企業(yè)合同管理規(guī)范指南目錄\h總則\h合同管理組織與職責(zé)\h合同的起草與評審\h合同的審批與簽署\h合同的履行與跟蹤\h合同的變更、解除與終止\h合同檔案管理\h合同風(fēng)險(xiǎn)管理\h信息化管理\h監(jiān)督檢查與責(zé)任追究\h附則1.總則1.1目的與依據(jù)為規(guī)范企業(yè)合同管理，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益，根據(jù)《中華人民共和國民法典》《中華人民共和國公司法》等法律法規(guī)，結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況，制定本指南。1.2適用范圍本指南適用于企業(yè)及所屬各部門、分支機(jī)構(gòu)、控股子公司的合同管理活動(dòng)。1.3基本原則合法合規(guī)原則：合同內(nèi)容不得違反法律法規(guī)及監(jiān)管要求。風(fēng)險(xiǎn)可控原則：識別、評估、控制合同風(fēng)險(xiǎn)，確保企業(yè)利益。全程管理原則：覆蓋合同起草、評審、審批、簽署、履行、變更、歸檔等全生命周期。權(quán)責(zé)明確原則：明確各部門及人員的職責(zé)，確保責(zé)任到人。2.合同管理組織與職責(zé)2.1組織架構(gòu)合同管理委員會：負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)重大合同管理事項(xiàng)。法務(wù)部門：負(fù)責(zé)合同合法性審查、風(fēng)險(xiǎn)管控及法律糾紛處理。業(yè)務(wù)部門：負(fù)責(zé)合同談判、起草、履行及跟蹤。財(cái)務(wù)部門：負(fù)責(zé)合同付款條款審核及資金支付。檔案管理部門：負(fù)責(zé)合同檔案的歸檔、保管與查閱。2.2職責(zé)分工部門/崗位主要職責(zé)合同管理委員會審批重大合同管理制度，協(xié)調(diào)解決重大合同爭議。法務(wù)部門審查合同合法性、合規(guī)性，出具法律意見書。業(yè)務(wù)部門提出合同需求，起草合同文本，跟蹤履行情況。財(cái)務(wù)部門審核合同金額、付款方式、發(fā)票等財(cái)務(wù)條款。檔案管理部門接收、分類、保管合同原件及電子檔案，辦理借閱手續(xù)。3.合同的起草與評審3.1合同起草文本規(guī)范：使用企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)合同模板，無模板時(shí)需參照行業(yè)通用范本。內(nèi)容完整：明確合同主體、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款、履行期限、違約責(zé)任等核心條款。語言嚴(yán)謹(jǐn)：避免歧義表述，專業(yè)術(shù)語需定義清晰。3.2合同評審評審流程：業(yè)務(wù)部門發(fā)起評審，附合同草案及背景說明。法務(wù)部門進(jìn)行合法性審查，出具書面意見。財(cái)務(wù)部門審核財(cái)務(wù)條款，確認(rèn)付款可行性。涉及技術(shù)、采購等專項(xiàng)條款時(shí)，需相關(guān)部門會簽。評審時(shí)限：一般合同不超過3個(gè)工作日，重大合同不超過5個(gè)工作日。4.合同的審批與簽署4.1審批權(quán)限一般合同：由部門負(fù)責(zé)人審批。重大合同：需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)及總經(jīng)理審批，必要時(shí)提交董事會審議。審批層級：根據(jù)合同金額、風(fēng)險(xiǎn)等級劃分審批權(quán)限（詳見附件《合同審批權(quán)限表》）。4.2簽署規(guī)范簽署主體：法定代表人或其授權(quán)代理人簽署，授權(quán)需出具書面委托書。用印管理：合同文本需與審批件一致，加蓋合同專用章或公章。簽署份數(shù)：至少一式三份（企業(yè)、對方、檔案室各執(zhí)一份）。5.合同的履行與跟蹤5.1履行監(jiān)控責(zé)任到人：業(yè)務(wù)部門指定專人負(fù)責(zé)合同履行，定期向部門負(fù)責(zé)人匯報(bào)進(jìn)展。動(dòng)態(tài)跟蹤：對交貨、驗(yàn)收、付款等關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)建立臺賬，記錄異常情況。風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警：發(fā)現(xiàn)履行障礙時(shí)，及時(shí)上報(bào)并采取補(bǔ)救措施。5.2對方履約評估建立供應(yīng)商/客戶履約評價(jià)機(jī)制，記錄其履約質(zhì)量、及時(shí)性等指標(biāo)。對連續(xù)兩次履約不合格的合作方，暫停合作并啟動(dòng)法律程序。6.合同的變更、解除與終止6.1變更管理變更程序：雙方協(xié)商一致后簽訂書面補(bǔ)充協(xié)議，按原審批流程審批。禁止口頭變更：任何合同變更均需以書面形式確認(rèn)。6.2解除與終止法定解除：符合《民法典》第563條規(guī)定的，可單方解除合同，需書面通知對方。協(xié)商解除：雙方簽訂解除協(xié)議，明確財(cái)產(chǎn)清算、違約責(zé)任等事項(xiàng)。檔案留存：變更、解除協(xié)議作為原合同附件一并歸檔。7.合同檔案管理7.1歸檔范圍合同文本、附件、審批文件、履行記錄、往來函件等全部資料。7.2歸檔要求及時(shí)性：合同簽署后10個(gè)工作日內(nèi)完成歸檔。完整性：電子檔案與紙質(zhì)檔案同步保存，確保一致。保管期限：一般合同：不少于10年。重大合同：不少于20年。涉及訴訟的合同：至訴訟終結(jié)后5年。7.3查閱權(quán)限內(nèi)部員工因工作需要可申請查閱，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后由檔案管理員提供。外部單位查閱需出具公函，經(jīng)法務(wù)部門及分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。8.合同風(fēng)險(xiǎn)管理8.1風(fēng)險(xiǎn)識別常見風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)：主體資格瑕疵、條款歧義、付款條件不明、違約責(zé)任缺失等。風(fēng)險(xiǎn)清單：法務(wù)部門定期更新《合同風(fēng)險(xiǎn)清單》，指導(dǎo)業(yè)務(wù)部門規(guī)避。8.2風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對預(yù)防措施：使用標(biāo)準(zhǔn)合同模板，加強(qiáng)評審環(huán)節(jié)。救濟(jì)措施：發(fā)生違約時(shí)，收集證據(jù)并依法主張權(quán)利，必要時(shí)提起訴訟。9.信息化管理9.1系統(tǒng)建設(shè)推行合同管理系統(tǒng)（E-Contract），實(shí)現(xiàn)線上起草、審批、簽署、歸檔全流程管理。系統(tǒng)需具備權(quán)限控制、流程留痕、風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警等功能。9.2數(shù)據(jù)安全電子合同需采用可靠的電子簽名技術(shù)，確保法律效力。定期備份數(shù)據(jù)，防止系統(tǒng)故障或網(wǎng)絡(luò)攻擊導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。10.監(jiān)督檢查與責(zé)任追究10.1監(jiān)督機(jī)制法務(wù)部門每季度開展合同管理專項(xiàng)檢查，通報(bào)問題并督促整改。將合同管理納入部門及個(gè)人績效考核。10.2責(zé)任追究對以下行為追究責(zé)任：未按規(guī)定流程審批或簽署合同。因失職導(dǎo)致企業(yè)損失的。泄露合同商業(yè)秘密的。處分方式包括警告、罰款、降職，涉嫌犯罪的移交司法機(jī)關(guān)。11.附則11.1解釋權(quán)本指南由企業(yè)法務(wù)部門負(fù)責(zé)解釋。11.2生效日期本指南自發(fā)布之日起施行。11.3修訂程序如需修訂，由法務(wù)部門提出草案，經(jīng)合同管理委員會審議后發(fā)布。企業(yè)合同管理規(guī)范指南（1）概述本規(guī)范旨在為企業(yè)合同管理提供系統(tǒng)性指導(dǎo)和操作規(guī)范，確保合同簽訂、履行、變更、解除及歸檔全過程的合規(guī)性、高效性和安全性，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，提升企業(yè)法律意識和經(jīng)營管理水平。第一章總則第一條目的與依據(jù)為規(guī)范企業(yè)合同管理工作，明確合同管理職責(zé)，確保合同內(nèi)容合法合規(guī)，降低合同風(fēng)險(xiǎn)，提高合同履約效率，根據(jù)《中華人民共和國合同法》、《中華人民共和國民法典》、相關(guān)行業(yè)法規(guī)及企業(yè)內(nèi)部管理制度，制定本規(guī)范。第二條適用范圍本規(guī)范適用于本企業(yè)所有合同的起草、審核、簽訂、履行、變更、解除、爭議解決及歸檔管理全過程。第三條合同管理原則合法合規(guī)原則：合同內(nèi)容必須符合法律法規(guī)及國家政策要求。平等互利原則：合同雙方權(quán)利義務(wù)對等，公平交易。風(fēng)險(xiǎn)控制原則：全面評估合同風(fēng)險(xiǎn)，制定防范措施。高效規(guī)范原則：簡化流程，提高效率，標(biāo)準(zhǔn)化管理。保密原則：合同相關(guān)商業(yè)秘密及敏感信息需嚴(yán)格保密。第二章合同管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)第四條合同管理機(jī)構(gòu)企業(yè)設(shè)立合同管理中心或指定法律部門負(fù)責(zé)合同統(tǒng)一管理，并配備專職或兼職合同管理人員。第五條合同管理職責(zé)合同管理中心：制定企業(yè)合同管理制度及操作細(xì)則。組織開展合同法律培訓(xùn)。組織廠商組織的普法宣傳教育。監(jiān)督、檢查合同履行情況。負(fù)責(zé)合同檔案的建立、保管及查詢。參與重大合同談判及評審。業(yè)務(wù)部門：負(fù)責(zé)合同業(yè)務(wù)需求提出。提供合同相關(guān)背景資料。協(xié)助完成合同條款的商務(wù)談判。跟蹤合同履行進(jìn)度，協(xié)調(diào)解決履約問題。財(cái)務(wù)部門：參與涉及資金支付條款的合同評審。跟蹤合同款項(xiàng)支付情況。監(jiān)督合同履行對應(yīng)的財(cái)務(wù)合規(guī)性。審計(jì)部門：定期對合同管理及履行情況開展審計(jì)。督促整改發(fā)現(xiàn)的問題。第三章合同的起草與審核第六條合同起草合同應(yīng)由具備相應(yīng)權(quán)限的人員或合同管理中心提供范本進(jìn)行起草。起草內(nèi)容應(yīng)清晰、完整、無歧義，明確雙方權(quán)利義務(wù)。涉及技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、商務(wù)條件、違約責(zé)任等關(guān)鍵條款需最大限度規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)。第七條合同審核簽訂前審核：合同須經(jīng)過內(nèi)部審核流程，至少包括業(yè)務(wù)部門、法務(wù)/合同管理部門、財(cái)務(wù)部門（必要時(shí)）及簽訂授權(quán)人審核。審核要點(diǎn)：合法合規(guī)性：檢查是否符合法律規(guī)定。權(quán)利義務(wù)是否對等平衡。風(fēng)險(xiǎn)控制措施是否完備。主要條款是否清晰完整。涉及擔(dān)保、抵押等是否合規(guī)。重大合同審核：金額超過XX萬元（根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況設(shè)定）或涉及重大法律風(fēng)險(xiǎn)的合同，需提交合同評審委員會審議。第八條審核意見處理審核部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)限內(nèi)提出書面審核意見。起草部門應(yīng)根據(jù)審核意見修改完善合同，直至無異議。審核意見及修改情況需記錄存檔。第四章合同的簽訂與生效第九條簽訂授權(quán)合同簽訂人必須獲得書面授權(quán)證明其有權(quán)簽訂，授權(quán)文件需明確權(quán)限范圍及有效期。第十條簽訂方式紙質(zhì)合同：需雙方簽字蓋章。電子合同：采用符合法律規(guī)定的電子簽名，確保電子簽名的有效性。具備法律效力的方式：如公證、見證（根據(jù)合同類型及金額決定）。第十一條合同生效條件合同需滿足法定必要條件（如雙方簽字蓋章、不違反法律法規(guī)強(qiáng)制性規(guī)定、不違背公序良俗）。涉及審批、備案等程序的，需完成相關(guān)手續(xù)后生效。第十二條簽訂后確認(rèn)簽訂完成后，雙方應(yīng)核對合同內(nèi)容無誤，并留存各自簽字蓋章原件。電子合同需確保電子文檔的完整性和可訪問性。第五章合同的履行與變更第十三條履行管理簽訂合同后，合同管理中心或業(yè)務(wù)部門應(yīng)建立合同臺賬，明確履行責(zé)任主體、關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)及期限。履行過程中應(yīng)確保證據(jù)留存（如送貨單、驗(yàn)收單、付款憑證等）。定期跟蹤合同履行情況，發(fā)現(xiàn)異常及時(shí)預(yù)警并采取應(yīng)對措施。第十四條合同變更合同變更必須基于雙方協(xié)商一致。變更內(nèi)容應(yīng)采用書面形式（如補(bǔ)充協(xié)議、備忘錄、郵件確認(rèn)等）。變更協(xié)議的簽訂程序參照原合同審核程序執(zhí)行。變更協(xié)議與原合同具有同等法律效力。第六章合同的解除與終止第十五條合同解除條件符合《民法典》等法律法規(guī)規(guī)定的合同解除情形（如違約方根本違約、不可抗力導(dǎo)致合同目的無法實(shí)現(xiàn)等）。經(jīng)雙方協(xié)商一致解除。第十六條解除程序提出解除合同的方應(yīng)書面通知對方，說明解除原因。對方在收到通知后應(yīng)及時(shí)回復(fù)，如同意解除則簽署確認(rèn)文件；不同意解除則可依法提起訴訟或仲裁。解除合同不影響違約責(zé)任的承擔(dān)。第十七條合同終止合同期限屆滿自動(dòng)終止。合同目的實(shí)現(xiàn)或無法實(shí)現(xiàn)時(shí)終止。終止時(shí)需進(jìn)行后續(xù)工作交接（如款項(xiàng)結(jié)算、資料返還等）。第七章合同爭議與解決第十八條爭議預(yù)警與協(xié)商發(fā)現(xiàn)合同可能存在爭議時(shí)，應(yīng)首先嘗試通過友好協(xié)商解決。記錄協(xié)商過程及結(jié)果。第十九條爭議解決方式協(xié)商不成，可采取以下一種或多種方式解決：調(diào)解：委托第三方機(jī)構(gòu)或調(diào)解委員會調(diào)解。仲裁：根據(jù)合同約定或雙方協(xié)議向指定仲裁委員會申請仲裁。訴訟：向有管轄權(quán)的人民法院提起訴訟（優(yōu)先選擇約定仲裁的）。爭議解決期間，非爭議部分仍應(yīng)履行。第八章合同歸檔與管理第二十條合同歸檔范圍合同正本或副本。附件、補(bǔ)充協(xié)議。審核記錄、授權(quán)證明。履行過程中的重要證據(jù)（如往來函件、會議紀(jì)要）。爭議處理相關(guān)材料。第二十一條歸檔要求完整性：確保應(yīng)歸檔材料齊全。規(guī)范性：統(tǒng)一采用電子和紙質(zhì)兩種方式存檔（重要合同建議雙備份）?？蓹z索性：建立合同電子數(shù)據(jù)庫及紙質(zhì)目錄索引，方便查詢。保管期限：根據(jù)合同類型及企業(yè)檔案管理規(guī)定確定保管期限（一般不少于合同履行完畢后3年）。第二十二條保管與保密電子合同需確保系統(tǒng)安全、數(shù)據(jù)加密。紙質(zhì)合同需存放在安全、防潮、防火的環(huán)境。未經(jīng)授權(quán)人員不得查閱合同檔案，涉密合同需采取額外保密措施。第九章附則第二十三條制度解釋權(quán)本規(guī)范由企業(yè)合同管理中心（或指定部門）負(fù)責(zé)解釋。第二十四條制度修訂本規(guī)范根據(jù)實(shí)際情況及法律法規(guī)變化適時(shí)修訂，修訂程序參照本規(guī)范執(zhí)行。第二十五條生效日期本規(guī)范自發(fā)布之日起施行。附件清單（章節(jié)效力）：合同授權(quán)書模板（參考）合同審核單模板（參考）合同變更協(xié)議模板（參考）合同歸檔清單（參考）企業(yè)合同管理規(guī)范指南（2）第一章總則1.1目的為規(guī)范企業(yè)合同管理工作，提高合同管理效率，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，保障企業(yè)合法權(quán)益，特制定本規(guī)范指南。1.2適用范圍本規(guī)范指南適用于企業(yè)內(nèi)部所有合同的起草、審核、簽訂、履行、變更、終止及歸檔等全生命周期管理。1.3基本原則合法合規(guī)原則：合同內(nèi)容必須符合國家法律法規(guī)及企業(yè)內(nèi)部管理制度。公平合理原則：合同條款應(yīng)公平合理，保障企業(yè)合法權(quán)益。審慎嚴(yán)謹(jǐn)原則：合同簽訂前應(yīng)進(jìn)行全面審核，確保條款清晰、責(zé)任明確。動(dòng)態(tài)管理原則：合同履行過程中應(yīng)定期評估，及時(shí)調(diào)整合同內(nèi)容。第二章合同管理組織機(jī)構(gòu)及職責(zé)2.1組織機(jī)構(gòu)企業(yè)應(yīng)設(shè)立合同管理部門或指定專人負(fù)責(zé)合同管理，明確部門職責(zé)。2.2崗位職責(zé)合同管理員：負(fù)責(zé)合同的起草、審核、簽訂、履行、變更、終止及歸檔等工作。定期檢查合同履行情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決合同履行中的問題。編制合同管理報(bào)表，分析合同風(fēng)險(xiǎn)。法律顧問：負(fù)責(zé)合同的法律審核，確保合同內(nèi)容合法合規(guī)。提供法律咨詢服務(wù)，協(xié)助解決合同糾紛。業(yè)務(wù)部門：負(fù)責(zé)具體業(yè)務(wù)合同的談判和簽訂。提供合同履行情況的具體信息。第三章合同管理流程3.1合同起草需求提出：業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求，提出合同起草申請。資料準(zhǔn)備：業(yè)務(wù)部門準(zhǔn)備合同相關(guān)資料，包括談判背景、合同草案等。草案撰寫：合同管理員或業(yè)務(wù)部門根據(jù)資料撰寫合同草案。3.2合同審核內(nèi)部審核：合同管理員對合同草案進(jìn)行初步審核，確保合同內(nèi)容完整、合規(guī)。法律審核：法律顧問對合同草案進(jìn)行法律審核，提出修改意見。多級審核：根據(jù)企業(yè)內(nèi)部規(guī)定，可能需要進(jìn)行多級審核，包括部門負(fù)責(zé)人、總經(jīng)理等。3.3合同簽訂談判協(xié)商：業(yè)務(wù)部門與對方進(jìn)行合同談判，協(xié)商合同條款。簽訂合同：雙方就合同條款達(dá)成一致后，正式簽訂合同。備案登記：合同簽訂后，合同管理員進(jìn)行備案登記，確保合同完整性。3.4合同履行履行監(jiān)控：合同管理員定期檢查合同履行情況，確保雙方履行合同義務(wù)。問題處理：發(fā)現(xiàn)合同履行問題時(shí)，及時(shí)與對方溝通，協(xié)商解決。變更或解除：根據(jù)合同履行情況，可能需要進(jìn)行合同變更或解除，按規(guī)范流程辦理。3.5合同歸檔歸檔要求：合同內(nèi)容包括合同文本、附件、相關(guān)文件等。歸檔方式：合同可以紙質(zhì)歸檔或電子歸檔，確保歸檔安全、可查閱。檔案管理：合同管理員負(fù)責(zé)合同檔案的日常管理，確保檔案完整、安全。第四章合同風(fēng)險(xiǎn)管理4.1風(fēng)險(xiǎn)識別合同條款風(fēng)險(xiǎn)：合同條款不明確、不完整或存在歧義。履行風(fēng)險(xiǎn)：合同履行過程中可能出現(xiàn)的違約、賠償?shù)葐栴}。法律風(fēng)險(xiǎn)：合同內(nèi)容不符合法律法規(guī)，導(dǎo)致合同無效或被撤銷。4.2風(fēng)險(xiǎn)防范條款審核：合同條款應(yīng)明確、完整、無歧義，確保雙方理解一致。法律合規(guī)：合同內(nèi)容必須符合國家法律法規(guī)及企業(yè)內(nèi)部管理制度。風(fēng)險(xiǎn)評估：定期進(jìn)行合同風(fēng)險(xiǎn)評估，及時(shí)識別和防范潛在風(fēng)險(xiǎn)。4.3風(fēng)險(xiǎn)處理協(xié)商解決：發(fā)現(xiàn)合同履行問題時(shí)，及時(shí)與對方協(xié)商解決。法律途徑：合同糾紛無法協(xié)商解決的，通過法律途徑解決。應(yīng)急預(yù)案：制定合同履行過程中的應(yīng)急預(yù)案，確保問題發(fā)生時(shí)能夠及時(shí)處理。第五章附則5.1指導(dǎo)性文件本規(guī)范指南為企業(yè)合同管理的指導(dǎo)性文件，具體操作流程可根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整。5.2解釋權(quán)本規(guī)范指南由企業(yè)合同管理部門負(fù)責(zé)解釋。5.3修訂本規(guī)范指南將根據(jù)實(shí)際情況和法律法規(guī)的變化進(jìn)行修訂。企業(yè)名稱：發(fā)布日期：版本號：企業(yè)合同管理規(guī)范指南（3）概述本規(guī)范旨在為企業(yè)在合同管理方面提供一套系統(tǒng)、規(guī)范的操作指南，以確保合同的有效簽訂、履行、監(jiān)督及歸檔，降低法律風(fēng)險(xiǎn)，提高管理效率。第一章總則1.1目的與適用范圍目的：規(guī)范企業(yè)合同管理行為，保障企業(yè)合法權(quán)益，提高合同履約效率。適用范圍：適用于企業(yè)所有類型的合同，包括但不限于采購、銷售、服務(wù)、勞動(dòng)合同等。1.2基本原則合法性原則：合同條款及內(nèi)容必須符合國家法律法規(guī)。平等自愿原則：合同簽訂雙方地位平等，自由表達(dá)真實(shí)意愿。公平合理原則：合同內(nèi)容力求公平、合理，無顯失公平條款。最小化風(fēng)險(xiǎn)原則：規(guī)避潛在法律及商業(yè)風(fēng)險(xiǎn)。1.3管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)合同管理部門：組織、協(xié)調(diào)合同的談判、簽訂、履行及監(jiān)督工作。對合同風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評估與管理。定期對合同履行情況進(jìn)行審查。業(yè)務(wù)部門：提出合同需求及初步條款。協(xié)助合同履行及問題解決。法務(wù)部門：審查合同條款的合法性及合規(guī)性。提供法律咨詢及風(fēng)險(xiǎn)防控建議。第二章合同的起草與審核2.1合同的起草內(nèi)容完整性：合同應(yīng)包含當(dāng)事人基本信息、標(biāo)的物、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款或報(bào)酬、履行地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任、解決爭議的方法等要素。格式標(biāo)準(zhǔn)化：采用公司統(tǒng)一的合同模板，便于管理。條款合理性：確保合同條款符合商業(yè)邏輯，避免模糊不清或歧義。2.2合同的審核法務(wù)審核：所有合同在簽訂前必須經(jīng)法務(wù)部門審核，確保合法合規(guī)。業(yè)務(wù)審核：業(yè)務(wù)部門對合同業(yè)務(wù)條款的真實(shí)性、合理性進(jìn)行審核。多級審批：根據(jù)合同金額及性質(zhì)，設(shè)置不同層級的審批流程。第三章合同的簽訂與管理3.1簽訂流程談判階段：明確合同要約與承諾。書面記錄談判過程及結(jié)果。簽署階段：確認(rèn)雙方授權(quán)代表身份。使用公司規(guī)范的合同簽署流程（如電子簽章系統(tǒng)）。核對合同無誤后正式簽署。3.2合同的歸檔電子歸檔：使用電子文檔管理系統(tǒng)進(jìn)行合同電子版歸檔，便于檢索。紙質(zhì)歸檔：重要合同需制作紙質(zhì)版歸檔，并存放在指定地點(diǎn)。歸檔要求：歸檔合同應(yīng)包括正本及副本，并標(biāo)注合同編號、簽訂日期、當(dāng)事人等信息。3.3合同履行監(jiān)督履行跟蹤：定期對合同執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤，確保各條款順利履行。問題處理：對合同履行中發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)記錄并組織協(xié)調(diào)解決。變更與解除：如需變更合同內(nèi)容或解除合同，需雙方協(xié)商一致并書面記錄。第四章風(fēng)險(xiǎn)管理4.1風(fēng)險(xiǎn)識別與評估風(fēng)險(xiǎn)識別：對合同各個(gè)環(huán)節(jié)可能存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識別，如違約風(fēng)險(xiǎn)、合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)等。風(fēng)險(xiǎn)評估：對識別出的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行定量及定性評估，確定風(fēng)險(xiǎn)等級。4.2風(fēng)險(xiǎn)防控措施條款設(shè)計(jì)：在合同條款中設(shè)置風(fēng)險(xiǎn)防控機(jī)制，如違約責(zé)任、爭議解決等。履約擔(dān)保：對高風(fēng)險(xiǎn)合同可要求對方提供履約保證金或擔(dān)保。保險(xiǎn)機(jī)制：通過購買相關(guān)保險(xiǎn)產(chǎn)品轉(zhuǎn)移風(fēng)險(xiǎn)。4.3風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對與處置應(yīng)急預(yù)案：針對可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)制定應(yīng)急預(yù)案。中斷管理：當(dāng)風(fēng)險(xiǎn)實(shí)際發(fā)生時(shí)，啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，及時(shí)控制中斷擴(kuò)大。事后復(fù)盤：風(fēng)險(xiǎn)處理完畢后進(jìn)行復(fù)盤，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。第五章附則5.1本規(guī)范的解釋權(quán)由企業(yè)合同管理部門負(fù)責(zé)解釋。5.2本規(guī)范的修訂與更新本規(guī)范將根據(jù)實(shí)際情況及法律變化進(jìn)行定期修訂與更新。5.3生效日期本規(guī)范自發(fā)布之日起生效。企業(yè)合同管理規(guī)范指南（4）概述本指南旨在為企業(yè)提供合同管理的標(biāo)準(zhǔn)化流程和要求，確保企業(yè)合同管理的規(guī)范性、效率和風(fēng)險(xiǎn)控制。通過規(guī)范合同管理，可以降低法律風(fēng)險(xiǎn)，提高合同履行效率，保障企業(yè)利益。第一章合同管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)1.1合同管理部門企業(yè)應(yīng)設(shè)立合同管理部門或指定專門人員負(fù)責(zé)合同的統(tǒng)一管理，負(fù)責(zé)合同的起草、審核、簽訂、履行、歸檔等工作。1.2合同管理職責(zé)合同管理部門職責(zé)：制定和修訂企業(yè)合同管理制度。負(fù)責(zé)合同的審核、簽訂和履行監(jiān)督。負(fù)責(zé)合同的歸檔和保管。定期對合同管理情況進(jìn)行評估和改進(jìn)。業(yè)務(wù)部門職責(zé)：提出合同需求，提供合同相關(guān)背景資料。負(fù)責(zé)合同的初步談判和商務(wù)條款的協(xié)商。負(fù)責(zé)合同履行過程中的協(xié)調(diào)和溝通。法律部門職責(zé)：負(fù)責(zé)合同的法律審核，提供法律支持。負(fù)責(zé)合同風(fēng)險(xiǎn)的控制和評估。第二章合同起草與審核2.1合同起草起草人員：合同應(yīng)由業(yè)務(wù)部門提出需求，合同管理部門或法律部門負(fù)責(zé)起草。起草要求：明確合同主體、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款或報(bào)酬、履行期限、地點(diǎn)和方式等。條款內(nèi)容清晰、完整，避免歧義。符合相關(guān)法律法規(guī)的要求。2.2合同審核審核流程：業(yè)務(wù)部門初審。合同管理部門復(fù)審。法律部門終審。審核內(nèi)容：合法性：是否符合法律法規(guī)。合理性：條款是否公平、合理。完整性：內(nèi)容是否齊全，無遺漏。風(fēng)險(xiǎn)性：識別和評估合同風(fēng)險(xiǎn)，提出控制措施。第三章合同簽訂與履行3.1合同簽訂簽訂條件：合同經(jīng)審核通過。雙方當(dāng)事人具備簽訂合同的資格和能力。簽訂程序符合合同約定和法律法規(guī)。簽訂要求：簽訂人應(yīng)為法定代表人或授權(quán)代理人。簽訂時(shí)應(yīng)注明簽訂日期、地點(diǎn)和簽訂人身份信息。簽訂完成后應(yīng)加蓋企業(yè)公章或合同專用章。3.2合同履行履行監(jiān)督：合同管理部門負(fù)責(zé)監(jiān)督合同履行情況，確保各方按合同約定履行義務(wù)。業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)具體履行合同的各項(xiàng)條款。變更與解除：合同履行過程中，如需變更或解除合同，應(yīng)另行簽訂書面協(xié)議。變更或解除協(xié)議同樣需經(jīng)過審核和簽訂程序。第四章合同歸檔與保管4.1合同歸檔歸檔范圍：所有已簽訂的合同及其相關(guān)文件，如談判記錄、審核意見等。歸檔要求：合同應(yīng)按合同編號或簽訂時(shí)間順序歸檔。電子合同應(yīng)進(jìn)行電子簽名和加密存儲。4.2合同保管保管期限：合同保管期限應(yīng)根據(jù)法律法規(guī)和企業(yè)內(nèi)部規(guī)定確定，一般應(yīng)至少保存5年。保管方式：實(shí)體合同應(yīng)存放在secure的文件柜中，防止遺失和損壞。電子合同應(yīng)存放在secure的服務(wù)器中，并定期備份。第五章合同管理信息化5.1信息化系統(tǒng)企業(yè)應(yīng)建立合同管理信息化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)合同的全生命周期管理，提高管理效率和安全性。5.2系統(tǒng)功能合同錄入：支持合同的掃描上傳和電子錄入。合同審核：支持多級審核流程和在線意見反饋。合同存儲：支持電子合同的安全存儲和備份。合同檢索：支持按關(guān)鍵詞、簽訂時(shí)間、合同類型等條件檢索合同。履約管理：支持合同履行的監(jiān)控和提醒。第六章附則6.1指導(dǎo)原則本指南為企業(yè)合同管理提供指導(dǎo)性意見，企業(yè)可根據(jù)自身實(shí)際情況進(jìn)行修改和完善。6.2生效日期本指南自發(fā)布之日起生效，由企業(yè)合同管理部門負(fù)責(zé)解釋和修訂。企業(yè)合同管理規(guī)范指南（5）目錄引言合同定義合同管理流程合同審核合同執(zhí)行與監(jiān)控合同變更與終止合同糾紛解決機(jī)制合同檔案管理合同管理職責(zé)合同管理工具與平臺合規(guī)性要求與審計(jì)附則1.引言為確保公司在合同執(zhí)行過程中合規(guī)、高效、系統(tǒng)地管理合同，特制定《企業(yè)合同管理規(guī)范指南》。本指南旨在建立適合公司業(yè)務(wù)需求的合同管理流程，幫助識別和規(guī)避合同風(fēng)險(xiǎn)，從而提升企業(yè)的經(jīng)營效率和盈利能力。2.合同定義合同是指兩方或多方合意產(chǎn)生的具有法律約束力的協(xié)議，它界定了各方的權(quán)利和義務(wù)，并通過法律規(guī)定保障其履行。3.合同管理流程合同起草：由合同相關(guān)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求和法律條款起草合同草案。合同審核：合同草案需由合同審核隊(duì)伍進(jìn)行合規(guī)性、合法性及商業(yè)可行性的審核。合同批準(zhǔn)：經(jīng)審核無誤的合同草案需獲得最高決策層的批準(zhǔn)。合同簽署：得到批準(zhǔn)的合同需雙方簽署，并生成正式的合同文本。合同執(zhí)行：合同正式生效后，參涉各方需嚴(yán)格按照合同條款執(zhí)行合同內(nèi)容。合同監(jiān)控與反饋：定期對合同執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控和反饋，確保合同商品的按時(shí)交付和使用，解決合同執(zhí)行中出現(xiàn)的任何爭議。合同歸檔：合同執(zhí)行完畢或合同終止后，需完整歸檔相應(yīng)合同資料。4.合同審核審核重點(diǎn)包括但不僅限于如下方面：合同合法性：確保合同遵守公司的內(nèi)部政策和行業(yè)規(guī)定。合同條款：審核合同中的每一項(xiàng)條款是否符合業(yè)務(wù)需求、商業(yè)利益和風(fēng)險(xiǎn)偏好?？尚行苑治觯涸u估合同在技術(shù)、財(cái)務(wù)和運(yùn)營方面的可行性。主要條款：如保密條款、違約責(zé)任、不可抗力條款等是否明確。5.合同執(zhí)行與監(jiān)控執(zhí)行跟蹤與報(bào)告：通過定期報(bào)告，監(jiān)控合同的執(zhí)行情況。風(fēng)險(xiǎn)管理：及時(shí)識別合同執(zhí)行中的風(fēng)險(xiǎn)，尋求合理的解決方案。6.合同變更與終止變更程序：明確合同變更的觸發(fā)條件及流程。終止條件：確定何時(shí)何因可終止合同，并通過法務(wù)團(tuán)隊(duì)處理終止事宜。7.合同糾紛解決機(jī)制若發(fā)生合同糾紛，首先參考合同中的仲裁或訴訟條款，對糾紛進(jìn)行協(xié)商解決。協(xié)商無果的情況下，應(yīng)啟動(dòng)法定或約定的解決程序，例如仲裁或訴訟。8.合同檔案管理合同檔案包括但不限于以下資料：完整的合同文本。合同申請、批準(zhǔn)、簽章等相關(guān)文件。合同執(zhí)行過程中的記錄和反饋資料。這些資料需建立完備的檔案管理系統(tǒng)，便于檢索和管理，同時(shí)保證安全和機(jī)密。9.合同管理職責(zé)合同承辦部門：負(fù)責(zé)具體合同的起草、談判、執(zhí)行和監(jiān)控。合同審核部門：負(fù)責(zé)合同的法律合規(guī)性審核。決策部門：最終批準(zhǔn)合同并授權(quán)簽署。各業(yè)務(wù)部門：確保合同執(zhí)行和監(jiān)督，密切關(guān)注合同相關(guān)業(yè)務(wù)。法務(wù)部門：提供法律咨詢，處理合同糾紛。10.合同管理工具與平臺應(yīng)利用合同管理系統(tǒng)或其他電子平臺以提升合同管理效率和透明度，例如集成ERP系統(tǒng)的合同模塊或?qū)Ｓ玫暮贤芾碥浖?1.合規(guī)性要求與審計(jì)合同管理需要符合國家和行業(yè)的法律法規(guī)要求，公司需定期進(jìn)行合規(guī)性審計(jì)，確保合同管理的合規(guī)性和有效性。12.附則本準(zhǔn)則自發(fā)布之日起實(shí)施，適用于所有公司內(nèi)部的合同管理活動(dòng)。如有任何疑問或需要特定例外的處理，請咨詢公司相關(guān)部門或管理層。隨著公司業(yè)務(wù)的發(fā)展和法律環(huán)境的變化，本指南將適時(shí)更新和調(diào)整。企業(yè)合同管理規(guī)范指南（6）概述企業(yè)合同管理是企業(yè)運(yùn)營過程中至關(guān)重要的環(huán)節(jié)，規(guī)范化的合同管理可以有效地防范法律風(fēng)險(xiǎn)，提升經(jīng)營效率。本指南旨在為企業(yè)提供一個(gè)系統(tǒng)的合同管理框架和操作規(guī)范。第一章合同管理的組織架構(gòu)1.1組織結(jié)構(gòu)企業(yè)應(yīng)當(dāng)設(shè)立專門合同管理部門或指定專人負(fù)責(zé)合同管理工作。建議的組織架構(gòu)包括：合同管理部（或法務(wù)部）各業(yè)務(wù)部門合同專員法律顧問1.2職責(zé)劃分合同管理部/法務(wù)部:負(fù)責(zé)制定合同管理制度，審核合同，管理合同檔案，監(jiān)督合同履行情況。業(yè)務(wù)部門合同專員:負(fù)責(zé)初步篩選合同，準(zhǔn)備合同草案，跟進(jìn)合同履行。法律顧問:提供法律咨詢，審核重大合同，處理合同糾紛。第二章合同的起草與審核2.1合同起草使用公司標(biāo)準(zhǔn)合同模板。明確合同雙方權(quán)利義務(wù)。語言簡潔、準(zhǔn)確，避免歧義。2.2合同審核初步審核:業(yè)務(wù)部門合同專員對合同草案進(jìn)行初步審核。法律審核:合同管理部或法律顧問進(jìn)行法律審核，重點(diǎn)關(guān)注：合同主體資格合同內(nèi)容合法性權(quán)利義務(wù)對等性違約責(zé)任爭議解決方式2.3合同審批根據(jù)合同金額和重要性，設(shè)定不同級別的審批權(quán)限。審批流程應(yīng)明確記錄，留存審批文件。第三章合同的簽署與保管3.1合同簽署確認(rèn)簽約方身份，核實(shí)授權(quán)書。使用公司印鑒管理規(guī)定。電子合同需符合《電子簽名法》等相關(guān)法律法規(guī)。3.2合同保管設(shè)立合同檔案室或使用電子合同管理系統(tǒng)。合同應(yīng)分類、編號，建立合同臺賬。電子合同應(yīng)進(jìn)行加密存儲，確保數(shù)據(jù)安全。第四章合同履行與監(jiān)督4.1合同履行各業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照合同約定履行義務(wù)。建立合同履行跟蹤機(jī)制，定期檢查履行情況。4.2合同監(jiān)督合同管理部定期對合同履行情況進(jìn)行抽查。發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)調(diào)整，必要時(shí)采取法律手段。第五章合同變更與解除5.1合同變更變更需雙方協(xié)商一致，簽署書面補(bǔ)充協(xié)議。補(bǔ)充協(xié)議內(nèi)容應(yīng)明確，與原合同具有同等法律效力。5.2合同解除遵循合同約定解除條件。解除合同需正式書面通知，并保留證據(jù)。第六章合同歸檔與銷毀6.1合同歸檔合同履行完畢后，及時(shí)歸檔。歸檔合同應(yīng)包括正本、副本及附件。6.2合同銷毀設(shè)定合同保存期限，超過期限的合同按規(guī)銷毀。銷毀需兩人以上監(jiān)督，并記錄銷毀情況。第七章附則7.1制度修訂本指南由合同管理部負(fù)責(zé)解釋，并根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行修訂。7.2生效日期本指南自發(fā)布之日起生效。本指南旨在提供一套系統(tǒng)的合同管理流程，企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整和完善。企業(yè)合同管理規(guī)范指南（7）第一章總則第一條為規(guī)范企業(yè)合同管理，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，保障企業(yè)合法權(quán)益，根據(jù)《中華人民共和國合同法》及相關(guān)法律法規(guī)，制定本規(guī)范。第二條本規(guī)范適用于企業(yè)所有合同的起草、審查、簽訂、履行、變更、解除及歸檔等全過程管理。第三條合同管理應(yīng)遵循合法、公平、誠信、效率的原則。第二章合同的起草與審查第四條合同起草合同應(yīng)由法務(wù)部門或業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)起草，重大合同應(yīng)經(jīng)業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門聯(lián)合起草。合同內(nèi)容應(yīng)完整、明確，條款設(shè)置應(yīng)符合法律要求，主要包括：當(dāng)事人基本信息合同標(biāo)的數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款或報(bào)酬履行期限、地點(diǎn)和方式權(quán)利義務(wù)違約責(zé)任爭議解決方式合同生效條件附則第五條合同審查合同審查應(yīng)由法務(wù)部門負(fù)責(zé)，業(yè)務(wù)部門及相關(guān)人員配合提供資料。審查內(nèi)容包括：法律合規(guī)性權(quán)利義務(wù)對等性風(fēng)險(xiǎn)控制措施文本條款完整性審查過程中發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)反饋起草部門修改，重大問題提交公司法律顧問會審。第三章合同的簽訂與履行第六條合同簽訂合同應(yīng)由法定代表人或授權(quán)代表簽字并加蓋企業(yè)印章。電子合同應(yīng)符合《電子簽名法》要求，確保簽字蓋章的有效性。簽訂過程中應(yīng)注意：復(fù)印件與原件核對一致保留簽訂證據(jù)（視頻、錄音等）三方確認(rèn)（法人、授權(quán)人、經(jīng)辦人）第七條合同履行簡單變更經(jīng)雙方書面確認(rèn)重大變更應(yīng)按原審批程序重新審查第四章風(fēng)險(xiǎn)管理與合規(guī)第八條風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警法務(wù)部門應(yīng)建立合同風(fēng)險(xiǎn)數(shù)據(jù)庫，定期分析行業(yè)典型風(fēng)險(xiǎn)。業(yè)務(wù)人員發(fā)現(xiàn)異常應(yīng)及時(shí)上報(bào)法務(wù)部門評估。風(fēng)險(xiǎn)評估等級應(yīng)按規(guī)定上報(bào)審批。第九條合規(guī)審查涉及融資、并購、知識產(chǎn)權(quán)等重大合同應(yīng)實(shí)行雙人復(fù)核制度。嚴(yán)格執(zhí)行反商業(yè)賄賂規(guī)定，核查關(guān)聯(lián)交易。定期開展合同合規(guī)培訓(xùn)，提升全員風(fēng)險(xiǎn)管理意識。第五章合同歸檔與追蹤第十條歸檔管理合同原件由法務(wù)部門統(tǒng)一保管，建立電子檔案系統(tǒng)同步管理。歸檔資料包括合同正本、審批記錄、附件及履行憑證。重要合同應(yīng)設(shè)定專人負(fù)責(zé)，實(shí)行ABC分級管理制度。第十一條合同續(xù)簽合同期滿前3個(gè)月由業(yè)務(wù)部門發(fā)起續(xù)簽申請。續(xù)簽審核應(yīng)重點(diǎn)評估對方履約情況。逾期未續(xù)簽導(dǎo)致合同解除的，應(yīng)及時(shí)采取補(bǔ)救措施。第六章附則第十二條本規(guī)范由法務(wù)部門負(fù)責(zé)解釋，自發(fā)布之日起30日后生效。第十三條如國家法律政策發(fā)生變化，本規(guī)范將及時(shí)修訂。第十四條各子公司可依據(jù)本規(guī)范制定實(shí)施細(xì)則，報(bào)集團(tuán)總部備案。企業(yè)合同管理規(guī)范指南（8）概述企業(yè)合同管理是企業(yè)運(yùn)營中必不可少的一環(huán)，有效的合同管理可以幫助企業(yè)防范經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)、提高經(jīng)營效率、