企業(yè)日常行政工作規(guī)范模板一、規(guī)范適用與工作場(chǎng)景本規(guī)范適用于企業(yè)各部門日常行政事務(wù)的統(tǒng)籌管理，旨在通過標(biāo)準(zhǔn)化流程提升行政工作效率，保障辦公秩序井然。具體場(chǎng)景包括：新員工入職引導(dǎo)、辦公環(huán)境維護(hù)、會(huì)議組織協(xié)調(diào)、辦公物資管理、行政檔案歸檔、來訪接待服務(wù)等，覆蓋企業(yè)日常運(yùn)營(yíng)中各類行政支持工作。二、核心工作流程與操作說明（一）辦公環(huán)境維護(hù)流程目標(biāo)：營(yíng)造整潔、有序、安全的辦公環(huán)境，提升員工工作舒適度。操作步驟：日常整理員工每日到崗后10分鐘內(nèi)整理個(gè)人工位，文件資料分類歸入文件夾，辦公用品擺放整齊，下班前關(guān)閉電腦、照明及個(gè)人區(qū)域電源。各部門指定專人（建議由部門文員兼任）每周五下午檢查本部門責(zé)任區(qū)域（如會(huì)議室、走廊茶水間），保證無雜物堆積、設(shè)施完好。專業(yè)清潔保潔人員每日17:00-18:00對(duì)公共區(qū)域進(jìn)行清潔，包括地面清掃、垃圾清運(yùn)、茶水間消毒等，并填寫《公共區(qū)域清潔記錄表》。每月最后一個(gè)周五下午組織全員大掃除，各部門負(fù)責(zé)工位及責(zé)任區(qū)域，行政部隨機(jī)抽查并記錄，結(jié)果納入部門月度考核。設(shè)施維護(hù)員工發(fā)覺辦公設(shè)施（如空調(diào)、打印機(jī)、照明設(shè)備）故障時(shí)，立即填寫《設(shè)施故障報(bào)修單》（見模板表格1），提交至行政部。行政部收到報(bào)修單后2小時(shí)內(nèi)響應(yīng)，聯(lián)系維修人員；緊急故障（如電源故障、漏水）需30分鐘內(nèi)到場(chǎng)處理，并在《設(shè)施維修臺(tái)賬》中記錄故障情況、維修時(shí)間及結(jié)果。（二）會(huì)議組織與管理規(guī)范目標(biāo)：規(guī)范會(huì)議籌備、召開及后續(xù)跟進(jìn)，保證會(huì)議高效有序。操作步驟：會(huì)議發(fā)起與審批發(fā)起人提前2個(gè)工作日填寫《會(huì)議申請(qǐng)表》（見模板表格2），明確會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、議程及所需物資（如投影儀、白板、茶水等），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后報(bào)行政部備案。會(huì)前準(zhǔn)備行政部根據(jù)申請(qǐng)表預(yù)訂會(huì)議室，提前1小時(shí)調(diào)試設(shè)備（如投影儀、麥克風(fēng)、音響），保證正常運(yùn)行；若需外部場(chǎng)地，需提前3個(gè)工作日對(duì)接并確認(rèn)布置方案。發(fā)起人提前1天通過企業(yè)OA系統(tǒng)或郵件發(fā)送會(huì)議通知，附議程及預(yù)參會(huì)材料，提醒參會(huì)人員準(zhǔn)時(shí)出席。會(huì)中管理參會(huì)人員提前5分鐘入場(chǎng)，簽到后按指定位置就座；會(huì)議主持人開場(chǎng)時(shí)明確會(huì)議時(shí)長(zhǎng)及紀(jì)律，按議程控制各環(huán)節(jié)時(shí)間。行政部安排專人負(fù)責(zé)會(huì)議記錄（重點(diǎn)記錄決議事項(xiàng)、責(zé)任人及完成時(shí)限），茶水服務(wù)需保持安靜，避免干擾會(huì)議。會(huì)后跟進(jìn)會(huì)議結(jié)束后2個(gè)工作日內(nèi)，發(fā)起人整理會(huì)議紀(jì)要，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后分發(fā)至參會(huì)人員及相關(guān)部門，并抄送行政部存檔。行政部收回會(huì)議室，檢查設(shè)備完好及衛(wèi)生情況，填寫《會(huì)議室使用記錄表》；若會(huì)議產(chǎn)生待辦事項(xiàng)，由行政部每周跟蹤進(jìn)度并反饋。（三）辦公物資申領(lǐng)與使用流程目標(biāo)：規(guī)范物資管理，保障辦公需求，避免資源浪費(fèi)。操作步驟：申發(fā)起草員工根據(jù)工作需要填寫《辦公物資申領(lǐng)單》（見模板表格3），注明物資名稱、規(guī)格、數(shù)量及用途，部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后提交行政部。審核與發(fā)放行政部核對(duì)申領(lǐng)物資的庫存情況：常規(guī)物資（如A4紙、簽字筆、文件夾）直接發(fā)放；非常規(guī)物資（如專業(yè)設(shè)備、大批量耗材）需報(bào)行政負(fù)責(zé)人審批后發(fā)放。發(fā)放時(shí)，雙方在《物資領(lǐng)用臺(tái)賬》上簽字確認(rèn)，申領(lǐng)人需當(dāng)場(chǎng)核對(duì)物資數(shù)量及規(guī)格，保證無誤。使用與回收物資實(shí)行“按需分配、杜絕私用”原則，員工需妥善保管，嚴(yán)禁挪作私用或外借；剩余物資（如未用完的耗材）需及時(shí)歸還行政部。行政部每季度對(duì)庫存物資進(jìn)行盤點(diǎn)，編制《物資盤點(diǎn)表》，對(duì)積壓物資提出處理建議（如調(diào)劑、清倉），報(bào)管理層審批后執(zhí)行。（四）行政檔案管理規(guī)范目標(biāo)：保證檔案完整、安全、可追溯，支持企業(yè)運(yùn)營(yíng)決策。操作步驟：歸檔范圍檔案包括但不限于：公司制度文件、會(huì)議紀(jì)要、合同協(xié)議、重要通知、員工資料（入職表、勞動(dòng)合同、培訓(xùn)記錄）、物資臺(tái)賬、來訪記錄等。整理與歸檔各部門每月最后一個(gè)工作日整理當(dāng)月需歸檔文件，按“類別-日期-部門”分類編號(hào)，填寫《文件歸檔目錄表》（見模板表格4），提交至行政部。行政部對(duì)檔案進(jìn)行審核，保證文件齊全、字跡清晰，然后存入專用檔案柜，標(biāo)注“部門-年份-類別”；電子檔案同步備份至公司服務(wù)器，加密保存。查閱與借閱員工因工作需要查閱檔案時(shí)，填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及行政負(fù)責(zé)人審批后，在檔案室查閱；查閱時(shí)需愛護(hù)檔案，不得涂改、抽取或拆散。涉密檔案（如財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、核心合同）需經(jīng)總經(jīng)理審批，僅限在檔案室查閱，嚴(yán)禁帶出；借閱檔案期限不超過3個(gè)工作日，到期需歸還并記錄。三、常用行政工作模板表格表格1：設(shè)施故障報(bào)修單報(bào)修日期報(bào)修部門報(bào)修人聯(lián)系方式故障設(shè)施名稱故障位置（如：3樓會(huì)議室空調(diào)）故障描述（可附圖片）：□無法啟動(dòng)□制冷/熱異?！踉胍暨^大□其他_________報(bào)修人簽字：接收人：報(bào)修時(shí)間：維修人員：維修時(shí)間：維修結(jié)果：□正?！醺鼡Q配件□待進(jìn)一步處理維修人簽字：驗(yàn)收人：驗(yàn)收時(shí)間：表格2：會(huì)議室申請(qǐng)表預(yù)訂日期預(yù)訂時(shí)間段（如：09:00-11:00）會(huì)議室名稱（□1號(hào)□2號(hào)□多功能廳）預(yù)訂部門預(yù)訂人聯(lián)系方式會(huì)議主題參會(huì)人數(shù)所需設(shè)備：□投影儀□麥克風(fēng)□白板□其他_________審批人簽字：行政部備案：備注：_________________________表格3：辦公物資申領(lǐng)單申領(lǐng)日期申領(lǐng)部門申領(lǐng)人物資名稱規(guī)格單位部門負(fù)責(zé)人簽字：行政部審核：發(fā)放人：領(lǐng)用人簽字：表格4：文件歸檔目錄表歸檔部門歸檔日期文件類別（□制度□會(huì)議□合同□通知）文件標(biāo)題文件編號(hào)份數(shù)存放位置（檔案柜-層位）經(jīng)辦人四、工作執(zhí)行需重點(diǎn)關(guān)注事項(xiàng)流程嚴(yán)謹(jǐn)性：所有行政事務(wù)需嚴(yán)格按照流程操作，嚴(yán)禁越級(jí)審批或簡(jiǎn)化流程，保證責(zé)任到人、記錄可查。資源節(jié)約：推行無紙化辦公（如電子通知、線上審批），物資申領(lǐng)按需申領(lǐng)，避免積壓浪費(fèi)；會(huì)議室、設(shè)備等資源優(yōu)先內(nèi)部共享，提高利用率。安全保密：涉密檔案、文件需單獨(dú)存放，設(shè)置查閱