人事檔案管理規(guī)范及制度流程一、總則人事檔案作為組織人事管理工作的重要組成部分，是記錄員工個人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、獎懲情況等方面的原始資料，是組織識別、培養(yǎng)、使用和考核員工的重要依據(jù)。建立健全人事檔案管理規(guī)范及制度流程，對于維護(hù)員工合法權(quán)益、保障組織人力資源管理工作的有序開展、促進(jìn)組織健康發(fā)展具有不可替代的基礎(chǔ)性作用。本規(guī)范旨在明確人事檔案管理的基本原則、職責(zé)分工、操作流程及紀(jì)律要求，確保人事檔案材料的真實(shí)性、完整性、安全性和可用性，提升人事檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化水平。凡涉及員工錄用、調(diào)配、考核、獎懲、培訓(xùn)、職稱評定、工資調(diào)整、福利保障、離職等與個人身份及職業(yè)生涯相關(guān)的材料，均屬本規(guī)范管理范疇。二、檔案的建立與接收員工入職后，人力資源部門應(yīng)及時為其建立人事檔案。檔案材料的收集應(yīng)從員工入職著手，確保源頭信息的準(zhǔn)確與完整。新錄用員工的檔案材料主要包括但不限于：入職登記表、履歷表、學(xué)歷學(xué)位證明、專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格證明、職業(yè)資格證書、與原單位解除或終止勞動關(guān)系的證明、身份證明、體檢合格證明以及其他需要?dú)w檔的個人材料。對于從外單位調(diào)入的員工，人力資源部門需負(fù)責(zé)與原檔案管理單位聯(lián)系，及時、完整地接收其人事檔案。接收檔案時，檔案管理人員務(wù)必認(rèn)真核對檔案材料的數(shù)量、封裝情況，檢查檔案轉(zhuǎn)遞通知單與實(shí)物是否相符，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)立即與原單位溝通解決，確保檔案材料無遺漏、無破損、無涂改。檔案接收后，應(yīng)及時登記建檔，納入本單位人事檔案管理體系。三、檔案材料的收集與歸檔檔案材料的收集歸檔是人事檔案管理的核心環(huán)節(jié)，應(yīng)遵循“及時、準(zhǔn)確、規(guī)范”的原則。人力資源部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作，明確各類材料的收集范圍和歸檔時限。員工在工作期間形成的各類應(yīng)歸檔材料，如年度考核登記表、獎懲決定、任免通知、工資調(diào)整審批表、培訓(xùn)結(jié)業(yè)證書、黨團(tuán)材料、重要家庭成員及社會關(guān)系變動材料等，相關(guān)業(yè)務(wù)部門應(yīng)主動及時移交至檔案管理崗位。檔案管理人員在接收材料時，需對材料的真實(shí)性、完整性和規(guī)范性進(jìn)行初步審核。對于不符合要求的材料，應(yīng)退回形成部門或個人補(bǔ)充完善。歸檔材料必須是辦理完畢的正式材料，手續(xù)齊全，內(nèi)容真實(shí)，字跡清楚，符合歸檔規(guī)格。復(fù)印件須注明原件保管單位或經(jīng)組織核實(shí)并加蓋公章。材料歸檔前，應(yīng)按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行分類、排序、編寫頁碼、填寫卷內(nèi)目錄，并裝入規(guī)范的檔案袋或檔案盒。四、檔案的日常管理（一）檔案保管人事檔案應(yīng)存放在專用的檔案庫房或具備良好保管條件的檔案柜中。檔案庫房應(yīng)符合防火、防潮、防蟲、防盜、防高溫、防光、防塵、防鼠、防磁等“九防”要求，并配備必要的溫濕度調(diào)控設(shè)備和消防器材。檔案柜應(yīng)選用堅固耐用、具有良好保密性的金屬柜。檔案管理人員應(yīng)定期對檔案庫房的環(huán)境進(jìn)行檢查，做好溫濕度記錄，確保檔案保管條件始終符合規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。（二）檔案保密人事檔案屬于黨和國家的核心機(jī)密，檔案管理人員必須嚴(yán)格遵守國家及單位的保密制度，嚴(yán)守檔案紀(jì)律，不得泄露檔案內(nèi)容。非經(jīng)規(guī)定程序批準(zhǔn)，任何人不得私自查閱、復(fù)制、摘抄、拍攝、傳播檔案材料。檔案管理崗位人員應(yīng)簽訂保密承諾書，明確保密責(zé)任和義務(wù)。檔案庫房及檔案柜的鑰匙應(yīng)專人保管，妥善存放，不得隨意轉(zhuǎn)借他人。（三）檔案轉(zhuǎn)遞員工因調(diào)動、辭職、辭退、解除勞動合同、開除、退休等原因離開本單位時，人力資源部門應(yīng)在規(guī)定時限內(nèi)將其人事檔案按規(guī)定轉(zhuǎn)遞至新的檔案接收單位或相關(guān)機(jī)構(gòu)。檔案轉(zhuǎn)遞應(yīng)通過機(jī)要交通或派專人送取，嚴(yán)禁員工個人自帶或通過普通郵寄方式轉(zhuǎn)遞。轉(zhuǎn)遞前，檔案管理人員應(yīng)對檔案材料進(jìn)行認(rèn)真核對、整理，確保材料齊全，并填寫《干部（職工）檔案轉(zhuǎn)遞通知單》，注明材料份數(shù)、頁數(shù)及轉(zhuǎn)遞原因。檔案寄出后，應(yīng)及時跟蹤查詢，確保檔案安全送達(dá)。五、檔案的利用檔案利用是人事檔案價值實(shí)現(xiàn)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，必須嚴(yán)格按照規(guī)定的權(quán)限和程序進(jìn)行。因組織人事管理、干部考察、員工考核、政審、職稱評定、社會保障、歷史研究等工作需要查閱檔案時，須由所在部門提出申請，經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱檔案時，必須在指定的閱檔室進(jìn)行。查閱者應(yīng)愛護(hù)檔案材料，不得涂改、勾畫、抽取、撤換、增刪檔案材料。查閱檔案一般不得帶出閱檔室，確因工作需要借出檔案的，須經(jīng)單位分管人力資源工作的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)，并限期歸還。檔案材料原則上不得復(fù)制，因特殊情況需要復(fù)制的，須經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并由檔案管理人員負(fù)責(zé)復(fù)制，復(fù)制件須加蓋檔案管理部門印章方為有效。查閱檔案的情況，均應(yīng)在《檔案查閱登記簿》中詳細(xì)記錄，包括查閱人、查閱事由、查閱時間、查閱內(nèi)容及批準(zhǔn)人等信息。六、檔案的鑒定與銷毀對于已故人員的人事檔案，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行管理。具有永久保存價值的，移交檔案館保存；不具有永久保存價值的，按規(guī)定期限保存后，經(jīng)鑒定予以銷毀。檔案鑒定工作應(yīng)由單位檔案管理部門會同人力資源部門組成鑒定小組進(jìn)行，對檔案的保存價值和保管期限進(jìn)行科學(xué)評估。檔案銷毀必須嚴(yán)格按照規(guī)定程序進(jìn)行。鑒定小組提出銷毀意見，報單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，編制《檔案銷毀清冊》，詳細(xì)列明銷毀檔案的名稱、份數(shù)、起止時間、銷毀原因等。銷毀檔案時，必須有兩人以上負(fù)責(zé)監(jiān)銷，監(jiān)銷人應(yīng)在檔案銷毀前對檔案材料進(jìn)行最后核對，確認(rèn)無誤后，在《檔案銷毀清冊》上簽字，并將銷毀情況報告單位領(lǐng)導(dǎo)。嚴(yán)禁個人私自銷毀檔案材料。七、責(zé)任追究人事檔案管理工作責(zé)任重大，任何單位和個人都不得違反本規(guī)范的規(guī)定。對于在檔案建立、接收、收集、歸檔、保管、保密、轉(zhuǎn)遞、利用、鑒定、銷毀等環(huán)節(jié)中出現(xiàn)失職、瀆職行為，導(dǎo)致檔案材料丟失、損毀、泄密或造成其他不良后果的，將視情節(jié)輕重，對相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行批評教育、組織處理或紀(jì)律處分；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。八、附則本規(guī)范未盡事宜，參照國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和政策執(zhí)行。各部門應(yīng)積極配合人力資源部門做好人事檔案管理工作，確保本規(guī)范的有效實(shí)施。本規(guī)范由單位人力資源部門負(fù)責(zé)解釋，并根據(jù)國家政策調(diào)整和單位實(shí)際情況適時修訂。人事