消防維護(hù)保養(yǎng)檔案管理制度總則為了加強(qiáng)消防設(shè)施的維護(hù)保養(yǎng)管理，確保消防設(shè)施始終處于良好的運行狀態(tài)，及時消除消防安全隱患，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)以及消防安全管理的要求，特制定本。本制度適用于本單位內(nèi)所有消防設(shè)施的維護(hù)保養(yǎng)檔案管理工作，旨在通過建立完善、規(guī)范的檔案體系，為消防設(shè)施的維護(hù)、檢查、更新以及消防安全管理決策提供科學(xué)、準(zhǔn)確的依據(jù)。檔案管理職責(zé)1.檔案管理部門：負(fù)責(zé)消防維護(hù)保養(yǎng)檔案的統(tǒng)一接收、整理、保管、借閱和銷毀等工作。確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，按照規(guī)定的存儲方式和期限對檔案進(jìn)行妥善保存。同時，建立檔案管理臺賬，記錄檔案的出入庫情況，定期對檔案進(jìn)行清查和盤點。2.消防設(shè)施管理部門：在日常工作中，負(fù)責(zé)收集、整理消防設(shè)施維護(hù)保養(yǎng)過程中的各類原始資料，并及時將其移交至檔案管理部門。這些資料包括但不限于消防設(shè)施的采購合同、安裝調(diào)試記錄、維護(hù)保養(yǎng)計劃、維修報告、檢測報告等。對收集到的資料進(jìn)行初步審核，確保資料的真實性和有效性。3.維護(hù)保養(yǎng)單位：按照合同要求，在每次完成消防設(shè)施維護(hù)保養(yǎng)工作后，及時向消防設(shè)施管理部門提供詳細(xì)的維護(hù)保養(yǎng)記錄。記錄內(nèi)容應(yīng)包括維護(hù)保養(yǎng)的時間、地點、人員、內(nèi)容、發(fā)現(xiàn)的問題及處理情況等。對維護(hù)保養(yǎng)過程中形成的各類文件和資料進(jìn)行整理和歸檔，以備查閱。檔案內(nèi)容1.消防設(shè)施基本信息檔案設(shè)備清單：詳細(xì)記錄本單位內(nèi)所有消防設(shè)施的名稱、型號、規(guī)格、數(shù)量、生產(chǎn)廠家、購置時間、安裝位置等信息。通過設(shè)備清單，可以快速了解消防設(shè)施的分布情況和基本配置。技術(shù)資料：收集消防設(shè)施的產(chǎn)品說明書、安裝圖紙、使用手冊、維修指南等技術(shù)文件。這些資料是了解消防設(shè)施性能和操作方法的重要依據(jù)，對于維護(hù)保養(yǎng)人員進(jìn)行正確的維護(hù)和檢修具有指導(dǎo)作用。安裝調(diào)試記錄：保存消防設(shè)施安裝調(diào)試過程中的各項記錄，包括安裝過程中的施工日志、調(diào)試報告、驗收報告等。記錄安裝調(diào)試過程中出現(xiàn)的問題及解決方法，為后續(xù)的維護(hù)保養(yǎng)工作提供參考。2.維護(hù)保養(yǎng)記錄檔案維護(hù)保養(yǎng)計劃：制定年度、季度和月度的消防設(shè)施維護(hù)保養(yǎng)計劃，明確維護(hù)保養(yǎng)的內(nèi)容、時間、責(zé)任人等。維護(hù)保養(yǎng)計劃應(yīng)根據(jù)消防設(shè)施的特點和使用情況進(jìn)行合理安排，確保消防設(shè)施得到定期的維護(hù)和保養(yǎng)。日常巡檢記錄：每日對消防設(shè)施進(jìn)行巡檢，記錄巡檢的時間、人員、發(fā)現(xiàn)的問題及處理情況。巡檢內(nèi)容包括消防設(shè)施的外觀是否完好、運行是否正常、是否存在故障隱患等。對于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時進(jìn)行處理，并記錄處理結(jié)果。定期維護(hù)保養(yǎng)記錄：按照維護(hù)保養(yǎng)計劃，定期對消防設(shè)施進(jìn)行全面的維護(hù)保養(yǎng)。記錄維護(hù)保養(yǎng)的時間、內(nèi)容、更換的零部件、維護(hù)保養(yǎng)人員等信息。對于重要的維護(hù)保養(yǎng)工作，應(yīng)附上詳細(xì)的維修報告，說明維修的原因、過程和結(jié)果。故障維修記錄：當(dāng)消防設(shè)施出現(xiàn)故障時，及時進(jìn)行維修，并記錄故障發(fā)生的時間、現(xiàn)象、原因、維修過程和結(jié)果。故障維修記錄應(yīng)詳細(xì)準(zhǔn)確，以便分析故障原因，總結(jié)維修經(jīng)驗，采取有效的預(yù)防措施，避免類似故障的再次發(fā)生。3.檢測報告檔案消防設(shè)施檢測報告：定期委托具有資質(zhì)的檢測機(jī)構(gòu)對消防設(shè)施進(jìn)行全面檢測，保存檢測報告。檢測報告應(yīng)包括檢測的時間、內(nèi)容、結(jié)果、存在的問題及整改建議等。根據(jù)檢測報告，及時對消防設(shè)施進(jìn)行整改，確保消防設(shè)施符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求。電氣防火檢測報告：對本單位的電氣系統(tǒng)進(jìn)行防火檢測，保存檢測報告。電氣防火檢測報告主要檢查電氣線路的敷設(shè)、電氣設(shè)備的運行情況等是否符合消防安全要求。對于檢測中發(fā)現(xiàn)的電氣火災(zāi)隱患，應(yīng)及時進(jìn)行整改。4.培訓(xùn)與演練檔案培訓(xùn)記錄：記錄消防設(shè)施維護(hù)保養(yǎng)人員的培訓(xùn)情況，包括培訓(xùn)的時間、地點、內(nèi)容、培訓(xùn)人員等。培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)包括消防設(shè)施的操作技能、維護(hù)保養(yǎng)知識、消防安全法規(guī)等。通過培訓(xùn)，提高維護(hù)保養(yǎng)人員的業(yè)務(wù)水平和安全意識。演練記錄：組織消防演練，記錄演練的時間、地點、內(nèi)容、參與人員、演練效果等。演練內(nèi)容應(yīng)包括火災(zāi)報警、滅火救援、人員疏散等環(huán)節(jié)。通過演練，檢驗消防設(shè)施的運行情況和人員的應(yīng)急處置能力，及時發(fā)現(xiàn)問題并進(jìn)行改進(jìn)。5.相關(guān)合同與協(xié)議檔案消防設(shè)施采購合同：保存消防設(shè)施采購過程中的合同文件，包括合同的簽訂時間、雙方當(dāng)事人、設(shè)備名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等條款。合同是保障雙方權(quán)益的重要依據(jù)，在出現(xiàn)糾紛時可以作為處理的依據(jù)。維護(hù)保養(yǎng)服務(wù)合同：與維護(hù)保養(yǎng)單位簽訂的服務(wù)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)、服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)期限、服務(wù)費用等條款。維護(hù)保養(yǎng)服務(wù)合同是規(guī)范維護(hù)保養(yǎng)工作的重要文件，確保維護(hù)保養(yǎng)單位按照合同要求提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。檔案建立與收集1.建立流程當(dāng)新的消防設(shè)施投入使用時，消防設(shè)施管理部門應(yīng)在設(shè)施安裝調(diào)試完成后一個月內(nèi)，完成消防設(shè)施基本信息檔案的建立工作。按照檔案內(nèi)容的要求，收集相關(guān)的資料，并進(jìn)行整理和分類。在消防設(shè)施的日常運行過程中，維護(hù)保養(yǎng)單位和消防設(shè)施管理部門應(yīng)及時將維護(hù)保養(yǎng)記錄、檢測報告等資料進(jìn)行整理，按照規(guī)定的格式和要求進(jìn)行填寫，并定期移交至檔案管理部門。檔案管理部門應(yīng)在收到資料后的一周內(nèi)，完成資料的審核和歸檔工作。2.收集方法主動收集：檔案管理部門定期向消防設(shè)施管理部門和維護(hù)保養(yǎng)單位發(fā)出資料收集通知，要求其按時提供相關(guān)的檔案資料。同時，檔案管理部門也應(yīng)主動關(guān)注消防設(shè)施的維護(hù)保養(yǎng)情況，及時收集相關(guān)資料?，F(xiàn)場收集：檔案管理部門的工作人員可以定期到消防設(shè)施的安裝現(xiàn)場和維護(hù)保養(yǎng)工作現(xiàn)場，收集相關(guān)的原始資料。在現(xiàn)場收集資料時，應(yīng)與相關(guān)人員進(jìn)行溝通和交流，了解消防設(shè)施的運行情況和維護(hù)保養(yǎng)工作的開展情況。檔案整理與歸檔1.整理原則遵循檔案的形成規(guī)律和特點，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系。按照檔案的內(nèi)容和性質(zhì)進(jìn)行分類，將相同類型的檔案資料放在一起，便于管理和查閱。對檔案資料進(jìn)行科學(xué)的編號和編目，建立檔案索引。編號和編目應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，方便快速查找和定位檔案資料。2.歸檔步驟分類：將收集到的檔案資料按照消防設(shè)施基本信息檔案、維護(hù)保養(yǎng)記錄檔案、檢測報告檔案、培訓(xùn)與演練檔案、相關(guān)合同與協(xié)議檔案等類別進(jìn)行分類。裝訂：對紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行裝訂，采用線裝或膠裝的方式，確保檔案資料的牢固和整齊。對于電子檔案資料，應(yīng)進(jìn)行存儲和備份，防止數(shù)據(jù)丟失。編目：對裝訂好的檔案資料進(jìn)行編目，編制檔案目錄。檔案目錄應(yīng)包括檔案的編號、名稱、日期、保管期限等信息。上架：將編目好的檔案資料上架存放，按照檔案的編號順序進(jìn)行排列。在檔案架上設(shè)置明顯的標(biāo)識，便于查找和管理。檔案保管與存儲1.保管環(huán)境檔案庫房應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、清潔，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。安裝溫濕度監(jiān)測設(shè)備，定期對庫房的溫濕度進(jìn)行檢查和記錄。檔案庫房應(yīng)配備防火、防盜、防蟲、防潮、防鼠等設(shè)施，確保檔案的安全。安裝火災(zāi)自動報警系統(tǒng)、自動噴水滅火系統(tǒng)、防盜報警系統(tǒng)等設(shè)備，采取防蟲、防潮、防鼠等措施，如放置防蟲劑、干燥劑、擋鼠板等。2.存儲方式紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在檔案盒或檔案柜中，檔案盒和檔案柜應(yīng)采用優(yōu)質(zhì)的材料制作，具有一定的強(qiáng)度和耐久性。在檔案盒和檔案柜上標(biāo)注檔案的編號、名稱、日期等信息，便于查找和管理。電子檔案應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或移動存儲設(shè)備中，并進(jìn)行定期備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的地點，以防止因自然災(zāi)害、人為破壞等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。同時，設(shè)置訪問權(quán)限，確保電子檔案的安全。檔案查閱與借閱1.查閱流程查閱人員需要查閱消防維護(hù)保養(yǎng)檔案時，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱的檔案名稱、日期、查閱目的等信息，并經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。檔案管理部門在收到《檔案查閱申請表》后，應(yīng)在一個工作日內(nèi)進(jìn)行審核。審核通過后，為查閱人員提供檔案查閱服務(wù)。查閱人員應(yīng)在檔案查閱室進(jìn)行查閱，不得將檔案帶出檔案庫房。2.借閱規(guī)定一般情況下，檔案不對外借閱。如因工作需要確需借閱檔案，借閱人員應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱的檔案名稱、日期、借閱期限、借閱目的等信息，并經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。檔案管理部門在收到《檔案借閱申請表》后，應(yīng)在兩個工作日內(nèi)進(jìn)行審核。審核通過后，與借閱人員辦理檔案借閱手續(xù)，簽訂《檔案借閱協(xié)議》。借閱人員應(yīng)按照借閱期限歸還檔案，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。檔案更新與銷毀1.更新機(jī)制當(dāng)消防設(shè)施進(jìn)行改造、更新、更換等情況時，消防設(shè)施管理部門應(yīng)及時更新消防設(shè)施基本信息檔案。在改造、更新、更換工作完成后一個月內(nèi)，將相關(guān)的資料移交至檔案管理部門，檔案管理部門應(yīng)在收到資料后的一周內(nèi)完成檔案的更新工作。對于維護(hù)保養(yǎng)記錄檔案、檢測報告檔案等，應(yīng)按照實際情況及時進(jìn)行更新。維護(hù)保養(yǎng)單位和消防設(shè)施管理部門應(yīng)在每次完成維護(hù)保養(yǎng)工作和檢測工作后，及時將相關(guān)的記錄和報告移交至檔案管理部門，檔案管理部門應(yīng)及時進(jìn)行歸檔和更新。2.銷毀程序?qū)τ诔^保管期限且無保存價值的檔案，檔案管理部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行鑒定。鑒定工作應(yīng)遵循客觀、公正、科學(xué)的原則，確保檔案的銷毀符合規(guī)定。經(jīng)鑒定確需銷毀的檔案，檔案管理部門應(yīng)填寫《檔案銷毀申請表》，注明銷毀的檔案名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息，并經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。在銷毀檔案時，應(yīng)采用安全可靠的銷毀方式，如粉碎、焚燒等。銷毀過程中應(yīng)有專人監(jiān)督，確保檔案被徹底銷毀。銷毀完成后，監(jiān)督人員應(yīng)在《檔案銷毀申請表》上簽字確認(rèn)。監(jiān)督與考核1.監(jiān)督機(jī)制單位內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對消防維護(hù)保養(yǎng)檔案管理工作進(jìn)行審計，檢查檔案的建立、收集、整理、保管、查閱、借閱、更新、銷毀等環(huán)節(jié)是否符合本制度的要求。審計周期為每年一次，審計結(jié)果應(yīng)形成審計報告，報送單位領(lǐng)導(dǎo)。消防主管部門應(yīng)加強(qiáng)對本單位消防維護(hù)保養(yǎng)檔案管理工作的監(jiān)督檢查，檢查檔案管理工作是否符合國家相關(guān)法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)的要求。對于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時責(zé)令整改。2.考核指標(biāo)建立消防維護(hù)保養(yǎng)檔案管理工作考核指標(biāo)體系，對檔案管理部門、消防設(shè)施管理部門和維護(hù)保養(yǎng)單位的工作進(jìn)行考核?？己酥笜?biāo)包括