行業(yè)采購(gòu)申請(qǐng)與審批管理手冊(cè)全面性模板前言為規(guī)范企業(yè)采購(gòu)行為，明確采購(gòu)申請(qǐng)與審批各環(huán)節(jié)職責(zé)，提高采購(gòu)效率，控制采購(gòu)成本，保障采購(gòu)活動(dòng)的合規(guī)性、經(jīng)濟(jì)性和及時(shí)性，特制定本手冊(cè)。本手冊(cè)適用于企業(yè)各部門(mén)各類(lèi)采購(gòu)活動(dòng)的管理，涵蓋需求提出、方案編制、審批執(zhí)行、歸檔全流程，旨在構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)化、透明化的采購(gòu)管理體系。一、手冊(cè)適用范圍與核心應(yīng)用場(chǎng)景（一）適用范圍本手冊(cè)適用于企業(yè)內(nèi)部所有部門(mén)（包括生產(chǎn)部、銷(xiāo)售部、行政部、財(cái)務(wù)部等）的各類(lèi)采購(gòu)活動(dòng)，涵蓋但不限于：物料采購(gòu)：生產(chǎn)原材料、輔助材料、包裝材料、辦公用品等；設(shè)備采購(gòu)：生產(chǎn)設(shè)備、辦公設(shè)備、儀器儀表、運(yùn)輸工具等；服務(wù)采購(gòu)：技術(shù)服務(wù)、咨詢(xún)服務(wù)、維修服務(wù)、外包服務(wù)等；其他采購(gòu)：如市場(chǎng)推廣物料、員工福利等非生產(chǎn)性采購(gòu)。（二）核心應(yīng)用場(chǎng)景日常運(yùn)營(yíng)采購(gòu)：部門(mén)因常規(guī)工作需要（如辦公用品補(bǔ)充、生產(chǎn)原料續(xù)訂）發(fā)起的采購(gòu)申請(qǐng)；項(xiàng)目專(zhuān)項(xiàng)采購(gòu)：為特定項(xiàng)目（如新產(chǎn)品研發(fā)、車(chē)間改造）采購(gòu)專(zhuān)用物料或服務(wù)；緊急采購(gòu)：因突發(fā)情況（如設(shè)備故障急需維修、訂單激增需臨時(shí)加產(chǎn)）導(dǎo)致的緊急采購(gòu)；年度框架采購(gòu)：根據(jù)年度計(jì)劃簽訂的長(zhǎng)期供應(yīng)商框架協(xié)議下的分批采購(gòu)。二、采購(gòu)申請(qǐng)與審批管理職責(zé)分工（一）申請(qǐng)部門(mén)根據(jù)實(shí)際需求提出采購(gòu)申請(qǐng)，準(zhǔn)確填寫(xiě)采購(gòu)申請(qǐng)信息（物品名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、用途等）；對(duì)采購(gòu)需求的必要性、真實(shí)性及預(yù)算合理性負(fù)責(zé)；參與采購(gòu)方案確認(rèn)（如技術(shù)參數(shù)、供應(yīng)商選擇建議），配合采購(gòu)部完成后續(xù)執(zhí)行；負(fù)責(zé)所購(gòu)物品的驗(yàn)收、保管及使用反饋。（二）采購(gòu)部受理采購(gòu)申請(qǐng)，審核需求完整性、合規(guī)性；根據(jù)需求制定采購(gòu)方案（如供應(yīng)商篩選、價(jià)格談判、采購(gòu)方式選擇）；組織采購(gòu)實(shí)施（如招標(biāo)、詢(xún)價(jià)、合同簽訂）；跟蹤采購(gòu)進(jìn)度，協(xié)調(diào)解決采購(gòu)過(guò)程中的問(wèn)題；負(fù)責(zé)供應(yīng)商管理（資質(zhì)審核、績(jī)效評(píng)估）。（三）財(cái)務(wù)部審核采購(gòu)申請(qǐng)的預(yù)算匹配度（是否在年度/季度預(yù)算范圍內(nèi)）；審核采購(gòu)價(jià)格合理性（市場(chǎng)比價(jià)、成本構(gòu)成分析）；負(fù)責(zé)采購(gòu)資金支付審核及賬務(wù)處理；定期對(duì)采購(gòu)成本進(jìn)行分析，提出降本建議。（四）審批人根據(jù)授權(quán)審批權(quán)限，對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)的必要性、預(yù)算合理性、采購(gòu)方案進(jìn)行審批；對(duì)審批結(jié)果的合規(guī)性、準(zhǔn)確性承擔(dān)責(zé)任；對(duì)重大采購(gòu)事項(xiàng)（如超預(yù)算、高價(jià)值設(shè)備）組織集體審議。三、采購(gòu)申請(qǐng)全流程操作指引（一）第一步：需求提出與申請(qǐng)單填寫(xiě)需求發(fā)起：申請(qǐng)部門(mén)根據(jù)工作需要，確定采購(gòu)物品/服務(wù)的名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、用途、期望到貨日期等信息，確認(rèn)無(wú)庫(kù)存或庫(kù)存不足后發(fā)起采購(gòu)申請(qǐng)。填寫(xiě)申請(qǐng)單：通過(guò)公司OA系統(tǒng)或指定表單填寫(xiě)《采購(gòu)申請(qǐng)單》（模板見(jiàn)第四章），需注明以下核心信息：申請(qǐng)部門(mén)、申請(qǐng)人、聯(lián)系方式、申請(qǐng)日期；采購(gòu)物品/服務(wù)名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、技術(shù)參數(shù)（如有）、單位、數(shù)量；預(yù)估單價(jià)、總價(jià)（需參考?xì)v史采購(gòu)價(jià)或市場(chǎng)詢(xún)價(jià)）；采購(gòu)用途（如“生產(chǎn)A產(chǎn)品用”“行政辦公補(bǔ)充”）；預(yù)算科目（如“原材料采購(gòu)”“辦公費(fèi)用”）；附件（如技術(shù)圖紙、需求說(shuō)明書(shū)、比價(jià)記錄等）。（二）第二步：部門(mén)內(nèi)部審核申請(qǐng)人自查：填寫(xiě)完成后，申請(qǐng)人需核對(duì)信息準(zhǔn)確性，保證無(wú)漏填、錯(cuò)填。部門(mén)負(fù)責(zé)人審核：部門(mén)負(fù)責(zé)人（如*經(jīng)理）登錄系統(tǒng)，審核以下內(nèi)容：采購(gòu)需求是否與部門(mén)工作計(jì)劃匹配，是否必要；數(shù)量、規(guī)格是否符合實(shí)際工作需要，是否存在過(guò)度采購(gòu)；預(yù)估總價(jià)是否在部門(mén)預(yù)算額度內(nèi)。審核通過(guò)后提交至下一環(huán)節(jié)；不通過(guò)則退回申請(qǐng)人并注明原因。（三）第三步：采購(gòu)方案編制與初審采購(gòu)部接收申請(qǐng)：采購(gòu)部在收到申請(qǐng)后1個(gè)工作日內(nèi)，審核申請(qǐng)單完整性（附件是否齊全、信息是否完整），不完整則退回補(bǔ)充。采購(gòu)方案編制：常規(guī)采購(gòu)：采購(gòu)部根據(jù)歷史供應(yīng)商信息或市場(chǎng)詢(xún)價(jià)，擬定1-3家候選供應(yīng)商及報(bào)價(jià)；專(zhuān)項(xiàng)/大額采購(gòu)：?jiǎn)?dòng)招標(biāo)或競(jìng)爭(zhēng)性談判流程，邀請(qǐng)至少3家合格供應(yīng)商參與，形成書(shū)面比價(jià)/招標(biāo)報(bào)告；緊急采購(gòu)：經(jīng)采購(gòu)部負(fù)責(zé)人（*總監(jiān)）審批后，可簡(jiǎn)化流程，但需保留供應(yīng)商報(bào)價(jià)記錄。方案初審：采購(gòu)部將采購(gòu)方案（含供應(yīng)商信息、報(bào)價(jià)、建議采購(gòu)方式）提交至財(cái)務(wù)部進(jìn)行預(yù)算與價(jià)格初審。（四）第四步：財(cái)務(wù)部預(yù)算與價(jià)格審核預(yù)算審核：財(cái)務(wù)部檢查采購(gòu)申請(qǐng)是否在對(duì)應(yīng)預(yù)算科目?jī)?nèi)，超預(yù)算申請(qǐng)需附《預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)表》并說(shuō)明原因。價(jià)格審核：通過(guò)市場(chǎng)調(diào)研、歷史數(shù)據(jù)對(duì)比等方式審核報(bào)價(jià)合理性，對(duì)明顯偏離市場(chǎng)價(jià)的（如高于/低于均價(jià)10%），要求采購(gòu)部補(bǔ)充說(shuō)明或重新詢(xún)價(jià)。審核結(jié)果反饋：審核通過(guò)后，將意見(jiàn)同步至采購(gòu)部；不通過(guò)則退回采購(gòu)部并附修改意見(jiàn)。（五）第五步：分級(jí)審批執(zhí)行根據(jù)采購(gòu)金額、品類(lèi)及重要性，實(shí)行分級(jí)審批（審批權(quán)限表見(jiàn)下表）：采購(gòu)金額（人民幣）審批流程5,000元以下申請(qǐng)部門(mén)負(fù)責(zé)人→采購(gòu)部專(zhuān)員→采購(gòu)部負(fù)責(zé)人（*總監(jiān)）5,000-50,000元申請(qǐng)部門(mén)負(fù)責(zé)人→采購(gòu)部專(zhuān)員→財(cái)務(wù)部主管→采購(gòu)部負(fù)責(zé)人（*總監(jiān)）50,001-200,000元申請(qǐng)部門(mén)負(fù)責(zé)人→采購(gòu)部專(zhuān)員→財(cái)務(wù)部主管→分管副總（總）→總經(jīng)理（董）200,001元以上申請(qǐng)部門(mén)負(fù)責(zé)人→采購(gòu)部專(zhuān)員→財(cái)務(wù)部主管→分管副總→總經(jīng)理→董事會(huì)（如需）審批要點(diǎn)：審批人需在1-3個(gè)工作日內(nèi)完成審批（緊急采購(gòu)可縮短至4小時(shí)）；對(duì)審批有疑問(wèn)的，可直接與申請(qǐng)部門(mén)或采購(gòu)部溝通，必要時(shí)組織現(xiàn)場(chǎng)核實(shí)；審批通過(guò)后，系統(tǒng)自動(dòng)《采購(gòu)任務(wù)通知書(shū)》，發(fā)送至采購(gòu)部執(zhí)行；審批不通過(guò)則退回申請(qǐng)部門(mén)并說(shuō)明原因。（六）第六步：采購(gòu)執(zhí)行與進(jìn)度跟蹤訂單下達(dá)：采購(gòu)部根據(jù)審批結(jié)果，向選定供應(yīng)商下達(dá)《采購(gòu)訂單》，明確物品名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨日期、付款方式、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等條款。進(jìn)度跟蹤：采購(gòu)專(zhuān)員通過(guò)ERP系統(tǒng)或臺(tái)賬跟蹤訂單執(zhí)行情況，關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)（如生產(chǎn)、發(fā)貨、到貨）及時(shí)反饋至申請(qǐng)部門(mén)。異常處理：若供應(yīng)商延期、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)，采購(gòu)部需立即啟動(dòng)應(yīng)急方案（如更換供應(yīng)商、索賠），并同步至申請(qǐng)部門(mén)及財(cái)務(wù)部。（七）第七步：物品驗(yàn)收與確認(rèn)到貨驗(yàn)收：物品到貨后，申請(qǐng)部門(mén)聯(lián)合采購(gòu)部、使用人共同驗(yàn)收，重點(diǎn)檢查：數(shù)量是否與訂單一致；規(guī)格型號(hào)、技術(shù)參數(shù)是否符合要求；外觀是否完好，有無(wú)破損；附帶資料（合格證、說(shuō)明書(shū)、保修卡）是否齊全。驗(yàn)收結(jié)果確認(rèn)：驗(yàn)收合格：填寫(xiě)《物品驗(yàn)收單》（需驗(yàn)收人簽字），掃描至系統(tǒng)，同步至財(cái)務(wù)部作為付款依據(jù)；驗(yàn)收不合格：填寫(xiě)《退貨/換貨申請(qǐng)單》，說(shuō)明原因，采購(gòu)部負(fù)責(zé)與供應(yīng)商協(xié)商處理。（八）第八步：付款結(jié)算與檔案歸檔付款申請(qǐng)：采購(gòu)部憑《采購(gòu)訂單》《物品驗(yàn)收單》《發(fā)票》提交財(cái)務(wù)部付款申請(qǐng)，財(cái)務(wù)部審核無(wú)誤后安排付款。檔案歸檔：采購(gòu)部將采購(gòu)全流程資料（申請(qǐng)單、審批記錄、比價(jià)報(bào)告、訂單、驗(yàn)收單、發(fā)票等）整理歸檔，保存期限不少于5年。四、采購(gòu)管理核心模板模板一：采購(gòu)申請(qǐng)單采購(gòu)申請(qǐng)單申請(qǐng)編號(hào)：[系統(tǒng)自動(dòng)]申請(qǐng)部門(mén)申請(qǐng)人聯(lián)系電話(huà)申請(qǐng)日期年月日采購(gòu)物品/服務(wù)信息序號(hào)物品/服務(wù)名稱(chēng)12預(yù)算信息預(yù)算科目：[如“原材料采購(gòu)”]附件清單□技術(shù)圖紙□需求說(shuō)明書(shū)□比價(jià)記錄□其他：[]審批意見(jiàn)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字：日期：年月日采購(gòu)部初審簽字：日期：年月日財(cái)務(wù)部審核簽字：日期：年月日分管副總（如需）簽字：日期：年月日總經(jīng)理（如需）簽字：日期：年月日模板二：采購(gòu)審批表（用于大額/專(zhuān)項(xiàng)采購(gòu)）采購(gòu)審批表項(xiàng)目名稱(chēng)：[如“車(chē)間設(shè)備改造”]申請(qǐng)編號(hào)：[]采購(gòu)內(nèi)容[簡(jiǎn)要描述采購(gòu)物品/服務(wù)及核心需求]采購(gòu)方式：□招標(biāo)□詢(xún)價(jià)□競(jìng)爭(zhēng)性談判□其他：[]預(yù)算金額（元）[]供應(yīng)商候選：[供應(yīng)商A、供應(yīng)商B、供應(yīng)商C]采購(gòu)方案說(shuō)明（附比價(jià)報(bào)告、供應(yīng)商資質(zhì)文件、技術(shù)參數(shù)要求等）部門(mén)意見(jiàn)負(fù)責(zé)人簽字：日期：年月日采購(gòu)部意見(jiàn)負(fù)責(zé)人簽字：日期：年月日財(cái)務(wù)部意見(jiàn)負(fù)責(zé)人簽字：日期：年月日分管副總意見(jiàn)簽字：日期：年月日總經(jīng)理意見(jiàn)簽字：日期：年月日董事會(huì)意見(jiàn)（如需）簽字：日期：年月日模板三：采購(gòu)進(jìn)度跟蹤表采購(gòu)進(jìn)度跟蹤表跟蹤周期：[年月]申請(qǐng)編號(hào)物品名稱(chēng)[系統(tǒng)]狀態(tài)說(shuō)明□待審批□已審批□已下單□生產(chǎn)中□已發(fā)貨□已到貨□已驗(yàn)收□已完成□異常五、關(guān)鍵注意事項(xiàng)與常見(jiàn)問(wèn)題規(guī)避（一）預(yù)算控制風(fēng)險(xiǎn)嚴(yán)禁無(wú)預(yù)算采購(gòu)：所有采購(gòu)申請(qǐng)需在年度/季度預(yù)算內(nèi)發(fā)起，超預(yù)算采購(gòu)必須提前提交《預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)表》，經(jīng)財(cái)務(wù)部及分管領(lǐng)導(dǎo)審批后方可執(zhí)行；預(yù)算動(dòng)態(tài)監(jiān)控：財(cái)務(wù)部每月向各部門(mén)反饋預(yù)算使用情況，申請(qǐng)部門(mén)需實(shí)時(shí)關(guān)注預(yù)算余額，避免超支。（二）需求準(zhǔn)確性風(fēng)險(xiǎn)需求變更管理：采購(gòu)申請(qǐng)審批通過(guò)后，原則上不得變更需求；確需變更的，需重新提交《采購(gòu)變更申請(qǐng)表》，說(shuō)明變更原因及影響，經(jīng)原審批人審批后執(zhí)行；技術(shù)參數(shù)審核：對(duì)涉及專(zhuān)業(yè)設(shè)備或服務(wù)的采購(gòu)，申請(qǐng)部門(mén)需提供詳細(xì)技術(shù)參數(shù)，必要時(shí)組織技術(shù)部門(mén)（如*工程師）評(píng)審，避免因參數(shù)不匹配導(dǎo)致采購(gòu)物品無(wú)法使用。（三）審批時(shí)效風(fēng)險(xiǎn)明確審批時(shí)限：各審批環(huán)節(jié)需在1-3個(gè)工作日內(nèi)完成（緊急采購(gòu)除外），超期未審批的，系統(tǒng)自動(dòng)提醒上一級(jí)審批人；緊急采購(gòu)綠色通道：因生產(chǎn)、客戶(hù)緊急訂單等特殊情況需緊急采購(gòu)的，申請(qǐng)部門(mén)可電話(huà)申請(qǐng)采購(gòu)部負(fù)責(zé)人（*總監(jiān)）預(yù)審批，同步在4小時(shí)內(nèi)補(bǔ)填申請(qǐng)單及說(shuō)明材料。（四）供應(yīng)商合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)資質(zhì)審核：新供應(yīng)商需提供營(yíng)業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)證書(shū)（如ISO認(rèn)證、3C認(rèn)證等）、法定代表人身份證明等文件，采購(gòu)部審核通過(guò)后方可進(jìn)入供應(yīng)商庫(kù)；廉潔要求：嚴(yán)禁采購(gòu)人員接受供應(yīng)商禮品、回扣或宴請(qǐng)，一經(jīng)發(fā)覺(jué)將嚴(yán)肅處理；供應(yīng)商如有商業(yè)賄賂行為，立即終止合作并列入黑名單。（五）檔案管理風(fēng)險(xiǎn)資料完整性：采購(gòu)全流程資料（申請(qǐng)、審批、合同、驗(yàn)收、發(fā)票等）需原件掃描存檔，保證可追溯；電子檔案?jìng)浞荩翰少?gòu)部每月對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，防止因系統(tǒng)故障導(dǎo)致資料丟失。（六）常見(jiàn)問(wèn)題處理問(wèn)題：采購(gòu)物品到貨規(guī)格與申請(qǐng)不符。處理：驗(yàn)收部門(mén)拒絕簽收，采購(gòu)部24小時(shí)內(nèi)聯(lián)系供應(yīng)商協(xié)商退換貨，由此產(chǎn)生的費(fèi)用由供應(yīng)商承擔(dān)。問(wèn)題：供應(yīng)商延期交貨。處理：采購(gòu)部按合同約定收取違約金，同時(shí)