房地產(chǎn)業(yè)務(wù)合同管理規(guī)范一、總則房地產(chǎn)業(yè)務(wù)合同是房地產(chǎn)開發(fā)、經(jīng)營、管理等各項經(jīng)濟活動的法律載體，直接關(guān)系到企業(yè)的合法權(quán)益、經(jīng)營效益及市場聲譽。為規(guī)范房地產(chǎn)業(yè)務(wù)合同管理行為，防范合同風險，提高合同履約質(zhì)量，確保企業(yè)經(jīng)營活動的有序進行，特制定本規(guī)范。本規(guī)范適用于企業(yè)在房地產(chǎn)項目投資、土地獲取、規(guī)劃設(shè)計、工程建設(shè)、物資采購、市場營銷、物業(yè)管理、融資借貸等所有經(jīng)營活動中涉及的各類合同的訂立、履行、變更、解除、歸檔等全過程管理。合同管理應(yīng)遵循以下基本原則：1.合法性原則：合同的訂立、履行、變更和解除必須符合國家法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范及企業(yè)內(nèi)部管理制度。2.審慎性原則：合同談判、起草、審核等環(huán)節(jié)應(yīng)充分評估風險，確保條款嚴謹、權(quán)責清晰。3.效益性原則：在合法合規(guī)的前提下，追求合同利益最大化，降低交易成本。4.全過程管理原則：對合同從立項、談判、簽署到履行、終止、歸檔的整個生命周期進行系統(tǒng)性管理。5.責權(quán)利對等原則：合同各方的權(quán)利、義務(wù)和責任應(yīng)明確且對等，避免出現(xiàn)權(quán)利義務(wù)失衡的情況。二、合同管理機構(gòu)與職責企業(yè)應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)規(guī)模和管理需求，設(shè)立或明確合同管理的牽頭部門（如法務(wù)部或指定的合同管理部門），并在各業(yè)務(wù)部門配備兼職合同管理員，形成分級負責、協(xié)同聯(lián)動的合同管理體系。（一）合同管理牽頭部門職責1.組織制定和修訂企業(yè)合同管理相關(guān)制度和標準文本。2.對企業(yè)重大合同或法律關(guān)系復(fù)雜的合同進行法律審核。3.指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查各業(yè)務(wù)部門的合同管理工作。4.組織合同管理培訓，提升全員合同管理意識和能力。5.參與重大合同糾紛的處理與協(xié)調(diào)。6.負責合同專用章的保管與規(guī)范用印。7.負責合同臺賬的建立、維護以及合同檔案的統(tǒng)一歸檔管理。（二）業(yè)務(wù)部門職責1.負責本部門業(yè)務(wù)范圍內(nèi)合同的發(fā)起、前期調(diào)研、合作方篩選與評估。2.負責合同項目的可行性分析、商務(wù)談判及合同文本的初步擬定。3.嚴格按照合同約定履行己方義務(wù)，跟蹤對方合同義務(wù)的履行情況。4.及時發(fā)現(xiàn)并上報合同履行過程中出現(xiàn)的問題和潛在風險，并積極采取應(yīng)對措施。5.負責本部門合同文本的流轉(zhuǎn)、會簽，并配合合同管理牽頭部門進行合同審核。6.負責合同履行過程中相關(guān)資料的收集、整理，并按要求移交歸檔。（三）財務(wù)部門職責1.對合同中的付款方式、金額、稅務(wù)條款等財務(wù)相關(guān)內(nèi)容進行審核。2.根據(jù)合同約定辦理款項支付、結(jié)算等財務(wù)手續(xù)。3.對合同履行過程中的財務(wù)風險進行監(jiān)控。三、合同管理流程（一）合同前期準備與策劃1.需求確認與可行性分析：業(yè)務(wù)部門根據(jù)經(jīng)營計劃明確合同需求，進行市場調(diào)研、合作方初步接洽，并對項目的可行性、經(jīng)濟性及風險進行初步評估。2.合作方管理：建立合作方信息庫，對合作方的資質(zhì)、信譽、履約能力、財務(wù)狀況等進行盡職調(diào)查和動態(tài)評估，優(yōu)先選擇優(yōu)質(zhì)合作方。3.合同標準文本選用：對于常用類型合同，應(yīng)優(yōu)先采用企業(yè)發(fā)布的標準合同文本。無標準文本的，由業(yè)務(wù)部門根據(jù)談判結(jié)果和實際需求起草，或委托專業(yè)律師起草。（二）合同談判與起草1.談判準備：談判前應(yīng)明確談判目標、策略、底線及主談人員，收集相關(guān)法律法規(guī)、市場信息及合作方資料。2.談判過程：圍繞合同核心條款（如標的、數(shù)量、質(zhì)量、價款或報酬、履行期限、地點和方式、違約責任、爭議解決方式等）進行充分溝通與協(xié)商，必要時形成談判紀要。3.合同起草：合同文本應(yīng)語言嚴謹、表述清晰、邏輯嚴密、條款完備。起草人應(yīng)確保合同內(nèi)容真實反映談判成果，符合法律法規(guī)及企業(yè)利益。（三）合同審核與審批1.部門審核：業(yè)務(wù)部門完成合同草案后，首先進行內(nèi)部審核，然后提交財務(wù)部門、合同管理牽頭部門（法務(wù)部門）等相關(guān)職能部門進行專業(yè)審核。各審核部門應(yīng)在規(guī)定時限內(nèi)出具明確的審核意見。2.合規(guī)性審核：重點審核合同主體合法性、內(nèi)容合規(guī)性、條款完整性、權(quán)利義務(wù)對等性、違約責任明確性、爭議解決方式適當性等。3.審批流程：根據(jù)合同的性質(zhì)、金額、重要程度等，按照企業(yè)規(guī)定的審批權(quán)限和審批流程，報請相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。未經(jīng)完整審核和有效審批的合同，不得進入簽署環(huán)節(jié)。（四）合同簽署與用印管理1.簽署要求：合同經(jīng)最終審批通過后，由法定代表人或其授權(quán)委托代理人簽署。授權(quán)委托代理人必須持有有效的《授權(quán)委托書》，明確授權(quán)范圍和權(quán)限期限。2.用印管理：合同簽署后，憑完整的審批手續(xù)到合同管理牽頭部門辦理用印。用印前應(yīng)對合同文本的最終版本、簽署情況進行核對，確保無誤后方可用印。嚴禁在空白合同、未審批合同或有修改未確認的合同文本上用印。3.合同份數(shù)：合同簽署份數(shù)應(yīng)根據(jù)實際需要確定，一般應(yīng)至少留存正本兩份，企業(yè)和合作方各執(zhí)一份，必要時報送相關(guān)部門備案。（五）合同履行與跟蹤1.履約交底：合同簽署后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)向相關(guān)執(zhí)行人員進行合同交底，明確合同主要條款、履行要點、風險點及注意事項。2.履約跟蹤：建立合同履行跟蹤機制，對合同約定的各項義務(wù)（如付款、供貨、服務(wù)提供、工程進度等）的履行情況進行動態(tài)跟蹤和記錄。3.風險預(yù)警與應(yīng)對：在合同履行過程中，如發(fā)現(xiàn)對方可能違約或出現(xiàn)其他異常情況，業(yè)務(wù)部門應(yīng)立即向合同管理牽頭部門及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報告，并及時采取補救措施，防止損失擴大。4.資料收集：妥善保管合同履行過程中產(chǎn)生的所有文件資料，如訂單、送貨單、驗收單、付款憑證、往來函件、會議紀要等，作為合同履行的有效證據(jù)。（六）合同變更、解除與糾紛處理1.合同變更：因客觀情況發(fā)生變化確需變更合同內(nèi)容的，應(yīng)與對方協(xié)商一致，并簽訂書面的《合同變更協(xié)議》，履行與原合同相同的審核審批程序。2.合同解除：符合法定或約定解除條件的，應(yīng)按規(guī)定程序辦理合同解除手續(xù)，簽訂書面《合同解除協(xié)議》，明確善后事宜處理。3.糾紛處理：合同履行過程中發(fā)生爭議或糾紛時，業(yè)務(wù)部門應(yīng)首先嘗試與對方友好協(xié)商解決；協(xié)商不成的，應(yīng)及時收集證據(jù)，在合同管理牽頭部門（法務(wù)部門）的指導(dǎo)下，根據(jù)合同約定的爭議解決方式（和解、調(diào)解、仲裁或訴訟）妥善處理。（七）合同歸檔與后評估1.合同歸檔：合同履行完畢或終止后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)將合同文本（包括正副本、附件）及所有相關(guān)履行資料、變更文件、糾紛處理文件等整理成冊，按照企業(yè)檔案管理規(guī)定，及時向合同管理牽頭部門移交歸檔。歸檔資料應(yīng)齊全、規(guī)范、有序。2.合同臺賬管理：合同管理牽頭部門應(yīng)建立健全合同管理臺賬，對合同的簽訂、履行、變更、終止、歸檔等情況進行詳細記錄，實現(xiàn)合同管理的可追溯性。3.合同后評估：對于重大或典型合同，在履行完畢后可組織進行后評估，總結(jié)合同管理經(jīng)驗教訓，評估合同條款的合理性、談判策略的有效性、合作方的履約能力等，為后續(xù)合同管理工作的改進提供參考。四、合同管理保障措施（一）組織保障企業(yè)應(yīng)明確合同管理的分管領(lǐng)導(dǎo)，建立健全合同管理部門和崗位責任制，確保合同管理工作有人抓、有人管、責任落實到人。（二）制度保障不斷完善合同管理相關(guān)制度，細化操作流程，明確各環(huán)節(jié)的管理要求和責任主體，形成系統(tǒng)化、規(guī)范化的合同管理制度體系。（三）人員保障加強合同管理人員和業(yè)務(wù)人員的法律知識、合同管理技能培訓，提升其專業(yè)素養(yǎng)和風險防范意識。鼓勵相關(guān)人員參加法律職業(yè)資格考試或合同管理專業(yè)培訓。（四）信息化保障積極推行合同管理信息化系統(tǒng)，利用信息技術(shù)實現(xiàn)合同起草、審核、審批、簽署、履行、歸檔等全過程的線上管理，提高合同管理效率，降低管理成本，增強風險管控能力。（五）監(jiān)督與考核將合同管理工作納入企業(yè)經(jīng)營管理考核體系，定期對各部門合同管理情況進行監(jiān)督檢查和考核評價，對在合同管理工作中表現(xiàn)突出的單位和個人予以表彰，對因合同管理不當造成企業(yè)損失的，應(yīng)追究相關(guān)責任人的責任。五、附則本規(guī)范未盡事宜，按照國家有關(guān)法律法規(guī)及企業(yè)其他相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。本規(guī)范