合同評審及檔案管理一體化工具模板一、工具適用場景與價值本工具適用于各類企業(yè)（含中小企業(yè)、集團化公司）的法務、采購、銷售、行政等部門的合同全生命周期管理，尤其適合以下場景：合規(guī)管控需求：需保證合同條款符合法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范及企業(yè)內(nèi)部制度，規(guī)避法律風險；效率提升需求：解決傳統(tǒng)合同評審流程繁瑣（如線下簽字流轉(zhuǎn)慢）、信息孤島問題，實現(xiàn)跨部門協(xié)同；檔案規(guī)范需求：解決合同散亂存儲、查找困難、歸檔標準不統(tǒng)一等問題，保證檔案完整性、可追溯性；審計與風控需求：快速調(diào)取合同歷史記錄，支持審計檢查、糾紛處理及數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析。二、全流程操作步驟詳解（一）合同發(fā)起與信息錄入登錄系統(tǒng)：用戶通過企業(yè)內(nèi)部賬號登錄“合同評審及檔案管理一體化系統(tǒng)”，選擇“合同管理”模塊，“新建合同”。選擇合同類型：根據(jù)業(yè)務性質(zhì)選擇合同類型（如采購合同、銷售合同、服務合同、勞動合同等），系統(tǒng)自動關(guān)聯(lián)對應模板庫。填寫基本信息：合同名稱：需明確反映合同核心內(nèi)容（如“公司2024年度辦公用品采購合同”）；合同編號：按規(guī)則自動（如“CG-2024-X”，其中“CG”代表采購，“2024”為年份，“X”為流水號），支持手動修改；合同主體：準確填寫甲方（采購方/服務接受方）、乙方（供應商/服務提供方）的名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、地址、法定代表人等；核心條款：錄入合同金額（大小寫）、簽訂日期、合同期限、履行地點、付款方式、違約責任等關(guān)鍵信息；附件：合同草案、資質(zhì)文件（如營業(yè)執(zhí)照、許可證）、技術(shù)參數(shù)、previouscorrespondence等支撐材料，支持PDF、Word、Excel格式。（二）多部門協(xié)同評審設定評審流程：系統(tǒng)根據(jù)合同類型自動匹配默認評審流程（如采購合同需經(jīng)業(yè)務部門→法務部門→財務部門→分管領(lǐng)導評審），發(fā)起人可自定義流程（如增加技術(shù)部門評審）。發(fā)起評審：確認信息無誤后，“提交評審”，系統(tǒng)自動將合同及附件推送至第一評審人（如業(yè)務部門負責人*經(jīng)理）。各部門評審操作：業(yè)務部門：審核合同內(nèi)容的商務條款（如標的物描述、數(shù)量、價格、交付期限）是否符合業(yè)務需求，填寫評審意見（示例：“同意，但需明確交付驗收標準”）；法務部門：審核合同合法性（如條款是否違反法律法規(guī)、是否存在法律風險）、合規(guī)性（如是否符合企業(yè)內(nèi)部制度）、完整性（如是否缺少必備條款），標注修改建議（示例：“第5條違約責任需明確‘逾期付款的日萬分之五違約金’”）；財務部門：審核付款條款（如付款節(jié)點、金額、票據(jù)要求）、預算匹配度、稅務處理（如發(fā)票類型、稅率），填寫意見（示例：“同意分期付款，但需提供等額增值稅專用發(fā)票”）；其他部門：根據(jù)需要參與評審（如技術(shù)部門審核技術(shù)參數(shù)、人力資源部門審核勞動合同條款）。意見反饋與修改：評審人需在規(guī)定時限內(nèi)（如2個工作日）完成評審，逾期未操作系統(tǒng)自動提醒；若存在修改意見，系統(tǒng)自動退回發(fā)起人，發(fā)起人根據(jù)意見調(diào)整合同內(nèi)容后重新提交評審；若所有評審人“同意”，流程進入審批環(huán)節(jié)。（三）審批決策與簽署分級審批：根據(jù)合同金額及重要性，系統(tǒng)自動匹配審批權(quán)限（如金額≤10萬元由部門總監(jiān)審批，＞10萬元由總經(jīng)理審批），審批人查看評審意見后“批準”或“駁回”（駁回需注明理由）。用印管理：審批通過后，發(fā)起人提交用印申請，已審批的合同文本，系統(tǒng)對接電子簽章/實體印章管理平臺，支持在線用?。娮雍炚拢┗蚓€下登記用印（實體印章），用印完成后“用印記錄”（含用印人、用印時間、印章編號）。合同簽署：電子合同：通過系統(tǒng)發(fā)送至對方簽署方，對方在線完成簽名（支持人臉識別、手機驗證碼），雙方簽署完成后系統(tǒng)自動帶電子簽章的正式合同；紙質(zhì)合同：打印紙質(zhì)文本，雙方簽字蓋章后，由發(fā)起人掃描至系統(tǒng)，與電子版同步歸檔。（四）檔案標準化歸檔歸檔信息核對：合同簽署完成后，系統(tǒng)自動觸發(fā)“歸檔提醒”，檔案管理員*專員核對合同信息（編號、名稱、主體、金額等）與簽署結(jié)果是否一致，附件是否完整（如合同文本、簽署頁、用印記錄、評審意見表）。檔案分類與編號：按合同類型分類（如采購類、銷售類、服務類、勞動類），再按簽訂年度排序；檔案編號規(guī)則：合同類型縮寫-年份-流水號（如“CG-2024-005”），與合同編號關(guān)聯(lián)，保證唯一性。檔案存儲：電子檔案：將合同文本、附件、簽署記錄等統(tǒng)一存儲至系統(tǒng)指定文件夾，支持加密（僅授權(quán)人員可查看），自動“檔案密級”（如公開、內(nèi)部、秘密）；紙質(zhì)檔案：將紙質(zhì)合同文本（含附件）裝入檔案袋，標注檔案編號、合同名稱、歸檔日期，存放于企業(yè)檔案室指定位置，同步登記“檔案存放臺賬”。（五）動態(tài)查詢與統(tǒng)計分析查詢功能：支持多維度查詢（如合同編號、合同名稱、主體名稱、簽訂日期、合同類型、評審狀態(tài)、歸檔狀態(tài)），輸入條件后系統(tǒng)自動展示符合條件的合同列表，可查看詳情（含評審意見、審批記錄、歸檔信息）。統(tǒng)計分析：系統(tǒng)自動統(tǒng)計報表，如：合同金額分布（按類型/部門/月份）；評審效率分析（平均評審時長、部門評審耗時）；合同履行狀態(tài)跟蹤（待履行、履行中、已完成、已終止）；風險預警（如即將到期的合同、未按時歸檔的合同）。三、核心模板表格示例（一）合同基本信息表字段名稱填寫要求示例合同編號系統(tǒng)自動或按規(guī)則手動填寫，保證唯一CG-2024-008合同名稱明確反映核心內(nèi)容，避免模糊表述公司2024年度IT服務采購合同甲方名稱與營業(yè)執(zhí)照、公章一致科技有限公司乙方名稱與營業(yè)執(zhí)照、公章一致信息技術(shù)有限公司合同類型從模板庫中選擇（采購/銷售/服務/租賃等）服務合同合同金額（大寫）中文大寫，無涂改人民幣壹拾萬元整合同金額（小寫）阿拉伯數(shù)字，保留兩位小數(shù)￥100,000.00合同期限起始日期-終止日期2024-01-01至2024-12-31主要標的簡述合同核心內(nèi)容（如服務內(nèi)容、貨物名稱）年度IT系統(tǒng)運維服務評審狀態(tài)系統(tǒng)自動更新（待評審/評審中/已通過/已駁回）已通過歸檔狀態(tài)系統(tǒng)自動更新（未歸檔/已歸檔）已歸檔當前處理人當前流程節(jié)點負責人*法務專員（二）合同評審意見表合同編號CG-2024-008評審環(huán)節(jié)法務評審評審部門/人員法務部*法務專員評審日期2024-01-10評審意見□同意□修改后同意□不同意（勾選并填寫）修改后同意修改建議1.第3條“服務范圍”需補充具體服務內(nèi)容清單；2.第8條“違約責任”需增加“因乙方原因?qū)е路罩袛嗟?，乙方需按日支付合同總額0.1%的違約金”。簽名*法務專員（電子簽名）（三）合同歸檔登記表檔案編號CG-2024-008-DA合同編號CG-2024-008歸檔日期2024-01-15檔案類型□正本□副本□電子檔案合同名稱公司2024年度IT服務采購合同保管期限長期（合同終止后10年）存放位置檔案室A區(qū)-3層-5號柜密級□公開□內(nèi)部□秘密歸檔人*檔案專員檢查人*行政經(jīng)理附件清單1.合同正本（1份）；2.乙方營業(yè)執(zhí)照復印件；3.技術(shù)服務協(xié)議；4.電子簽章記錄。（四）合同查詢臺賬表查詢條件（合同名稱）IT服務采購合同查詢?nèi)掌?024-03-01序號合同編號甲方名稱乙方名稱1CG-2024-008科技有限公司信息技術(shù)有限公司2CG-2024-015科技有限公司軟件有限公司導出功能支持Excel/PDF導出操作日志*業(yè)務經(jīng)理于2024-03-0110:30查詢四、使用關(guān)鍵注意事項與風險提示（一）信息準確性管理合同基本信息（如主體名稱、金額、期限）需與營業(yè)執(zhí)照、合同文本完全一致，避免因信息錯誤導致法律風險；統(tǒng)一社會信用代碼、銀行賬戶等關(guān)鍵信息需通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”等官方渠道核實，禁止錄入虛假信息。（二）評審流程規(guī)范性評審人需按時完成評審，嚴禁“先簽字后補意見”或“代簽”；評審意見需具體明確（如“修改第X條”而非“需修改”），避免模糊表述導致歧義；若評審過程中需補充材料，應及時與發(fā)起人溝通，保證評審依據(jù)充分。（三）檔案安全與合規(guī)電子檔案需定期備份（建議每日增量備份、每周全量備份），備份數(shù)據(jù)存儲于獨立服務器或云端，防止數(shù)據(jù)丟失；檔案密級劃分需符合企業(yè)保密制度，秘密級以上檔案需經(jīng)授權(quán)才能查看，嚴禁外泄；紙質(zhì)檔案存放需符合防火、防潮、防蟲要求，定期檢查檔案袋完整性，破損檔案及時修復。（四）變更與終止合同處理合同履行過程中如需變更（如金額、期限調(diào)整），需重新發(fā)起“變更評審流程”，評審通過后簽訂補充協(xié)議，同步更新檔案信息；合同終止（如到期解除、違約解除）后，需在系統(tǒng)中更新“合同狀態(tài)”，并歸檔終止協(xié)議、履行證明等材料，