技術(shù)文檔編寫與保存規(guī)范手冊一、規(guī)范適用的業(yè)務(wù)場景與核心價(jià)值（一）典型應(yīng)用場景本規(guī)范適用于以下需要標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)文檔輸出的業(yè)務(wù)場景，保證文檔質(zhì)量與協(xié)作效率：產(chǎn)品研發(fā)全流程：從需求分析、系統(tǒng)設(shè)計(jì)到測試交付，各階段文檔需統(tǒng)一規(guī)范，支撐研發(fā)過程可追溯、可復(fù)用。系統(tǒng)迭代與升級：當(dāng)功能模塊更新或架構(gòu)調(diào)整時(shí)，需同步修訂相關(guān)文檔（如設(shè)計(jì)文檔、用戶手冊），避免文檔與實(shí)際系統(tǒng)脫節(jié)。跨團(tuán)隊(duì)協(xié)作：研發(fā)、測試、運(yùn)維、產(chǎn)品等團(tuán)隊(duì)通過標(biāo)準(zhǔn)化文檔減少溝通成本，保證信息傳遞準(zhǔn)確（如接口文檔、部署手冊）。知識沉淀與交接：項(xiàng)目成員變動(dòng)或長期維護(hù)場景下，完整規(guī)范的文檔可快速幫助新人理解系統(tǒng)，降低知識斷層風(fēng)險(xiǎn)。合規(guī)與審計(jì)：金融、醫(yī)療等對規(guī)范性要求較高的行業(yè)，技術(shù)文檔需滿足內(nèi)部審計(jì)或外部監(jiān)管要求（如安全文檔、操作日志）。（二）規(guī)范的核心價(jià)值提升效率：統(tǒng)一模板與流程減少重復(fù)溝通，文檔編寫與查閱時(shí)間縮短30%以上。保障質(zhì)量：標(biāo)準(zhǔn)化結(jié)構(gòu)降低內(nèi)容遺漏風(fēng)險(xiǎn)，關(guān)鍵信息（如參數(shù)、步驟）完整率達(dá)95%以上。便于維護(hù)：清晰的版本控制與歸檔機(jī)制，保證文檔始終與系統(tǒng)狀態(tài)同步，減少“過時(shí)文檔”誤導(dǎo)。降低風(fēng)險(xiǎn)：完善的審核與備份流程，避免因文檔錯(cuò)誤導(dǎo)致操作失誤或數(shù)據(jù)丟失。二、技術(shù)文檔編寫標(biāo)準(zhǔn)化操作流程（一）前期準(zhǔn)備：明確文檔定位與范圍確定文檔類型：根據(jù)業(yè)務(wù)需求選擇文檔類型（如需求規(guī)格說明書、系統(tǒng)設(shè)計(jì)文檔、測試報(bào)告、用戶手冊等），不同類型文檔結(jié)構(gòu)差異較大，需對應(yīng)模板框架。定義目標(biāo)受眾：明確文檔使用者（研發(fā)人員、測試人員、終端用戶、運(yùn)維人員等），調(diào)整內(nèi)容深度與表述方式（如給用戶的文檔需避免技術(shù)術(shù)語堆砌，給研發(fā)的文檔需包含接口細(xì)節(jié)）。梳理核心內(nèi)容：通過需求評審、設(shè)計(jì)會議等，梳理文檔需覆蓋的核心模塊、關(guān)鍵流程及數(shù)據(jù)指標(biāo)，形成內(nèi)容大綱。（二）內(nèi)容撰寫：遵循“結(jié)構(gòu)化+準(zhǔn)確性”原則文檔結(jié)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)化：通用章節(jié)框架：所有技術(shù)文檔需包含“引言（目的、范圍、術(shù)語定義）-（核心內(nèi)容）-附錄（補(bǔ)充說明）”三大部分，章節(jié)根據(jù)文檔類型細(xì)化（如需求文檔需包含“功能需求”“非功能需求”，設(shè)計(jì)文檔需包含“架構(gòu)設(shè)計(jì)”“模塊設(shè)計(jì)”）。層級邏輯清晰：采用“章-節(jié)-條-款”四級編號（如“1引言→1.1目的→1.1.1背景”），同一層級標(biāo)題格式統(tǒng)一（如字體、字號、對齊方式）。內(nèi)容規(guī)范性要求：術(shù)語統(tǒng)一：建立項(xiàng)目術(shù)語表（如“用戶ID”統(tǒng)一為“user_id”，避免混用“用戶編號”“UserID”），關(guān)鍵術(shù)語首次出現(xiàn)時(shí)標(biāo)注英文全稱（如“API（ApplicationProgrammingInterface，應(yīng)用程序接口）”）。數(shù)據(jù)準(zhǔn)確：涉及參數(shù)、指標(biāo)、時(shí)間等信息時(shí)，需經(jīng)交叉驗(yàn)證（如接口響應(yīng)時(shí)間需經(jīng)測試環(huán)境實(shí)測，配置項(xiàng)需與開發(fā)環(huán)境核對）。圖文結(jié)合：復(fù)雜流程（如業(yè)務(wù)流程、系統(tǒng)交互）需繪制流程圖（使用Visio、Draw.io等工具），架構(gòu)圖需分層展示（如應(yīng)用層、服務(wù)層、數(shù)據(jù)層），圖表需包含編號（如圖1-1、表2-1）及標(biāo)題（“圖1-1用戶登錄流程圖”）。示例充分：關(guān)鍵操作（如API調(diào)用、配置步驟）需提供完整示例，包含請求參數(shù)、返回結(jié)果及錯(cuò)誤碼說明（如“POST/api/user/login請求示例：{“username”:“test”,“password”:“”}”）。（三）審核修訂：三級審核機(jī)制保證質(zhì)量自審（編寫人完成）：檢查文檔結(jié)構(gòu)是否符合模板要求，章節(jié)編號是否連續(xù)；核對術(shù)語、數(shù)據(jù)、圖表是否準(zhǔn)確一致，是否存在錯(cuò)別字；確認(rèn)內(nèi)容是否覆蓋目標(biāo)受眾需求，是否存在歧義表述。互審（團(tuán)隊(duì)成員交叉審核）：邀請相關(guān)角色參與（如需求文檔需產(chǎn)品、研發(fā)共同審核，設(shè)計(jì)文檔需架構(gòu)師、開發(fā)審核）；重點(diǎn)審核內(nèi)容邏輯是否合理，技術(shù)方案是否可行，與上下游文檔是否沖突（如接口文檔與后端實(shí)現(xiàn)是否一致）；在文檔修訂批注中明確標(biāo)注修改意見（如“3.2.1接口參數(shù)補(bǔ)充‘token’字段，用于身份校驗(yàn)”）。終審（項(xiàng)目負(fù)責(zé)人/文檔負(fù)責(zé)人審批）：審核文檔是否滿足項(xiàng)目整體要求，是否通過所有關(guān)鍵修改意見；確認(rèn)文檔版本號、發(fā)布日期、審批人信息完整；審批通過后，文檔方可進(jìn)入歸檔流程。（四）格式排版：統(tǒng)一視覺呈現(xiàn)規(guī)范基礎(chǔ)格式：字體：用宋體五號（英文用TimesNewRoman），標(biāo)題用黑體（章標(biāo)題三號、節(jié)標(biāo)題四號、條標(biāo)題小四）；行距：固定值22磅，段前段后間距0.5行；頁邊距：上2.54cm、下2.54cm、左3.17cm、右3.17cm，頁眉1.5cm、頁腳1.75cm。圖表與公式：圖表需按章節(jié)編號（如圖1-1表示第1章第1個(gè)圖，表2-3表示第2章第3個(gè)表），圖表標(biāo)題置于圖表上方（圖）或下方（表）；公式需用公式編輯器錄入，按章編號（如式(3-1)表示第3章第1個(gè)公式），公式右側(cè)需注明編號（如“F=ma(3-1)”）。目錄與頁眉頁腳：自動(dòng)目錄（包含標(biāo)題及頁碼），目錄層級不超過3級；頁眉左側(cè)標(biāo)注文檔名稱（如“系統(tǒng)需求規(guī)格說明書”），右側(cè)標(biāo)注章節(jié)標(biāo)題，頁腳居中標(biāo)注頁碼（如“-1-”）。（五）保存歸檔：全生命周期管理命名規(guī)則：文檔名稱需包含“項(xiàng)目名_文檔類型_版本號_日期”，格式為“系統(tǒng)_需求規(guī)格說明書_V1.0_20231001.docx”，版本號規(guī)則：主版本號（重大修改，如V1.0→V2.0）、次版本號（功能新增，如V1.0→V1.1）、修訂號（錯(cuò)誤修正，如V1.1→V1.1.1）。存儲路徑：本地存儲：按“項(xiàng)目組/文檔類型/版本”目錄結(jié)構(gòu)存放（如“項(xiàng)目組/需求文檔/V1.0/”），禁止直接保存在桌面或C盤；服務(wù)器存儲：至公司文檔管理系統(tǒng)（如Confluence、SharePoint），設(shè)置“只讀”權(quán)限（防止誤修改），保留歷史版本（至少保留最近3個(gè)大版本）。備份機(jī)制：每日增量備份：文檔管理系統(tǒng)自動(dòng)同步至備份服務(wù)器；每周全量備份：重要文檔需刻錄光盤或異地存儲，防止服務(wù)器故障導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失；版本回滾：若文檔誤修改，可通過系統(tǒng)歷史版本功能恢復(fù)（如恢復(fù)至“V1.0_20230930”版本）。三、常用技術(shù)框架（一）需求規(guī)格說明書模板（核心章節(jié)示例）章節(jié)編號章節(jié)名稱內(nèi)容要點(diǎn)示例說明1引言1.1目的（說明文檔編寫目標(biāo)）1.2范圍（說明適用系統(tǒng)/模塊）1.3術(shù)語定義（列出關(guān)鍵術(shù)語及解釋）1.2范圍：本文檔適用于系統(tǒng)V2.0版本的用戶管理模塊，包含注冊、登錄、信息修改功能。2總體描述2.1產(chǎn)品功能（列出核心功能模塊）2.2用戶特征（描述目標(biāo)用戶畫像）2.3約束條件（技術(shù)/業(yè)務(wù)限制）2.1產(chǎn)品功能：用戶注冊（手機(jī)號/郵箱驗(yàn)證）、用戶登錄（密碼/短信驗(yàn)證碼）、個(gè)人信息修改（頭像、昵稱）。3功能需求3.1功能列表（編號+功能名稱）3.2詳細(xì)描述（功能流程、輸入/輸出、業(yè)務(wù)規(guī)則）3.3非功能需求（功能、安全、兼容性）3.2.1用戶注冊流程：輸入手機(jī)號→獲取驗(yàn)證碼→提交密碼→校驗(yàn)手機(jī)號唯一性→注冊成功；輸入：手機(jī)號（11位）、密碼（8-16位，需包含字母+數(shù)字）。4接口需求4.1外部接口（與第三方系統(tǒng)交互接口）4.2內(nèi)部接口（系統(tǒng)模塊間調(diào)用接口）4.2.1用戶信息查詢接口：GET/api/user/info，參數(shù)：user_id（必填），返回：用戶昵稱、頭像、注冊時(shí)間。5附錄5.1數(shù)據(jù)字典（數(shù)據(jù)庫表結(jié)構(gòu)說明）5.2異常場景處理（錯(cuò)誤碼及說明）5.2異常場景：手機(jī)號已被注冊（錯(cuò)誤碼：1001，提示：“該手機(jī)號已注冊，請直接登錄”）。（二）系統(tǒng)設(shè)計(jì)（核心章節(jié)示例）章節(jié)編號章節(jié)名稱內(nèi)容要點(diǎn)示例說明1概述1.1設(shè)計(jì)目標(biāo)（系統(tǒng)功能、擴(kuò)展性等）1.2設(shè)計(jì)原則（高內(nèi)聚、低耦合等）1.3參考資料（需求文檔、接口文檔等）1.1設(shè)計(jì)目標(biāo)：系統(tǒng)支持并發(fā)用戶數(shù)≥1000，平均響應(yīng)時(shí)間≤500ms。2架構(gòu)設(shè)計(jì)2.1系統(tǒng)架構(gòu)圖（分層架構(gòu)/微服務(wù)架構(gòu)圖）2.2技術(shù)選型（框架、數(shù)據(jù)庫、中間件等）2.3部署架構(gòu)圖（服務(wù)器配置、網(wǎng)絡(luò)拓?fù)洌?.2技術(shù)選型：后端SpringBoot2.7、MySQL8.0、Redis6.2、Nginx1.20。3模塊設(shè)計(jì)3.1模塊劃分（按功能拆分模塊）3.2模塊交互圖（模塊間調(diào)用關(guān)系）3.3核心模塊詳細(xì)設(shè)計(jì)（類圖、時(shí)序圖）3.3.1用戶管理模塊類圖：User類（屬性：user_id,username,password；方法：login(),updateInfo()）。4數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)4.1ER圖（實(shí)體關(guān)系圖）4.2表結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)（表名、字段、類型、約束）4.3索引設(shè)計(jì)（索引字段、類型）4.2.1user表字段：user_id（bigint,主鍵）、username（varchar(50),唯一）、password（varchar(100),非空）。5安全設(shè)計(jì)5.1身份認(rèn)證（登錄校驗(yàn)方式）5.2權(quán)限控制（RBAC模型）5.3數(shù)據(jù)加密（密碼存儲、傳輸加密）5.3數(shù)據(jù)加密：用戶密碼采用BCrypt加密存儲，接口傳輸采用+TLS1.3加密。四、文檔編寫與保存的關(guān)鍵注意事項(xiàng)（一）內(nèi)容準(zhǔn)確性：避免“想當(dāng)然”描述技術(shù)參數(shù)（如接口響應(yīng)時(shí)間、數(shù)據(jù)庫字段長度）需經(jīng)開發(fā)/測試環(huán)境實(shí)測，嚴(yán)禁憑經(jīng)驗(yàn)估算；業(yè)務(wù)規(guī)則（如訂單取消條件、權(quán)限校驗(yàn)邏輯）需與產(chǎn)品經(jīng)理確認(rèn)，保證與實(shí)際需求一致；圖表需與實(shí)際架構(gòu)/流程匹配，避免“理想化”繪制（如架構(gòu)圖中缺失依賴模塊）。（二）版本管理：杜絕“一版到底”文檔修改后需及時(shí)更新版本號（如小版本修正后從V1.0→V1.0.1），并保留修改記錄（如“V1.1修訂說明：1.新增支付接口功能；2.修正用戶注冊流程錯(cuò)誤”）；重要文檔（如需求規(guī)格說明書、系統(tǒng)設(shè)計(jì)文檔）需通過文檔管理系統(tǒng)鎖定版本，僅允許指定人員修改，避免多人隨意編輯導(dǎo)致版本混亂。（三）權(quán)限控制：防止信息泄露或誤操作根據(jù)文檔敏感度設(shè)置訪問權(quán)限（如內(nèi)部設(shè)計(jì)文檔僅研發(fā)團(tuán)隊(duì)可讀，用戶手冊全公司可讀）；歸檔文檔禁止直接刪除，需通過“歸檔-注銷”流程處理，保證文檔可追溯；外部文檔（如給客戶的用戶手冊）需脫敏處理（隱藏內(nèi)部IP地址、數(shù)據(jù)庫表名等敏感信息）。（四）定期維護(hù)：保證文檔“與時(shí)俱進(jìn)”系統(tǒng)迭代后，需在3個(gè)工作日內(nèi)更新相關(guān)文檔（如新增功能后同步更新需求文檔和用戶手冊）；每季度組織文檔評審，檢查文檔與實(shí)際系統(tǒng)的一致