卷煙廠會(huì)議記錄辦法適用范圍本《卷煙廠會(huì)議記錄辦法》適用于卷煙廠全體員工及參與廠級(jí)會(huì)議的客戶代表，旨在規(guī)范會(huì)議記錄工作，確保會(huì)議內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、高效，促進(jìn)信息傳達(dá)與決策執(zhí)行，推動(dòng)卷煙廠高質(zhì)量發(fā)展。---第一章總則會(huì)議是卷煙廠科學(xué)決策、管理協(xié)調(diào)、信息溝通的重要載體。為提升會(huì)議管理效能，強(qiáng)化制度執(zhí)行，根據(jù)《中華人民共和國(guó)企業(yè)法》《煙草專賣許可證管理辦法》及卷煙廠相關(guān)管理制度，制定本辦法。核心要求1.真實(shí)性：會(huì)議記錄必須客觀反映會(huì)議原貌，不得篡改、遺漏重要內(nèi)容。2.完整性：記錄應(yīng)包含會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、議題、決議及分工，確保可追溯。3.時(shí)效性：會(huì)議結(jié)束后24小時(shí)內(nèi)完成初稿，3日內(nèi)定稿存檔。4.保密性：涉及商業(yè)秘密或涉密議題的會(huì)議，記錄需按保密等級(jí)管理。適用會(huì)議類型1.廠務(wù)會(huì)議（月度、季度經(jīng)營(yíng)分析會(huì)）2.生產(chǎn)調(diào)度會(huì)（生產(chǎn)、質(zhì)量、設(shè)備專項(xiàng)會(huì)議）3.安全會(huì)議（安全生產(chǎn)委員會(huì)會(huì)議、隱患排查會(huì)）4.人力資源管理會(huì)議（招聘、培訓(xùn)、績(jī)效考核會(huì)議）5.技術(shù)研發(fā)會(huì)議（新品研發(fā)、工藝改進(jìn)討論會(huì)）6.客戶溝通會(huì)議（品牌推廣、服務(wù)協(xié)議洽談會(huì)）---第二章人事管理2.1記錄人員職責(zé)1.指定記錄員：各科室、車間每月初指定1名記錄員，原則上由副職以上干部擔(dān)任，特殊情況由廠辦統(tǒng)籌安排。2.培訓(xùn)與考核：廠辦定期組織記錄員培訓(xùn)，考核內(nèi)容包括會(huì)議記錄規(guī)范、煙草行業(yè)術(shù)語(yǔ)掌握、保密制度執(zhí)行能力，考核不合格者調(diào)離崗位。2.2參會(huì)人員管理1.簽到制度：會(huì)議開始后15分鐘內(nèi)未到者視為缺席，記錄需注明遲到/缺席人員及原因。2.發(fā)言記錄：對(duì)領(lǐng)導(dǎo)講話、重要決策需標(biāo)注發(fā)言人職務(wù)，關(guān)鍵意見以加粗標(biāo)明。2.3職能部門協(xié)同1.人力資源部：負(fù)責(zé)員工參會(huì)紀(jì)律監(jiān)督，對(duì)無(wú)故缺席者按《員工手冊(cè)》處理。2.廠辦：匯總月度會(huì)議記錄，形成《會(huì)議紀(jì)要匯編》，報(bào)廠長(zhǎng)審閱。---第三章事務(wù)管理3.1會(huì)議議題準(zhǔn)備1.議題提交：各部門需提前3日提交議題清單，包括議題背景、建議方案、預(yù)期目標(biāo)，由廠辦審核后納入議程。2.議程控制：會(huì)議開始時(shí)由主持人宣布議題順序，記錄員按序記錄，臨時(shí)動(dòng)議需經(jīng)主持人批準(zhǔn)。3.2決議與執(zhí)行1.決議分類：-強(qiáng)制性決議（如停產(chǎn)檢修）：需明確執(zhí)行部門、完成時(shí)限、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。-參考性決議（如品牌建議）：由相關(guān)科室跟進(jìn)，記錄需注明“建議執(zhí)行”。2.督辦機(jī)制：廠辦每月5日前向廠長(zhǎng)匯報(bào)決議執(zhí)行進(jìn)度，未按期完成的啟動(dòng)問(wèn)責(zé)程序。3.3會(huì)議紀(jì)要格式```卷煙廠會(huì)議紀(jì)要（格式示例）會(huì)議名稱：2023年第四季度生產(chǎn)調(diào)度會(huì)時(shí)間：2023年12月15日9:00-11:30地點(diǎn)：第一會(huì)議室主持人：廠長(zhǎng)張XX記錄人：廠辦李XX參會(huì)人員：-生產(chǎn)部（王XX、劉XX）-質(zhì)量部（趙XX）-設(shè)備部（孫XX）-人力資源部（周XX）議題及決議：1.議題：XX品牌生產(chǎn)線產(chǎn)能瓶頸問(wèn)題-王XX匯報(bào)：因設(shè)備老化導(dǎo)致日產(chǎn)量不足原計(jì)劃20%-趙XX建議：調(diào)整工藝參數(shù)可提升5%產(chǎn)能-決議：設(shè)備部3日內(nèi)提交維修方案，質(zhì)量部配合工藝優(yōu)化，2024年1月10日前驗(yàn)收。2.議題：春節(jié)前安全生產(chǎn)檢查計(jì)劃-孫XX報(bào)告：已完成隱患排查清單，需全員簽字確認(rèn)-決議：廠辦印發(fā)《春節(jié)安全責(zé)任書》，每科室必須落實(shí)2名安全監(jiān)督員。```---第四章財(cái)務(wù)管理4.1成本控制相關(guān)會(huì)議1.預(yù)算執(zhí)行分析：每月財(cái)務(wù)部牽頭召開，記錄需對(duì)比實(shí)際支出與預(yù)算差異，分析原因并提出調(diào)整建議。2.采購(gòu)決策會(huì)議：涉及金額超50萬(wàn)元的采購(gòu)，記錄需附供應(yīng)商資質(zhì)評(píng)估報(bào)告、市場(chǎng)比價(jià)單。4.2資金分配原則1.優(yōu)先保障：安全投入、環(huán)保改造、核心設(shè)備維護(hù)優(yōu)先記錄，決議需經(jīng)廠長(zhǎng)辦公會(huì)聯(lián)簽。2.審計(jì)追溯：審計(jì)部每年抽取20%會(huì)議記錄抽查，發(fā)現(xiàn)偏差嚴(yán)肅處理。---第五章物資管理5.1原輔材料管理1.庫(kù)存會(huì)議：每月10日由倉(cāng)儲(chǔ)部牽頭，記錄需標(biāo)注重點(diǎn)物資（如丙烷、卷煙紙）的庫(kù)存周轉(zhuǎn)率。2.異常處理：發(fā)現(xiàn)庫(kù)存異常（如霉變、過(guò)期）需立即記錄并上報(bào)廠長(zhǎng)。5.2設(shè)備維護(hù)記錄1.設(shè)備例會(huì)：記錄需明確設(shè)備故障率超標(biāo)的科室，并要求限期整改。2.備件采購(gòu)會(huì)議：超期未審批的備件需標(biāo)注原因，防止物資積壓。---第六章信息化管理6.1電子化記錄系統(tǒng)1.系統(tǒng)要求：自2024年1月起，所有會(huì)議記錄需同步錄入OA系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)全文檢索。2.數(shù)據(jù)安全：IT部定期備份會(huì)議數(shù)據(jù)，禁止外聯(lián)傳輸涉密內(nèi)容。6.2智能分析應(yīng)用1.決策熱力圖：通過(guò)系統(tǒng)統(tǒng)計(jì)高頻議題（如環(huán)保、降本），為管理層決策提供依據(jù)。2.知識(shí)庫(kù)建設(shè)：優(yōu)秀會(huì)議記錄經(jīng)廠長(zhǎng)審定后歸檔至《卷煙廠知識(shí)庫(kù)》。---第七章安全管理7.1安全生產(chǎn)會(huì)議專項(xiàng)要求1.隱患整改記錄：對(duì)未按期整改的隱患，需標(biāo)注責(zé)任人、整改期限、復(fù)查結(jié)果。2.應(yīng)急演練會(huì)議：演練過(guò)程需全程錄像，記錄重點(diǎn)評(píng)估指揮協(xié)調(diào)、響應(yīng)速度。7.2事故預(yù)防機(jī)制1.事故關(guān)聯(lián)分析：每月安全會(huì)需對(duì)比上月事故數(shù)據(jù)，記錄事故類型、頻次、原因，形成《事故預(yù)防報(bào)告》。2.違規(guī)處罰記錄：對(duì)違反會(huì)議紀(jì)律導(dǎo)致安全事故的，按《安全生產(chǎn)獎(jiǎng)懲條例》加倍處罰。---第八章企業(yè)文化8.1文化建設(shè)議題記錄1.員工關(guān)懷會(huì)議：記錄需體現(xiàn)“以人為本”理念，如高溫補(bǔ)貼發(fā)放、困難職工幫扶計(jì)劃。2.企業(yè)榮譽(yù)會(huì)議：對(duì)獲評(píng)“行業(yè)標(biāo)桿”等榮譽(yù)的，需標(biāo)注表彰細(xì)節(jié)及后續(xù)宣傳方案。8.2文化活動(dòng)策劃1.年會(huì)籌備會(huì)：記錄需明確各部門文化節(jié)目任務(wù)分工及評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)。2.社會(huì)責(zé)任會(huì)議：對(duì)環(huán)保公益活動(dòng)，需記錄參與人數(shù)、社會(huì)反響及媒體報(bào)道。---第九章經(jīng)營(yíng)管理9.1市場(chǎng)策略會(huì)議1.品牌推廣決議：對(duì)重點(diǎn)品牌（如“XX之尊”）的推廣方案，需記錄投放渠道、預(yù)算分配、效果評(píng)估指標(biāo)。2.競(jìng)品分析會(huì)議：對(duì)競(jìng)品價(jià)格戰(zhàn)、新口味上市等，需標(biāo)注應(yīng)對(duì)措施及市場(chǎng)調(diào)研數(shù)據(jù)。9.2經(jīng)濟(jì)效益分析1.利潤(rùn)指標(biāo)會(huì)議：每月15日由營(yíng)銷部牽頭，記錄需對(duì)比行業(yè)標(biāo)桿，分析差距原因。2.降本增效決議：對(duì)包裝材料替代、工藝節(jié)能等方案，需標(biāo)注實(shí)施成本與效益測(cè)算。---第十章附則1.存檔要求：會(huì)議記錄紙質(zhì)版歸檔于廠辦檔案室，電子版同步上傳OA系統(tǒng)，保存期限為5年。2.修訂機(jī)制