采購流程規(guī)范模板及審批流程一、適用范圍與場景本規(guī)范適用于企業(yè)各類采購業(yè)務(wù)的管理，涵蓋生產(chǎn)物料、辦公用品、設(shè)備采購、服務(wù)外包等所有采購類型，涉及需求部門、采購部、財務(wù)部、法務(wù)部及管理層等多個主體。適用于企業(yè)日常運(yùn)營中的常規(guī)采購及專項采購活動，旨在通過標(biāo)準(zhǔn)化流程保證采購合規(guī)、高效、成本可控。二、采購全流程操作指引（一）需求提出與預(yù)算確認(rèn)需求發(fā)起：需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫《采購申請單》，明確物料/服務(wù)名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、用途、期望交付日期及預(yù)算金額，并附《需求說明書》（如技術(shù)參數(shù)、圖紙等）。部門審核：需求部門負(fù)責(zé)人對采購需求的必要性及合理性進(jìn)行審核，簽字確認(rèn)后提交至采購部。預(yù)算核對：采購部對接財務(wù)部，核對采購申請是否在部門預(yù)算額度內(nèi)，超預(yù)算需需求部門提交《預(yù)算調(diào)整申請》，按預(yù)算審批流程追加獲批后方可繼續(xù)。（二）供應(yīng)商選擇與管理供應(yīng)商尋源：采購部根據(jù)采購需求，通過公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、詢比價、單一來源采購（符合條件時）等方式篩選供應(yīng)商。公開招標(biāo)：通過企業(yè)采購平臺或指定媒體發(fā)布招標(biāo)公告，邀請3家及以上合格供應(yīng)商參與；詢比價：對金額較小或標(biāo)準(zhǔn)化物料，向至少3家供應(yīng)商發(fā)出詢價單，對比價格、質(zhì)量、交期后確定候選供應(yīng)商；單一來源：僅唯一供應(yīng)商能滿足需求時（如專利產(chǎn)品），需經(jīng)采購部負(fù)責(zé)人及總經(jīng)理審批。供應(yīng)商資質(zhì)審核：對候選供應(yīng)商進(jìn)行資質(zhì)審查，包括營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)資質(zhì)（如ISO認(rèn)證、經(jīng)營許可證）、財務(wù)狀況、產(chǎn)能、供貨歷史等，填寫《供應(yīng)商評估表》，合格供應(yīng)商納入《合格供應(yīng)商名錄》。確定供應(yīng)商：根據(jù)綜合評估結(jié)果（價格、質(zhì)量、服務(wù)、信譽(yù)等），選擇最優(yōu)供應(yīng)商，形成《供應(yīng)商選擇報告》，按審批權(quán)限報批。（三）合同簽訂與訂單下達(dá)合同擬定：采購部根據(jù)供應(yīng)商選擇結(jié)果及談判條款，擬定《采購合同》，明確標(biāo)的物信息、價格、付款方式、交付時間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任、爭議解決等內(nèi)容。合同審批：金額≤5萬元：采購部負(fù)責(zé)人審核，財務(wù)部復(fù)核后生效；5萬元＜金額≤20萬元：采購部負(fù)責(zé)人、財務(wù)部、法務(wù)部（必要時）審核，分管副總審批；金額＞20萬元：需經(jīng)總經(jīng)理審批，重大合同需法務(wù)部專項審核。訂單下達(dá)：審批通過后，采購部向供應(yīng)商下達(dá)《采購訂單》，作為交貨依據(jù)，同時抄送需求部門及財務(wù)部。（四）訂單執(zhí)行與交付驗收訂單跟蹤：采購部負(fù)責(zé)跟蹤供應(yīng)商生產(chǎn)/備貨進(jìn)度，保證按訂單約定時間交付，如遇延期風(fēng)險，及時協(xié)調(diào)并通知需求部門。物料/服務(wù)交付：供應(yīng)商按訂單要求交付貨物或提供服務(wù)，需附《送貨單》或《服務(wù)完成報告》，注明訂單號、物料名稱、數(shù)量、交付日期等。驗收確認(rèn)：數(shù)量驗收：需求部門與采購部共同核對到貨數(shù)量是否與訂單一致，如短缺或多收，需當(dāng)場記錄并由供應(yīng)商簽字確認(rèn)；質(zhì)量驗收：需求部門根據(jù)《需求說明書》中的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢驗，必要時可邀請質(zhì)檢部門或第三方機(jī)構(gòu)參與，填寫《驗收報告》，合格則簽字確認(rèn)，不合格則填寫《不合格品處理單》，啟動退換貨或索賠流程。（五）付款結(jié)算與賬務(wù)處理發(fā)票核對：供應(yīng)商開具合規(guī)增值稅發(fā)票，采購部核對發(fā)票信息（名稱、稅號、金額、項目等）與訂單、驗收報告是否一致，無誤后提交財務(wù)部。付款審批：財務(wù)部審核發(fā)票、合同、驗收報告等單據(jù)的完整性，按付款方式（預(yù)付款、進(jìn)度款、尾款）及審批流程報批：預(yù)付款：需提供銀行保函或履約保證金，審批權(quán)限同合同審批；進(jìn)度款/尾款：經(jīng)需求部門確認(rèn)驗收合格后，按合同約定比例或全額支付?？铐椫Ц叮贺攧?wù)部根據(jù)審批通過的《付款申請單》，通過銀行轉(zhuǎn)賬方式付款，并同步更新應(yīng)付賬款臺賬。資料歸檔：采購部將采購申請、合同、訂單、驗收報告、發(fā)票、付款憑證等資料整理歸檔，保存期限不少于5年。三、核心流程模板表格（一）采購申請單申請編號申請部門申請人聯(lián)系方式需求日期物料/服務(wù)名稱規(guī)格型號單位數(shù)量預(yù)估單價（元）用途說明預(yù)算科目附件清單（如技術(shù)參數(shù)、圖紙等）部門負(fù)責(zé)人意見：簽字：日期：采購部意見：簽字：日期：財務(wù)部意見（預(yù)算審核）：簽字：日期：總經(jīng)理/分管副總意見（如需）：簽字：日期：（二）供應(yīng)商評估表供應(yīng)商名稱統(tǒng)一社會信用代碼聯(lián)系人聯(lián)系電話地址資質(zhì)文件清單（營業(yè)執(zhí)照、行業(yè)資質(zhì)等）供貨歷史（近1年合作項目、交付準(zhǔn)時率、質(zhì)量合格率）價格評估（對比市場均價、價格優(yōu)勢）服務(wù)能力（售后響應(yīng)速度、技術(shù)支持）綜合評估結(jié)論（合格/不合格）評估人：日期：審核人：日期：（三）采購合同（簡化版）合同編號：_________甲方（采購方）：_________統(tǒng)一社會信用代碼：_________乙方（供應(yīng)商）：_________統(tǒng)一社會信用代碼：_________簽訂地點：_________簽訂日期：_________采購標(biāo)的物：名稱規(guī)格型號單位數(shù)量單價（元）總價（元）交付時間交付地點質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：按甲方《需求說明書》（附件1）執(zhí)行，質(zhì)保期_________個月。付款方式：預(yù)付款：合同簽訂后______個工作日內(nèi)，甲方支付總金額的______%；尾款：驗收合格后______個工作日內(nèi)，支付剩余______%。違約責(zé)任：乙方逾期交付，每逾期1日按合同總額的______%支付違約金；甲方逾期付款，每逾期1日按應(yīng)付未付金額的______%支付違約金。爭議解決：雙方協(xié)商解決，協(xié)商不成提交甲方所在地人民法院訴訟。甲方（蓋章）：_________法定代表人/授權(quán)代表：_________乙方（蓋章）：_________法定代表人/授權(quán)代表：_________（四）驗收報告驗收編號采購訂單號驗收日期驗收地點物料/服務(wù)名稱規(guī)格型號數(shù)量供應(yīng)商驗收標(biāo)準(zhǔn)驗收結(jié)果：□合格□不合格（不合格詳情：_________________________）需求部門驗收人：|簽字：|日期：|

采購部確認(rèn)人：|簽字：|日期：|

質(zhì)檢部門（如需）：|簽字：|日期：|四、關(guān)鍵控制點與風(fēng)險提示（一）合規(guī)性控制采購活動需嚴(yán)格遵守《中華人民共和國采購法》《中華人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法》及企業(yè)內(nèi)部《采購管理制度》，禁止化整為零規(guī)避招標(biāo)或公開采購。合同條款需經(jīng)法務(wù)部門審核，保證法律效力，避免因條款模糊導(dǎo)致糾紛。（二）預(yù)算與成本控制無預(yù)算或超預(yù)算采購需嚴(yán)格履行預(yù)算調(diào)整審批流程，嚴(yán)禁“先采購后補(bǔ)預(yù)算”。供應(yīng)商選擇需堅持“貨比三家、質(zhì)優(yōu)價廉”原則，大額采購（＞10萬元）必須采用招標(biāo)或詢比價方式，留存比價記錄備查。（三）供應(yīng)商風(fēng)險管理定期對《合格供應(yīng)商名錄》進(jìn)行復(fù)審（每年度至少1次），淘汰不合格供應(yīng)商（如質(zhì)量不達(dá)標(biāo)、交付延遲等）。關(guān)鍵物料或長期合作供應(yīng)商需建立備選名錄，避免單一供應(yīng)商依賴風(fēng)險。（四）流程文檔管理采購全流程各環(huán)節(jié)單據(jù)（申請、合同、驗收、付款等）需完整保存，保證可追溯，審計時提供依據(jù)。電子文檔需定期備份，紙質(zhì)文檔分類歸檔，避免