)整理為"財(cái)務(wù)類(lèi)""履職類(lèi)""專(zhuān)項(xiàng)類(lèi)"，由秘書(shū)處匯總形成《監(jiān)事意見(jiàn)清單》。

（2）專(zhuān)題溝通

對(duì)復(fù)雜議題，監(jiān)事會(huì)主席可組織專(zhuān)題溝通會(huì)，邀請(qǐng)相關(guān)監(jiān)事、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人、法律顧問(wèn)共同參與。溝通會(huì)采用"問(wèn)題清單+解答"形式，確保每個(gè)疑問(wèn)得到明確回應(yīng)。

3.議案調(diào)整

（1）調(diào)整原則

根據(jù)預(yù)審會(huì)議和意見(jiàn)征集結(jié)果，對(duì)議案進(jìn)行必要調(diào)整：補(bǔ)充缺失材料、合并重復(fù)議題、簡(jiǎn)化復(fù)雜表述。調(diào)整后的議案需經(jīng)籌備小組復(fù)核，確保不偏離原監(jiān)督目的。

（2）最終確認(rèn)

會(huì)議召開(kāi)前1天，監(jiān)事會(huì)主席召開(kāi)籌備終審會(huì)，確認(rèn)最終議程及表決事項(xiàng)。調(diào)整后的議案需重新發(fā)送全體監(jiān)事，并說(shuō)明調(diào)整理由。

（四）特殊情況處理

1.材料缺失應(yīng)對(duì)

（1）緊急補(bǔ)充

若關(guān)鍵材料因客觀原因無(wú)法按時(shí)準(zhǔn)備，由監(jiān)事會(huì)主席向全體監(jiān)事說(shuō)明情況，經(jīng)半數(shù)以上監(jiān)事同意可延期提交。延期材料需在正式會(huì)議后2個(gè)工作日內(nèi)補(bǔ)充，并附延期說(shuō)明。

（2）替代方案

對(duì)無(wú)法獲取的原始材料，可采取替代方案：如查閱內(nèi)部系統(tǒng)電子記錄、調(diào)取歷史檔案、要求相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人現(xiàn)場(chǎng)說(shuō)明。替代方案需經(jīng)籌備小組集體認(rèn)可。

2.監(jiān)事缺席處理

（1）缺席登記

監(jiān)事需在會(huì)議前2天向監(jiān)事會(huì)秘書(shū)處提交書(shū)面請(qǐng)假申請(qǐng)，說(shuō)明缺席原因。無(wú)故缺席且未請(qǐng)假者，監(jiān)事會(huì)主席可記錄在案并通報(bào)股東大會(huì)。

（2）代理參會(huì)

缺席監(jiān)事可委托其他監(jiān)事代為行使表決權(quán)，需提交書(shū)面授權(quán)委托書(shū)，明確授權(quán)范圍。受托監(jiān)事需在表決前說(shuō)明代理意見(jiàn)，但不得違背委托人的明確指示。

3.會(huì)議變更處理

（1）變更條件

因不可抗力（如自然災(zāi)害、重大疫情）導(dǎo)致無(wú)法按期召開(kāi)，經(jīng)監(jiān)事會(huì)主席提議、全體監(jiān)事過(guò)半數(shù)同意可變更會(huì)議時(shí)間。變更需提前2天通知全體監(jiān)事。

（2）變更程序

變更后的會(huì)議時(shí)間需避開(kāi)法定節(jié)假日，確保所有監(jiān)事能參會(huì)。若變更后仍有監(jiān)事無(wú)法參會(huì)，按缺席處理程序執(zhí)行。變更情況需記錄在會(huì)議檔案中。

四、會(huì)議召開(kāi)與表決程序

（一）會(huì)議召開(kāi)流程

1.召開(kāi)準(zhǔn)備

（1）會(huì)場(chǎng)布置

會(huì)議地點(diǎn)優(yōu)先選擇公司會(huì)議室，需提前調(diào)試音響、投影等設(shè)備。線上會(huì)議需測(cè)試視頻平臺(tái)穩(wěn)定性，確保所有監(jiān)事能清晰發(fā)言。會(huì)場(chǎng)座位安排應(yīng)體現(xiàn)獨(dú)立性，避免董事、高管列席干擾審議。

（2）簽到管理

監(jiān)事需在會(huì)議開(kāi)始前15分鐘完成簽到，采用紙質(zhì)簽到表或電子簽到系統(tǒng)。簽到表需記錄姓名、職務(wù)、聯(lián)系方式，由監(jiān)事會(huì)秘書(shū)處專(zhuān)人負(fù)責(zé)保管。未簽到監(jiān)事需在會(huì)后說(shuō)明原因，無(wú)故缺席者計(jì)入履職考核。

（3）材料分發(fā)

會(huì)議材料提前放置于座位，電子材料通過(guò)加密郵件發(fā)送。涉及敏感信息的文件標(biāo)注“保密”字樣，要求監(jiān)事當(dāng)場(chǎng)簽署保密承諾書(shū)。材料補(bǔ)充需經(jīng)監(jiān)事會(huì)主席批準(zhǔn)，避免臨時(shí)變更議題。

2.會(huì)議主持

（1）主持人職責(zé)

監(jiān)事會(huì)主席擔(dān)任會(huì)議主持人，負(fù)責(zé)維持秩序、控制發(fā)言時(shí)間。主席無(wú)法履職時(shí)，由半數(shù)以上監(jiān)事推舉臨時(shí)主持人。主持人需確保每個(gè)議題獲得充分討論，避免少數(shù)人壟斷發(fā)言權(quán)。

（2）議程執(zhí)行

嚴(yán)格按照既定議程推進(jìn)，每項(xiàng)議題討論時(shí)間不超過(guò)30分鐘。超時(shí)議題需經(jīng)半數(shù)以上監(jiān)事同意延長(zhǎng)，延長(zhǎng)時(shí)間不超過(guò)原時(shí)長(zhǎng)的一半。臨時(shí)增加議題需全體監(jiān)事一致同意，并調(diào)整后續(xù)議程。

（3）發(fā)言規(guī)則

監(jiān)事發(fā)言需舉手示意，經(jīng)主持人允許后發(fā)言。每次發(fā)言不超過(guò)5分鐘，可連續(xù)發(fā)言?xún)纱?。?duì)復(fù)雜事項(xiàng)可申請(qǐng)延長(zhǎng)，但需說(shuō)明理由。非監(jiān)事列席人員發(fā)言需經(jīng)全體監(jiān)事過(guò)半數(shù)批準(zhǔn)。

（二）表決規(guī)則設(shè)計(jì)

1.表決方式

（1）常規(guī)表決

采用記名投票方式，監(jiān)事在表決票上明確“同意”“反對(duì)”“棄權(quán)”意見(jiàn)。表決票由監(jiān)事會(huì)秘書(shū)處統(tǒng)一印制，標(biāo)注議案編號(hào)和表決事項(xiàng)。電子表決需使用公司指定的加密系統(tǒng)，確保投票可追溯。

（2）特殊表決

涉及關(guān)聯(lián)交易、董事罷免等重大事項(xiàng)時(shí)，采用無(wú)記名投票。關(guān)聯(lián)監(jiān)事需回避表決，不得參與相關(guān)議案的投票。緊急事項(xiàng)可采用舉手表決，但需全程錄音錄像備查。

（3）表決結(jié)果確認(rèn)

由監(jiān)票人（非會(huì)議主持人）當(dāng)場(chǎng)統(tǒng)計(jì)票數(shù)，宣布“同意”“反對(duì)”“棄權(quán)”的具體數(shù)量。棄權(quán)票不計(jì)入有效票總數(shù)，通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)按《公司法》及公司章程執(zhí)行。

2.決議通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)

（1）普通決議

除法律法規(guī)或公司章程另有規(guī)定外，普通決議需經(jīng)全體監(jiān)事過(guò)半數(shù)通過(guò)。例如審議年度工作報(bào)告、財(cái)務(wù)監(jiān)督計(jì)劃等事項(xiàng)，達(dá)到半數(shù)以上即可形成有效決議。

（2）特別決議

修改監(jiān)事會(huì)議事規(guī)則、罷免監(jiān)事等重大事項(xiàng)需經(jīng)全體監(jiān)事三分之二以上通過(guò)。涉及公司合并、分立等根本性變更的決議，需經(jīng)全體監(jiān)事一致同意。

（3）表決爭(zhēng)議處理

對(duì)表決結(jié)果有異議的監(jiān)事，可在會(huì)后3日內(nèi)提出書(shū)面復(fù)核申請(qǐng)。監(jiān)事會(huì)需在5日內(nèi)組織復(fù)核，必要時(shí)邀請(qǐng)獨(dú)立第三方律師參與。復(fù)核結(jié)果為最終決定，不得再次表決。

（三）特殊情況處理

1.會(huì)議中斷應(yīng)對(duì)

（1）中斷條件

因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等不可抗力導(dǎo)致會(huì)議無(wú)法繼續(xù)時(shí)，主持人可宣布中斷。中斷需記錄具體時(shí)間、中斷原因及恢復(fù)計(jì)劃，由全體監(jiān)事簽字確認(rèn)。

（2）恢復(fù)程序

中斷后24小時(shí)內(nèi)需確定恢復(fù)時(shí)間，通過(guò)短信、郵件等方式通知全體監(jiān)事?；謴?fù)后繼續(xù)原議程，未完成的議題優(yōu)先討論。若超過(guò)48小時(shí)無(wú)法恢復(fù)，需重新召集會(huì)議。

2.議題變更處理

（1）變更限制

原則上不得臨時(shí)變更議題，確需調(diào)整需滿(mǎn)足兩個(gè)條件：全體監(jiān)事過(guò)半數(shù)同意；變更后的議題與原議題存在直接關(guān)聯(lián)性。

（2）變更程序

變更提案需在當(dāng)次會(huì)議開(kāi)始前提出，說(shuō)明變更理由及必要性。變更后的議題需重新進(jìn)行材料準(zhǔn)備和表決，不得與原議題合并表決。

3.監(jiān)事缺席影響

（1）缺席情形

監(jiān)事因公出差、疾病等正當(dāng)理由缺席時(shí)，需提前3天提交書(shū)面請(qǐng)假說(shuō)明。請(qǐng)假需說(shuō)明缺席期間是否委托其他監(jiān)事代行職責(zé)。

（2）代理機(jī)制

缺席監(jiān)事可委托其他監(jiān)事代為表決，委托書(shū)需明確授權(quán)范圍及表決傾向。受托監(jiān)事需在表決前宣讀委托內(nèi)容，但不得違背委托人的明確指示。

（四）會(huì)議記錄管理

1.記錄內(nèi)容要求

（1）基礎(chǔ)信息

記錄需包含會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、出席監(jiān)事名單、列席人員、缺席監(jiān)事及原因。對(duì)線上會(huì)議需注明參會(huì)方式及平臺(tái)信息。

（2）審議過(guò)程

詳細(xì)記錄每個(gè)議題的討論要點(diǎn)、關(guān)鍵發(fā)言摘要、爭(zhēng)議焦點(diǎn)及表決結(jié)果。對(duì)重要分歧需注明持反對(duì)意見(jiàn)監(jiān)事的具體理由。

（3）決議事項(xiàng)

明確記錄通過(guò)決議的編號(hào)、內(nèi)容、執(zhí)行部門(mén)及完成時(shí)限。對(duì)未通過(guò)的決議需說(shuō)明原因及后續(xù)處理意見(jiàn)。

2.記錄制作與簽認(rèn)

（1）制作流程

會(huì)議記錄由監(jiān)事會(huì)秘書(shū)處指定專(zhuān)人撰寫(xiě)，需在會(huì)后24小時(shí)內(nèi)完成初稿。初稿需經(jīng)主持人審核，確保內(nèi)容客觀、完整。

（2）簽認(rèn)程序

記錄定稿后，由全體監(jiān)事逐頁(yè)簽字確認(rèn)。電子記錄需通過(guò)公司內(nèi)部系統(tǒng)簽批，保留操作日志。簽字后的記錄原件由監(jiān)事會(huì)秘書(shū)處歸檔，副本分送全體監(jiān)事。

3.歸檔與查閱

（1）歸檔管理

會(huì)議記錄需與會(huì)議材料、簽到表、表決票等一并歸檔，形成完整會(huì)議檔案。檔案按年度編號(hào)，保存期限不少于10年。

（2）查閱權(quán)限

公司股東、債權(quán)人經(jīng)書(shū)面申請(qǐng)可查閱會(huì)議記錄，但需簽署保密承諾書(shū)。監(jiān)事會(huì)成員可隨時(shí)查閱本人履職相關(guān)的會(huì)議記錄。外部監(jiān)管機(jī)構(gòu)調(diào)閱需經(jīng)董事會(huì)批準(zhǔn)。

五、會(huì)議決議的執(zhí)行與監(jiān)督

（一）決議的傳達(dá)與分發(fā)

1.傳達(dá)程序

（1）傳達(dá)時(shí)間要求

監(jiān)事會(huì)會(huì)議決議形成后，需在24小時(shí)內(nèi)完成傳達(dá)。這一時(shí)限確保決議信息及時(shí)送達(dá)相關(guān)執(zhí)行部門(mén)，避免延誤導(dǎo)致執(zhí)行脫節(jié)。傳達(dá)過(guò)程需記錄具體時(shí)間、接收人及確認(rèn)方式，形成書(shū)面憑證。例如，對(duì)于財(cái)務(wù)監(jiān)督?jīng)Q議，決議內(nèi)容需同步發(fā)送至財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人，并要求其簽署接收回執(zhí)。

（2）傳達(dá)方式選擇

傳達(dá)方式需根據(jù)決議性質(zhì)靈活選擇，包括書(shū)面通知、電子郵件或內(nèi)部系統(tǒng)公告。書(shū)面通知適用于重大決議，需加蓋監(jiān)事會(huì)公章；電子郵件用于常規(guī)決議，需設(shè)置已讀回執(zhí)功能；內(nèi)部系統(tǒng)公告用于全員知曉的決議，確保信息透明。所有方式均需保留發(fā)送記錄，以便后續(xù)核查。

2.分發(fā)對(duì)象確定

（1）內(nèi)部分發(fā)

內(nèi)部分發(fā)對(duì)象包括公司各部門(mén)負(fù)責(zé)人、關(guān)鍵崗位人員及監(jiān)事會(huì)成員。例如，涉及人事調(diào)整的決議需傳達(dá)至人力資源部，涉及財(cái)務(wù)的決議需傳達(dá)至財(cái)務(wù)部。分發(fā)清單由監(jiān)事會(huì)秘書(shū)處擬定，經(jīng)主席審核后執(zhí)行。分發(fā)時(shí)需明確執(zhí)行責(zé)任人和完成時(shí)限，避免責(zé)任模糊。

（2）外部分發(fā)

外部分發(fā)對(duì)象包括公司股東、債權(quán)人、監(jiān)管機(jī)構(gòu)及合作方。例如，年度財(cái)務(wù)監(jiān)督?jīng)Q議需向股東發(fā)送，合規(guī)決議需向證券監(jiān)管機(jī)構(gòu)報(bào)備。外部分發(fā)需遵循公司保密制度，敏感信息需加密處理。分發(fā)后需收集反饋，確認(rèn)接收無(wú)誤，確保外部相關(guān)方及時(shí)了解決議內(nèi)容。

（二）執(zhí)行責(zé)任與分工

1.責(zé)任主體明確

（1）監(jiān)事會(huì)主席職責(zé)

監(jiān)事會(huì)主席作為決議執(zhí)行的總負(fù)責(zé)人，需統(tǒng)籌協(xié)調(diào)執(zhí)行過(guò)程。職責(zé)包括：監(jiān)督執(zhí)行進(jìn)度、協(xié)調(diào)資源沖突、解決執(zhí)行障礙。主席需每月召開(kāi)執(zhí)行評(píng)估會(huì)，聽(tīng)取各部門(mén)匯報(bào)，確保執(zhí)行方向符合決議原意。例如，針對(duì)重大投資風(fēng)險(xiǎn)決議，主席需跟蹤整改措施落實(shí)情況，及時(shí)調(diào)整策略。

（2）監(jiān)事職責(zé)

全體監(jiān)事參與執(zhí)行監(jiān)督，分工負(fù)責(zé)特定領(lǐng)域。例如，財(cái)務(wù)監(jiān)事監(jiān)督財(cái)務(wù)決議執(zhí)行，合規(guī)監(jiān)事監(jiān)督法律事務(wù)執(zhí)行。監(jiān)事需定期提交監(jiān)督報(bào)告，指出執(zhí)行偏差并建議糾正措施。監(jiān)事之間保持信息共享，避免監(jiān)督盲區(qū)，確保全面覆蓋決議要求。

2.分工機(jī)制設(shè)計(jì)

（1）任務(wù)分配原則

任務(wù)分配基于監(jiān)事的專(zhuān)長(zhǎng)和決議性質(zhì)，確保人崗匹配。例如，技術(shù)背景監(jiān)事負(fù)責(zé)技術(shù)相關(guān)決議，法律背景監(jiān)事負(fù)責(zé)合規(guī)決議。分配時(shí)需書(shū)面明確任務(wù)范圍、標(biāo)準(zhǔn)和時(shí)限，避免職責(zé)重疊。分配結(jié)果由監(jiān)事會(huì)秘書(shū)處記錄，并向全體監(jiān)事公示，確保透明性。

（2）協(xié)作流程

協(xié)作流程采用“主責(zé)+協(xié)作”模式，主責(zé)監(jiān)事?tīng)款^執(zhí)行，其他監(jiān)事提供支持。例如，跨部門(mén)決議需成立專(zhuān)項(xiàng)小組，由主責(zé)監(jiān)事協(xié)調(diào)部門(mén)協(xié)作。協(xié)作會(huì)議每?jī)芍苷匍_(kāi)一次，討論執(zhí)行難點(diǎn)，形成解決方案。協(xié)作過(guò)程需記錄會(huì)議紀(jì)要，作為執(zhí)行依據(jù)，確保高效推進(jìn)。

（三）執(zhí)行跟蹤與反饋

1.跟蹤機(jī)制建立

（1）定期檢查

定期檢查分為周檢、月檢和季檢，根據(jù)決議緊急程度調(diào)整頻率。周檢針對(duì)緊急決議，由主責(zé)監(jiān)事每周核查執(zhí)行進(jìn)度；月檢針對(duì)常規(guī)決議，由監(jiān)事會(huì)秘書(shū)處匯總報(bào)告；季檢針對(duì)長(zhǎng)期決議，由主席組織全面評(píng)估。檢查結(jié)果需形成書(shū)面記錄，對(duì)比決議目標(biāo)與實(shí)際進(jìn)展，識(shí)別滯后環(huán)節(jié)。

（2）進(jìn)度報(bào)告

進(jìn)度報(bào)告需包含執(zhí)行數(shù)據(jù)、問(wèn)題分析和改進(jìn)建議。例如，財(cái)務(wù)決議執(zhí)行報(bào)告需列出預(yù)算使用率、偏差原因及調(diào)整方案。報(bào)告格式統(tǒng)一，采用表格化表述，但避免使用表格，改用文字描述。報(bào)告由主責(zé)監(jiān)事撰寫(xiě)，經(jīng)主席審核后分發(fā)至全體監(jiān)事，確保信息同步。

2.反饋報(bào)告制度

（1）報(bào)告內(nèi)容要求

反饋報(bào)告需聚焦執(zhí)行效果、風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警和資源需求。例如，合規(guī)反饋報(bào)告需說(shuō)明整改完成度、新風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)及所需支持。內(nèi)容需客觀具體，避免主觀評(píng)價(jià)，引用數(shù)據(jù)支撐結(jié)論。報(bào)告附件包括執(zhí)行記錄、相關(guān)文件及證據(jù)材料，確?？勺匪菪浴?/p>

（2）提交時(shí)限

反饋報(bào)告提交時(shí)限根據(jù)決議類(lèi)型設(shè)定：緊急決議24小時(shí)內(nèi)提交，常規(guī)決議每周提交，長(zhǎng)期決議每月提交。提交方式為電子文檔或紙質(zhì)文件，需經(jīng)監(jiān)事會(huì)秘書(shū)處登記確認(rèn)。逾期提交需說(shuō)明原因，并納入監(jiān)事履職考核，確保及時(shí)性。

（四）監(jiān)督與評(píng)估

1.內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制

（1）監(jiān)事會(huì)監(jiān)督

監(jiān)事會(huì)通過(guò)定期會(huì)議和專(zhuān)項(xiàng)檢查實(shí)施監(jiān)督。每月監(jiān)事會(huì)會(huì)議審議執(zhí)行報(bào)告，討論問(wèn)題并提出整改要求；專(zhuān)項(xiàng)檢查針對(duì)高風(fēng)險(xiǎn)決議，由監(jiān)事小組現(xiàn)場(chǎng)核查。監(jiān)督過(guò)程需記錄檢查細(xì)節(jié)，形成監(jiān)督報(bào)告，向全體監(jiān)事通報(bào)，確保監(jiān)督力度。

（2）內(nèi)部審計(jì)介入

內(nèi)部審計(jì)部門(mén)獨(dú)立評(píng)估執(zhí)行效果，每年至少開(kāi)展兩次全面審計(jì)。審計(jì)范圍包括執(zhí)行合規(guī)性、數(shù)據(jù)真實(shí)性和資源利用效率。審計(jì)報(bào)告需提交監(jiān)事會(huì)，指出缺陷并建議改進(jìn)措施。審計(jì)過(guò)程需保密，避免干擾執(zhí)行，確?？陀^公正。

2.外部評(píng)估引入

（1）第三方評(píng)估

第三方評(píng)估機(jī)構(gòu)每半年對(duì)重大決議執(zhí)行進(jìn)行獨(dú)立評(píng)估，如會(huì)計(jì)師事務(wù)所或咨詢(xún)公司。評(píng)估內(nèi)容包括執(zhí)行效率、結(jié)果達(dá)標(biāo)率和經(jīng)濟(jì)效益。評(píng)估報(bào)告需經(jīng)監(jiān)事會(huì)審議，采納合理建議，提升執(zhí)行質(zhì)量。

（2）股東反饋

股東通過(guò)股東大會(huì)或書(shū)面形式反饋執(zhí)行意見(jiàn)。監(jiān)事會(huì)需收集股東反饋，分析共性問(wèn)題，調(diào)整執(zhí)行策略。例如，股東對(duì)分紅決議的反饋需納入下次監(jiān)事會(huì)討論，確保執(zhí)行符合股東利益。

（五）特殊情況處理

1.延期執(zhí)行管理

（1）申請(qǐng)條件

延期執(zhí)行申請(qǐng)需滿(mǎn)足不可抗力或重大變更條件，如自然災(zāi)害、政策調(diào)整或資源短缺。申請(qǐng)需書(shū)面說(shuō)明延期原因、新時(shí)限及風(fēng)險(xiǎn)控制措施，由主責(zé)監(jiān)事提交至監(jiān)事會(huì)秘書(shū)處。

（2）審批流程

審批流程包括初審和終審。初審由監(jiān)事會(huì)秘書(shū)處核查申請(qǐng)合理性；終審由監(jiān)事會(huì)主席組織全體監(jiān)事投票表決，需三分之二以上同意。批準(zhǔn)后，需更新執(zhí)行計(jì)劃并通知相關(guān)方，確保有序過(guò)渡。

2.變更執(zhí)行調(diào)整

（1）變更原因

變更執(zhí)行源于外部環(huán)境變化或內(nèi)部需求調(diào)整，如市場(chǎng)波動(dòng)或戰(zhàn)略調(diào)整。變更需基于充分證據(jù)，如市場(chǎng)分析報(bào)告或董事會(huì)建議，確保必要性。

（2）變更程序

變更程序由主責(zé)監(jiān)事提議，經(jīng)監(jiān)事會(huì)會(huì)議討論通過(guò)。討論需評(píng)估變更對(duì)決議目標(biāo)的影響，形成變更方案。方案實(shí)施后，需重新跟蹤執(zhí)行，納入反饋報(bào)告，確保持續(xù)改進(jìn)。

六、檔案管理與保密

（一）檔案歸檔范圍

1.會(huì)議檔案類(lèi)型

（1）會(huì)議基礎(chǔ)檔案

包括會(huì)議通知、簽到表、會(huì)議議程、表決票、會(huì)議記錄等核心文件。這些檔案是會(huì)議合法性的直接證明，需完整保存會(huì)議從籌備到結(jié)束的全過(guò)程痕跡。例如，簽到表需記錄每位監(jiān)事的實(shí)際到會(huì)時(shí)間，表決票需保留原始票樣而非僅統(tǒng)計(jì)結(jié)果。

（2）決議執(zhí)行檔案

涵蓋決議傳達(dá)記錄、執(zhí)行進(jìn)度報(bào)告、監(jiān)督評(píng)估報(bào)告及整改材料。此類(lèi)檔案體現(xiàn)決議落地情況，如財(cái)務(wù)部門(mén)收到?jīng)Q議通知的簽收單、定期提交的整改進(jìn)度說(shuō)明、監(jiān)事會(huì)現(xiàn)場(chǎng)檢查的影像資料等。

（3）專(zhuān)項(xiàng)監(jiān)督檔案

針對(duì)特定議題形成的獨(dú)立檔案，如關(guān)聯(lián)交易核查記錄、高管履職審計(jì)報(bào)告、合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)排查表等。例如，對(duì)董事關(guān)聯(lián)交易的監(jiān)督需包含交易背景說(shuō)明、監(jiān)事會(huì)調(diào)查筆錄、獨(dú)立財(cái)務(wù)顧問(wèn)意見(jiàn)書(shū)等支撐性文件。

2.檔案保存期限

（1）常規(guī)檔案保存

基礎(chǔ)檔案和決議執(zhí)行檔案保存期限不少于10年，自會(huì)議結(jié)束之日起計(jì)算。例如，年度監(jiān)事會(huì)會(huì)議記錄需保存至?xí)h結(jié)束后第10年的最后一個(gè)工作日，確保覆蓋可能的訴訟時(shí)效周期。

（2）專(zhuān)項(xiàng)檔案延長(zhǎng)保存

涉及公司重大風(fēng)險(xiǎn)、行政處罰或訴訟的專(zhuān)項(xiàng)監(jiān)督檔案，保存期限延長(zhǎng)至事件終結(jié)后5年。例如，某次重大投資失敗事件的監(jiān)督檔案，需保存至公司完成資產(chǎn)處置并收到監(jiān)管機(jī)構(gòu)最終批復(fù)后的第5年。

（二）檔案管理流程

1.立卷與整理

（1）立卷責(zé)任主體

監(jiān)事會(huì)秘書(shū)處為檔案管理的直接責(zé)任部門(mén)，指定專(zhuān)人擔(dān)任檔案管理員。每次會(huì)議結(jié)束后3個(gè)工作日內(nèi)，需完成會(huì)議材料的初步分類(lèi)整理，按“會(huì)議編號(hào)+議題類(lèi)型”規(guī)則建立電子和紙質(zhì)檔案雙套體系。

（2）整理操作規(guī)范

檔案整理需遵循“一事一卷”原則，每份檔案標(biāo)注唯一編號(hào)。例如，2024年第一次臨時(shí)會(huì)議關(guān)于關(guān)聯(lián)交易的監(jiān)督檔案編號(hào)為“JSH202401-001”。紙質(zhì)檔案需使用檔案盒統(tǒng)一存放，電子檔案需上傳至加密服務(wù)器并設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限。

2.歸檔與移交

（1）歸檔時(shí)限要求

會(huì)議檔案需在會(huì)議結(jié)束后5個(gè)工作日內(nèi)完成初步歸檔。涉及外部機(jī)構(gòu)（如會(huì)計(jì)師事務(wù)所）出具的專(zhuān)項(xiàng)報(bào)告，需在收到報(bào)告后2個(gè)工作日內(nèi)補(bǔ)充歸檔。例如，年度財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告需在審計(jì)機(jī)構(gòu)出具正式報(bào)告后立即納入當(dāng)次監(jiān)事會(huì)會(huì)議檔案。

（2）移交登記制度

檔案移交需填寫(xiě)《檔案移交清單》，詳細(xì)列明檔案名稱(chēng)、數(shù)量、移交人、接收人及日期。清單需由雙方簽字確認(rèn)，紙質(zhì)版存檔于檔案盒內(nèi)，電子版同步保存于檔案管理系統(tǒng)。例如，年度監(jiān)事會(huì)會(huì)議檔案移交時(shí)，清單需包含會(huì)議記錄原件、表決票掃描件、執(zhí)行報(bào)告等12項(xiàng)材料。

（三）檔案查閱與利用

1.查閱權(quán)限界定

（1）內(nèi)部查閱權(quán)限

監(jiān)事會(huì)成員可隨時(shí)查閱本人履職相關(guān)的會(huì)議檔案。公司高管查閱需經(jīng)監(jiān)事會(huì)主席書(shū)面批準(zhǔn)，且僅限于與自身履職相關(guān)的檔案。例如，總經(jīng)理查閱關(guān)于其履職監(jiān)督的檔案時(shí)，需提交書(shū)面申請(qǐng)并說(shuō)明查閱目的，由主席在2個(gè)工作日內(nèi)批復(fù)。

（2）外部查閱限制

股東、債權(quán)人等外部主體查閱需滿(mǎn)足“正當(dāng)理由+書(shū)面申請(qǐng)”條件。例如，股東為核實(shí)公司治理情況查閱會(huì)議記錄時(shí)，需提供持股證明及說(shuō)明查閱范圍，經(jīng)監(jiān)事會(huì)主席批準(zhǔn)后由檔案管理員陪同查閱，并簽署《保密承諾書(shū)》。

2.查閱操作規(guī)范

（1）查閱流程設(shè)計(jì)

外部查閱需提前3個(gè)工作日提交申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后約定查閱時(shí)間。查閱需在指定場(chǎng)所進(jìn)行，檔案管理員全程在場(chǎng)，禁止拍照、復(fù)印。例如，債權(quán)人查閱財(cái)務(wù)監(jiān)督檔案時(shí)，僅允許在檔案室翻閱原件，不得攜帶電子設(shè)備進(jìn)入。

（2）信息使用管控

查閱獲取的信息不得用于非正當(dāng)目的。若需引用檔案內(nèi)容，需注明“資料來(lái)源：監(jiān)事會(huì)會(huì)議檔案”及檔案編號(hào)。例如，股東在股東大會(huì)發(fā)言引用會(huì)議決議時(shí)，需完整表述“根據(jù)監(jiān)事會(huì)2024年第一次定期會(huì)議決議（編號(hào)JSH202401-003）”。

（四）保密管理措施

1.保密責(zé)任劃分

（1）分級(jí)保密制度

根據(jù)信息敏感程度設(shè)置三級(jí)保密標(biāo)準(zhǔn)：普通級(jí)（如會(huì)議議程）、敏感級(jí)（如財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)）、絕密級(jí)（如重大并購(gòu)決策）。絕密級(jí)檔案僅限監(jiān)事會(huì)主席和主責(zé)監(jiān)事查閱，接觸人員需簽署《保密責(zé)任書(shū)》。

（2）保密責(zé)任追究

泄露保密信息需承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。例如，監(jiān)事向外部人員透露未公開(kāi)的財(cái)務(wù)監(jiān)督結(jié)果，經(jīng)查實(shí)后暫停其監(jiān)事職務(wù)并追究法律責(zé)任。檔案管理員因管理疏漏導(dǎo)致信息泄露，需承擔(dān)行政責(zé)任。

2.技術(shù)防護(hù)手段

（1）電子檔案加密

電子檔案采用“分級(jí)加密+動(dòng)態(tài)權(quán)限”管理。普通級(jí)檔案可由監(jiān)事通過(guò)公司內(nèi)網(wǎng)訪問(wèn)，敏感級(jí)檔案需二次密碼驗(yàn)證，絕密級(jí)檔案采用動(dòng)態(tài)令牌登錄。例如，絕密級(jí)檔案訪問(wèn)時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)發(fā)送驗(yàn)證碼至監(jiān)事手機(jī)，且每次登錄記錄IP地址。

（2）物理檔案防護(hù)

敏感級(jí)以上檔案存放于帶密碼鎖的專(zhuān)用檔案柜，絕密級(jí)檔案存放于防火防盜保險(xiǎn)柜。檔案庫(kù)房安裝24小時(shí)監(jiān)控，出入需登記并雙人同行。例如，絕密級(jí)檔案柜鑰匙由監(jiān)事會(huì)主席和檔案管理員分別保管，開(kāi)啟時(shí)需兩人同時(shí)在場(chǎng)。

3.保密協(xié)議約束

（1）協(xié)議簽署范圍

所有接觸保密檔案的人員均需簽署《保密協(xié)議》，包括監(jiān)事、檔案管理員、經(jīng)批準(zhǔn)查閱的高管等。協(xié)議明確保密范圍、期限及違約責(zé)任，例如規(guī)定離職后仍需對(duì)任職期間接觸的絕密信息保密5年。

（2）協(xié)議履行監(jiān)督

每年開(kāi)展一次保密專(zhuān)項(xiàng)檢查，通過(guò)問(wèn)卷測(cè)試、情景模擬等方式評(píng)估保密意識(shí)。例如，模擬“外部機(jī)構(gòu)套取信息”場(chǎng)景，測(cè)試監(jiān)事的應(yīng)對(duì)能力，檢查結(jié)果納入年度履職考核。

七、附則

（一）制度解釋權(quán)

1.解釋主體

（1）監(jiān)事會(huì)作為本制度的解釋主體，負(fù)責(zé)對(duì)條款含義、適用范圍及執(zhí)行過(guò)程中的疑問(wèn)進(jìn)行權(quán)威說(shuō)明。監(jiān)事會(huì)秘書(shū)處承擔(dān)具體解釋工作，必要時(shí)可組織專(zhuān)題會(huì)議集體討論形成解釋意見(jiàn)。

（2）解釋需以書(shū)面形式作出，經(jīng)監(jiān)事會(huì)主席簽字后生效。解釋文件需編