合同審批與歸檔標(biāo)準(zhǔn)化模板工具指南一、適用范圍與核心價(jià)值本模板工具適用于各類企業(yè)（含中小企業(yè)、集團(tuán)化公司）的合同全生命周期管理，覆蓋采購(gòu)、銷售、服務(wù)、租賃、合作等各類合同類型。通過標(biāo)準(zhǔn)化流程與工具，可實(shí)現(xiàn)合同審批的規(guī)范化、風(fēng)險(xiǎn)可控化及歸檔的系統(tǒng)化，有效避免因流程混亂導(dǎo)致的合同糾紛、資料遺失等問題，同時(shí)提升跨部門協(xié)作效率，保障企業(yè)合法權(quán)益。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程詳解合同審批與歸檔需嚴(yán)格遵循“發(fā)起-審核-審批-簽署-歸檔-跟蹤”六大環(huán)節(jié)，每個(gè)環(huán)節(jié)明確責(zé)任人與關(guān)鍵動(dòng)作，保證流程閉環(huán)。（一）合同發(fā)起階段責(zé)任人：業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人（如銷售專員、采購(gòu)專員）關(guān)鍵動(dòng)作：準(zhǔn)備材料：根據(jù)合同類型（如采購(gòu)合同、服務(wù)合同）收集基礎(chǔ)信息，包括合同相對(duì)方主體信息（名稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、法定代表人）、合作條款（標(biāo)的、金額、履行期限、付款方式、違約責(zé)任等）、附件（如技術(shù)協(xié)議、報(bào)價(jià)單、對(duì)方資質(zhì)文件）。填寫申請(qǐng)表：使用《合同審批申請(qǐng)表》（模板見第三部分）完整填寫合同基本信息、審批路徑（需參與的部門及崗位）、附件清單，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，發(fā)起審批流程。初步自查：檢查合同條款是否完整（如是否包含“爭(zhēng)議解決方式”“保密條款”）、金額與預(yù)算是否匹配、對(duì)方資質(zhì)是否在有效期內(nèi)（如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、行業(yè)許可證），保證無基礎(chǔ)性遺漏。（二）部門審核階段責(zé)任人：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)職能部門（如法務(wù)、財(cái)務(wù)、風(fēng)控）關(guān)鍵動(dòng)作：業(yè)務(wù)部門審核：業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人重點(diǎn)審核合同內(nèi)容的業(yè)務(wù)合理性（如需求真實(shí)性、價(jià)格公允性）、履行可行性（如交付周期是否符合生產(chǎn)計(jì)劃），并簽署審核意見。法務(wù)審核：法務(wù)部門重點(diǎn)審核合同條款的合法性（如是否符合法律法規(guī)、行業(yè)監(jiān)管要求）、權(quán)利義務(wù)對(duì)等性（如是否存在單方加重己方責(zé)任的條款）、違約責(zé)任的明確性及爭(zhēng)議解決方式的約定（如仲裁或訴訟管轄地是否明確）。財(cái)務(wù)審核：財(cái)務(wù)部門重點(diǎn)審核合同金額的準(zhǔn)確性、付款方式與財(cái)務(wù)制度的匹配性（如是否需預(yù)付款、進(jìn)度款、尾款，票據(jù)類型要求）、成本預(yù)算是否超支，并評(píng)估對(duì)方收款賬戶的合規(guī)性（如是否與合同主體一致）。注：多部門審核可同步進(jìn)行，也可根據(jù)企業(yè)制度設(shè)定順序（如業(yè)務(wù)→法務(wù)→財(cái)務(wù)）。（三）領(lǐng)導(dǎo)審批階段責(zé)任人：企業(yè)分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理/董事長(zhǎng)（根據(jù)合同金額及重要性確定審批權(quán)限）關(guān)鍵動(dòng)作：權(quán)限分級(jí)：根據(jù)合同金額（如10萬元以下由部門負(fù)責(zé)人審批，10-50萬元由分管領(lǐng)導(dǎo)審批，50萬元以上由總經(jīng)理審批）或合同類型（如重大投資合同需董事會(huì)審批），匹配相應(yīng)審批人。最終決策：審批人結(jié)合各部門審核意見，重點(diǎn)審核合同的必要性、戰(zhàn)略符合性及風(fēng)險(xiǎn)可控性，簽署“同意”“修改后同意”或“不同意”的明確意見。若“修改后同意”，需明確修改內(nèi)容并重新發(fā)起審核流程。（四）合同簽署階段責(zé)任人：授權(quán)簽約人（通常為法定代表人或其授權(quán)代表）、行政/法務(wù)部門（蓋章管理）關(guān)鍵動(dòng)作：文本校對(duì)：審批通過后，由法務(wù)部門或業(yè)務(wù)部門根據(jù)審批意見修改最終版合同，保證所有條款與審批版本一致，并核對(duì)雙方信息（名稱、金額、日期等）無誤。簽署授權(quán)：若由非法定代表人簽署，需提前辦理《授權(quán)委托書》，明確授權(quán)范圍、期限及權(quán)限。蓋章管理：加蓋企業(yè)公章或合同專用章（需保證印章保管規(guī)范，用印登記完整）；若為對(duì)方蓋章，需要求對(duì)方加蓋公章（而非部門章或財(cái)務(wù)章），并留存對(duì)方營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件及授權(quán)委托書（如適用）。（五）歸檔管理階段責(zé)任人：行政/檔案管理部門、業(yè)務(wù)部門關(guān)鍵動(dòng)作：資料收集：簽署完成的合同文本（正本+副本）、審批流程記錄（含各環(huán)節(jié)簽字版申請(qǐng)表）、對(duì)方資質(zhì)文件、授權(quán)委托書、附件（如技術(shù)協(xié)議、驗(yàn)收單）等全部紙質(zhì)及電子資料整理齊全。分類歸檔：紙質(zhì)歸檔：按合同類型（采購(gòu)/銷售等）+年度+編號(hào)順序裝訂，粘貼《合同歸檔標(biāo)簽》（含合同名稱、編號(hào)、簽署日期、存放位置），存入專用檔案柜；電子歸檔：將合同掃描件（PDF格式，含簽字蓋章頁(yè)）、審批流程記錄等至企業(yè)檔案管理系統(tǒng)，命名規(guī)則為“合同類型-合同名稱-簽署日期-編號(hào)”（如“采購(gòu)-原材料采購(gòu)合同-20240501-CG001”）。登記備案：在《合同歸檔登記表》（模板見第三部分）中記錄歸檔編號(hào)、合同名稱、簽署日期、存放位置、保管期限、借閱記錄等信息，保證可追溯。（六）后續(xù)跟蹤階段責(zé)任人：業(yè)務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門關(guān)鍵動(dòng)作：履行跟蹤：業(yè)務(wù)部門按合同約定履行義務(wù)（如交付貨物、提供服務(wù)），同步記錄履行進(jìn)度（如驗(yàn)收時(shí)間、付款節(jié)點(diǎn)），保證按時(shí)完成。款項(xiàng)管理：財(cái)務(wù)部門根據(jù)合同付款條款安排付款，記錄收款方信息、金額、時(shí)間，避免逾期付款。爭(zhēng)議處理：若發(fā)生合同糾紛，由法務(wù)部門牽頭，業(yè)務(wù)部門配合收集證據(jù)（如溝通記錄、驗(yàn)收單），按合同約定的爭(zhēng)議解決方式處理，并形成《合同糾紛處理報(bào)告》存檔。三、配套工具表格模板（一）合同審批申請(qǐng)表合同基本信息合同名稱合同編號(hào)合同類型□采購(gòu)□銷售□服務(wù)□租賃□其他簽署日期甲方（己方）名稱：有限公司統(tǒng)一社會(huì)信用代碼：乙方（對(duì)方）名稱：有限公司統(tǒng)一社會(huì)信用代碼：合同金額人民幣元（大寫：）履行期限核心條款摘要標(biāo)的：；付款方式：；交付/服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)：*附件清單1.技術(shù)協(xié)議2.報(bào)價(jià)單3.對(duì)方營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件審批流程審核人審核意見業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人*法務(wù)部門*財(cái)務(wù)部門*分管領(lǐng)導(dǎo)*總經(jīng)理*備注如需修改，請(qǐng)注明修改意見：*（二）合同歸檔登記表歸檔編號(hào)合同名稱合同類型簽署日期存放位置（柜號(hào)/文件夾）保管期限借閱記錄（借閱人/日期/歸還日期）DA-2024-001采購(gòu)合同采購(gòu)2024-05-01A柜-01-00110年-DA-2024-002服務(wù)合同服務(wù)2024-05-10A柜-01-0025年/2024-05-20/2024-05-25（三）合同履行跟蹤表合同編號(hào)合同名稱履行階段計(jì)劃時(shí)間實(shí)際時(shí)間責(zé)任人備注（如驗(yàn)收結(jié)果、付款憑證）CG-2024-001采購(gòu)合同貨物交付2024-05-152024-05-16*已驗(yàn)收合格，附件：驗(yàn)收單（編號(hào)Y001）CG-2024-002服務(wù)合同首期付款2024-05-202024-05-20*已轉(zhuǎn)賬，憑證：付款審批單（編號(hào)P005）四、關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn)合規(guī)性風(fēng)險(xiǎn)嚴(yán)格審核對(duì)方主體資格，保證營(yíng)業(yè)執(zhí)照、行業(yè)許可證等資質(zhì)在有效期內(nèi)，避免與無民事行為能力或超越經(jīng)營(yíng)范圍的主體簽約；合同條款不得違反法律法規(guī)強(qiáng)制性規(guī)定（如“霸王條款”“格式條款”需顯著提示），涉及特殊行業(yè)（如金融、醫(yī)療）需滿足監(jiān)管要求。信息準(zhǔn)確性風(fēng)險(xiǎn)合同關(guān)鍵信息（名稱、金額、日期、賬戶信息）需經(jīng)業(yè)務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門雙重核對(duì)，避免因筆誤導(dǎo)致糾紛；電子歸檔文件需與紙質(zhì)版本一致，禁止修改掃描件或刪除關(guān)鍵簽字蓋章頁(yè)。審批時(shí)效風(fēng)險(xiǎn)明確各環(huán)節(jié)審批時(shí)限（如部門審核2個(gè)工作日、領(lǐng)導(dǎo)審批3個(gè)工作日），避免因流程拖延影響合同履行；緊急合同可啟動(dòng)“加急審批流程”，需由分管領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)，并同步通知相關(guān)部門。歸檔完整性風(fēng)險(xiǎn)合同簽署后10個(gè)工作日內(nèi)完成歸檔，禁止留存?zhèn)€人手中；檔案管理