采購(gòu)流程合規(guī)性及風(fēng)險(xiǎn)控制清單工具模板一、適用場(chǎng)景與價(jià)值定位本工具模板適用于企業(yè)采購(gòu)管理全流程的合規(guī)性審查與風(fēng)險(xiǎn)防控，具體場(chǎng)景包括：日常采購(gòu)管理：支持企業(yè)采購(gòu)部門對(duì)常規(guī)采購(gòu)項(xiàng)目（如辦公用品、生產(chǎn)原料、服務(wù)采購(gòu)等）的合規(guī)性自查與風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)排查；重大項(xiàng)目采購(gòu)：針對(duì)大型設(shè)備采購(gòu)、工程服務(wù)等金額高、復(fù)雜度高的項(xiàng)目，提供分環(huán)節(jié)合規(guī)控制指引，降低決策風(fēng)險(xiǎn)；審計(jì)與合規(guī)檢查：作為內(nèi)部審計(jì)或外部審計(jì)的輔助工具，系統(tǒng)梳理采購(gòu)流程中的合規(guī)性證據(jù)與風(fēng)險(xiǎn)控制記錄；新員工培訓(xùn)：幫助采購(gòu)崗位新人快速掌握采購(gòu)合規(guī)要求與操作規(guī)范，提升流程標(biāo)準(zhǔn)化水平。通過(guò)使用本清單，企業(yè)可規(guī)范采購(gòu)行為、防范法律與財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)、提升采購(gòu)效率，保證采購(gòu)活動(dòng)符合《中華人民共和國(guó)采購(gòu)法》《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》等相關(guān)法規(guī)要求。二、采購(gòu)全流程合規(guī)操作指引（一）需求提出與預(yù)算審批階段核心目標(biāo)：保證采購(gòu)需求真實(shí)合理、預(yù)算匹配且審批流程規(guī)范。需求合理性核查采購(gòu)專員*小張需核對(duì)需求部門提交的《采購(gòu)需求申請(qǐng)表》，確認(rèn)采購(gòu)內(nèi)容與生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、項(xiàng)目推進(jìn)的必要性，避免“虛假采購(gòu)”或“過(guò)度采購(gòu)”；對(duì)于非日常采購(gòu)需求，需附《需求必要性說(shuō)明》，由需求部門負(fù)責(zé)人*經(jīng)理簽字確認(rèn)。預(yù)算匹配性審核財(cái)務(wù)專員*會(huì)計(jì)需對(duì)照年度采購(gòu)預(yù)算，核查本次采購(gòu)金額是否超預(yù)算、預(yù)算科目是否準(zhǔn)確；若超預(yù)算，需填寫(xiě)《預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)表》，說(shuō)明調(diào)整原因，經(jīng)財(cái)務(wù)總監(jiān)總監(jiān)、總經(jīng)理總審批后方可推進(jìn)。審批流程合規(guī)性按企業(yè)權(quán)限矩陣，提交至對(duì)應(yīng)審批人（如部門負(fù)責(zé)人經(jīng)理→采購(gòu)部主管主管→分管副總*副總）；審批人需在OA系統(tǒng)內(nèi)完成審批，嚴(yán)禁線下簽字或越權(quán)審批，審批記錄需留存?zhèn)洳?。（二）供?yīng)商選擇與管理階段核心目標(biāo)：保證供應(yīng)商選擇過(guò)程公平、透明，供應(yīng)商資質(zhì)與履約能力符合要求。供應(yīng)商準(zhǔn)入審核采購(gòu)專員通過(guò)“供應(yīng)商庫(kù)”篩選候選供應(yīng)商，或?qū)π鹿?yīng)商進(jìn)行資質(zhì)審查，核查《營(yíng)業(yè)執(zhí)照》《相關(guān)行業(yè)資質(zhì)證書(shū)》（如ISO認(rèn)證、生產(chǎn)許可證等）；對(duì)于涉及食品、藥品等特殊行業(yè)，需額外核查《經(jīng)營(yíng)許可證》《產(chǎn)品檢測(cè)報(bào)告》，由質(zhì)量部*經(jīng)理簽字確認(rèn)。采購(gòu)方式確定根據(jù)采購(gòu)金額與項(xiàng)目類型，選擇合適的采購(gòu)方式：公開(kāi)招標(biāo)：適用于金額≥50萬(wàn)元（或企業(yè)規(guī)定的招標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)）的采購(gòu)項(xiàng)目，需在指定媒體發(fā)布招標(biāo)公告，公告期≥5個(gè)工作日；邀請(qǐng)招標(biāo)：適用于金額10萬(wàn)-50萬(wàn)元、供應(yīng)商庫(kù)內(nèi)符合條件的≥3家，需發(fā)出邀請(qǐng)函并留存記錄；詢比價(jià)：適用于金額＜10萬(wàn)元，需向≥3家供應(yīng)商詢價(jià)，形成《詢比價(jià)記錄表》；單一來(lái)源采購(gòu)：僅適用于唯一供應(yīng)商情形（如專利產(chǎn)品），需附《單一來(lái)源采購(gòu)說(shuō)明》，經(jīng)總經(jīng)理*總審批。供應(yīng)商評(píng)估與確定組建“供應(yīng)商評(píng)審小組”（含采購(gòu)、技術(shù)、質(zhì)量、財(cái)務(wù)等部門人員），通過(guò)《供應(yīng)商評(píng)審表》對(duì)供應(yīng)商報(bào)價(jià)、資質(zhì)、履約能力、售后服務(wù)等進(jìn)行綜合評(píng)分；評(píng)審結(jié)果需形成書(shū)面報(bào)告，經(jīng)評(píng)審小組全體成員簽字確認(rèn)，最終確定中標(biāo)/成交供應(yīng)商。（三）合同簽訂與執(zhí)行階段核心目標(biāo)：合同條款合法合規(guī)，權(quán)利義務(wù)明確，執(zhí)行過(guò)程可追溯。合同條款審核采購(gòu)專員根據(jù)談判結(jié)果起草合同，重點(diǎn)審核以下條款：標(biāo)的物名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交付時(shí)間、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)；付款方式、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式（需明確約定“向企業(yè)所在地人民法院訴訟”）；禁止設(shè)置“霸王條款”，保證雙方權(quán)利義務(wù)對(duì)等。合同需經(jīng)法務(wù)部*律師審核（金額≥20萬(wàn)元項(xiàng)目必須審核），審核意見(jiàn)需書(shū)面反饋并修改完善。合同簽訂與備案合同采用書(shū)面形式，由雙方法定代表人或授權(quán)代表簽字并加蓋公章（合同專用章）；合同簽訂后3個(gè)工作日內(nèi)，原件交至檔案室*管理員備案，掃描件同步至OA系統(tǒng)，保證采購(gòu)部門、財(cái)務(wù)部門、需求部門各執(zhí)一份。合同執(zhí)行跟蹤采購(gòu)專員按合同約定跟蹤供應(yīng)商履約情況（如生產(chǎn)進(jìn)度、發(fā)貨時(shí)間），填寫(xiě)《合同執(zhí)行跟蹤表》；若供應(yīng)商延遲交付或質(zhì)量不達(dá)標(biāo)，需及時(shí)發(fā)函催告，并啟動(dòng)違約責(zé)任追究程序，留存溝通記錄。（四）驗(yàn)收與付款階段核心目標(biāo)：保證采購(gòu)標(biāo)的物數(shù)量、質(zhì)量符合合同約定，付款流程合規(guī)。驗(yàn)收組織與實(shí)施驗(yàn)收由需求部門、采購(gòu)部、質(zhì)量部共同參與，形成《驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》：數(shù)量驗(yàn)收：核對(duì)送貨單與合同約定數(shù)量，無(wú)誤后簽字確認(rèn)；質(zhì)量驗(yàn)收：按合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（如國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)）檢測(cè)，必要時(shí)委托第三方機(jī)構(gòu)檢測(cè)，留存檢測(cè)報(bào)告；服務(wù)類采購(gòu)需驗(yàn)收服務(wù)成果（如項(xiàng)目交付物、服務(wù)完成報(bào)告），由需求部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。付款審核與審批財(cái)務(wù)專員核對(duì)《驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》《合同》《發(fā)票》三單信息一致后，填寫(xiě)《付款申請(qǐng)單》；按審批流程提交至財(cái)務(wù)部經(jīng)理、分管副總副總審批，大額付款（≥100萬(wàn)元）需經(jīng)總經(jīng)理*總最終審批；付款方式需與合同約定一致，禁止現(xiàn)金交易，原則上通過(guò)銀行轉(zhuǎn)賬完成，備注“采購(gòu)款+合同編號(hào)”。發(fā)票管理供應(yīng)商需提供合規(guī)增值稅發(fā)票，發(fā)票抬頭、稅號(hào)、開(kāi)戶行等信息需與企業(yè)信息一致；財(cái)務(wù)專員在收到發(fā)票后30天內(nèi)完成認(rèn)證，避免逾期認(rèn)證導(dǎo)致進(jìn)項(xiàng)稅抵扣失敗。（五）檔案管理與復(fù)盤階段核心目標(biāo)：采購(gòu)檔案完整可追溯，定期復(fù)盤優(yōu)化流程。檔案整理與歸檔采購(gòu)專員在項(xiàng)目完成后15個(gè)工作日內(nèi)，整理以下檔案資料，按“項(xiàng)目名稱-日期”編號(hào)歸檔：《采購(gòu)需求申請(qǐng)表》《預(yù)算審批表》《供應(yīng)商資質(zhì)文件》《詢比價(jià)記錄表》《合同》《驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》《付款申請(qǐng)單》《發(fā)票》等；檔案保存期限：常規(guī)采購(gòu)≥3年，重大項(xiàng)目≥10年，到期需經(jīng)檔案管理員*管理員批準(zhǔn)后方可銷毀。流程復(fù)盤與優(yōu)化每季度末，采購(gòu)部組織召開(kāi)“采購(gòu)合規(guī)復(fù)盤會(huì)”，分析本季度采購(gòu)流程中的問(wèn)題（如超預(yù)算、供應(yīng)商履約延遲等），提出改進(jìn)措施；對(duì)重復(fù)出現(xiàn)的問(wèn)題，需制定《采購(gòu)流程優(yōu)化方案》，經(jīng)分管副總*副總審批后執(zhí)行，并更新本清單內(nèi)容。三、采購(gòu)合規(guī)性風(fēng)險(xiǎn)控制清單模板采購(gòu)環(huán)節(jié)合規(guī)控制點(diǎn)風(fēng)險(xiǎn)描述控制措施責(zé)任崗位檢查方式記錄文檔需求提出需求合理性虛假需求、過(guò)度采購(gòu)導(dǎo)致資源浪費(fèi)需求部門附《必要性說(shuō)明》，采購(gòu)部核對(duì)生產(chǎn)/項(xiàng)目計(jì)劃需求部門、采購(gòu)專員抽查需求申請(qǐng)表及附件《采購(gòu)需求申請(qǐng)表》《必要性說(shuō)明》預(yù)算審批預(yù)算匹配性超預(yù)算采購(gòu)、預(yù)算科目錯(cuò)誤財(cái)務(wù)部核對(duì)年度預(yù)算，超預(yù)算需提交《預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)表》財(cái)務(wù)專員、采購(gòu)專員復(fù)核預(yù)算審批記錄《預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)表》、OA審批記錄供應(yīng)商選擇采購(gòu)方式合規(guī)性應(yīng)招標(biāo)未招標(biāo)、化整為零規(guī)避招標(biāo)按金額與類型選擇采購(gòu)方式，公開(kāi)/邀請(qǐng)招標(biāo)需留存公告、邀請(qǐng)函采購(gòu)專員、評(píng)審小組檢查采購(gòu)方式審批文件《招標(biāo)公告》《詢比價(jià)記錄表》合同簽訂合同條款合法性條款模糊、違約責(zé)任缺失導(dǎo)致糾紛法務(wù)部審核合同核心條款，重點(diǎn)約定質(zhì)量、付款、違約責(zé)任采購(gòu)專員、法務(wù)部復(fù)核法務(wù)審核意見(jiàn)《合同審核表》、合同文本驗(yàn)收驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行驗(yàn)收不嚴(yán)導(dǎo)致不合格產(chǎn)品入庫(kù)需求、采購(gòu)、質(zhì)量三方聯(lián)合驗(yàn)收，留存檢測(cè)報(bào)告（如需）需求部門、質(zhì)量部抽查驗(yàn)收?qǐng)?bào)告及檢測(cè)記錄《驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》《第三方檢測(cè)報(bào)告》付款三單一致性發(fā)票與合同/驗(yàn)收不符導(dǎo)致稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)財(cái)務(wù)部核對(duì)“合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、發(fā)票”信息，不一致需退回供應(yīng)商重開(kāi)財(cái)務(wù)專員復(fù)核付款申請(qǐng)單附件《付款申請(qǐng)單》、發(fā)票核對(duì)記錄檔案管理檔案完整性資料丟失影響審計(jì)追溯按項(xiàng)目歸檔，建立檔案臺(tái)賬，定期檢查采購(gòu)專員、檔案管理員抽查檔案完整性檔案臺(tái)賬、檔案目錄四、使用過(guò)程中的關(guān)鍵注意事項(xiàng)動(dòng)態(tài)更新清單內(nèi)容當(dāng)國(guó)家法規(guī)（如《采購(gòu)法實(shí)施條例》）、企業(yè)內(nèi)部制度或業(yè)務(wù)流程發(fā)生變化時(shí)，需及時(shí)修訂本清單，保證控制點(diǎn)與最新要求一致，更新后需組織采購(gòu)全員培訓(xùn)。強(qiáng)化跨部門協(xié)作采購(gòu)合規(guī)需采購(gòu)、財(cái)務(wù)、法務(wù)、需求部門聯(lián)動(dòng)，避免“單部門操作”：例如需求部門需對(duì)需求真實(shí)性負(fù)責(zé)，財(cái)務(wù)部需對(duì)預(yù)算與付款合規(guī)性把關(guān)，法務(wù)部需對(duì)合同合法性審核，各部門需在相關(guān)文檔中簽字確認(rèn)，明確責(zé)任邊界。重視培訓(xùn)與宣貫每年度至少組織2次采購(gòu)合規(guī)培訓(xùn)，重點(diǎn)講解清單內(nèi)容、最新法規(guī)及典型案例（如“某企業(yè)因未公開(kāi)招標(biāo)被處罰案例”），提升采購(gòu)人員的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)與操作技能。特殊情況處理規(guī)范對(duì)于緊急采購(gòu)（如生產(chǎn)突發(fā)故障需立即采購(gòu)備件），需履行“緊急采購(gòu)審批流程”（由總經(jīng)理*總特批），事后3個(gè)工作日內(nèi)補(bǔ)辦手續(xù)，并在《采購(gòu)合規(guī)性風(fēng)險(xiǎn)控制清單》中備注“緊急采購(gòu)”及原因，避免流程漏洞。定