采購(gòu)管理采購(gòu)需求與供應(yīng)商評(píng)估表工具指南一、適用場(chǎng)景與核心價(jià)值本工具模板適用于企業(yè)各類(lèi)物資采購(gòu)、服務(wù)外包項(xiàng)目的需求梳理與供應(yīng)商篩選環(huán)節(jié)，尤其適合跨部門(mén)協(xié)作的標(biāo)準(zhǔn)化采購(gòu)管理場(chǎng)景。通過(guò)結(jié)構(gòu)化表單明確需求細(xì)節(jié)，結(jié)合多維度評(píng)估指標(biāo)，可幫助采購(gòu)團(tuán)隊(duì)實(shí)現(xiàn)需求精準(zhǔn)傳遞、供應(yīng)商客觀篩選，降低采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)、提升采購(gòu)效率，同時(shí)為后續(xù)合同簽訂、履約驗(yàn)收提供依據(jù)。適用于生產(chǎn)型企業(yè)原材料采購(gòu)、零售企業(yè)商品采購(gòu)、IT服務(wù)外包、辦公設(shè)備采購(gòu)等多種采購(gòu)類(lèi)型。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程詳解（一）采購(gòu)需求發(fā)起與審核需求部門(mén)提報(bào)：由需求部門(mén)（如生產(chǎn)部、行政部、項(xiàng)目部）負(fù)責(zé)人*主管牽頭，填寫(xiě)《采購(gòu)需求申請(qǐng)表》，明確采購(gòu)物資/服務(wù)的名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、技術(shù)參數(shù)、用途、預(yù)算金額、交付時(shí)間等關(guān)鍵信息，并附必要的技術(shù)圖紙、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)或需求說(shuō)明文檔。采購(gòu)部初審：采購(gòu)專(zhuān)員*專(zhuān)員收到需求后，重點(diǎn)審核需求的完整性（是否缺失關(guān)鍵參數(shù)）、合理性（數(shù)量與實(shí)際業(yè)務(wù)匹配度）、預(yù)算合規(guī)性（是否超部門(mén)年度預(yù)算），以及是否符合企業(yè)采購(gòu)政策（如是否需公開(kāi)招標(biāo)）。初審?fù)ㄟ^(guò)后，需求進(jìn)入“待尋源”狀態(tài)；不通過(guò)則退回需求部門(mén)補(bǔ)充完善?？绮块T(mén)會(huì)簽：對(duì)于金額較大（如超10萬(wàn)元）或涉及關(guān)鍵業(yè)務(wù)的采購(gòu)需求，需組織財(cái)務(wù)部（審核預(yù)算）、法務(wù)部（審核合規(guī)性）、技術(shù)部（審核技術(shù)參數(shù)）進(jìn)行會(huì)簽，保證需求滿(mǎn)足企業(yè)整體利益。會(huì)簽通過(guò)后，采購(gòu)部正式啟動(dòng)供應(yīng)商尋源。（二）供應(yīng)商信息收集與初步篩選供應(yīng)商尋源：采購(gòu)部通過(guò)企業(yè)合格供應(yīng)商庫(kù)、行業(yè)展會(huì)、公開(kāi)招標(biāo)平臺(tái)、行業(yè)協(xié)會(huì)推薦等渠道收集供應(yīng)商信息，要求供應(yīng)商提供《供應(yīng)商基本信息表》，包括公司名稱(chēng)、注冊(cè)地址、成立時(shí)間、注冊(cè)資本、主營(yíng)業(yè)務(wù)、聯(lián)系人及聯(lián)系方式等。資質(zhì)預(yù)審：采購(gòu)部聯(lián)合技術(shù)部、法務(wù)部對(duì)供應(yīng)商資質(zhì)進(jìn)行初步審核，重點(diǎn)核查：營(yíng)業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)資質(zhì)證書(shū)（如ISO9001質(zhì)量體系認(rèn)證、特種設(shè)備生產(chǎn)許可證等）；生產(chǎn)/經(jīng)營(yíng)能力證明（如產(chǎn)能說(shuō)明、設(shè)備清單、技術(shù)人員資質(zhì)）；財(cái)務(wù)狀況（近2年財(cái)務(wù)報(bào)表、納稅證明，避免合作中因供應(yīng)商資金鏈斷裂導(dǎo)致風(fēng)險(xiǎn)）。初步篩選：根據(jù)采購(gòu)需求的核心要求（如“必須具備行業(yè)3年以上供貨經(jīng)驗(yàn)”“產(chǎn)能需滿(mǎn)足月均噸”），剔除不符合資質(zhì)或明顯不匹配的供應(yīng)商，保留3-5家候選供應(yīng)商進(jìn)入詳細(xì)評(píng)估環(huán)節(jié)。（三）供應(yīng)商現(xiàn)場(chǎng)考察（如需）對(duì)于關(guān)鍵物資（如原材料、核心零部件）或大型服務(wù)項(xiàng)目（如IT系統(tǒng)集成），采購(gòu)部需組織技術(shù)部、質(zhì)量部組成考察小組，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)考察，重點(diǎn)內(nèi)容包括：生產(chǎn)/服務(wù)現(xiàn)場(chǎng)管理（如5S管理、質(zhì)量控制流程）；設(shè)備先進(jìn)性與維護(hù)狀況；技術(shù)團(tuán)隊(duì)實(shí)力（如研發(fā)人員占比、專(zhuān)利數(shù)量）；過(guò)往合作案例（可要求提供1-2個(gè)類(lèi)似項(xiàng)目客戶(hù)聯(lián)系方式，進(jìn)行背調(diào)）。考察后形成《供應(yīng)商現(xiàn)場(chǎng)考察報(bào)告》，作為評(píng)估依據(jù)之一。（四）供應(yīng)商綜合評(píng)估與選定資料收集：要求候選供應(yīng)商提供詳細(xì)報(bào)價(jià)單（含單價(jià)、總價(jià)、運(yùn)費(fèi)、稅費(fèi)、付款條件等）、質(zhì)量保證方案（如檢測(cè)標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)保期）、交付計(jì)劃（如生產(chǎn)周期、物流方式）、售后服務(wù)承諾（如響應(yīng)時(shí)間、維修流程）等。量化評(píng)分：采購(gòu)部組織評(píng)估小組（含需求部門(mén)、技術(shù)部、財(cái)務(wù)部、法務(wù)部），根據(jù)《供應(yīng)商評(píng)估表》（詳見(jiàn)第三部分）進(jìn)行打分，評(píng)分維度包括：資質(zhì)與能力（25%）：資質(zhì)完整性、生產(chǎn)/服務(wù)能力、技術(shù)實(shí)力；價(jià)格與成本（30%）：報(bào)價(jià)合理性、成本控制能力、付款條件；質(zhì)量保證（25%）：質(zhì)量體系、檢測(cè)手段、不良品處理流程；交付與服務(wù)（20%）：交付準(zhǔn)時(shí)率、物流方案、售后響應(yīng)速度。選定供應(yīng)商：根據(jù)綜合評(píng)分排名（可結(jié)合供應(yīng)商合作意愿、戰(zhàn)略匹配度等因素），確定最終合作供應(yīng)商，由采購(gòu)經(jīng)理*經(jīng)理審批后，啟動(dòng)合同談判流程。三、模板表格與填寫(xiě)說(shuō)明（一）采購(gòu)需求申請(qǐng)表字段填寫(xiě)說(shuō)明示例需求部門(mén)提出采購(gòu)需求的部門(mén)全稱(chēng)生產(chǎn)一部需求日期提交申請(qǐng)的日期（年/月/日）2023-10-08采購(gòu)類(lèi)型物資采購(gòu)/服務(wù)外包/工程采購(gòu)等物資采購(gòu)物資/服務(wù)名稱(chēng)具體名稱(chēng)（需明確規(guī)格型號(hào)，避免模糊表述）SUS304不銹鋼板（厚度2mm，表面鏡面拋光）需求數(shù)量明確計(jì)量單位（個(gè)/公斤/套等）500公斤用途說(shuō)明用于生產(chǎn)/辦公/項(xiàng)目等具體場(chǎng)景用于A產(chǎn)品外殼生產(chǎn)預(yù)算金額含稅總價(jià)（大寫(xiě)+小寫(xiě)），需符合部門(mén)預(yù)算人民幣捌萬(wàn)元整（￥80,000）交付時(shí)間最晚交付日期（精確到天）2023-10-30前技術(shù)參數(shù)詳細(xì)描述質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、功能指標(biāo)（可附附件）抗拉強(qiáng)度≥520MPa，延伸率≥40%需求部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)*主管采購(gòu)部審核意見(jiàn)采購(gòu)專(zhuān)員初審意見(jiàn)+采購(gòu)經(jīng)理審批意見(jiàn)“需求完整，預(yù)算合規(guī)，同意尋源”——專(zhuān)員；“按流程推進(jìn)”——經(jīng)理（二）供應(yīng)商評(píng)估表評(píng)估維度評(píng)分指標(biāo)分值評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)得分資質(zhì)與能力（25分）資質(zhì)完整性10分具備行業(yè)必備全部資質(zhì)（如ISO9001、生產(chǎn)許可證），得10分；每缺失1項(xiàng)扣3分10生產(chǎn)/服務(wù)能力10分產(chǎn)能≥需求量120%，得10分；產(chǎn)能匹配需求量得6分；產(chǎn)能不足需求量80%不得分8技術(shù)實(shí)力5分擁有相關(guān)專(zhuān)利或核心技術(shù)，得5分；無(wú)專(zhuān)利但技術(shù)成熟得3分；技術(shù)落后不得分5價(jià)格與成本（30分）報(bào)價(jià)合理性20分低于預(yù)算10%以上得20分；與預(yù)算基本持平（±5%）得12分；超預(yù)算5%以上不得分18付款條件10分接受“驗(yàn)收后30天付款”得10分；要求“預(yù)付款30%”得6分；要求預(yù)付款50%以上不得分8質(zhì)量保證（25分）質(zhì)量體系10分通過(guò)ISO9001認(rèn)證且有第三方年度審核報(bào)告，得10分；僅有認(rèn)證無(wú)審核得6分10檢測(cè)手段8分自建實(shí)驗(yàn)室或合作第三方權(quán)威檢測(cè)機(jī)構(gòu)，得8分；依賴(lài)外部普通檢測(cè)機(jī)構(gòu)得4分6不良品處理流程7分明確“24小時(shí)內(nèi)響應(yīng)，72小時(shí)內(nèi)退換貨”得7分；響應(yīng)時(shí)間＞48小時(shí)得3分7交付與服務(wù)（20分）交付準(zhǔn)時(shí)率10分過(guò)往1年準(zhǔn)時(shí)交付率≥95%得10分；90%-95%得6分；＜90%不得分9售后服務(wù)6分設(shè)立24小時(shí)服務(wù)，本地團(tuán)隊(duì)4小時(shí)內(nèi)響應(yīng)，得6分；響應(yīng)時(shí)間＞24小時(shí)得3分6案例經(jīng)驗(yàn)4分有3個(gè)以上同行業(yè)合作案例得4分；1-2個(gè)案例得2分；無(wú)案例不得分4綜合得分—100分（各維度得分×權(quán)重）之和81四、關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)與實(shí)施建議（一）需求描述模糊導(dǎo)致采購(gòu)偏差風(fēng)險(xiǎn)：需求部門(mén)未明確技術(shù)參數(shù)或質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，可能導(dǎo)致采購(gòu)物資不符合使用要求，引發(fā)退貨或生產(chǎn)延誤。建議：采購(gòu)專(zhuān)員需主動(dòng)與需求部門(mén)溝通，對(duì)“高精度”“耐用性”等模糊表述進(jìn)行量化（如“尺寸公差±0.1mm”“使用壽命≥5000小時(shí)”），必要時(shí)附技術(shù)圖紙或樣品封樣。（二）供應(yīng)商資質(zhì)審核疏漏風(fēng)險(xiǎn)：忽略供應(yīng)商過(guò)期資質(zhì)或虛假資質(zhì)（如偽造認(rèn)證證書(shū)），可能導(dǎo)致采購(gòu)質(zhì)量不達(dá)標(biāo)或法律糾紛。建議：通過(guò)“國(guó)家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”核實(shí)企業(yè)工商信息，要求供應(yīng)商提供資質(zhì)證書(shū)原件或加蓋公章的復(fù)印件，并確認(rèn)有效期；對(duì)關(guān)鍵資質(zhì)（如安全生產(chǎn)許可證）可聯(lián)系發(fā)證機(jī)關(guān)核實(shí)。（三）評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)主觀化影響公平性風(fēng)險(xiǎn)：評(píng)估小組憑個(gè)人偏好打分（如傾向“老供應(yīng)商”），導(dǎo)致優(yōu)秀供應(yīng)商被淘汰。建議：制定《供應(yīng)商評(píng)估評(píng)分細(xì)則》，明確每個(gè)指標(biāo)的量化標(biāo)準(zhǔn)（如“準(zhǔn)時(shí)交付率≥95%得10分，90%-95%得6分”），避免主觀判斷；評(píng)分過(guò)程需全程留痕，評(píng)估小組簽字確認(rèn)評(píng)分結(jié)果。（四）合同條款與評(píng)估結(jié)果不一致風(fēng)險(xiǎn)：評(píng)估時(shí)承諾的“質(zhì)保期1年”，合同中誤寫(xiě)為“6個(gè)月”，導(dǎo)致售后權(quán)益無(wú)法保障。建議：合同簽訂前，由法務(wù)部對(duì)照《供應(yīng)商評(píng)估表》中的質(zhì)量、服務(wù)承諾逐條核對(duì)條款，保證評(píng)估結(jié)