機(jī)械設(shè)備采購(gòu)流程標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程一、引言為規(guī)范公司機(jī)械設(shè)備采購(gòu)行為，確保采購(gòu)過程的公開、公平、公正，提高采購(gòu)效率，降低采購(gòu)成本，保證采購(gòu)機(jī)械設(shè)備的質(zhì)量與性能滿足生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需求，特制定本規(guī)程。本規(guī)程適用于公司所有生產(chǎn)性、輔助生產(chǎn)性機(jī)械設(shè)備的采購(gòu)活動(dòng)，非生產(chǎn)性通用辦公設(shè)備采購(gòu)可參照?qǐng)?zhí)行或另行規(guī)定。各相關(guān)部門在機(jī)械設(shè)備采購(gòu)過程中，均須嚴(yán)格遵守本規(guī)程的各項(xiàng)規(guī)定。二、采購(gòu)需求提出與審批（一）需求提出使用部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)發(fā)展規(guī)劃、設(shè)備更新改造計(jì)劃或?qū)嶋H生產(chǎn)需要，提出機(jī)械設(shè)備采購(gòu)需求。需求應(yīng)明確設(shè)備的名稱、規(guī)格型號(hào)、主要技術(shù)參數(shù)、數(shù)量、預(yù)計(jì)單價(jià)、預(yù)計(jì)總價(jià)、交貨期、主要用途及對(duì)設(shè)備的特殊要求（如節(jié)能環(huán)保、安全防護(hù)等）。需求提出需填寫《機(jī)械設(shè)備采購(gòu)申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。（二）需求審核與論證1.技術(shù)審核：《機(jī)械設(shè)備采購(gòu)申請(qǐng)表》提交至技術(shù)部門（或相應(yīng)的專業(yè)技術(shù)崗位）。技術(shù)部門負(fù)責(zé)對(duì)設(shè)備的技術(shù)參數(shù)、規(guī)格型號(hào)的合理性、先進(jìn)性、適用性以及與現(xiàn)有設(shè)備的兼容性等進(jìn)行審核，并出具書面審核意見。對(duì)于技術(shù)復(fù)雜或金額較大的設(shè)備，技術(shù)部門應(yīng)組織內(nèi)部或外部專家進(jìn)行技術(shù)可行性論證。2.預(yù)算審核：經(jīng)技術(shù)審核通過的采購(gòu)申請(qǐng)，提交至財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)審核該項(xiàng)采購(gòu)是否在年度預(yù)算范圍內(nèi)，預(yù)算金額是否合理。對(duì)未列入預(yù)算或超出預(yù)算的采購(gòu)申請(qǐng)，需按公司預(yù)算調(diào)整流程辦理。3.審批：審核通過的《機(jī)械設(shè)備采購(gòu)申請(qǐng)表》，按照公司授權(quán)審批權(quán)限逐級(jí)報(bào)批。審批權(quán)限根據(jù)采購(gòu)預(yù)估金額大小設(shè)定不同層級(jí)的審批人。三、供應(yīng)商尋源與評(píng)估（一）供應(yīng)商信息收集采購(gòu)部門（或指定采購(gòu)人員，下同）根據(jù)審批通過的采購(gòu)需求，負(fù)責(zé)收集潛在供應(yīng)商信息。信息來(lái)源可包括：行業(yè)協(xié)會(huì)推薦、專業(yè)期刊廣告、網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)搜索、供應(yīng)商主動(dòng)接洽、公司合格供應(yīng)商名錄以及歷史合作良好的供應(yīng)商等。（二）供應(yīng)商初步篩選采購(gòu)部門會(huì)同技術(shù)部門對(duì)收集到的潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選。篩選主要關(guān)注供應(yīng)商的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、相關(guān)生產(chǎn)或經(jīng)營(yíng)許可證、質(zhì)量管理體系認(rèn)證、生產(chǎn)能力、供貨周期、市場(chǎng)信譽(yù)、初步報(bào)價(jià)范圍等基本情況，剔除明顯不符合要求的供應(yīng)商。（三）供應(yīng)商實(shí)地考察（如必要）對(duì)于重要設(shè)備或首次合作的關(guān)鍵供應(yīng)商，采購(gòu)部門應(yīng)組織技術(shù)部門、相關(guān)使用部門等組成考察小組，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察?？疾靸?nèi)容包括：生產(chǎn)場(chǎng)地、生產(chǎn)設(shè)備、工藝流程、質(zhì)量控制體系、研發(fā)能力、售后服務(wù)體系、管理水平以及社會(huì)責(zé)任履行情況等?？疾旖Y(jié)束后形成《供應(yīng)商考察報(bào)告》。（四）供應(yīng)商綜合評(píng)估與選定采購(gòu)部門匯總各方面信息，包括供應(yīng)商資質(zhì)文件、初步報(bào)價(jià)、考察報(bào)告（如有）等，組織技術(shù)部門、使用部門、財(cái)務(wù)部門（如需）對(duì)候選供應(yīng)商進(jìn)行綜合評(píng)估。評(píng)估指標(biāo)應(yīng)包括但不限于：技術(shù)實(shí)力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格競(jìng)爭(zhēng)力、生產(chǎn)及供貨保障能力、售后服務(wù)水平、財(cái)務(wù)狀況、商業(yè)信譽(yù)及合作意愿等。根據(jù)評(píng)估結(jié)果，擇優(yōu)確定入圍供應(yīng)商名單。四、采購(gòu)執(zhí)行與合同管理（一）采購(gòu)方式確定根據(jù)采購(gòu)設(shè)備的金額、市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)程度、技術(shù)復(fù)雜程度等因素，按照公司規(guī)定選擇合適的采購(gòu)方式，如公開招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、詢價(jià)采購(gòu)、單一來(lái)源采購(gòu)等。具體采購(gòu)方式的適用條件和審批流程按公司相關(guān)采購(gòu)管理辦法執(zhí)行。（二）編制采購(gòu)文件與發(fā)出邀約1.采購(gòu)部門根據(jù)確定的采購(gòu)方式和采購(gòu)需求，編制采購(gòu)文件，如招標(biāo)文件、詢價(jià)通知書、談判文件等。采購(gòu)文件應(yīng)包括：設(shè)備需求清單及技術(shù)規(guī)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨要求、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)要求、合同主要條款、報(bào)價(jià)要求、評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)等。2.采購(gòu)文件經(jīng)相關(guān)部門（如技術(shù)、法務(wù)）審核后，按規(guī)定方式向入圍供應(yīng)商發(fā)出采購(gòu)邀約。（三）接收響應(yīng)與評(píng)審供應(yīng)商根據(jù)采購(gòu)文件要求提交響應(yīng)文件（如投標(biāo)文件、報(bào)價(jià)單）。采購(gòu)部門組織成立評(píng)審小組，按照采購(gòu)文件規(guī)定的評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)和方法，對(duì)供應(yīng)商的響應(yīng)文件進(jìn)行獨(dú)立、客觀、公正的評(píng)審，形成評(píng)審報(bào)告，提出中標(biāo)（成交）候選供應(yīng)商建議。（四）合同談判與簽訂1.采購(gòu)部門根據(jù)評(píng)審結(jié)果，確定中標(biāo)（成交）供應(yīng)商，并與之進(jìn)行合同談判。談判內(nèi)容主要包括：價(jià)格、付款方式、交貨期、質(zhì)量保證、違約責(zé)任、售后服務(wù)等核心條款。2.談判達(dá)成一致后，擬定采購(gòu)合同。合同文本應(yīng)采用公司標(biāo)準(zhǔn)合同范本（如有），特殊情況需另行擬定的，應(yīng)經(jīng)法務(wù)部門審核。3.采購(gòu)合同按公司合同審批流程逐級(jí)審批后，由授權(quán)代表與供應(yīng)商正式簽訂。五、設(shè)備驗(yàn)收與入庫(kù)（一）到貨通知與初步驗(yàn)收供應(yīng)商按照合同約定交貨時(shí)，應(yīng)提前通知采購(gòu)部門和使用部門。設(shè)備到貨后，采購(gòu)部門組織使用部門、倉(cāng)庫(kù)管理員（如需）共同對(duì)設(shè)備的外包裝、數(shù)量、外觀等進(jìn)行初步驗(yàn)收，核對(duì)是否與合同及送貨單一致。如有破損、短缺等情況，應(yīng)立即向供應(yīng)商提出，并做好記錄。（二）安裝調(diào)試與技術(shù)驗(yàn)收1.對(duì)于需要安裝調(diào)試的設(shè)備，由供應(yīng)商按照合同約定進(jìn)行安裝調(diào)試。技術(shù)部門、使用部門應(yīng)派人現(xiàn)場(chǎng)配合，并對(duì)安裝調(diào)試過程進(jìn)行監(jiān)督。2.安裝調(diào)試完成后，由技術(shù)部門牽頭，組織使用部門、采購(gòu)部門（必要時(shí)可邀請(qǐng)第三方專業(yè)機(jī)構(gòu)）依據(jù)合同約定的技術(shù)規(guī)格、性能參數(shù)、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)以及相關(guān)國(guó)家或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)設(shè)備進(jìn)行全面的技術(shù)性能驗(yàn)收?？砂者\(yùn)轉(zhuǎn)試驗(yàn)、負(fù)載試驗(yàn)、精度檢驗(yàn)、功能測(cè)試等。3.驗(yàn)收合格的，各方簽署《設(shè)備驗(yàn)收合格單》；驗(yàn)收不合格的，應(yīng)明確指出問題，要求供應(yīng)商限期整改，并重新組織驗(yàn)收。（三）資料移交與入庫(kù)設(shè)備驗(yàn)收合格后，供應(yīng)商應(yīng)向采購(gòu)部門移交完整的技術(shù)資料，包括但不限于：設(shè)備說(shuō)明書、合格證、檢驗(yàn)報(bào)告、安裝圖紙、維修手冊(cè)、備件清單等。采購(gòu)部門會(huì)同使用部門、倉(cāng)庫(kù)管理員辦理設(shè)備入庫(kù)手續(xù)，登記固定資產(chǎn)臺(tái)賬。六、付款結(jié)算財(cái)務(wù)部門根據(jù)審批通過的《設(shè)備驗(yàn)收合格單》、采購(gòu)合同、發(fā)票以及其他必要的付款憑證，按照合同約定的付款方式和期限辦理付款結(jié)算手續(xù)。付款過程應(yīng)嚴(yán)格遵守公司財(cái)務(wù)管理制度。七、采購(gòu)檔案管理采購(gòu)部門負(fù)責(zé)將機(jī)械設(shè)備采購(gòu)全過程中形成的所有文件資料，包括《機(jī)械設(shè)備采購(gòu)申請(qǐng)表》、審批文件、供應(yīng)商資料、采購(gòu)文件、響應(yīng)文件、