采購合同審批標(biāo)準(zhǔn)化流程模板一、適用范圍與使用場景本模板適用于各類企業(yè)內(nèi)部采購合同的審批管理，涵蓋原材料采購、設(shè)備采購、服務(wù)采購等場景。無論是新簽合同、續(xù)簽合同還是合同變更，均需通過標(biāo)準(zhǔn)化流程完成審批，保證合同條款合規(guī)、權(quán)責(zé)清晰、流程可追溯。特別適用于需要多部門協(xié)同（如采購部、法務(wù)部、財務(wù)部、業(yè)務(wù)部門）的中大型企業(yè)，也可根據(jù)企業(yè)規(guī)模調(diào)整審批節(jié)點與權(quán)限。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程詳解（一）需求發(fā)起與合同草擬責(zé)任部門：業(yè)務(wù)需求部門、采購部操作內(nèi)容：業(yè)務(wù)需求部門根據(jù)采購需求（如生產(chǎn)計劃、項目需求），填寫《采購申請單》，明確采購物品/服務(wù)名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)算金額、交付時間等關(guān)鍵信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人*簽字確認(rèn)后提交至采購部。采購部根據(jù)《采購申請單》，通過詢價、比價或招標(biāo)方式確定供應(yīng)商，與供應(yīng)商初步溝通合同條款（如價格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交付方式、違約責(zé)任等）。采購部結(jié)合供應(yīng)商報價與談判結(jié)果，起草采購合同文本，合同內(nèi)容需包含但不限于：合同雙方信息、采購標(biāo)的、數(shù)量與質(zhì)量要求、價款及支付方式、交付時間與地點、驗收標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任、爭議解決方式等條款。輸出成果：《采購申請單》（原件）、采購合同草稿（電子版+紙質(zhì)版）。（二）部門內(nèi)部審核責(zé)任部門：采購部負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)需求部門負(fù)責(zé)人操作內(nèi)容：采購部負(fù)責(zé)人審核合同草稿的完整性：核對采購需求與合同條款是否一致（如數(shù)量、規(guī)格、金額是否匹配），供應(yīng)商信息是否準(zhǔn)確（營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書等），付款方式是否符合公司財務(wù)制度。業(yè)務(wù)需求部門負(fù)責(zé)人審核合同內(nèi)容是否符合實際需求：重點關(guān)注交付時間是否滿足項目進(jìn)度、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)是否滿足技術(shù)要求、售后服務(wù)條款是否明確。審核通過后，雙方負(fù)責(zé)人在《采購合同審批表》中“部門審核意見”欄簽字確認(rèn)；若存在異議，需標(biāo)注具體修改意見并退回采購部重新調(diào)整。輸出成果：《采購合同審批表》（部門審核簽字版）、修改后的合同草稿（如有）。（三）法務(wù)合規(guī)審核責(zé)任部門：法務(wù)部（或外部法律顧問）操作內(nèi)容：采購部將《采購合同審批表》及合同草稿提交至法務(wù)部，法務(wù)部重點審核以下內(nèi)容：合同主體是否合法（供應(yīng)商是否具備相應(yīng)資質(zhì)、簽約人是否有權(quán)代表）；合同條款是否合規(guī)（是否符合《民法典》《招標(biāo)投標(biāo)法》等法律法規(guī)，是否存在法律風(fēng)險）；權(quán)責(zé)條款是否明確（如違約責(zé)任、知識產(chǎn)權(quán)歸屬、保密條款等）；爭議解決方式是否約定清晰（如仲裁機構(gòu)、管轄法院）。法務(wù)部在2個工作日內(nèi)完成審核，在《采購合同審批表》“法務(wù)審核意見”欄填寫審核結(jié)果（“同意”“修改后同意”或“不同意”）。若需修改，需注明具體法律風(fēng)險點及修改建議，采購部據(jù)此調(diào)整合同文本后重新提交審核。輸出成果：《采購合同審批表》（法務(wù)審核意見版）、合規(guī)的合同終稿（法務(wù)確認(rèn)版）。（四）財務(wù)資金審核責(zé)任部門：財務(wù)部操作內(nèi)容：財務(wù)部審核合同中的資金相關(guān)條款，重點關(guān)注：合同總價是否與采購預(yù)算一致，超預(yù)算部分是否已履行預(yù)算調(diào)整流程；付款方式與進(jìn)度是否符合公司資金管理制度（如預(yù)付款比例、到貨付款節(jié)點、質(zhì)保金約定等）；發(fā)票類型（如增值稅專用發(fā)票）、開票信息、付款賬戶是否準(zhǔn)確無誤；是否存在潛在的財務(wù)風(fēng)險（如付款條件不明確、資金占用風(fēng)險等）。財務(wù)部在1個工作日內(nèi)完成審核，在《采購合同審批表》“財務(wù)審核意見”欄簽字確認(rèn)。若存在資金風(fēng)險，需提出修改意見（如降低預(yù)付款比例、增加發(fā)票要求等），采購部與供應(yīng)商協(xié)商調(diào)整后重新報審。輸出成果：《采購合同審批表》（財務(wù)審核意見版）、資金條款合規(guī)的合同文本。（五）分管領(lǐng)導(dǎo)審批責(zé)任部門：公司分管采購/業(yè)務(wù)的副總經(jīng)理（或總監(jiān)）操作內(nèi)容：采購部將完成法務(wù)、財務(wù)審核的《采購合同審批表》及合同終稿提交至分管領(lǐng)導(dǎo)，分管領(lǐng)導(dǎo)從公司整體戰(zhàn)略與業(yè)務(wù)協(xié)同角度進(jìn)行審批，重點關(guān)注：采購項目是否符合公司年度經(jīng)營計劃；合同條款是否兼顧成本控制與業(yè)務(wù)需求（如價格是否合理、供應(yīng)商合作穩(wěn)定性等）；跨部門協(xié)作是否順暢（如業(yè)務(wù)、采購、法務(wù)、財務(wù)意見是否達(dá)成一致）。分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)合同金額與重要性，在《采購合同審批表》“分管領(lǐng)導(dǎo)審批意見”欄簽署審批意見（“同意簽署”“暫緩簽署”或“否決”）。對于重大合同（如金額超過萬元或戰(zhàn)略采購項目），需提交總經(jīng)理辦公會集體審議。輸出成果：《采購合同審批表》（分管領(lǐng)導(dǎo)審批意見版）、最終審批通過的合同文本。（六）總經(jīng)理審批（重大合同必備）責(zé)任部門：總經(jīng)理操作內(nèi)容：對于達(dá)到公司重大合同標(biāo)準(zhǔn)的采購項目（如金額超過萬元、涉及核心業(yè)務(wù)或長期合作），分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，需提交至總經(jīng)理進(jìn)行最終審批。總經(jīng)理重點審核：合同是否符合公司整體利益與長期發(fā)展戰(zhàn)略；重大風(fēng)險是否已充分評估并制定應(yīng)對措施；審批流程是否完整合規(guī)（各部門審核意見是否齊全）?？偨?jīng)理在《采購合同審批表》“總經(jīng)理審批意見”欄簽署最終審批意見，審批通過后合同進(jìn)入用印與簽署環(huán)節(jié)；若未通過，需注明原因并退回采購部重新啟動流程。輸出成果：《采購合同審批表》（總經(jīng)理審批簽字版）、具備簽署條件的合同文本。（七）用印與合同簽署責(zé)任部門：采購部、行政部（或印章管理部門）操作內(nèi)容：采購部持最終審批通過的《采購合同審批表》及合同文本，至行政部申請用印。行政部核對審批表與合同文本的一致性（如份數(shù)、條款是否與審批版本一致），確認(rèn)無誤后加蓋公司合同專用章或公章（嚴(yán)禁蓋空白章或未審批合同）。用印完成后，采購部將合同文本送交對方（供應(yīng)商）簽署，雙方需同時簽字蓋章（若為法人授權(quán)代表，需提供授權(quán)委托書）。合同簽署后，采購部收回供應(yīng)商簽字蓋章的合同原件，核對無誤后進(jìn)行掃描存檔，原件交至檔案管理部門保管。輸出成果：雙方簽署生效的采購合同（原件+掃描件）、《采購合同簽署登記表》。（八）合同分發(fā)與歸檔責(zé)任部門：采購部、檔案管理部門、各相關(guān)部門操作內(nèi)容：采購部在合同簽署后2個工作日內(nèi)，將合同掃描件分發(fā)至以下部門：財務(wù)部（用于付款審核與賬務(wù)處理）；業(yè)務(wù)需求部門（用于跟進(jìn)交付與驗收）；法務(wù)部（用于合規(guī)備案與爭議處理支持）。檔案管理部門收到合同原件后，進(jìn)行分類編號（如“采購-年份-合同編號”），錄入合同管理系統(tǒng)，建立合同臺賬（包含合同名稱、編號、供應(yīng)商、金額、簽署日期、履行期限等信息），保證檔案可查詢、可追溯。合同履行過程中，若發(fā)生變更（如金額、交付時間調(diào)整），需重新履行“變更審批流程”（參照原流程），變更協(xié)議作為原合同附件一并歸檔。輸出成果：合同臺賬、合同檔案（原件+電子檔）、合同分發(fā)記錄。三、配套模板工具清單（一）采購合同審批表序號審核節(jié)點審核人審核意見簽字日期1業(yè)務(wù)需求部門*2采購部*3法務(wù)部*4財務(wù)部*5分管領(lǐng)導(dǎo)*6總經(jīng)理（如有）*7合同編號8合同名稱9供應(yīng)商信息名稱、地址、聯(lián)系人、電話10采購標(biāo)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價、總價11履行期限交付時間、驗收時間12付款方式預(yù)付款、到貨款、質(zhì)保金比例及支付節(jié)點（二）采購合同變更審批表變更內(nèi)容原條款變更后條款變更原因（如：交付時間）X年X月X日X年X月X日供應(yīng)商生產(chǎn)延期（如：合同金額）萬元萬元材料價格上漲審核節(jié)點審核人意見簽字業(yè)務(wù)部門*采購部*法務(wù)部*財務(wù)部*分管領(lǐng)導(dǎo)*（三）合同履行跟蹤表合同編號合同名稱供應(yīng)商履行節(jié)點計劃完成時間實際完成時間責(zé)任人備注（如延期原因）交付X年X月X日X年X月X日*驗收X年X月X日X年X月X日*驗收合格付款（到貨款）X年X月X日X年X月X日*已支付四、關(guān)鍵風(fēng)險控制點（一）審批時效管理各部門需在規(guī)定時限內(nèi)完成審核（法務(wù)2個工作日、財務(wù)1個工作日、分管領(lǐng)導(dǎo)/總經(jīng)理3個工作日），若因特殊情況需延期，需提前告知采購部并說明原因，避免影響合同簽署進(jìn)度。（二）合同條款風(fēng)險防控主體審核：供應(yīng)商需提供最新營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)證書（如特種設(shè)備生產(chǎn)許可證、ISO認(rèn)證等），保證其具備履約能力；金額與預(yù)算：合同金額不得超預(yù)算，超預(yù)算部分需按公司“預(yù)算調(diào)整流程”審批通過后方可簽署；違約責(zé)任：需明確雙方違約情形及對應(yīng)的違約金計算方式，避免“違約責(zé)任不對等”條款（如僅約束供應(yīng)商違約，未約定公司違約責(zé)任）。（三）用印與檔案管理嚴(yán)禁在未完成審批流程的合同文本上加蓋公章，嚴(yán)禁將合同專用章用于非合同類文件；合同原件需由檔案管理部門統(tǒng)一保管，電子檔與紙質(zhì)檔需同步更新，保證“賬實一致”；合同檔案保存期限：一般合同保存10年，重大戰(zhàn)略合同保存20年以上，到期需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷毀。（四）電子流程注意事項若企業(yè)使用OA系統(tǒng)進(jìn)行電子審批，需保證：系統(tǒng)權(quán)限設(shè)置合理（如采購部可發(fā)起流程、法務(wù)