行政公文寫(xiě)作模板規(guī)范文件格式一、適用范圍與常見(jiàn)應(yīng)用場(chǎng)景本規(guī)范適用于各級(jí)機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體在處理公務(wù)時(shí)，需以正式文件形式制發(fā)的各類行政公文，包括但不限于：通知（用于發(fā)布規(guī)章、轉(zhuǎn)發(fā)文件、部署工作）、報(bào)告（用于向上級(jí)匯報(bào)工作、反映情況、答復(fù)詢問(wèn)）、請(qǐng)示（用于向上級(jí)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)）、函（用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題）、紀(jì)要（用于記載會(huì)議主要情況和議定事項(xiàng)）等。常見(jiàn)應(yīng)用場(chǎng)景包括：年度工作部署、專項(xiàng)工作推進(jìn)、跨部門協(xié)調(diào)、政策傳達(dá)與執(zhí)行、重要事項(xiàng)請(qǐng)示批復(fù)、會(huì)議成果固化等。規(guī)范旨在統(tǒng)一公文格式，提升公文嚴(yán)肅性、規(guī)范性和執(zhí)行效率，保證政令暢通、信息準(zhǔn)確傳遞。二、公文擬制全流程操作指引（一）擬制前準(zhǔn)備階段明確發(fā)文目的與依據(jù)確定公文需解決的核心問(wèn)題（如部署某項(xiàng)工作、請(qǐng)求某項(xiàng)資源、通報(bào)某項(xiàng)情況等），梳理政策依據(jù)（如上級(jí)文件、會(huì)議精神、相關(guān)法律法規(guī)等），保證發(fā)文事由合法合規(guī)、有理有據(jù)。示例：為落實(shí)《省人民關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)安全生產(chǎn)工作的通知》（X政發(fā)〔2023〕號(hào)）要求，結(jié)合本單位實(shí)際，需制發(fā)《單位關(guān)于開(kāi)展安全生產(chǎn)專項(xiàng)檢查的通知》。確定文種與主送機(jī)關(guān)根據(jù)行文關(guān)系（上行、下行、平行）和內(nèi)容性質(zhì)選擇恰當(dāng)文種：上行文：請(qǐng)示、報(bào)告（“請(qǐng)示”需一事一請(qǐng)，不得夾帶報(bào)告內(nèi)容；“報(bào)告”不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)）；下行文：通知、通報(bào)、批復(fù)等；平行文：函（商洽工作用“函”，答復(fù)問(wèn)題用“復(fù)函”）。明確主送機(jī)關(guān)（接收公文的機(jī)關(guān)或單位），單一機(jī)關(guān)主送應(yīng)寫(xiě)全稱，多個(gè)機(jī)關(guān)主送應(yīng)按性質(zhì)、級(jí)別排序。收集與核實(shí)材料收集與發(fā)文內(nèi)容相關(guān)的數(shù)據(jù)、案例、政策文件等支撐材料，保證信息真實(shí)、準(zhǔn)確、最新。涉及跨部門事項(xiàng)需提前征求相關(guān)部門意見(jiàn)，形成共識(shí)；涉及敏感信息或重大事項(xiàng)需經(jīng)單位分管領(lǐng)導(dǎo)*同志審核確認(rèn)。（二）公文內(nèi)容撰寫(xiě)階段標(biāo)題擬定公文標(biāo)題由“發(fā)文機(jī)關(guān)名稱+事由+文種”三要素構(gòu)成，應(yīng)簡(jiǎn)潔明了、準(zhǔn)確概括公文核心內(nèi)容，避免使用模糊或口語(yǔ)化表述。示例：《辦公室關(guān)于2024年春節(jié)放假安排的通知》（發(fā)文機(jī)關(guān)：辦公室；事由：2024年春節(jié)放假安排；文種：通知）。結(jié)構(gòu)安排開(kāi)頭：說(shuō)明發(fā)文依據(jù)、目的或背景，常用“根據(jù)……”“為……特作如下通知”等表述。主體：闡述具體事項(xiàng)、工作要求、措施辦法等，邏輯清晰、層次分明，可分條列項(xiàng)（用“一、”“（一）”“1.”“（1）”序號(hào)標(biāo)注，最多不超過(guò)四級(jí)）。結(jié)尾：提出執(zhí)行要求、希望或號(hào)召，下行文常用“請(qǐng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行”，上行文常用“妥否，請(qǐng)批示”，平行文常用“專此函達(dá)，盼復(fù)”。語(yǔ)言規(guī)范要求使用正式、規(guī)范的書(shū)面語(yǔ)，避免口語(yǔ)化、網(wǎng)絡(luò)用語(yǔ)或生僻詞；表述準(zhǔn)確，無(wú)歧義（如“原則上”“特殊情況”等需明確界定范圍）。數(shù)據(jù)、時(shí)間、計(jì)量單位等需規(guī)范統(tǒng)一（如日期用“2024年3月1日”，金額用“人民幣壹萬(wàn)元整”）。（三）公文格式排版階段眉首要素規(guī)范發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志：由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱加“文件”二字組成（如“市人民文件”），居中排布，字體為小標(biāo)宋體字，紅色套印。發(fā)文字號(hào)：由“發(fā)文機(jī)關(guān)代字〔年份〕序號(hào)號(hào)”組成，如“X政發(fā)〔2024〕5號(hào)”（“X政發(fā)”為代字，“2024”為年份，“5”為序號(hào)），年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號(hào)“〔〕”括入，居中排布。簽發(fā)人：上行文需標(biāo)注簽發(fā)人姓名，由“簽發(fā)人”三字加全角冒號(hào)和簽發(fā)人姓名、職務(wù)組成，如“簽發(fā)人：（局長(zhǎng)）”，右空一字編排在發(fā)文字號(hào)右側(cè)。主體要素規(guī)范主送機(jī)關(guān)：標(biāo)題下空一行，頂格編排，后加全角冒號(hào)；回行時(shí)頂格，最后一個(gè)機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)句號(hào)。首行縮進(jìn)2字符，自然段左空2字符，回行頂格；文中結(jié)構(gòu)層次序號(hào)按“一、”“（一）”“1.”“（1）”順序使用，可越級(jí)使用但不得逆向。附件說(shuō)明：如有附件，在下空一行左空2字符編排“附件：”二字，后標(biāo)全角冒號(hào)和附件名稱，如“附件：1.工作方案”，附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)。發(fā)文機(jī)關(guān)署名：應(yīng)使用機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱，加蓋印章時(shí)，印章用紅色，不得出現(xiàn)空白印章。成文日期：會(huì)議通過(guò)或者發(fā)文機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期，聯(lián)合行文時(shí)最后簽發(fā)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的簽發(fā)日期；用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，如“2024年3月1日”。版記要素規(guī)范抄送機(jī)關(guān)：印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期之上，主題詞之下（如無(wú)主題詞，在成文日期之下），標(biāo)注“抄送：”二字，后加全角冒號(hào)，抄送機(jī)關(guān)間用逗號(hào)分隔，最后用句號(hào)。印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期：印發(fā)機(jī)關(guān)一般為單位辦公室，印發(fā)日期以公文付印的日期為準(zhǔn)，用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注。（四）審核與印發(fā)階段初審：由擬稿部門負(fù)責(zé)人審核，重點(diǎn)檢查內(nèi)容是否符合政策、數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確、事由是否清晰。復(fù)審：由單位辦公室（綜合部門）審核，重點(diǎn)檢查格式是否規(guī)范、文種是否恰當(dāng)、流程是否合規(guī)。終審：由單位分管領(lǐng)導(dǎo)*同志或主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，涉及重大事項(xiàng)需經(jīng)集體審議。排版校對(duì)：終審?fù)ㄟ^(guò)后，由文印部門按規(guī)范格式排版，核對(duì)無(wú)誤后印制，正式文件需加蓋紅色印章。三、公文格式要素規(guī)范模板表要素類別要素名稱格式規(guī)范要求示例眉首發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志居中，小標(biāo)宋體字，紅色套印；聯(lián)合行文時(shí)，主辦機(jī)關(guān)名稱在前，“文件”二字置于各發(fā)文機(jī)關(guān)名稱右側(cè)。市人民文件；市教育局財(cái)政局聯(lián)合發(fā)文發(fā)文字號(hào)發(fā)文機(jī)關(guān)代字〔年份〕序號(hào)號(hào)，年份標(biāo)全稱，六角括號(hào)；居中編排。X政發(fā)〔2024〕10號(hào)簽發(fā)人上行文標(biāo)注，右空一字編排，“簽發(fā)人：”三字后加簽發(fā)人姓名、職務(wù)。簽發(fā)人：（常務(wù)副市長(zhǎng)）主體標(biāo)題發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種，居中編排，二號(hào)小標(biāo)宋體字。市人民關(guān)于開(kāi)展2024年春季植樹(shù)造林活動(dòng)的通知主送機(jī)關(guān)頂格編排，后加冒號(hào)；回行頂格，最后一個(gè)機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)句號(hào)。各縣（市、區(qū)）人民，市各部門、各直屬機(jī)構(gòu)：首行縮進(jìn)2字符，自然段左空2字符；層次序號(hào)用“一、”“（一）”“1.”“（1）”。一、工作目標(biāo)（一）任務(wù)分解1.具體措施附件說(shuō)明下空一行，左空2字符編排“附件：”+附件名稱，附件后不加標(biāo)點(diǎn)。附件：市2024年春季植樹(shù)造林活動(dòng)實(shí)施方案發(fā)文機(jī)關(guān)署名使用機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱，印章頂端上距2mm～4mm。市人民成文日期阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)全，右空四字編排。2024年3月1日版記抄送機(jī)關(guān)“抄送：”+機(jī)關(guān)名稱，間用逗號(hào)分隔，句號(hào)結(jié)尾。抄送：市委辦公室，市人大常委會(huì)辦公室，市政協(xié)辦公室。印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期印發(fā)機(jī)關(guān)為單位辦公室，印發(fā)日期以付印日期為準(zhǔn)，右空一字編排。市人民辦公室2024年3月2日印發(fā)四、關(guān)鍵注意事項(xiàng)與風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避內(nèi)容準(zhǔn)確性涉及數(shù)據(jù)、政策、時(shí)間等關(guān)鍵信息必須反復(fù)核對(duì)，保證與原始材料一致；引用上級(jí)文件需注明文號(hào)和標(biāo)題，避免“根據(jù)上級(jí)精神”等模糊表述。聯(lián)合行文時(shí)，需提前與所有會(huì)簽單位溝通內(nèi)容，達(dá)成一致后再報(bào)審，避免后續(xù)修改延誤。格式規(guī)范性嚴(yán)格按照模板表要求設(shè)置眉首、主體、版記要素，避免漏項(xiàng)（如上行文漏簽發(fā)人、下行文漏主送機(jī)關(guān)）；字體、字號(hào)、行距等排版細(xì)節(jié)需統(tǒng)一（一般用三號(hào)仿宋GB2312字，行距28磅）。印章需清晰、端正，騎年蓋月（即印章上弧壓在成文日期上，下弧壓在發(fā)文機(jī)關(guān)署名下方）。語(yǔ)言簡(jiǎn)潔性避免冗余表述，公文應(yīng)“開(kāi)門見(jiàn)山”，直接說(shuō)明事項(xiàng)；不使用夸張、比喻等修辭手法，保證語(yǔ)言莊重、客觀。流程合規(guī)性嚴(yán)格執(zhí)行“擬稿—初審—復(fù)審—終審”流程，涉密公文需按保密管理規(guī)定標(biāo)注密級(jí)和保密期限，通過(guò)涉密渠道傳遞；公文印發(fā)后，需及時(shí)歸檔，電子版與紙質(zhì)版同步保