行政公文文檔標(biāo)準(zhǔn)化排版編輯規(guī)范操作手冊(cè)一、手冊(cè)編制目的與適用范圍（一）編制目的為規(guī)范行政公文的排版格式，提升公文的專(zhuān)業(yè)性、嚴(yán)肅性與可讀性，保證公文傳遞信息的準(zhǔn)確性和權(quán)威性，特制定本手冊(cè)。本手冊(cè)旨在為公文起草、審核、排版人員提供統(tǒng)一、清晰的排版操作指引，減少格式錯(cuò)誤，提高工作效率。（二）適用范圍本手冊(cè)適用于公司、事業(yè)單位、機(jī)關(guān)等組織內(nèi)部及對(duì)外發(fā)布的各類(lèi)行政公文，包括但不限于通知、報(bào)告、請(qǐng)示、函、紀(jì)要等。同時(shí)適用于使用MicrosoftWord2016及以上版本（或兼容WPS文字軟件）進(jìn)行公文排版的人員。二、標(biāo)準(zhǔn)化排版核心規(guī)范（一）基本原則統(tǒng)一性：同一單位、同一類(lèi)型的公文排版格式需保持一致，避免因人員差異導(dǎo)致格式不統(tǒng)一。規(guī)范性：嚴(yán)格遵循國(guó)家《政機(jī)關(guān)公文格式》（GB/T9704-2012）及單位內(nèi)部公文管理規(guī)定。簡(jiǎn)潔性：在保證信息完整的前提下，避免過(guò)度裝飾性排版，以清晰傳達(dá)內(nèi)容為核心。實(shí)用性：排版需便于閱讀、復(fù)印、存檔及電子化傳輸。（二）通用格式參數(shù)（默認(rèn)值）項(xiàng)目參數(shù)要求頁(yè)邊距上：3.7cm；下：3.5cm；左：2.8cm；右：2.6cm頁(yè)眉2.5cm（內(nèi)容為公文標(biāo)題或單位名稱(chēng)，左對(duì)齊）頁(yè)腳2.5cm（內(nèi)容為頁(yè)碼，居中或外側(cè)對(duì)齊）行距固定值28磅；單倍行距字符間距標(biāo)準(zhǔn)（必要時(shí)可適當(dāng)加寬，但不超過(guò)1.5倍）三、分步驟排版操作指南（一）第一步：頁(yè)面設(shè)置與基礎(chǔ)格式初始化新建文檔：打開(kāi)Word/WPS，新建空白文檔，保存時(shí)命名規(guī)范為“[發(fā)文單位]-[公文標(biāo)題]-[年份]-[序號(hào)]”（如“公司-關(guān)于2024年春節(jié)放假的通知-2024-001”）。頁(yè)邊距設(shè)置：“布局”-“頁(yè)邊距”-“自定義邊距”，輸入上3.7cm、下3.5cm、左2.8cm、右2.6cm，“確定”。頁(yè)眉頁(yè)腳設(shè)置：雙擊頁(yè)眉區(qū)域，輸入公文標(biāo)題（如“公司文件”）或單位標(biāo)準(zhǔn)簡(jiǎn)稱(chēng)，字體為“仿宋GB2312”，字號(hào)“五號(hào)”，左對(duì)齊；頁(yè)腳輸入“第X頁(yè)”（共Y頁(yè)可選），字體“宋體”，字號(hào)“五號(hào)”，居中對(duì)齊。取消“首頁(yè)不同”“奇偶頁(yè)不同”選項(xiàng)（如單位有特殊要求除外）。網(wǎng)格設(shè)置：“布局”-“稿紙?jiān)O(shè)置”-“網(wǎng)格”，選擇“只指定行網(wǎng)格”，行數(shù)“44”，“確定”。（二）第二步：公文標(biāo)題排版規(guī)范字體字號(hào)：標(biāo)題使用“小標(biāo)宋簡(jiǎn)體”，二號(hào)（或根據(jù)單位要求調(diào)整，如“小初號(hào)”），不加粗。對(duì)齊方式：居中對(duì)齊，標(biāo)題行距為“單倍行距”，段前、段后間距各1行（或12磅）。多行標(biāo)題處理：若標(biāo)題過(guò)長(zhǎng)需分2行以上，保持詞義完整，第二行首字比上一行首字縮進(jìn)2字符，行長(zhǎng)不超過(guò)上一行長(zhǎng)度的1/2。示例：關(guān)于開(kāi)展2024年度安全生產(chǎn)大檢查工作的通知（公司安全生產(chǎn)委員會(huì)辦公室2024年3月1日）注：如需標(biāo)注發(fā)文機(jī)關(guān)和日期，標(biāo)題下方居中編排，字體為“楷體GB2313”，三號(hào)，日期用阿拉伯?dāng)?shù)字。（三）第三步：主送機(jī)關(guān)與排版規(guī)范主送機(jī)關(guān)：頂格編排，后加冒號(hào)“：”，字體為“仿宋GB2312”，三號(hào)，行距“固定值28磅”。多個(gè)主送機(jī)關(guān)之間用逗號(hào)“，”分隔，最后一個(gè)機(jī)關(guān)后用冒號(hào)。示例：公司各部門(mén)、各子公司：首行縮進(jìn)2字符（或通過(guò)“段落”-“特殊格式”-“首行縮進(jìn)”設(shè)置2字符），字體“仿宋GB2312”，三號(hào)，行距“固定值28磅”。結(jié)構(gòu)層次序號(hào)：第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”，字體依次為“黑體”“楷體GB2313”“仿宋GB2312”“仿宋GB2312”，字號(hào)均為三號(hào)，序號(hào)后不加標(biāo)點(diǎn)（如“一、”后接內(nèi)容）。示例：一、檢查范圍公司所有辦公區(qū)域、生產(chǎn)車(chē)間、倉(cāng)庫(kù)及施工現(xiàn)場(chǎng)。（一）辦公區(qū)域包括各部門(mén)辦公室、會(huì)議室、走廊等，重點(diǎn)檢查用電安全、消防設(shè)施配備情況。（四）第四步：附件說(shuō)明與附件排版規(guī)范附件說(shuō)明：在下空一行左空二字編排“附件”二字，后標(biāo)全角冒號(hào)“：”和附件名稱(chēng)，附件名稱(chēng)后不加標(biāo)點(diǎn)。如有多個(gè)附件，使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注序號(hào)（如“附件：1.X2.X”），字體“仿宋GB2312”，三號(hào)，行距“固定值28磅”。示例：附件：1.2024年安全生產(chǎn)檢查評(píng)分表2.各部門(mén)檢查責(zé)任分工表附件另起一頁(yè)編排附件，版頭標(biāo)注“附件1：X”（如“附件1：2024年安全生產(chǎn)檢查評(píng)分表”），字體“黑體”，二號(hào)，居中對(duì)齊，段前段后間距1行。附件內(nèi)容字體“仿宋GB2312”，三號(hào)，行距“固定值28磅”，排版規(guī)則參照。（五）第五步：發(fā)文機(jī)關(guān)署名與成文日期排版規(guī)范發(fā)文機(jī)關(guān)署名：在（或附件說(shuō)明）下空3-5行（或根據(jù)長(zhǎng)度調(diào)整）編排發(fā)文機(jī)關(guān)署名，字體“仿宋GB2312”，三號(hào)，右空四字對(duì)齊。聯(lián)合發(fā)文時(shí)，發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)按主辦機(jī)關(guān)在前、其他機(jī)關(guān)在后的順序排列，字距適當(dāng)緊縮，保證寬度一致。成文日期：在發(fā)文機(jī)關(guān)署名下一行編排成文日期，字體“仿宋GB2312”，三號(hào)，右空四字對(duì)齊，使用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全（如“2024年3月1日”），不編虛位（如“2024-03-01”需改為“2024年3月1日”）。示例：公司辦公室2024年3月1日（六）第六步：印章與頁(yè)碼規(guī)范印章加蓋：?jiǎn)我粰C(jī)關(guān)行文時(shí)，印章用紅色，以成文日期為準(zhǔn)，居中壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期，印章上弧距發(fā)文機(jī)關(guān)署名7mm（或“下弧上距2-4mm”）。聯(lián)合行文時(shí)，將各發(fā)文機(jī)關(guān)署名按照發(fā)文機(jī)關(guān)順序整齊排列，并將印章一一對(duì)應(yīng)、端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名，最后一個(gè)印章下壓成文日期。頁(yè)碼設(shè)置：頁(yè)碼位于頁(yè)腳居中或外側(cè)對(duì)齊，字體“宋體”，字號(hào)“五號(hào)”，頁(yè)碼數(shù)字為“-1-”“-2-”格式（或單位要求的格式）。與頁(yè)碼之間用一條細(xì)線(xiàn)分隔（可選，根據(jù)單位規(guī)范設(shè)置）。四、常見(jiàn)公文排版模板要素對(duì)照表公文要素字體字號(hào)行距對(duì)齊方式備注頁(yè)眉仿宋GB2312五號(hào)單倍行距左對(duì)齊內(nèi)容為公文標(biāo)題或單位名稱(chēng)公文標(biāo)題小標(biāo)宋簡(jiǎn)體二號(hào)單倍行距居中對(duì)齊多行標(biāo)題需分詞完整，首行縮進(jìn)2字符主送機(jī)關(guān)仿宋GB2312三號(hào)固定值28磅頂格+冒號(hào)多機(jī)關(guān)間用逗號(hào)分隔仿宋GB2312三號(hào)固定值28磅首行縮進(jìn)2字符層次序號(hào)規(guī)范，標(biāo)點(diǎn)使用全角附件說(shuō)明仿宋GB2312三號(hào)固定值28磅左空二字+冒號(hào)多附件用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注序號(hào)發(fā)文機(jī)關(guān)署名仿宋GB2312三號(hào)單倍行距右空四字聯(lián)合發(fā)文時(shí)機(jī)關(guān)名稱(chēng)緊縮排列成文日期仿宋GB2312三號(hào)單倍行距右空四字使用阿拉伯?dāng)?shù)字，不編虛位頁(yè)碼宋體五號(hào)單倍行距居中/外側(cè)對(duì)齊格式為“-X-”，與用細(xì)線(xiàn)分隔五、操作常見(jiàn)問(wèn)題與注意事項(xiàng)（一）格式規(guī)范類(lèi)問(wèn)題字體錯(cuò)誤：禁止使用非標(biāo)準(zhǔn)字體（如“宋體”代替“小標(biāo)宋簡(jiǎn)體”作標(biāo)題，“黑體”代替“仿宋GB2312”作），需通過(guò)“字體”對(duì)話(huà)框嚴(yán)格核對(duì)。解決方法：從單位模板庫(kù)調(diào)用標(biāo)準(zhǔn)字體，或提前安裝公文專(zhuān)用字體（如小標(biāo)宋簡(jiǎn)體、仿宋GB2312）。行距異常：行距禁止使用“單倍行距”或“1.5倍行距”，必須設(shè)置為“固定值28磅”，避免因字體大小差異導(dǎo)致行距不一致。解決方法：選中全文，“段落”-“行距”-“固定值”，輸入“28磅”。（二）內(nèi)容要素類(lèi)問(wèn)題附件說(shuō)明缺失：公文帶有附件時(shí)，必須在下空一行標(biāo)注“附件：X”，否則視為格式不規(guī)范。解決方法：起草時(shí)檢查是否有附件，若有，按規(guī)范添加附件說(shuō)明頁(yè)。成文日期格式錯(cuò)誤：禁止使用“2024.3.1”“2024-03-01”等格式，必須為“2024年3月1日”。解決方法：通過(guò)“插入”-“日期和時(shí)間”選擇“2024年3月1日”格式，或手動(dòng)輸入后檢查標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。（三）排版細(xì)節(jié)類(lèi)問(wèn)題頁(yè)碼錯(cuò)誤：禁止頁(yè)碼從封面或頁(yè)眉開(kāi)始，必須從第一頁(yè)開(kāi)始編碼，封面、頁(yè)眉等不添加頁(yè)碼。解決方法：在“插入”-“頁(yè)碼”中設(shè)置“首頁(yè)不同”，取消封面頁(yè)碼。印章位置偏差：印章需端正壓蓋發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期，避免歪斜或覆蓋文字。解決方法：打印后手工蓋