食用油廠印章保管辦法第一章總則食用油廠印章是廠級及各部門行使職權(quán)、開展業(yè)務(wù)活動的重要憑證，其保管和使用必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及本廠規(guī)章制度。為規(guī)范印章管理，確保印章安全、規(guī)范使用，防止濫用、盜用或遺失，特制定本辦法。本辦法適用于食用油廠全體員工及外部合作單位涉及印章使用的相關(guān)人員，旨在通過制度化、精細(xì)化管理，提升行政效能，保障企業(yè)合法權(quán)益，維護(hù)食用油廠品牌形象。第二章適用范圍1.印章種類本廠印章包括但不限于：-廠公章（圓形，刻有“XX食用油廠”字樣）-各部門印章（如生產(chǎn)部、質(zhì)檢部、銷售部、財務(wù)部等，規(guī)格為橢圓形或方形，刻有部門全稱）-特殊用途印章（如“財務(wù)專用章”“合同專用章”“法定代表人私章”等）-外事專用印章（如“XX食用油廠駐XX聯(lián)絡(luò)處印章”）2.使用對象-廠級印章由廠辦公室統(tǒng)一管理，用于正式文件、法律文書、重要協(xié)議等；-部門印章由各部門指定專人保管，用于部門內(nèi)部文件、通知、報告等；-特殊印章由財務(wù)部或法定代表人直接管理，使用需經(jīng)廠領(lǐng)導(dǎo)審批。第三章印章保管職責(zé)1.廠公章保管-廠公章由廠辦公室指定1名專人負(fù)責(zé)保管，實行雙人雙鎖管理，不得由同一人單獨保管；-保管人需具備高度責(zé)任心，無重大違紀(jì)記錄，并定期接受廠領(lǐng)導(dǎo)及辦公室的考核；-印章存放于保險柜內(nèi)，鑰匙由保管人及廠辦公室主任共同保管，不得外借或轉(zhuǎn)交他人。2.部門印章保管-各部門印章由部門負(fù)責(zé)人指定1名副職或骨干員工保管，實行“分管領(lǐng)導(dǎo)審批、專人負(fù)責(zé)”制度；-保管人需定期向部門負(fù)責(zé)人匯報印章使用情況，并配合辦公室的年度審計；-若保管人離職或崗位變動，需在1個工作日內(nèi)完成印章交接手續(xù)，并由部門負(fù)責(zé)人監(jiān)督。3.特殊印章保管-財務(wù)專用章由財務(wù)部出納及會計雙人共同保管，嚴(yán)禁單人持有；-合同專用章由銷售部經(jīng)理及法務(wù)專員交叉管理，重大合同需經(jīng)廠領(lǐng)導(dǎo)審批后方可使用；-法定代表人私章由法定代表人本人保管，或經(jīng)其書面授權(quán)由辦公室主任代管，用于公司股權(quán)變更、銀行開戶等核心事項。第四章印章使用審批流程1.廠公章使用審批-正式文件（如營業(yè)執(zhí)照變更、法律訴訟文書等）：需經(jīng)廠總經(jīng)理審批，并附詳細(xì)說明；-一般性文件（如對外合作函件）：需經(jīng)廠辦公室主任審核，總經(jīng)理簽字確認(rèn)；-緊急事項：在特殊情況下，可先由廠領(lǐng)導(dǎo)口頭授權(quán)，事后補辦審批手續(xù)。2.部門印章使用審批-日常文件（如內(nèi)部通知、會議紀(jì)要）：部門負(fù)責(zé)人簽字即可；-涉及財務(wù)或采購事項：需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批，并報財務(wù)部備案；-重要文件（如供應(yīng)商合同、客戶結(jié)算單）：需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及廠辦公室聯(lián)合審批。3.特殊印章使用審批-財務(wù)專用章：僅限發(fā)票開具、銀行結(jié)算等財務(wù)事項，需附財務(wù)主管簽字的申請單；-合同專用章：需經(jīng)銷售部經(jīng)理、法務(wù)專員及廠領(lǐng)導(dǎo)三級審批；-法定代表人私章：需附法定代表人書面授權(quán)文件，或經(jīng)廠總經(jīng)理直接簽字。第五章印章使用規(guī)范1.用印要求-印章使用必須嚴(yán)格遵循審批流程，不得越級用印或未經(jīng)批準(zhǔn)擅自用??；-印章應(yīng)蓋在文件落款處或指定位置，確保清晰、完整，不得歪斜或模糊；-印章使用后，需在用印登記簿上詳細(xì)記錄，包括用印日期、文件名稱、審批人、保管人等信息。2.禁止性規(guī)定-嚴(yán)禁在空白文件或內(nèi)容不實的文件上用印；-嚴(yán)禁將印章交由無關(guān)人員保管或使用；-嚴(yán)禁用印用于個人事務(wù)或違規(guī)事項；-若發(fā)現(xiàn)印章使用不當(dāng)，保管人有權(quán)立即制止并上報廠辦公室處理。第六章印章保管與更換1.保管安全-印章保管人需定期檢查印章狀態(tài)，發(fā)現(xiàn)印章磨損、模糊或遺失，應(yīng)立即向廠辦公室報告，并啟動更換程序；-印章存放場所應(yīng)保持安全，防止火災(zāi)、水浸或盜搶，并定期進(jìn)行安全檢查。2.印章更換流程-印章遺失或損壞后，保管人需提交書面報告，說明原因，并附相關(guān)證據(jù)；-廠辦公室審核后，報廠領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并聯(lián)系公安機關(guān)備案；-新印章刻制需符合國家標(biāo)準(zhǔn)，并由廠辦公室統(tǒng)一編號，舊印章需立即銷毀。第七章違規(guī)處理1.內(nèi)部員工違規(guī)-未經(jīng)批準(zhǔn)擅自用印，或越級用印，處以500元罰款，并通報批評；-印章保管不當(dāng)導(dǎo)致遺失或被盜，保管人承擔(dān)相應(yīng)賠償責(zé)任，并解除職務(wù)；-多次違規(guī)或造成重大損失，移交司法機關(guān)處理。2.外部單位違規(guī)-若外部單位強行索要或騙取印章，本廠保留追究法律責(zé)任的權(quán)利；-對違規(guī)使用印章的行為，本廠將保留追償損失的權(quán)力，并列入黑名單。第八章附則1.本辦法由廠辦公室負(fù)責(zé)解釋，自發(fā)布之日起施行；2.各部門需根據(jù)本辦法制定具體實施細(xì)則，并報廠辦公室備案；3.本辦法根據(jù)國家法律法規(guī)及企業(yè)實際情況適時修訂