企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理辦法實(shí)施細(xì)則第一章總則第一條目的與依據(jù)為規(guī)范我司會(huì)計(jì)檔案管理工作，保證會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)、完整、安全與有效利用，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)準(zhǔn)則，結(jié)合公司實(shí)際運(yùn)營(yíng)情況，特制定本細(xì)則。本細(xì)則旨在明確會(huì)計(jì)檔案管理各環(huán)節(jié)的責(zé)任與操作規(guī)范，確保會(huì)計(jì)工作的連續(xù)性與可追溯性，為公司經(jīng)營(yíng)決策與合規(guī)管理提供堅(jiān)實(shí)保障。第二條適用范圍本細(xì)則適用于公司及所屬各部門、分支機(jī)構(gòu)的所有會(huì)計(jì)檔案管理活動(dòng)。凡在公司經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料，均須依照本細(xì)則進(jìn)行管理。第三條定義會(huì)計(jì)檔案是指公司在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料，包括通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案。第四條管理原則會(huì)計(jì)檔案管理遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)負(fù)責(zé)、規(guī)范有序、安全保密、方便利用的原則。公司財(cái)務(wù)部門為會(huì)計(jì)檔案管理的歸口管理部門，各相關(guān)業(yè)務(wù)部門應(yīng)積極配合，共同做好會(huì)計(jì)檔案的形成、積累與歸檔工作。第二章會(huì)計(jì)檔案的收集與整理第五條收集范圍會(huì)計(jì)檔案的收集范圍應(yīng)全面覆蓋公司經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的各個(gè)方面，主要包括但不限于：1.會(huì)計(jì)憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證及其他具有憑證性質(zhì)的資料。2.會(huì)計(jì)賬簿類：總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿及其他具有賬簿性質(zhì)的資料。3.財(cái)務(wù)報(bào)告類：月度、季度、半年度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說明，以及其他具有報(bào)告性質(zhì)的資料。4.其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案鑒定意見書，以及其他具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料。第六條收集要求各業(yè)務(wù)部門及財(cái)務(wù)人員在日常工作中形成的會(huì)計(jì)資料，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，按照及時(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性的要求進(jìn)行收集。對(duì)于外來(lái)原始憑證，應(yīng)確保其來(lái)源合法、內(nèi)容真實(shí)、手續(xù)完備；對(duì)于自制原始憑證，應(yīng)符合公司內(nèi)部管理規(guī)定，要素齊全、審批手續(xù)完整。第七條整理規(guī)范會(huì)計(jì)資料的整理應(yīng)遵循規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化原則，確保歸檔后的會(huì)計(jì)檔案條理清晰、查閱便捷。1.會(huì)計(jì)憑證：應(yīng)按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的時(shí)間順序，每月進(jìn)行整理、裝訂。裝訂前需檢查憑證附件是否齊全，編號(hào)是否連續(xù)，折疊是否整齊。裝訂成冊(cè)后，應(yīng)加具封面、封底，注明單位名稱、憑證種類、所屬年度月份、起止日期、憑證編號(hào)、冊(cè)數(shù)、裝訂人及復(fù)核人等信息。2.會(huì)計(jì)賬簿：年度終了后，應(yīng)將各種活頁(yè)賬簿裝訂成冊(cè)，統(tǒng)一編號(hào)，加具封面。訂本式賬簿在啟用時(shí)應(yīng)按規(guī)定填寫“賬簿啟用及交接表”。3.財(cái)務(wù)報(bào)告：應(yīng)分別按月度、季度、年度整理，裝訂成冊(cè)。年度財(cái)務(wù)報(bào)告需有單位負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人、編制人等相關(guān)人員的簽章。4.其他會(huì)計(jì)資料：應(yīng)根據(jù)其性質(zhì)和數(shù)量，分別采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行整理，可單獨(dú)組卷或與相關(guān)憑證、賬簿、報(bào)告一并組卷。第三章會(huì)計(jì)檔案的立卷與歸檔第八條立卷原則會(huì)計(jì)檔案的立卷應(yīng)遵循“誰(shuí)形成、誰(shuí)整理、誰(shuí)立卷”的原則，財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)指導(dǎo)和監(jiān)督各相關(guān)崗位人員做好會(huì)計(jì)檔案的初步立卷工作。立卷應(yīng)保持會(huì)計(jì)資料之間的有機(jī)聯(lián)系，便于后續(xù)的保管和利用。第九條歸檔范圍與時(shí)限當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由財(cái)務(wù)部門保管一年。期滿之后，應(yīng)由財(cái)務(wù)部門按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)，移交公司檔案管理部門（或指定的檔案保管人員）統(tǒng)一保管。因工作需要確需推遲移交的，須經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，但最長(zhǎng)不得超過兩年。第十條歸檔手續(xù)會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)，移交方（財(cái)務(wù)部門）與接收方（檔案管理部門或指定保管人）應(yīng)共同對(duì)檔案的數(shù)量、質(zhì)量進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)。核對(duì)無(wú)誤后，雙方在《會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)》上簽字蓋章，明確交接責(zé)任?！稌?huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)》應(yīng)一式兩份，雙方各執(zhí)一份，以備查考。第四章會(huì)計(jì)檔案的保管與利用第十一條保管要求會(huì)計(jì)檔案保管場(chǎng)所應(yīng)具備防盜、防火、防潮、防蟲、防鼠、防高溫、防光、防塵等條件。檔案柜應(yīng)選用堅(jiān)固耐用的金屬柜或木質(zhì)柜。對(duì)于磁性介質(zhì)（如磁盤、磁帶）存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，還應(yīng)注意防磁、防腐蝕。電子會(huì)計(jì)檔案的保管應(yīng)符合國(guó)家關(guān)于電子檔案管理的相關(guān)規(guī)定，確保其真實(shí)性、完整性、可用性和安全性。第十二條保管期限會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為十年和三十年。具體各類會(huì)計(jì)檔案的保管期限，應(yīng)參照國(guó)家相關(guān)會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定及本辦法所附的《會(huì)計(jì)檔案保管期限表》執(zhí)行。保管期限從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。第十三條檔案利用公司內(nèi)部因工作需要查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，須經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人及財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，方可查閱。查閱時(shí)，應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得帶出保管場(chǎng)所。查閱者應(yīng)愛護(hù)檔案，不得涂改、勾畫、抽取、撤換、增刪檔案內(nèi)容。如需復(fù)制會(huì)計(jì)檔案，須經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并由檔案保管人員負(fù)責(zé)復(fù)制，復(fù)制件須加蓋檔案管理部門或財(cái)務(wù)部門印章。外部單位或個(gè)人因特殊情況需查閱公司會(huì)計(jì)檔案的，須持單位介紹信及有效身份證件，經(jīng)公司分管財(cái)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱，且必須在公司指定人員陪同下進(jìn)行。第十四條借閱管理會(huì)計(jì)檔案原則上不得借出。確因特殊情況（如司法調(diào)查、審計(jì)檢查等）需要借出的，須經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)，明確借閱期限、用途及歸還責(zé)任。借出的檔案應(yīng)限期歸還，歸還時(shí)檔案保管人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性。第五章會(huì)計(jì)檔案的鑒定與銷毀第十五條鑒定組織公司應(yīng)定期對(duì)已到保管期限的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行鑒定。鑒定工作由公司檔案管理部門牽頭，財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門及相關(guān)業(yè)務(wù)部門共同組成鑒定小組負(fù)責(zé)實(shí)施。鑒定小組應(yīng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行綜合評(píng)估。第十六條鑒定程序鑒定工作一般每三至五年進(jìn)行一次。鑒定過程中，對(duì)于仍有繼續(xù)保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)重新劃定保管期限；對(duì)于已無(wú)保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)提出銷毀意見，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。第十七條銷毀程序經(jīng)鑒定確需銷毀的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)按照以下程序進(jìn)行：1.由鑒定小組提出銷毀意見，編制《會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)》，列明擬銷毀會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。2.《會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)》須經(jīng)公司總經(jīng)理、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人及鑒定小組負(fù)責(zé)人審核簽字。3.銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由檔案管理部門和財(cái)務(wù)部門共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在銷毀前，應(yīng)當(dāng)按照《會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)》所列內(nèi)容清點(diǎn)核對(duì)所要銷毀的會(huì)計(jì)檔案；銷毀后，應(yīng)當(dāng)在《會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)》上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)。4.對(duì)于保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在《會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)》和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)中列明。第六章電子會(huì)計(jì)檔案管理第十八條電子檔案的形成與收集公司應(yīng)積極推進(jìn)會(huì)計(jì)電算化工作，確保電子會(huì)計(jì)憑證的生成、傳輸、接收、審核、記賬等環(huán)節(jié)符合國(guó)家統(tǒng)一的會(huì)計(jì)制度規(guī)定。對(duì)于電子發(fā)票等電子會(huì)計(jì)憑證，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行收集、整理、歸檔。第十九條電子檔案的真實(shí)性與完整性電子會(huì)計(jì)檔案的形成、辦理、保管、利用等環(huán)節(jié)應(yīng)符合《中華人民共和國(guó)電子簽名法》等法律法規(guī)要求，確保其來(lái)源真實(shí)、過程規(guī)范、要素齊全。應(yīng)采取可靠的電子簽名、時(shí)間戳、防篡改等技術(shù)手段，保證電子會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)性和完整性。第二十條電子檔案的存儲(chǔ)與備份電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)存儲(chǔ)在符合安全等級(jí)要求的服務(wù)器或存儲(chǔ)介質(zhì)中。應(yīng)建立健全電子會(huì)計(jì)檔案?jìng)浞葜贫?，定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。備份介質(zhì)應(yīng)異地存放。第二十一條電子檔案的讀取與遷移對(duì)于存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)或光介質(zhì)上的電子會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)定期檢查讀取設(shè)備的兼容性，并根據(jù)技術(shù)發(fā)展情況及時(shí)進(jìn)行數(shù)據(jù)遷移，確保其在保管期限內(nèi)可被準(zhǔn)確讀取。第七章責(zé)任追究第二十二條責(zé)任主體公司財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作負(fù)總責(zé)，檔案管理部門（或指定保管人）及各相關(guān)崗位會(huì)計(jì)人員對(duì)其職責(zé)范圍內(nèi)的會(huì)計(jì)檔案管理工作負(fù)直接責(zé)任。第二十三條獎(jiǎng)懲措施對(duì)于在會(huì)計(jì)檔案管理工作中認(rèn)真負(fù)責(zé)、表現(xiàn)突出的單位和個(gè)人，公司將給予適當(dāng)表彰或獎(jiǎng)勵(lì)。對(duì)于違反本細(xì)則規(guī)定，造成會(huì)計(jì)檔案損壞、丟失、泄密或擅自銷毀、涂改、偽造會(huì)計(jì)檔案等行為的，公司將視情節(jié)輕重，對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行批評(píng)教育、經(jīng)濟(jì)處罰直至紀(jì)律處分；構(gòu)成犯罪的