項(xiàng)目合同管理及審批流程模板一、適用范圍與應(yīng)用場景二、全流程操作步驟詳解步驟1：合同需求發(fā)起與立項(xiàng)責(zé)任主體：項(xiàng)目部負(fù)責(zé)人*操作內(nèi)容：項(xiàng)目部根據(jù)項(xiàng)目立項(xiàng)結(jié)果，明確合作方基本信息（名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、法定代表人等）、合作范圍、服務(wù)/交付標(biāo)準(zhǔn)、合同金額（含報(bào)價(jià)明細(xì)）、項(xiàng)目周期、付款方式、違約責(zé)任等核心要素；填寫《項(xiàng)目合同需求申請表》（見模板1），附項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、合作方資質(zhì)文件（如營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)證書）、報(bào)價(jià)單等支撐材料，提交至法務(wù)部預(yù)審。關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)：需求信息需完整、準(zhǔn)確，合作方資質(zhì)需符合企業(yè)準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)。步驟2：合同起草與初步審核責(zé)任主體：項(xiàng)目部經(jīng)辦人、法務(wù)部審核人操作內(nèi)容：項(xiàng)目部根據(jù)《項(xiàng)目合同需求申請表》，使用企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)合同模板起草合同文本，明確合同編號（規(guī)則：[年份]-[部門代碼]-[序號]，如2024-PM-001）、合同主體、標(biāo)的、權(quán)利義務(wù)、保密條款、爭議解決方式等條款；法務(wù)部對合同條款進(jìn)行合規(guī)性審核，重點(diǎn)檢查：主體資格是否合法（合作方是否具備履約能力）；權(quán)利義務(wù)是否對等，是否存在法律風(fēng)險(xiǎn)；違約責(zé)任、知識產(chǎn)權(quán)、爭議解決等核心條款是否明確；是否違反企業(yè)內(nèi)部管理制度及法律法規(guī)。法務(wù)部審核通過后，反饋項(xiàng)目部；若需修改，項(xiàng)目部應(yīng)在2個(gè)工作日內(nèi)完成調(diào)整并重新提交。步驟3：多部門協(xié)同審核責(zé)任主體：財(cái)務(wù)部、業(yè)務(wù)主管部門、風(fēng)控部（如涉及）操作內(nèi)容：財(cái)務(wù)部審核：重點(diǎn)審核合同金額的準(zhǔn)確性、付款條件與財(cái)務(wù)預(yù)算匹配度、稅費(fèi)承擔(dān)方式、發(fā)票類型（如增值稅專用發(fā)票）等，保證符合企業(yè)財(cái)務(wù)制度；業(yè)務(wù)主管部門審核：根據(jù)項(xiàng)目特性，審核技術(shù)參數(shù)、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、交付成果、驗(yàn)收流程等專業(yè)條款是否與項(xiàng)目需求一致；風(fēng)控部審核（如涉及重大項(xiàng)目或高風(fēng)險(xiǎn)合作）：評估合作方信用風(fēng)險(xiǎn)、項(xiàng)目履約風(fēng)險(xiǎn)、合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)等，提出風(fēng)險(xiǎn)防控建議。審核時(shí)限：各部門應(yīng)在收到合同文本后3個(gè)工作日內(nèi)完成審核，逾期未反饋視為默認(rèn)通過。步驟4：分級審批與決策責(zé)任主體：按合同金額及重要性劃分審批層級操作內(nèi)容：小額合同（如金額≤5萬元）：由項(xiàng)目部負(fù)責(zé)人、法務(wù)部負(fù)責(zé)人聯(lián)合審批即可；大額合同（如5萬元＜金額≤50萬元）：需增加財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人、分管副總審批；重大合同（如金額＞50萬元或涉及核心業(yè)務(wù)）：需提交總經(jīng)理辦公會或董事會集體審議，形成書面會議紀(jì)要。審批人在《合同審批表》（見模板2）中簽署意見，明確“同意”“修改后同意”或“不同意”，并注明理由。步驟5：合同簽署與用印責(zé)任主體：行政部、法定代表人或授權(quán)代表操作內(nèi)容：審批通過后，項(xiàng)目部將最終版合同文本提交至行政部，申請合同用?。恍姓亢藢贤瑢徟鞒掏暾?、用印申請表與合同文本一致性，確認(rèn)無誤后加蓋企業(yè)公章或合同專用章（嚴(yán)禁空白合同蓋章）；合同簽署原則上由法定代表人或其授權(quán)代表簽字，授權(quán)需附《授權(quán)委托書》（見模板3）；簽署完成后，項(xiàng)目部將合同正本至少2份（甲乙雙方各執(zhí)1份）提交行政部歸檔，同步掃描電子版存檔。步驟6：合同履行與跟蹤責(zé)任主體：項(xiàng)目部、財(cái)務(wù)部操作內(nèi)容：項(xiàng)目部按合同約定履行義務(wù)，跟蹤合作方履約情況，記錄項(xiàng)目進(jìn)度、交付成果、驗(yàn)收結(jié)果等，填寫《合同履行跟蹤表》（見模板4）；涉及付款的，項(xiàng)目部根據(jù)合同約定及履約證明（如驗(yàn)收報(bào)告、發(fā)票）提交付款申請，財(cái)務(wù)部審核無誤后安排支付；若出現(xiàn)合同變更、解除或爭議，項(xiàng)目部應(yīng)立即啟動變更流程（見步驟7）或爭議解決機(jī)制。步驟7：合同變更、解除與歸檔責(zé)任主體：項(xiàng)目部、法務(wù)部、財(cái)務(wù)部*操作內(nèi)容：合同變更：因項(xiàng)目需求變化需變更合同時(shí)由項(xiàng)目部提交《合同變更申請表》，附變更方案及雙方確認(rèn)的補(bǔ)充協(xié)議，按原審批流程重新審核審批；合同解除：符合法定或約定解除條件的，由項(xiàng)目部提出解除申請，法務(wù)部審核解除協(xié)議條款，明確雙方權(quán)利義務(wù)清算（如已付款項(xiàng)、違約賠償?shù)龋?，按審批?quán)限簽署后執(zhí)行；合同歸檔：行政部負(fù)責(zé)合同正本、審批表、變更協(xié)議、履行記錄等資料的分類歸檔，保存期限不少于合同終止后10年，電子檔案備份至企業(yè)檔案管理系統(tǒng)。三、核心模板表格設(shè)計(jì)模板1：項(xiàng)目合同需求申請表申請部門申請日期合同編號（預(yù)填）項(xiàng)目名稱合作方名稱項(xiàng)目負(fù)責(zé)人合作方基本信息名稱：統(tǒng)一社會信用代碼：法定代表人：地址：聯(lián)系人及電話：合同核心要素□服務(wù)類□采購類□技術(shù)開發(fā)類□工程類其他：標(biāo)的描述：合同總金額：大寫：小寫：付款方式：□一次性□分期□其他（說明：）項(xiàng)目周期：自年月日至年月日交付標(biāo)準(zhǔn)/驗(yàn)收要求：支撐材料清單□項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)□合作方資質(zhì)文件□報(bào)價(jià)單□技術(shù)方案□其他：部門意見項(xiàng)目部負(fù)責(zé)人簽字：日期：法務(wù)部預(yù)審意見：簽字：日期：模板2：合同審批表合同名稱合同編號提交部門合作方合同金額項(xiàng)目周期審核環(huán)節(jié)審核部門/人審核意見起草審核項(xiàng)目部法務(wù)審核法務(wù)部財(cái)務(wù)審核財(cái)務(wù)部業(yè)務(wù)審核業(yè)務(wù)主管部門風(fēng)控審核風(fēng)控部（如需）分級審批分管副總/總經(jīng)理/董事會最終審批意見□同意□修改后同意□不同意（理由：）用印登記行政部經(jīng)辦人：用印日期：模板3：授權(quán)委托書授權(quán)人（企業(yè)名稱）法定代表人：被授權(quán)人姓名：職務(wù)：證件號碼號：授權(quán)事項(xiàng)代表我方簽署《[合同名稱]》（合同編號：），處理與合同相關(guān)的洽談、履行、變更、爭議解決等事宜授權(quán)范圍□僅簽署合同□包括洽談、變更□包括爭議解決□其他：授權(quán)期限自年月日至年月日聲明被授權(quán)人在授權(quán)范圍內(nèi)簽署的文件，我方均予以認(rèn)可，由此產(chǎn)生的法律責(zé)任由我方承擔(dān)授權(quán)人（蓋章）：法定代表人（簽字）：日期：模板4：合同履行跟蹤表合同名稱合同編號履行階段□履行中□已完成□已終止項(xiàng)目名稱合作方負(fù)責(zé)人履行節(jié)點(diǎn)計(jì)劃完成時(shí)間實(shí)際完成時(shí)間履行情況說明（附交付物、驗(yàn)收記錄等）階段1階段2階段3付款記錄付款批次金額付款日期第一期第二期異常情況□無□延遲履約□質(zhì)量不符□爭議事件（描述：處理進(jìn)展：）跟蹤人簽字日期：項(xiàng)目經(jīng)理審核：日期：四、關(guān)鍵注意事項(xiàng)與風(fēng)險(xiǎn)提示合同條款嚴(yán)謹(jǐn)性：合同文本需使用企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)模板，核心條款（如金額、期限、違約責(zé)任）不得涂改，用語需準(zhǔn)確、無歧義；避免使用“盡可能”“大概”等模糊表述，技術(shù)參數(shù)需量化。審批時(shí)限管理：各部門需在規(guī)定時(shí)限內(nèi)完成審核，因特殊情況延誤的，需提前向流程發(fā)起部門說明并報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批，避免流程卡頓影響項(xiàng)目進(jìn)度。資質(zhì)與信用審查：合作方資質(zhì)文件需在合同簽訂前核實(shí)原件（營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)資質(zhì)等），必要時(shí)通過“信用中國”等官方渠道查詢信用記錄，防范“皮包公司”或失信主體風(fēng)險(xiǎn)。變更與爭議處理：合同變更需簽訂書面補(bǔ)充協(xié)議，嚴(yán)禁口頭約定；發(fā)生爭議時(shí)，優(yōu)先通過友好協(xié)商解決，協(xié)商不成的按合同約定的爭議解決方式（仲裁/訴訟）處理，并及時(shí)通知法務(wù)部介