道具管理制度一、道具管理制度概述

道具管理是企業(yè)或組織日常運(yùn)營(yíng)中不可或缺的一環(huán)，涉及道具的采購(gòu)、使用、維護(hù)、報(bào)廢等全流程管理。建立完善的道具管理制度有助于提高資源利用率、降低運(yùn)營(yíng)成本、確保道具安全，并規(guī)范員工行為。本制度旨在明確道具管理的職責(zé)分工、操作流程及監(jiān)督機(jī)制，確保道具管理工作的科學(xué)化、規(guī)范化。

二、道具管理職責(zé)分工

（一）道具管理部門(mén)職責(zé)

1.負(fù)責(zé)道具的采購(gòu)計(jì)劃制定與執(zhí)行。

2.管理道具的庫(kù)存，定期盤(pán)點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。

3.制定道具的維護(hù)保養(yǎng)流程，延長(zhǎng)道具使用壽命。

4.監(jiān)督道具的報(bào)廢流程，確保合規(guī)處置。

（二）使用部門(mén)職責(zé)

1.按需申請(qǐng)使用道具，不得挪作他用。

2.負(fù)責(zé)道具使用過(guò)程中的日常檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)修。

3.使用完畢后按規(guī)范歸還，確保道具清潔、完好。

（三）員工職責(zé)

1.愛(ài)護(hù)道具，避免人為損壞。

2.遵守道具借用流程，及時(shí)歸還。

3.發(fā)現(xiàn)道具異常或缺失，立即向管理部門(mén)報(bào)告。

三、道具管理流程

（一）道具采購(gòu)流程

1.需求申請(qǐng)：使用部門(mén)填寫(xiě)《道具采購(gòu)申請(qǐng)表》，明確所需道具種類(lèi)、數(shù)量及用途，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后提交道具管理部門(mén)。

2.采購(gòu)執(zhí)行：道具管理部門(mén)根據(jù)申請(qǐng)表核對(duì)庫(kù)存，不足部分按采購(gòu)流程執(zhí)行，選擇合格供應(yīng)商并比價(jià)。

3.驗(yàn)收入庫(kù)：采購(gòu)道具到貨后，由管理部門(mén)組織驗(yàn)收，核對(duì)型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量，合格后辦理入庫(kù)手續(xù)，錄入庫(kù)存系統(tǒng)。

（二）道具領(lǐng)用流程

1.申請(qǐng)領(lǐng)用：?jiǎn)T工或部門(mén)填寫(xiě)《道具領(lǐng)用申請(qǐng)單》，注明領(lǐng)用時(shí)間、用途及預(yù)計(jì)使用期限，經(jīng)審批后提交管理部門(mén)。

2.登記發(fā)放：管理部門(mén)核對(duì)申請(qǐng)單，核對(duì)無(wú)誤后發(fā)放道具，并在系統(tǒng)中記錄領(lǐng)用信息。

3.使用反饋：使用完畢后，領(lǐng)用人填寫(xiě)使用情況，如需繼續(xù)使用可申請(qǐng)延長(zhǎng)借用期。

（三）道具維護(hù)流程

1.日常檢查：使用部門(mén)每周對(duì)所使用道具進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)輕微損壞及時(shí)報(bào)修。

2.定期保養(yǎng)：管理部門(mén)每月組織道具大檢查，對(duì)易損耗道具進(jìn)行專(zhuān)業(yè)保養(yǎng)，如清潔、潤(rùn)滑等。

3.維修管理：道具損壞后，使用部門(mén)填寫(xiě)《道具維修申請(qǐng)單》，管理部門(mén)協(xié)調(diào)維修或采購(gòu)替換。

（四）道具報(bào)廢流程

1.報(bào)廢申請(qǐng)：道具達(dá)到使用年限或無(wú)法修復(fù)時(shí)，使用部門(mén)填寫(xiě)《道具報(bào)廢申請(qǐng)單》，說(shuō)明報(bào)廢原因，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人及管理部門(mén)審核后報(bào)管理層批準(zhǔn)。

2.報(bào)廢處置：報(bào)廢道具由管理部門(mén)統(tǒng)一收集，按規(guī)定進(jìn)行處置，如回收、銷(xiāo)毀等，并做好記錄。

四、道具盤(pán)點(diǎn)與記錄管理

（一）定期盤(pán)點(diǎn)

1.管理部門(mén)每季度組織一次全面盤(pán)點(diǎn)，核對(duì)庫(kù)存道具與系統(tǒng)記錄是否一致。

2.盤(pán)點(diǎn)結(jié)果形成《道具盤(pán)點(diǎn)報(bào)告》，對(duì)差異部分查明原因并處理。

（二）記錄管理

1.所有道具管理相關(guān)單據(jù)（采購(gòu)、領(lǐng)用、維修、報(bào)廢等）均需存檔，電子化記錄定期備份。

2.建立道具臺(tái)賬，實(shí)時(shí)更新道具狀態(tài)（如閑置、使用中、維修中、報(bào)廢等）。

五、監(jiān)督與改進(jìn)

（一）監(jiān)督機(jī)制

1.設(shè)立道具管理監(jiān)督小組，由管理層及相關(guān)部門(mén)代表組成，定期審核管理流程。

2.對(duì)違反制度的行為進(jìn)行通報(bào)批評(píng)，情節(jié)嚴(yán)重者按公司規(guī)定處理。

（二）持續(xù)改進(jìn)

1.每半年收集各部門(mén)對(duì)道具管理的意見(jiàn)，優(yōu)化流程。

2.引入信息化管理工具（如條形碼、RFID），提高管理效率。

三、道具管理流程（續(xù)）

（一）道具采購(gòu)流程（續(xù)）

1.需求申請(qǐng)：

申請(qǐng)表填寫(xiě)：使用部門(mén)需使用《道具采購(gòu)申請(qǐng)表》進(jìn)行正式申請(qǐng)。表中應(yīng)包含以下詳細(xì)信息：

申請(qǐng)部門(mén)及申請(qǐng)人姓名、聯(lián)系方式。

申請(qǐng)日期。

道具名稱(chēng)（需具體到型號(hào)、規(guī)格，如“辦公用A4紙打印版文件夾，藍(lán)色，100套”）。

道具規(guī)格/型號(hào)/技術(shù)參數(shù)（如有要求）。

申請(qǐng)數(shù)量。

道具預(yù)期用途（詳細(xì)說(shuō)明將用于哪些項(xiàng)目或日常事務(wù)）。

預(yù)計(jì)使用期限或項(xiàng)目周期。

附件（如設(shè)計(jì)圖紙、樣品要求等，如有）。

審批流程：申請(qǐng)表需按公司內(nèi)部審批權(quán)限進(jìn)行流轉(zhuǎn)審批。例如：部門(mén)負(fù)責(zé)人初審→相關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)復(fù)審→道具管理部門(mén)審核采購(gòu)必要性及預(yù)算符合性。審批過(guò)程中如需調(diào)整內(nèi)容，應(yīng)重新提交申請(qǐng)。

系統(tǒng)錄入：審批通過(guò)的申請(qǐng)表，需由道具管理部門(mén)錄入到固定資產(chǎn)或低值易耗品管理系統(tǒng)（如有），作為后續(xù)采購(gòu)和庫(kù)存管理的依據(jù)。

2.采購(gòu)執(zhí)行：

供應(yīng)商選擇：道具管理部門(mén)根據(jù)申請(qǐng)需求，可從合格供應(yīng)商名錄中選擇。名錄應(yīng)基于供應(yīng)商過(guò)往表現(xiàn)、價(jià)格、質(zhì)量、服務(wù)等綜合評(píng)估確定。選擇過(guò)程應(yīng)遵循比價(jià)或招標(biāo)原則（適用于金額較大的采購(gòu)），確保采購(gòu)效益。日常小額采購(gòu)可簡(jiǎn)化流程，由指定人員從合格供應(yīng)商中進(jìn)行選擇。

詢價(jià)與比價(jià)：對(duì)擬采購(gòu)的道具，應(yīng)至少向2-3家合格供應(yīng)商進(jìn)行詢價(jià)，獲取報(bào)價(jià)單。管理部門(mén)需對(duì)報(bào)價(jià)進(jìn)行比較，不僅考慮單價(jià)，還應(yīng)考慮總價(jià)、質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等因素。

合同簽訂：確定供應(yīng)商后，根據(jù)談判結(jié)果簽訂采購(gòu)合同或訂單。合同內(nèi)容應(yīng)明確：雙方信息、采購(gòu)道具的詳細(xì)規(guī)格與數(shù)量、單價(jià)與總價(jià)、交貨時(shí)間與地點(diǎn)、付款條件、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任等。

采購(gòu)記錄：采購(gòu)合同或訂單簽訂后，管理部門(mén)需在系統(tǒng)中更新采購(gòu)狀態(tài)，并妥善保管合同文本及供應(yīng)商提供的報(bào)價(jià)單、技術(shù)資料等。

3.驗(yàn)收入庫(kù)：

到貨驗(yàn)收：道具到貨后，由道具管理部門(mén)組織，可邀請(qǐng)使用部門(mén)代表共同參與驗(yàn)收。驗(yàn)收人員需依據(jù)采購(gòu)申請(qǐng)單、合同或訂單約定的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行核對(duì)。

核對(duì)數(shù)量：清點(diǎn)實(shí)際到貨數(shù)量是否與單據(jù)一致。

核對(duì)型號(hào)規(guī)格：檢查道具的名稱(chēng)、型號(hào)、規(guī)格、顏色、材質(zhì)等是否與要求一致。

檢查質(zhì)量：對(duì)道具的外觀、功能（如適用）、包裝進(jìn)行檢查，確認(rèn)無(wú)損壞、變形、污染或其他質(zhì)量問(wèn)題。

驗(yàn)收單據(jù)：驗(yàn)收合格后，填寫(xiě)《道具驗(yàn)收入庫(kù)單》，詳細(xì)記錄驗(yàn)收日期、收貨人、驗(yàn)收結(jié)果。如有輕微瑕疵但經(jīng)確認(rèn)不影響使用的道具，應(yīng)在入庫(kù)單上注明，并要求供應(yīng)商限期處理或開(kāi)具書(shū)面說(shuō)明。

系統(tǒng)更新：驗(yàn)收單據(jù)需及時(shí)錄入庫(kù)存管理系統(tǒng)，更新道具的庫(kù)存數(shù)量、存放位置、狀態(tài)（如“在庫(kù)”）等信息。同時(shí)，將驗(yàn)收入庫(kù)信息與采購(gòu)記錄關(guān)聯(lián)。

不合格處理：如驗(yàn)收中發(fā)現(xiàn)數(shù)量不符、型號(hào)錯(cuò)誤、質(zhì)量嚴(yán)重不合格等問(wèn)題，應(yīng)立即停止入庫(kù)，隔離存放，拍照取證，并通知采購(gòu)員聯(lián)系供應(yīng)商進(jìn)行退換貨處理。處理過(guò)程需有書(shū)面記錄。

（二）道具領(lǐng)用流程（續(xù)）

1.申請(qǐng)領(lǐng)用：

申請(qǐng)方式：?jiǎn)T工或部門(mén)需提前填寫(xiě)《道具領(lǐng)用申請(qǐng)單》。對(duì)于緊急領(lǐng)用或少量領(lǐng)用，可允許口頭申請(qǐng)并補(bǔ)辦手續(xù)，但建議優(yōu)先使用書(shū)面或電子申請(qǐng)單。

申請(qǐng)內(nèi)容：申請(qǐng)單應(yīng)包含：領(lǐng)用人/部門(mén)、申請(qǐng)日期、道具名稱(chēng)及規(guī)格、領(lǐng)用數(shù)量、領(lǐng)用事由/用途、預(yù)計(jì)歸還日期。如為長(zhǎng)期使用，可注明預(yù)計(jì)使用期限。

審批流程：申請(qǐng)單需按權(quán)限審批。一般消耗品可由部門(mén)負(fù)責(zé)人審批；貴重或大宗道具需增加一層審批，如分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批人需核實(shí)領(lǐng)用需求的合理性。

系統(tǒng)預(yù)扣：審批通過(guò)后，在庫(kù)存管理系統(tǒng)中進(jìn)行預(yù)留或預(yù)扣登記，鎖定相應(yīng)數(shù)量的道具。

2.登記發(fā)放：

核對(duì)發(fā)放：領(lǐng)用人憑審批后的申請(qǐng)單到道具管理部門(mén)領(lǐng)取道具。管理部人員需再次核對(duì)領(lǐng)用人身份、申請(qǐng)單信息，并核對(duì)實(shí)物與單據(jù)是否一致。

簽收確認(rèn)：領(lǐng)用人需在《道具領(lǐng)用申請(qǐng)單》上簽字確認(rèn)，注明實(shí)際領(lǐng)取日期。如有多人領(lǐng)用，需分別簽字。

系統(tǒng)確認(rèn)：管理部人員在系統(tǒng)中確認(rèn)領(lǐng)用信息，更新道具的庫(kù)存狀態(tài)（如“使用中”）、存放至領(lǐng)用人處，并記錄領(lǐng)用人信息。

發(fā)放記錄：對(duì)于重要或貴重道具，可要求領(lǐng)用人提供押金憑證或登記其他擔(dān)保方式，并做好記錄。

特殊道具管理：對(duì)于需要登記使用人、使用時(shí)間、歸還時(shí)間的道具（如工具、特定設(shè)備），需在發(fā)放時(shí)詳細(xì)記錄并在系統(tǒng)或臺(tái)賬中更新。

3.使用反饋與歸還：

使用記錄：鼓勵(lì)領(lǐng)用部門(mén)或個(gè)人在使用過(guò)程中記錄道具的使用情況，特別是對(duì)于工具、設(shè)備類(lèi)道具，記錄使用時(shí)長(zhǎng)、主要用途、運(yùn)行狀態(tài)等，便于后續(xù)維護(hù)和評(píng)估。

按時(shí)歸還：道具使用完畢或不再需要時(shí)，應(yīng)按時(shí)歸還至道具管理部門(mén)指定地點(diǎn)。

歸還檢查：管理部人員在接收歸還道具時(shí)，需進(jìn)行檢查：

檢查道具的清潔程度。

檢查道具是否完好，有無(wú)損壞、丟失部件。

與領(lǐng)用時(shí)的記錄進(jìn)行核對(duì)。

歸還處理：

如道具完好無(wú)損，在《道具領(lǐng)用申請(qǐng)單》（或歸還聯(lián)）上簽字確認(rèn)歸還，并在系統(tǒng)中解除預(yù)扣或更新?tīng)顟B(tài)為“在庫(kù)”。

如道具存在輕微損壞，可允許領(lǐng)用部門(mén)支付維修費(fèi)用后放行，或根據(jù)公司規(guī)定進(jìn)行處理。

如道具存在嚴(yán)重?fù)p壞或丟失，需追究領(lǐng)用部門(mén)或個(gè)人的相應(yīng)責(zé)任（如按價(jià)賠償），并記錄在案。賠償標(biāo)準(zhǔn)可另行制定細(xì)則。

超期處理：對(duì)于未按時(shí)歸還的道具，管理部需聯(lián)系領(lǐng)用部門(mén)或個(gè)人，了解原因。如為遺忘，提醒其盡快歸還；如無(wú)正當(dāng)理由，可按規(guī)定收取少量保管費(fèi)或處以罰款（具體標(biāo)準(zhǔn)需公司規(guī)定）。

（三）道具維護(hù)流程（續(xù)）

1.日常檢查：

領(lǐng)用部門(mén)職責(zé)：使用部門(mén)或個(gè)人作為道具的第一責(zé)任人，需在使用前、使用中、使用后進(jìn)行日常檢查。

使用前：檢查道具是否完好，功能是否正常，是否清潔。

使用中：留意道具有無(wú)異常響聲、異響、功能故障等。

使用后：清潔道具，檢查有無(wú)輕微損壞，確保存放環(huán)境適宜。

記錄要求：對(duì)于需要記錄使用情況的道具，日常檢查結(jié)果也應(yīng)一并記錄。

問(wèn)題上報(bào)：一旦發(fā)現(xiàn)道具損壞、故障或異常，應(yīng)立即停止使用，貼上“維修中”或“待處理”標(biāo)識(shí)（如備件），并盡快填寫(xiě)《道具維修申請(qǐng)單》，詳細(xì)描述問(wèn)題現(xiàn)象，報(bào)送道具管理部門(mén)。

2.定期保養(yǎng)：

保養(yǎng)計(jì)劃制定：道具管理部門(mén)根據(jù)道具的種類(lèi)、使用頻率、性質(zhì)等，制定年度或半年度的定期保養(yǎng)計(jì)劃。計(jì)劃應(yīng)明確保養(yǎng)對(duì)象、保養(yǎng)內(nèi)容、保養(yǎng)周期、負(fù)責(zé)人、所需資源等。

保養(yǎng)內(nèi)容示例：

清潔：根據(jù)道具特性，進(jìn)行定期除塵、擦拭、清洗等。

潤(rùn)滑：對(duì)需要潤(rùn)滑的部件（如工具、設(shè)備）進(jìn)行加油、換油。

校準(zhǔn)：對(duì)有精度要求的道具（如測(cè)量工具）進(jìn)行校準(zhǔn)。

功能測(cè)試：對(duì)關(guān)鍵道具的功能進(jìn)行測(cè)試，確保正常。

性能檢查：檢查道具的整體性能，有無(wú)老化、磨損等問(wèn)題。

保養(yǎng)執(zhí)行：由道具管理部門(mén)指定人員進(jìn)行保養(yǎng)，或委托專(zhuān)業(yè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行。保養(yǎng)人員需做好保養(yǎng)記錄，內(nèi)容包括保養(yǎng)日期、保養(yǎng)內(nèi)容、更換的零部件（如有）、保養(yǎng)人員簽名等。重要保養(yǎng)應(yīng)拍照存檔。

保養(yǎng)后驗(yàn)證：保養(yǎng)完成后，對(duì)道具進(jìn)行測(cè)試，確認(rèn)恢復(fù)正常使用狀態(tài)后方可歸還原處或投入使用。

3.維修管理：

維修申請(qǐng)：維修申請(qǐng)流程參照領(lǐng)用流程中的“申請(qǐng)領(lǐng)用”部分執(zhí)行，填寫(xiě)《道具維修申請(qǐng)單》，詳細(xì)說(shuō)明故障現(xiàn)象、發(fā)生時(shí)間、可能原因等。

維修評(píng)估：道具管理部門(mén)收到申請(qǐng)后，進(jìn)行評(píng)估：

判斷故障性質(zhì)，是可修復(fù)還是需更換。

評(píng)估維修成本與道具價(jià)值、剩余使用壽命。

確定維修方案（自行維修或外包維修）。

維修執(zhí)行：

自行維修：由部門(mén)內(nèi)維修人員或外聘技術(shù)員進(jìn)行維修。維修過(guò)程需記錄，包括維修時(shí)間、維修方法、更換零件、費(fèi)用等。

外包維修：選擇合格的外部維修服務(wù)商，簽訂維修合同或協(xié)議。明確維修范圍、費(fèi)用、工期、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等。

維修驗(yàn)收：維修完成后，需對(duì)道具進(jìn)行測(cè)試，確認(rèn)故障已排除，功能恢復(fù)正常。使用部門(mén)或申請(qǐng)人在《道具維修申請(qǐng)單》上簽字確認(rèn)驗(yàn)收。管理部在系統(tǒng)中更新道具狀態(tài)。

維修記錄：所有維修過(guò)程及結(jié)果均需詳細(xì)記錄，存檔備查。對(duì)于頻繁出現(xiàn)故障的道具，應(yīng)分析原因，考慮是否淘汰或更換。

（四）道具報(bào)廢流程（續(xù)）

1.報(bào)廢申請(qǐng)：

申請(qǐng)條件：道具出現(xiàn)以下情況之一，可申請(qǐng)報(bào)廢：

使用年限達(dá)到規(guī)定上限。

損壞嚴(yán)重，無(wú)法修復(fù)或修復(fù)成本過(guò)高（通常超過(guò)道具原值的某個(gè)比例，如70%）。

技術(shù)落后，被更先進(jìn)、更經(jīng)濟(jì)、更環(huán)保的道具替代。

無(wú)法獲得維修配件或技術(shù)支持。

存在安全隱患，繼續(xù)使用不安全。

申請(qǐng)表填寫(xiě)：使用部門(mén)填寫(xiě)《道具報(bào)廢申請(qǐng)單》，需包含：道具名稱(chēng)及規(guī)格、資產(chǎn)編號(hào)（如有）、購(gòu)置日期、原值、使用部門(mén)、申請(qǐng)報(bào)廢原因（需詳細(xì)說(shuō)明，如“使用年限到期”或“嚴(yán)重?fù)p壞無(wú)法修復(fù)，維修報(bào)價(jià)XX元，超出原值70%”）、報(bào)廢建議（如“建議銷(xiāo)毀”或“建議回收”）。

報(bào)廢評(píng)估：道具管理部門(mén)對(duì)報(bào)廢申請(qǐng)進(jìn)行專(zhuān)業(yè)評(píng)估，確認(rèn)報(bào)廢理由的合理性。對(duì)于貴重道具或批量報(bào)廢，可能需要進(jìn)行技術(shù)鑒定。

審批流程：報(bào)廢申請(qǐng)需按權(quán)限審批，通常比采購(gòu)或領(lǐng)用審批層級(jí)更高。審批人需基于評(píng)估結(jié)果，判斷是否同意報(bào)廢。審批流程可設(shè)置為：部門(mén)負(fù)責(zé)人→道具管理部門(mén)主管→分管領(lǐng)導(dǎo)→（必要時(shí)）總經(jīng)理。審批意見(jiàn)需在申請(qǐng)單上明確記錄。

2.報(bào)廢處置：

技術(shù)處理：根據(jù)報(bào)廢原因和道具性質(zhì)，采取不同的處置方式：

銷(xiāo)毀：對(duì)于含有敏感信息（如硬盤(pán)、文件柜）或存在安全風(fēng)險(xiǎn)的道具，應(yīng)進(jìn)行物理銷(xiāo)毀（如粉碎、熔化）。銷(xiāo)毀過(guò)程需有兩名以上人員監(jiān)督，并填寫(xiě)《道具銷(xiāo)毀記錄》，記錄銷(xiāo)毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、監(jiān)督人等。

回收：對(duì)于有回收價(jià)值的道具（如金屬、塑料、電子產(chǎn)品），應(yīng)聯(lián)系合格的回收商進(jìn)行回收。需比較不同回收商的報(bào)價(jià)，選擇合規(guī)的供應(yīng)商。簽訂回收合同，明確回收物品、數(shù)量、價(jià)格、運(yùn)輸方式、環(huán)保要求等?；厥者^(guò)程需有書(shū)面或電子記錄。

捐贈(zèng)：對(duì)于尚有使用價(jià)值但公司不再需要的道具（如舊家具、書(shū)籍），在確保無(wú)敏感信息后，可考慮捐贈(zèng)給有需要的機(jī)構(gòu)。需經(jīng)過(guò)評(píng)估篩選，并做好捐贈(zèng)記錄。

內(nèi)部再利用：部分道具可考慮在內(nèi)部其他部門(mén)或項(xiàng)目中再利用，如舊文件柜用于存放檔案等。需評(píng)估其適用性和清潔衛(wèi)生。

資產(chǎn)核銷(xiāo)：道具正式處置完成后，道具管理部門(mén)需在庫(kù)存管理系統(tǒng)中將該道具的狀態(tài)更新為“已報(bào)廢”，并記錄最終的處置方式和日期。同時(shí)，在財(cái)務(wù)系統(tǒng)中進(jìn)行相應(yīng)的資產(chǎn)核銷(xiāo)操作，確保賬實(shí)相符。

單據(jù)歸檔：整個(gè)報(bào)廢流程中產(chǎn)生的所有單據(jù)，包括《道具報(bào)廢申請(qǐng)單》、評(píng)估報(bào)告、審批文件、《道具銷(xiāo)毀記錄》或回收合同、捐贈(zèng)證明等，均需整理歸檔，保存期限按公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行。

四、道具盤(pán)點(diǎn)與記錄管理（續(xù)）

（一）定期盤(pán)點(diǎn)

1.盤(pán)點(diǎn)計(jì)劃：制定年度盤(pán)點(diǎn)計(jì)劃，明確盤(pán)點(diǎn)時(shí)間、范圍（全部盤(pán)點(diǎn)或抽樣盤(pán)點(diǎn)）、參與人員、負(fù)責(zé)人等。通常建議至少每季度進(jìn)行一次全面或重點(diǎn)盤(pán)點(diǎn)。

2.盤(pán)點(diǎn)準(zhǔn)備：

暫停增減：盤(pán)點(diǎn)周期開(kāi)始前，暫停道具的采購(gòu)入庫(kù)和領(lǐng)用出庫(kù)流程（或限制非緊急領(lǐng)用），確保盤(pán)點(diǎn)期間庫(kù)存數(shù)據(jù)穩(wěn)定。

資料準(zhǔn)備：提前準(zhǔn)備好道具臺(tái)賬、庫(kù)存管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)、盤(pán)點(diǎn)表格等。

人員組織：明確盤(pán)點(diǎn)小組分工，培訓(xùn)盤(pán)點(diǎn)人員，確保其理解盤(pán)點(diǎn)方法和要求。

工具準(zhǔn)備：準(zhǔn)備必要的盤(pán)點(diǎn)工具，如盤(pán)點(diǎn)表、筆、手電筒（用于檢查角落或暗處）、記錄本等。

3.實(shí)地盤(pán)點(diǎn)：

對(duì)照清點(diǎn)：盤(pán)點(diǎn)人員按照存放地點(diǎn)（倉(cāng)庫(kù)、部門(mén)、特定項(xiàng)目點(diǎn)）逐項(xiàng)核對(duì)實(shí)物，與道具臺(tái)賬或系統(tǒng)記錄中的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、存放位置等信息進(jìn)行逐一比對(duì)。

記錄差異：對(duì)于發(fā)現(xiàn)數(shù)量不符、型號(hào)規(guī)格錯(cuò)誤、記錄不清等情況，需詳細(xì)記錄在《道具盤(pán)點(diǎn)差異報(bào)告》中，并拍照取證。差異類(lèi)型可分為：盤(pán)盈（庫(kù)存大于賬面）、盤(pán)虧（庫(kù)存小于賬面）、賬實(shí)相符。

現(xiàn)場(chǎng)溝通：盤(pán)點(diǎn)過(guò)程中如遇疑問(wèn)，應(yīng)及時(shí)與存放地點(diǎn)負(fù)責(zé)人或領(lǐng)用人溝通確認(rèn)。

4.差異分析：盤(pán)點(diǎn)結(jié)束后，匯總所有差異情況，分析產(chǎn)生差異的原因，如：

盤(pán)虧：記錄錯(cuò)誤、漏記、被盜（需報(bào)警處理并記錄）、自然損耗（需評(píng)估是否在合理范圍）、領(lǐng)用未登記、報(bào)廢未核銷(xiāo)等。

盤(pán)盈：系統(tǒng)漏加新購(gòu)、前期領(lǐng)用未用完已計(jì)入庫(kù)存、誤記等。

5.報(bào)告與處理：

撰寫(xiě)報(bào)告：根據(jù)盤(pán)點(diǎn)結(jié)果，撰寫(xiě)《道具盤(pán)點(diǎn)報(bào)告》，詳細(xì)列出盤(pán)點(diǎn)情況、差異明細(xì)、原因分析、處理建議。

審批處理：盤(pán)點(diǎn)報(bào)告需提交管理層審批。根據(jù)差異原因和性質(zhì)，采取相應(yīng)措施：

記錄錯(cuò)誤需更正賬目。

盜竊需追究責(zé)任。

自然損耗超限需分析管理漏洞。

領(lǐng)用未登記需補(bǔ)辦手續(xù)并批評(píng)教育。

盤(pán)盈需查明原因，確認(rèn)后調(diào)整庫(kù)存。

系統(tǒng)調(diào)整：經(jīng)審批后，根據(jù)處理結(jié)果，更新庫(kù)存管理系統(tǒng)中的道具數(shù)據(jù)，確保賬實(shí)最終一致。

（二）記錄管理

1.單據(jù)管理：所有與道具管理相關(guān)的單據(jù)，如《道具采購(gòu)申請(qǐng)表》、《道具驗(yàn)收入庫(kù)單》、《道具領(lǐng)用申請(qǐng)單》、《道具維修申請(qǐng)單》、《道具報(bào)廢申請(qǐng)單》、《道具盤(pán)點(diǎn)差異報(bào)告》等，均需統(tǒng)一格式，規(guī)范填寫(xiě)，妥善保管。

紙質(zhì)單據(jù)：按照編號(hào)順序歸檔，存放在指定文件柜或檔案室。重要單據(jù)（如涉及金額較大的采購(gòu)合同、報(bào)廢銷(xiāo)毀記錄）需重點(diǎn)保管。

電子記錄：所有錄入庫(kù)存管理系統(tǒng)的電子數(shù)據(jù)需定期備份。建立電子臺(tái)賬，方便查詢統(tǒng)計(jì)。確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全、完整、準(zhǔn)確。

2.臺(tái)賬建立：

道具總臺(tái)賬：按道具類(lèi)別或資產(chǎn)編號(hào)順序，匯總登記所有道具的詳細(xì)信息，包括名稱(chēng)、規(guī)格、型號(hào)、資產(chǎn)編號(hào)（如有）、購(gòu)置日期、原值、存放地點(diǎn)、使用部門(mén)、狀態(tài)（在庫(kù)、使用中、維修中、報(bào)廢）等。臺(tái)賬應(yīng)定期更新。

重要道具臺(tái)賬：對(duì)貴重、關(guān)鍵或高價(jià)值道具，可建立單獨(dú)的詳細(xì)臺(tái)賬，記錄更詳細(xì)的使用人、領(lǐng)用時(shí)間、歸還時(shí)間、維修歷史、檢查記錄等。

3.記錄查閱與共享：建立記錄查閱權(quán)限管理機(jī)制。相關(guān)部門(mén)（如財(cái)務(wù)、審計(jì)、管理層）在需要時(shí)，可按規(guī)定查閱道具管理記錄。確保記錄的透明度和可追溯性。

4.記錄保管期限：根據(jù)公司檔案管理規(guī)定，確定各類(lèi)道具管理記錄的保管期限。例如，采購(gòu)記錄、報(bào)廢記錄、財(cái)務(wù)核銷(xiāo)記錄等通常需要較長(zhǎng)的保存期限，以滿足審計(jì)或追溯需求。

五、監(jiān)督與改進(jìn)（續(xù)）

（一）監(jiān)督機(jī)制

1.內(nèi)部審計(jì)/檢查：由公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)或指定監(jiān)督小組（可由各部門(mén)代表組成），定期（如每半年或一年）對(duì)道具管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行抽查或?qū)ｍ?xiàng)審計(jì)。檢查內(nèi)容包括：庫(kù)存管理規(guī)范性、流程執(zhí)行完整