會(huì)議基本信息會(huì)議名稱：[例如：XX項(xiàng)目XX材料采購詢價(jià)會(huì)議]會(huì)議時(shí)間：[XXXX年XX月XX日][上/下午XX:XX-XX:XX]會(huì)議地點(diǎn)：[例如：公司XX會(huì)議室/項(xiàng)目部會(huì)議室/線上會(huì)議平臺(tái)]召集單位/部門：[例如：XX公司采購部/XX項(xiàng)目部]主持人：[姓名及職務(wù)]記錄人：[姓名及職務(wù)]參會(huì)人員甲方（需方）：*[部門/單位]：[姓名]，[職務(wù)]，[聯(lián)系方式，可選]*[部門/單位]：[姓名]，[職務(wù)]，[聯(lián)系方式，可選]*（可根據(jù)實(shí)際情況增刪，如采購部、技術(shù)部、項(xiàng)目部、成本部等相關(guān)負(fù)責(zé)人）乙方（供方/報(bào)價(jià)單位）：*[供應(yīng)商A全稱]：[參會(huì)代表姓名]，[職務(wù)]，[聯(lián)系方式]*[供應(yīng)商B全稱]：[參會(huì)代表姓名]，[職務(wù)]，[聯(lián)系方式]*[供應(yīng)商C全稱]：[參會(huì)代表姓名]，[職務(wù)]，[聯(lián)系方式]*（以上供應(yīng)商名稱及代表信息請(qǐng)務(wù)必核實(shí)準(zhǔn)確）列席人員（如有）：*[姓名]，[職務(wù)]，[單位/部門]供應(yīng)商簽到表（作為附件）：各供應(yīng)商代表簽到確認(rèn)。會(huì)議目的與議題1.會(huì)議目的：為確保[XX項(xiàng)目名稱，可選]所需[具體材料名稱，如：鋼筋/混凝土/防水材料等]的采購工作順利進(jìn)行，通過本次詢價(jià)會(huì)議，明確各供應(yīng)商的產(chǎn)品報(bào)價(jià)、技術(shù)參數(shù)、供貨能力、質(zhì)量保障及售后服務(wù)等關(guān)鍵信息，以便進(jìn)行綜合評(píng)估，擇優(yōu)選擇合格供應(yīng)商，保障項(xiàng)目順利實(shí)施并有效控制成本。2.會(huì)議議題：*明確本次采購材料的具體規(guī)格、型號(hào)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)及數(shù)量要求。*各供應(yīng)商提交報(bào)價(jià)文件并進(jìn)行必要的產(chǎn)品說明與答疑。*了解各供應(yīng)商的生產(chǎn)/供應(yīng)能力、質(zhì)量控制體系、以往業(yè)績(jī)及售后服務(wù)承諾。*討論交貨周期、付款方式等商務(wù)條款。*對(duì)各供應(yīng)商的綜合實(shí)力進(jìn)行初步評(píng)估。會(huì)議議程與主要內(nèi)容紀(jì)要1.主持人開場(chǎng)（XX:XX-XX:XX）主持人[姓名]簡(jiǎn)要介紹了本次詢價(jià)會(huì)議的背景、目的、議程安排及注意事項(xiàng)，強(qiáng)調(diào)了會(huì)議紀(jì)律、報(bào)價(jià)的真實(shí)性與保密性要求，并對(duì)各位供應(yīng)商代表的到來表示歡迎。2.甲方技術(shù)/需求部門介紹采購材料要求（XX:XX-XX:XX）[技術(shù)部/項(xiàng)目部負(fù)責(zé)人姓名及職務(wù)]詳細(xì)闡述了本次擬采購材料的具體要求：*材料名稱：[例如：HRB400E螺紋鋼]*規(guī)格型號(hào)：[例如：ΦXXmm]*技術(shù)參數(shù)：[例如：屈服強(qiáng)度≥XXXMPa，抗拉強(qiáng)度≥XXXMPa，伸長(zhǎng)率≥XX%，具體詳見附件《XX材料技術(shù)規(guī)格書》]*質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：[例如：符合GB/TXXXX-XXXX標(biāo)準(zhǔn)]*預(yù)估數(shù)量：[XX單位，如：XX噸/XX立方米/XX平方米]*交貨地點(diǎn)：[例如：XX項(xiàng)目施工現(xiàn)場(chǎng)指定地點(diǎn)]*交貨期要求：[例如：合同簽訂后XX日歷天內(nèi)分批/一次性送達(dá)]*驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)：[例如：按國家現(xiàn)行規(guī)范及甲方提供的技術(shù)要求進(jìn)行驗(yàn)收，提供出廠合格證、質(zhì)保書、檢測(cè)報(bào)告等相關(guān)資料]。同時(shí)，分發(fā)了《采購詢價(jià)單》及相關(guān)技術(shù)資料（如有）。3.供應(yīng)商依次進(jìn)行報(bào)價(jià)及產(chǎn)品介紹（XX:XX-XX:XX）主持人宣布報(bào)價(jià)順序（如：按簽到順序/抽簽順序），各供應(yīng)商代表依次就其提供的材料進(jìn)行簡(jiǎn)要介紹，并提交密封報(bào)價(jià)文件（或按約定方式提交電子版報(bào)價(jià)）。主要介紹內(nèi)容包括但不限于：*自身企業(yè)概況、生產(chǎn)能力、資質(zhì)認(rèn)證。*針對(duì)本次詢價(jià)材料的品牌、生產(chǎn)工藝、核心技術(shù)優(yōu)勢(shì)。*質(zhì)量控制措施及相關(guān)質(zhì)量證明文件。*供貨周期保障措施。*售后服務(wù)承諾（如：退換貨政策、技術(shù)支持、質(zhì)量問題處理響應(yīng)時(shí)間等）。*（如有樣品）對(duì)所提供樣品的展示與說明。*供應(yīng)商A（[公司全稱]）：[代表姓名]進(jìn)行了發(fā)言，主要強(qiáng)調(diào)了[其產(chǎn)品特點(diǎn)，如：原材料來源、生產(chǎn)設(shè)備先進(jìn)、供貨經(jīng)驗(yàn)豐富等]。*供應(yīng)商B（[公司全稱]）：[代表姓名]進(jìn)行了發(fā)言，重點(diǎn)介紹了[其價(jià)格優(yōu)勢(shì)、本地化服務(wù)能力、快速響應(yīng)機(jī)制等]。*供應(yīng)商C（[公司全稱]）：[代表姓名]進(jìn)行了發(fā)言，闡述了[其產(chǎn)品在特定性能上的優(yōu)勢(shì)、長(zhǎng)期合作案例等]。（注：此環(huán)節(jié)應(yīng)控制每家供應(yīng)商發(fā)言時(shí)間，確保會(huì)議效率。）4.提問與答疑環(huán)節(jié)（XX:XX-XX:XX）甲方各相關(guān)部門代表就各自關(guān)心的問題向各供應(yīng)商進(jìn)行了提問，供應(yīng)商代表逐一進(jìn)行了回應(yīng)和解釋。主要問題及答復(fù)要點(diǎn)如下（記錄關(guān)鍵問題，避免流水賬）：*針對(duì)供應(yīng)商A：*問：[例如：貴司能否保證在我方要求的緊急交貨期內(nèi)完成供貨？]*答：[例如：我司在本地有XX噸的常備庫存，如訂單確認(rèn)，可確保XX天內(nèi)首批到貨，后續(xù)可根據(jù)施工進(jìn)度分批供應(yīng)。]*針對(duì)供應(yīng)商B：*問：[例如：貴司提供的材料質(zhì)保期是多久？如出現(xiàn)質(zhì)量問題，處理流程是什么？]*答：[例如：質(zhì)保期為XX個(gè)月。若出現(xiàn)質(zhì)量問題，我方承諾在接到通知后XX小時(shí)內(nèi)響應(yīng)，XX小時(shí)內(nèi)到場(chǎng)處理，并根據(jù)問題情況予以免費(fèi)更換或采取其他補(bǔ)救措施。]*針對(duì)供應(yīng)商C：*問：[例如：報(bào)價(jià)中是否包含運(yùn)輸費(fèi)、裝卸費(fèi)及稅金？]*答：[例如：我司報(bào)價(jià)為到場(chǎng)含稅價(jià)，已包含所有運(yùn)輸、裝卸及13%增值稅費(fèi)用。]（其他重要問答在此處逐一記錄，確保清晰對(duì)應(yīng)供應(yīng)商。）5.甲方內(nèi)部討論與綜合評(píng)議（XX:XX-XX:XX）（此環(huán)節(jié)供應(yīng)商代表可暫時(shí)退場(chǎng)或在指定區(qū)域等候）主持人組織甲方參會(huì)人員就各供應(yīng)商的報(bào)價(jià)情況、技術(shù)方案、產(chǎn)品質(zhì)量、供貨能力、企業(yè)信譽(yù)、售后服務(wù)及剛才的答疑情況進(jìn)行了內(nèi)部討論和初步評(píng)議。重點(diǎn)關(guān)注了以下方面：*報(bào)價(jià)的合理性與競(jìng)爭(zhēng)力（需注意是否為含稅價(jià)、是否包含運(yùn)雜費(fèi)等）。*產(chǎn)品技術(shù)參數(shù)是否完全滿足我方要求。*供應(yīng)商的生產(chǎn)規(guī)模、供貨保障能力及在行業(yè)內(nèi)的口碑。*付款條件的協(xié)商空間。*以往類似項(xiàng)目的合作經(jīng)驗(yàn)（如有）。會(huì)議初步結(jié)論與后續(xù)安排1.初步結(jié)論：*各供應(yīng)商均按時(shí)提交了報(bào)價(jià)文件（或已明確后續(xù)提交時(shí)限），報(bào)價(jià)文件基本符合本次詢價(jià)要求。*本次會(huì)議收集到了[XX家]供應(yīng)商的有效報(bào)價(jià)及相關(guān)信息，為后續(xù)采購決策提供了重要依據(jù)。*各供應(yīng)商在[技術(shù)參數(shù)/報(bào)價(jià)/供貨期/服務(wù)]等方面各有特點(diǎn)，需進(jìn)行進(jìn)一步的詳細(xì)評(píng)審。2.后續(xù)安排：*報(bào)價(jià)文件整理與評(píng)審：由[采購部/成本部]牽頭，[技術(shù)部/項(xiàng)目部]配合，根據(jù)會(huì)議記錄及各供應(yīng)商提交的報(bào)價(jià)文件、技術(shù)資料，按照《供應(yīng)商評(píng)估辦法》（如有）進(jìn)行詳細(xì)的綜合評(píng)審，形成《采購詢價(jià)評(píng)審報(bào)告》。*（可選）實(shí)地考察：對(duì)部分重點(diǎn)意向供應(yīng)商，將在XX日內(nèi)組織進(jìn)行工廠實(shí)地考察，核實(shí)其生產(chǎn)能力及質(zhì)量控制體系。*確定候選供應(yīng)商：預(yù)計(jì)于[XXXX年XX月XX日]前完成評(píng)審工作，確定1-3家入圍候選供應(yīng)商。*商務(wù)談判：與入圍候選供應(yīng)商就價(jià)格、付款方式、合同條款等進(jìn)行進(jìn)一步商務(wù)談判。*合同簽訂：最終確定中標(biāo)供應(yīng)商后，按公司采購流程報(bào)批并簽訂采購合同。*本次會(huì)議紀(jì)要將在XX個(gè)工作日內(nèi)整理完畢，并分發(fā)至各相關(guān)單位/部門。其他事項(xiàng)*請(qǐng)各供應(yīng)商在會(huì)議結(jié)束后，將報(bào)價(jià)文件（如為口頭報(bào)價(jià)）及相關(guān)資質(zhì)證明材料（復(fù)印件加蓋公章）在[XX月XX日XX時(shí)前]提交至甲方[采購部/指定聯(lián)系人]。*甲方將嚴(yán)格遵守保密原則，對(duì)各供應(yīng)商的報(bào)價(jià)信息予以保密。*本次詢價(jià)結(jié)果將以書面形式通知中標(biāo)供應(yīng)商，未中標(biāo)供應(yīng)商不再另行通知，報(bào)價(jià)文件不予退還。散會(huì)時(shí)間：**XX:XX**##分發(fā)范圍**甲方：**[公司領(lǐng)導(dǎo)層、采購部、技術(shù)部、項(xiàng)目部、成本部等]乙方：[各參會(huì)供應(yīng)商代表，可提供會(huì)議紀(jì)要摘要或關(guān)鍵結(jié)論部分，全文是否提供視情況而定]---主持人（簽字）：______________記錄人（簽字）：______________日期：[XXXX年XX月XX日]---附件：（如有，請(qǐng)列出）1.