文學(xué)社郵件管理規(guī)定第一章總則文學(xué)社作為文化交流與創(chuàng)作的重要平臺(tái)，為進(jìn)一步規(guī)范內(nèi)部及對(duì)外郵件管理，提升溝通效率，保障信息安全，特制定本規(guī)定。本規(guī)定適用于文學(xué)社全體員工及合作客戶，旨在通過系統(tǒng)化的郵件管理流程，實(shí)現(xiàn)資源優(yōu)化配置，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，促進(jìn)文學(xué)社高質(zhì)量發(fā)展。適用范圍1.內(nèi)部適用：文學(xué)社各部門員工日常工作郵件的收發(fā)、存儲(chǔ)、轉(zhuǎn)發(fā)及歸檔；2.外部適用：與合作機(jī)構(gòu)、作者、讀者及媒體等外部主體的郵件往來管理；3.系統(tǒng)覆蓋：所有通過文學(xué)社官方郵箱系統(tǒng)（包括企業(yè)郵箱、工作郵箱等）進(jìn)行的郵件通信。核心原則1.高效性：郵件處理遵循“及時(shí)響應(yīng)、精準(zhǔn)傳達(dá)”原則，確保信息傳遞的時(shí)效性；2.安全性：嚴(yán)格執(zhí)行郵件加密、防病毒及權(quán)限控制措施，防范信息泄露風(fēng)險(xiǎn)；3.規(guī)范性：統(tǒng)一郵件格式、稱謂及附件命名規(guī)則，提升專業(yè)形象；4.可追溯性：建立郵件存檔制度，確保重要溝通記錄完整保存。第二章郵件系統(tǒng)管理1.賬戶管理-文學(xué)社統(tǒng)一分配郵箱賬號(hào)，員工需妥善保管登錄密碼，定期（每季度）修改密碼，避免使用簡(jiǎn)單密碼（如生日、123456等）；-嚴(yán)禁將個(gè)人郵箱用于工作溝通，所有業(yè)務(wù)往來必須使用指定工作郵箱；-新員工入職后3日內(nèi)完成郵箱綁定企業(yè)郵箱系統(tǒng)，并提交賬號(hào)使用申請(qǐng)至行政部備案。2.系統(tǒng)維護(hù)-行政部負(fù)責(zé)定期檢查郵件服務(wù)器運(yùn)行狀態(tài)，確保系統(tǒng)穩(wěn)定；-發(fā)現(xiàn)郵件延遲、丟失等問題，需立即上報(bào)技術(shù)部排查，并記錄處理過程；-郵箱存儲(chǔ)空間不足時(shí)，員工需及時(shí)清理垃圾郵件及過期文件，行政部每月進(jìn)行系統(tǒng)備份。第三章內(nèi)部郵件管理1.收件處理-郵件到達(dá)后需在24小時(shí)內(nèi)查看，重要郵件需優(yōu)先處理；-未經(jīng)授權(quán)不得擅自轉(zhuǎn)發(fā)外部郵件至其他同事，涉及敏感信息需經(jīng)部門主管審批；-工作郵件回復(fù)需使用“已讀”“待辦”“退回”等狀態(tài)標(biāo)記，確保跟進(jìn)效率。2.發(fā)送規(guī)范-郵件標(biāo)題需明確主題（如“稿件審核反饋-XX部”“活動(dòng)籌備會(huì)議通知”），避免使用無意義標(biāo)題；-稱謂規(guī)范：內(nèi)部郵件使用“部門+姓名”（如“編輯部張三”），外部郵件使用全名及職務(wù)；-附件命名需統(tǒng)一格式：“項(xiàng)目名稱-日期-版本號(hào)”（如“年度征文大賽策劃案-202311-1.0”）。3.保密要求-涉及未公開的選題計(jì)劃、作者信息、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)等敏感內(nèi)容，必須加密發(fā)送或使用企業(yè)內(nèi)網(wǎng)傳輸；-嚴(yán)禁在郵件中透露客戶隱私，如聯(lián)系方式、投稿意向等，需單獨(dú)建立客戶信息管理系統(tǒng)；-離職員工需交還郵箱賬號(hào)及郵件存檔，行政部封存相關(guān)記錄。第四章外部郵件管理1.合作機(jī)構(gòu)往來-與出版社、文化機(jī)構(gòu)等合作方郵件需使用官方模板，落款包含文學(xué)社全稱及聯(lián)系方式；-涉及版權(quán)授權(quán)、稿費(fèi)結(jié)算等郵件需留存雙方簽名的電子版，財(cái)務(wù)部定期核對(duì)；-重大合作項(xiàng)目需抄送至社務(wù)委員會(huì)成員，確保決策透明。2.作者與讀者溝通-作者投稿反饋需在3個(gè)工作日內(nèi)回復(fù)，明確退稿理由或修改意見；-讀者咨詢需分類處理（如投稿咨詢、活動(dòng)報(bào)名等），各部指定專人負(fù)責(zé)；-郵件回復(fù)需體現(xiàn)人文關(guān)懷，避免使用標(biāo)準(zhǔn)化模板，適當(dāng)加入個(gè)性化表達(dá)。第五章郵件存檔與備份1.存檔制度-重要郵件（如年度報(bào)告、合同文件、重大決策郵件）需歸檔至電子檔案系統(tǒng)，由行政部專人管理；-存檔周期：內(nèi)部工作郵件保存3年，外部合作郵件保存5年，按法律法規(guī)要求執(zhí)行；-存檔格式統(tǒng)一為PDF，避免使用壓縮包或圖片格式存儲(chǔ)。2.備份措施-每月1日及15日進(jìn)行郵件全量備份，行政部驗(yàn)證備份有效性；-備份存儲(chǔ)于異地服務(wù)器，防止單點(diǎn)故障導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失；-郵件丟失時(shí)，需通過系統(tǒng)日志及通信記錄追溯原因，并上報(bào)技術(shù)部修復(fù)。第六章違規(guī)處理與績(jī)效考核1.違規(guī)行為-未經(jīng)授權(quán)泄露郵件內(nèi)容、延遲回復(fù)重要郵件、擅自刪除存檔郵件等行為，視情節(jié)嚴(yán)重程度給予警告或降級(jí)處分；-因郵件管理不善導(dǎo)致經(jīng)濟(jì)糾紛或聲譽(yù)損失，需承擔(dān)相應(yīng)賠償責(zé)任，并通報(bào)批評(píng)。2.績(jī)效考核-將郵件響應(yīng)時(shí)效、信息安全執(zhí)行情況納入員工績(jī)效考核指標(biāo)，占比不超過10%；-每季度評(píng)選“郵件管理標(biāo)兵”，給予1000元獎(jiǎng)勵(lì)及榮譽(yù)證書；-部門郵件處理效率低于行業(yè)平均水平的，部門負(fù)責(zé)人需提交改進(jìn)方案。第七章安全與應(yīng)急措施1.病毒防護(hù)-所有郵件附件默認(rèn)掃描病毒，員工需定期更新殺毒軟件，禁止下載來源不明的文件；-發(fā)現(xiàn)釣魚郵件或詐騙信息，立即隔離并上報(bào)行政部，同時(shí)通知全體員工警惕防范。2.應(yīng)急響應(yīng)-郵件系統(tǒng)突發(fā)故障時(shí)，技術(shù)部需在1小時(shí)內(nèi)啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，優(yōu)先恢復(fù)核心業(yè)務(wù)郵件服務(wù)；-重大輿情事件需通過郵件快速傳達(dá)內(nèi)部指令，確保各部門協(xié)同應(yīng)對(duì)。第八章附則1.本規(guī)定自2023年12月