金蝶采購流程培訓(xùn)演講人：XXXContents目錄01采購流程概述02采購申請與審批03供應(yīng)商管理04采購訂單處理05收貨與入庫操作06報表與監(jiān)控分析01采購流程概述流程定義與核心目標(biāo)通過系統(tǒng)化流程規(guī)范企業(yè)采購行為，實現(xiàn)從需求申請到付款結(jié)算的全鏈路管控，降低人為操作風(fēng)險。標(biāo)準(zhǔn)化采購管理嚴(yán)格遵循企業(yè)內(nèi)控政策和行業(yè)法規(guī)要求，確保采購流程中權(quán)限分離、審計留痕等合規(guī)要素落地執(zhí)行。合規(guī)性保障依托系統(tǒng)自動化審批和比價功能，優(yōu)化供應(yīng)商選擇過程，縮短采購周期并確保采購成本合理性。成本控制與效率提升010302通過采購數(shù)據(jù)沉淀與分析，為供應(yīng)商評估、預(yù)算編制及戰(zhàn)略采購提供量化依據(jù)。數(shù)據(jù)驅(qū)動決策04系統(tǒng)操作入口說明主界面導(dǎo)航欄入口系統(tǒng)首頁工作臺提供"創(chuàng)建采購申請""待辦審批"等快捷操作卡片，支持一鍵跳轉(zhuǎn)至對應(yīng)功能頁面?？旖莨δ苋肟谝苿佣嗽L問路徑權(quán)限控制說明登錄金蝶ERP后，在頂部導(dǎo)航欄點擊"供應(yīng)鏈管理"模塊，下拉菜單中選擇"采購管理"即可進(jìn)入功能主頁。通過金蝶云之家APP，在"業(yè)務(wù)流程"分類下找到采購相關(guān)應(yīng)用，支持移動審批與進(jìn)度查詢。不同角色用戶可見入口差異明顯，采購員可見全流程操作入口，部門主管僅顯示審批監(jiān)控相關(guān)功能。流程關(guān)鍵階段劃分需求提報階段包含物料編碼校驗、預(yù)算余額檢查、采購申請單填寫等環(huán)節(jié)，需明確采購品類、數(shù)量及期望交付時間等核心要素。供應(yīng)商管理階段涉及供應(yīng)商資質(zhì)審查、歷史合作評估、招投標(biāo)或詢比價過程，最終生成帶約束條款的采購合同。訂單執(zhí)行階段涵蓋采購訂單生成、到貨驗收、質(zhì)量檢驗、入庫確認(rèn)等操作，需與倉儲、質(zhì)檢部門高效協(xié)同。結(jié)算閉環(huán)階段完成發(fā)票校驗、三單匹配（PO/GR/IR）、付款申請審批，最終形成完整的采購業(yè)務(wù)憑證鏈。02采購申請與審批申請表單填寫規(guī)范信息完整性要求預(yù)算關(guān)聯(lián)性驗證標(biāo)準(zhǔn)化格式遵循采購申請表單需填寫包括物料編碼、名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)算單價、供應(yīng)商信息等核心字段，確保采購需求清晰可追溯。若涉及特殊采購（如進(jìn)口或定制化物料），需附加技術(shù)協(xié)議或規(guī)格說明書附件。所有申請必須使用金蝶云采購模塊的電子表單模板，禁止手動修改字段格式或使用非系統(tǒng)外掛表格，以避免數(shù)據(jù)對接錯誤。表單需經(jīng)申請人電子簽名確認(rèn)后提交。系統(tǒng)自動校驗申請金額是否在部門年度預(yù)算范圍內(nèi)，若超預(yù)算需同步提交預(yù)算調(diào)整申請，并附財務(wù)負(fù)責(zé)人書面批復(fù)。根據(jù)采購金額劃分審批層級，例如5萬元以下由部門經(jīng)理審批，5-50萬元需增加財務(wù)總監(jiān)會簽，50萬元以上需報CEO終審。審批鏈支持動態(tài)調(diào)整，如涉及跨區(qū)域采購需加入?yún)^(qū)域負(fù)責(zé)人節(jié)點。多級審批機(jī)制角色分級審批規(guī)則對于技術(shù)性采購（如IT設(shè)備），系統(tǒng)自動觸發(fā)技術(shù)部門并行評審流程；大宗采購需由采購委員會成員完成會簽，任一節(jié)點否決將觸發(fā)流程終止。并行審批與會簽流程系統(tǒng)內(nèi)置審批時效提醒功能，超48小時未處理的審批任務(wù)將自動升級至上級備用審批人，并記錄延遲原因用于績效考核。時效性管控實時可視化看板通過金蝶云平臺“采購跟蹤”模塊，申請人可實時查看當(dāng)前審批節(jié)點、停留時長及待辦人信息，系統(tǒng)以紅黃綠燈標(biāo)識流程健康狀態(tài)（綠燈正常/黃燈預(yù)警/紅燈超時）。審批狀態(tài)跟蹤方法移動端推送通知審批狀態(tài)變更時，云之家APP自動向申請人推送消息，包括審批通過/駁回結(jié)論及修改意見。駁回申請將高亮顯示問題字段并關(guān)聯(lián)歷史審批意見庫供參考。歷史記錄溯源所有審批操作均生成審計日志，支持按單據(jù)號、時間范圍或?qū)徟司S度檢索，可導(dǎo)出PDF報告用于內(nèi)審或供應(yīng)商爭議舉證。03供應(yīng)商管理供應(yīng)商注冊與審核資質(zhì)審查與分類供應(yīng)商需提交營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、行業(yè)資質(zhì)證明等文件，金蝶采購部門根據(jù)供應(yīng)商規(guī)模、行業(yè)經(jīng)驗及合作歷史進(jìn)行分級管理，確保供應(yīng)商資質(zhì)符合公司采購需求。030201合規(guī)性評估審核供應(yīng)商的合規(guī)性，包括環(huán)保認(rèn)證、勞動條件、反賄賂政策等，確保其符合金蝶的企業(yè)社會責(zé)任標(biāo)準(zhǔn)及法律法規(guī)要求。技術(shù)能力驗證針對IT服務(wù)或軟件類供應(yīng)商，需通過技術(shù)測試或案例評估，驗證其解決方案與金蝶系統(tǒng)的兼容性及實施能力。供應(yīng)商信息維護(hù)動態(tài)信息更新定期要求供應(yīng)商更新聯(lián)系信息、銀行賬戶、產(chǎn)品目錄及價格清單，確保采購系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性和時效性。分級權(quán)限管理根據(jù)采購人員職責(zé)分配供應(yīng)商信息查看與編輯權(quán)限，敏感信息（如合同條款）僅限高級管理人員訪問。通過第三方征信平臺監(jiān)控供應(yīng)商的財務(wù)狀況、法律糾紛等風(fēng)險指標(biāo)，及時預(yù)警并調(diào)整合作策略。風(fēng)險監(jiān)控機(jī)制交付質(zhì)量指標(biāo)評估供應(yīng)商的報價競爭力、長期降價空間及付款條件靈活性，結(jié)合年度采購額進(jìn)行綜合評分。成本控制能力協(xié)同創(chuàng)新貢獻(xiàn)對提供技術(shù)優(yōu)化建議或參與金蝶云生態(tài)共建的供應(yīng)商給予額外加分，鼓勵戰(zhàn)略級合作?？己斯?yīng)商的訂單交付準(zhǔn)時率、產(chǎn)品合格率及售后服務(wù)響應(yīng)速度，權(quán)重占比40%，直接影響后續(xù)合作優(yōu)先級。供應(yīng)商績效評估標(biāo)準(zhǔn)04采購訂單處理訂單創(chuàng)建步驟需求確認(rèn)與審批采購人員需根據(jù)業(yè)務(wù)部門提交的采購申請單，核實物料編碼、數(shù)量、規(guī)格及預(yù)算等信息，并通過金蝶云系統(tǒng)提交至相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審批，確保采購需求合規(guī)且資金到位。供應(yīng)商選擇與比價通過金蝶供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)（SCM）調(diào)取合格供應(yīng)商名錄，結(jié)合歷史交易數(shù)據(jù)、價格、交貨周期等維度進(jìn)行比價分析，最終選定最優(yōu)供應(yīng)商并生成比價報告?zhèn)洳?。訂單錄入與審核在金蝶云·星空采購模塊中填寫訂單明細(xì)（含稅率、交貨日期、付款條款等），系統(tǒng)自動校驗庫存與合同條款，提交后由財務(wù)部門二次審核，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性。訂單變更流程變更影響評估系統(tǒng)自動分析變更對庫存、成本及生產(chǎn)計劃的影響，生成預(yù)警報告供管理層決策，例如若交貨延遲，需啟動應(yīng)急預(yù)案協(xié)調(diào)替代供應(yīng)商。變更申請?zhí)峤蝗粜枵{(diào)整訂單內(nèi)容（如數(shù)量增減、交貨期延后），采購員需在金蝶系統(tǒng)中發(fā)起變更申請，附書面說明及變更依據(jù)（如客戶需求變更函），經(jīng)部門經(jīng)理審批后觸發(fā)流程。供應(yīng)商協(xié)商與系統(tǒng)更新采購部門需與供應(yīng)商重新協(xié)商變更條款，達(dá)成一致后，在金蝶系統(tǒng)中同步修改訂單信息，系統(tǒng)自動生成變更記錄并通知倉儲、財務(wù)等關(guān)聯(lián)部門。實時進(jìn)度跟蹤貨物到廠后，質(zhì)檢部門依據(jù)訂單要求驗收，結(jié)果錄入金蝶系統(tǒng)生成質(zhì)檢報告；合格品入庫時，系統(tǒng)自動核銷訂單數(shù)量并觸發(fā)應(yīng)付賬款流程。質(zhì)量驗收與入庫關(guān)聯(lián)績效分析與閉環(huán)系統(tǒng)定期生成供應(yīng)商交付準(zhǔn)時率、質(zhì)量合格率等KPI報表，采購部門據(jù)此優(yōu)化供應(yīng)商評級，同時關(guān)閉已完成訂單并歸檔電子合同及驗收單據(jù)。通過金蝶云平臺集成供應(yīng)商端口，實時獲取訂單生產(chǎn)、物流狀態(tài)（如“已排產(chǎn)”“在途”），系統(tǒng)支持地圖可視化跟蹤運輸車輛位置，異常情況自動觸發(fā)提醒。訂單執(zhí)行狀態(tài)監(jiān)控05收貨與入庫操作供應(yīng)商送貨時需提供采購訂單、送貨單及質(zhì)檢報告，倉庫人員需核對單據(jù)信息（如物料編碼、數(shù)量、批次號）是否與系統(tǒng)采購訂單一致，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤后方可進(jìn)入下一環(huán)節(jié)。收貨單處理流程供應(yīng)商送貨與單據(jù)核對在ERP系統(tǒng)中創(chuàng)建預(yù)收貨單，掃描或手動錄入物料信息，系統(tǒng)自動關(guān)聯(lián)采購訂單，生成臨時庫存記錄。若發(fā)現(xiàn)差異（如數(shù)量不符或包裝破損），需暫停流程并聯(lián)系采購部門處理。系統(tǒng)錄入與預(yù)收貨倉庫人員根據(jù)單據(jù)清點實物，檢查外包裝完整性，確認(rèn)無誤后簽字蓋章，留存一聯(lián)送貨單作為憑證，同時將收貨狀態(tài)同步至金蝶云系統(tǒng)，觸發(fā)質(zhì)檢流程。實物驗收與簽收質(zhì)量檢驗標(biāo)準(zhǔn)技術(shù)參數(shù)與合規(guī)性驗證質(zhì)檢部門需核對物料的技術(shù)規(guī)格書（如尺寸、材質(zhì)、電氣性能），并使用專業(yè)設(shè)備（如卡尺、光譜儀）檢測，確保符合行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)（如ISO9001）及企業(yè)內(nèi)部質(zhì)量要求。03特殊物料處理流程對易腐品（如化學(xué)品）或溫控品（如藥品），需額外檢查儲存條件（溫濕度記錄、冷鏈運輸證明），不合格品需隔離存放并標(biāo)記“待處理”狀態(tài)，防止混入正常庫存。0201AQL抽樣檢驗規(guī)則依據(jù)國際通用AQL（可接受質(zhì)量水平）標(biāo)準(zhǔn)，對關(guān)鍵物料（如電子元件、精密部件）執(zhí)行嚴(yán)格抽樣檢驗，如批量≤50件全檢，＞50件按二級抽樣方案抽檢，不良率超過1%則整批退貨。庫位分配與上架質(zhì)檢合格后，系統(tǒng)自動分配庫位（按ABC分類或FIFO原則），倉庫人員需掃描物料條碼與庫位標(biāo)簽，確保數(shù)據(jù)匹配后完成上架，系統(tǒng)實時更新庫存可用量及庫齡信息。財務(wù)聯(lián)動與成本核算入庫操作觸發(fā)金蝶云系統(tǒng)生成應(yīng)付暫估憑證，關(guān)聯(lián)采購單價及稅率，財務(wù)部門據(jù)此核對發(fā)票信息，差異超過5%需發(fā)起價格異議流程，確保賬實相符。異常處理與追溯機(jī)制若系統(tǒng)顯示入庫失?。ㄈ鐜煳粵_突或批次重復(fù)），需啟動異常處理模塊，記錄問題原因并通知IT支持；所有入庫數(shù)據(jù)均保留操作日志，支持按物料編碼、時間范圍追溯歷史記錄。入庫確認(rèn)與庫存更新06報表與監(jiān)控分析通過金蝶系統(tǒng)自動生成采購訂單的匯總數(shù)據(jù)，包括供應(yīng)商名稱、訂單金額、交貨日期等關(guān)鍵信息，支持按時間、部門或供應(yīng)商分類篩選，便于財務(wù)對賬與采購趨勢分析。采購訂單匯總報表系統(tǒng)整合供應(yīng)商交貨準(zhǔn)時率、質(zhì)量合格率、價格波動等指標(biāo)，生成可視化圖表，幫助采購部門評估供應(yīng)商合作價值并優(yōu)化供應(yīng)鏈管理。供應(yīng)商績效分析報表結(jié)合采購入庫與銷售出庫數(shù)據(jù)，計算庫存周轉(zhuǎn)天數(shù)及資金占用情況，輔助企業(yè)制定合理的采購計劃和庫存控制策略。庫存周轉(zhuǎn)率報表010203常用報表生成方法采購周期時長從需求提報到訂單完成的全流程耗時，通過金蝶系統(tǒng)實時追蹤各環(huán)節(jié)處理效率，識別瓶頸環(huán)節(jié)（如審批延遲或供應(yīng)商響應(yīng)慢）。采購成本偏差率對比預(yù)算與實際采購成本的差異，分析超支原因（如市場波動或供應(yīng)商議價能力），并生成預(yù)警提示以控制成本。合同履約率統(tǒng)計供應(yīng)商按合同條款交付的比例，包括交貨時間、數(shù)量及質(zhì)量達(dá)標(biāo)情況，作為供應(yīng)商分級管理的核心依據(jù)。流程效率監(jiān)控指標(biāo)03績效反饋與改進(jìn)建議02流程自動化優(yōu)化針對重復(fù)性高的采購環(huán)節(jié)（如詢價或