通用型企業(yè)行政管理規(guī)章制度匯編一、總則適用范圍本制度適用于企業(yè)內(nèi)部各部門及全體員工的日常行政管理活動，涵蓋辦公環(huán)境、會議組織、檔案管理、資產(chǎn)使用、保密規(guī)范等核心環(huán)節(jié)，旨在通過標(biāo)準(zhǔn)化流程提升行政工作效率，保障企業(yè)運(yùn)營秩序?；驹瓌t規(guī)范統(tǒng)一：明確各項管理標(biāo)準(zhǔn)，保證行政工作有章可循、有據(jù)可依。責(zé)任到人：細(xì)化各部門及崗位職責(zé)，避免管理真空。高效協(xié)同：優(yōu)化流程設(shè)計，促進(jìn)跨部門協(xié)作，降低溝通成本。動態(tài)優(yōu)化：根據(jù)企業(yè)發(fā)展及實(shí)際需求，定期修訂完善制度內(nèi)容。職責(zé)分工行政部：負(fù)責(zé)制度的統(tǒng)籌制定、監(jiān)督執(zhí)行及解釋，牽頭組織行政檢查與流程優(yōu)化。各部門負(fù)責(zé)人：落實(shí)本部門行政管理職責(zé)，監(jiān)督員工遵守制度，配合行政部開展相關(guān)工作。全體員工：嚴(yán)格遵守本制度規(guī)定，規(guī)范自身行為，維護(hù)辦公環(huán)境與秩序。二、辦公環(huán)境與設(shè)備管理適用范圍適用于企業(yè)總部及各分支機(jī)構(gòu)的辦公區(qū)域環(huán)境維護(hù)、辦公設(shè)備（電腦、打印機(jī)、空調(diào)等）使用管理，旨在營造整潔、安全、高效的辦公環(huán)境。管理流程與職責(zé)（一）辦公環(huán)境維護(hù)區(qū)域劃分與責(zé)任行政部根據(jù)部門布局劃分辦公區(qū)域，明確各區(qū)域衛(wèi)生責(zé)任部門及責(zé)任人。各部門負(fù)責(zé)人需每日檢查本區(qū)域衛(wèi)生，保證桌面整潔、物品擺放有序、地面無雜物。日常清潔標(biāo)準(zhǔn)個人區(qū)域：下班前整理桌面文件，歸位個人物品，保持鍵盤、鼠標(biāo)等設(shè)備清潔。公共區(qū)域：行政部安排每日對走廊、會議室、茶水間等進(jìn)行兩次清潔（上午9:00前、下午17:00后），垃圾桶每日清空。環(huán)境檢查與整改行政部每周五下午組織衛(wèi)生檢查，填寫《辦公環(huán)境檢查評分表》，對不合格部門下達(dá)整改通知，限期24小時內(nèi)完成整改。（二）辦公設(shè)備使用管理設(shè)備申領(lǐng)與登記新員工入職或部門新增設(shè)備需求時，填寫《辦公設(shè)備申領(lǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后交行政部備案，由行政部統(tǒng)一采購或調(diào)配。設(shè)備到貨后，行政部編號登記，建立《辦公設(shè)備臺賬》，記錄設(shè)備名稱、型號、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用人、領(lǐng)用日期等信息。使用規(guī)范員工需規(guī)范操作設(shè)備，禁止私自拆卸、改裝硬件設(shè)備；下班前關(guān)閉設(shè)備電源（長期不使用時需切斷電源插座）。設(shè)備出現(xiàn)故障時，及時填寫《設(shè)備維修申請表》，報行政部聯(lián)系維修，禁止非專業(yè)人員擅自維修。設(shè)備歸還與報廢員工離職或部門調(diào)整設(shè)備時，需將設(shè)備完好歸還行政部，行政部核對臺賬無誤后辦理注銷手續(xù)。設(shè)備無法修復(fù)或使用年限超5年，由行政部評估后填寫《設(shè)備報廢申請表》，經(jīng)總經(jīng)理審批后統(tǒng)一處置。常用表單模板表1：辦公環(huán)境檢查評分表檢查區(qū)域檢查項目（滿分10分）得分存在問題整改要求整改結(jié)果辦公區(qū)桌面整潔、物品歸位公共區(qū)地面清潔、無雜物堆積設(shè)備區(qū)設(shè)備無積灰、電源關(guān)閉檢查人日期表2：辦公設(shè)備申領(lǐng)表申領(lǐng)部門申用人設(shè)備名稱規(guī)格型號申領(lǐng)數(shù)量用途說明部門負(fù)責(zé)人審批行政部意見采購/調(diào)配方式領(lǐng)用日期三、會議組織與規(guī)范管理適用范圍適用于企業(yè)各類會議（包括部門例會、專題研討會、管理層會議、外部會議等）的申請、組織、召開及紀(jì)要管理，旨在提高會議效率，保證會議決議有效落實(shí)。管理流程與職責(zé)（一）會議申請與審批會議發(fā)起需召開會議的部門/人員，提前2個工作日填寫《會議申請審批表》，注明會議主題、時間、地點(diǎn)、參會人員、議程及所需物料（投影儀、白板筆等）。審批流程部門內(nèi)部會議：部門負(fù)責(zé)人審批后，報行政部備案?？绮块T會議：部門負(fù)責(zé)人審核后，提交行政部統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，再報分管副總審批。全體員工會議：由總經(jīng)理辦公室發(fā)起，總經(jīng)理審批。（二）會議組織與召開會前準(zhǔn)備行政部根據(jù)審批結(jié)果，提前1天預(yù)訂會議室、準(zhǔn)備會議物料，并通過郵件/企業(yè)通知參會人員。會議發(fā)起人需提前將會議議程及相關(guān)材料發(fā)送至參會人員。會中管理參會人員需提前5分鐘到場，關(guān)閉手機(jī)或調(diào)至靜音；會議期間禁止隨意走動、交頭接耳。會議主持人需嚴(yán)格按照議程控制時間，保證會議高效有序；指定專人記錄會議要點(diǎn)（形成會議紀(jì)要初稿）。會后跟進(jìn)會議結(jié)束后2個工作日內(nèi)，會議發(fā)起人完成《會議紀(jì)要》整理，明確決議事項、責(zé)任部門/人及完成時限，經(jīng)主持人審核后分發(fā)給參會人員及相關(guān)部門。行政部對決議事項進(jìn)行跟蹤，每周匯總進(jìn)度，形成《會議決議跟蹤表》，提交總經(jīng)理審閱。常用表單模板表3：會議申請審批表會議主題會議時間會議地點(diǎn)參會人員會議議程1.2.3.所需物料投影儀、白板、簽到表等部門負(fù)責(zé)人審批行政部意見分管副總審批總經(jīng)理審批表4：會議紀(jì)要模板會議名稱會議時間地點(diǎn)主持人記錄人參會人員會議議題決議事項序號內(nèi)容責(zé)任部門/人完成時限狀態(tài)（進(jìn)行中/已完成）12附件四、企業(yè)檔案管理規(guī)范適用范圍適用于企業(yè)在運(yùn)營過程中形成的各類檔案（包括文書檔案、合同檔案、人事檔案、財務(wù)檔案、項目檔案等）的收集、整理、歸檔、保管及借閱管理，保證檔案的完整性與安全性。管理流程與職責(zé)（一）檔案分類與編號分類標(biāo)準(zhǔn)文書檔案：企業(yè)發(fā)文、收文、內(nèi)部通知、會議紀(jì)要等。合同檔案：業(yè)務(wù)合同、合作協(xié)議、采購合同等。人事檔案：員工入職資料、勞動合同、考核記錄、培訓(xùn)記錄等。項目檔案：項目立項文件、實(shí)施方案、驗收報告等。編號規(guī)則檔案編號由“部門代碼-檔案類別代碼-年份-流水號”組成，例如：“XZ-WS-2024-001”（行政部-文書檔案-2024年-第1號）。行政部負(fù)責(zé)編制《檔案分類編號表》，明確各類代碼規(guī)則。（二）檔案歸檔與保管歸檔時間文書檔案：每月最后一個工作日匯總歸檔。合同檔案：合同簽訂后3個工作日內(nèi)歸檔。項目檔案：項目結(jié)束后10個工作日內(nèi)歸檔。歸檔要求歸檔材料需為原件（如無原件，需注明“復(fù)印件”并加蓋公章），字跡清晰、內(nèi)容完整。各部門指定檔案管理員（兼職），負(fù)責(zé)本部門檔案的初步整理，填寫《檔案歸檔清單》，連同檔案一并移交行政部。保管措施檔案室需配備防火、防潮、防蟲、防盜設(shè)備，保持溫度18-22℃、濕度45-60%。檔案保管期限分為永久、長期（10年以上）、短期（3-10年），具體參照《檔案保管期限表》。（三）檔案借閱與利用借閱申請員工因工作需要借閱檔案，需填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，報行政部備案。涉密檔案（如未公開合同、財務(wù)數(shù)據(jù)）需經(jīng)分管副總審批。借閱規(guī)范借閱期限一般不超過5個工作日，到期需歸還；如需續(xù)借，需提前1天申請。借閱人員不得涂改、勾畫、抽取、撤換檔案，不得擅自復(fù)制或帶出檔案室。檔案歸還時，行政部需檢查檔案完整性，確認(rèn)無誤后注銷借閱記錄。常用表單模板表5：檔案歸檔清單部門歸檔人歸檔日期檔案編號檔案名稱歸檔份數(shù)備注審核人表6：檔案借閱申請表借閱人部門借閱日期歸還日期檔案編號檔案名稱借閱用途部門負(fù)責(zé)人審批行政部意見五、資產(chǎn)全流程管理適用范圍適用于企業(yè)固定資產(chǎn)（辦公家具、電腦設(shè)備、車輛等）和低值易耗品（文具、耗材等）的采購、入庫、領(lǐng)用、盤點(diǎn)、報廢等全生命周期管理，保障資產(chǎn)安全與高效利用。管理流程與職責(zé)（一）資產(chǎn)采購與入庫需求申請各部門根據(jù)實(shí)際需求，填寫《資產(chǎn)采購申請表》，注明資產(chǎn)名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)估金額及用途，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后提交行政部。采購執(zhí)行行政部匯總需求，對比預(yù)算（單次采購金額超5000元需進(jìn)行詢價），報分管副總審批后，由采購部門實(shí)施采購。入庫登記資產(chǎn)到貨后，行政部、采購部門、使用部門共同驗收，核對資產(chǎn)型號、數(shù)量、質(zhì)量無誤后，填寫《資產(chǎn)入庫單》，更新《固定資產(chǎn)臺賬》或《低值易耗品臺賬》。（二）資產(chǎn)領(lǐng)用與調(diào)撥領(lǐng)用流程員工領(lǐng)用資產(chǎn)時，填寫《資產(chǎn)領(lǐng)用表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，至行政部辦理領(lǐng)用手續(xù)，簽字確認(rèn)臺賬信息。低值易耗品實(shí)行“按需領(lǐng)用、以舊換新”（如筆、本等），領(lǐng)用需在《低值易耗品領(lǐng)用登記表》中記錄。調(diào)撥管理部門間資產(chǎn)調(diào)撥，需填寫《資產(chǎn)調(diào)撥單》，經(jīng)調(diào)出/調(diào)入部門負(fù)責(zé)人審批后，報行政部更新臺賬，保證賬實(shí)一致。（三）資產(chǎn)盤點(diǎn)與報廢定期盤點(diǎn)行政部每季度組織一次資產(chǎn)全面盤點(diǎn)，填寫《資產(chǎn)盤點(diǎn)表》，對盤盈、盤虧、毀損資產(chǎn)查明原因，形成盤點(diǎn)報告報總經(jīng)理審批。報廢處置資產(chǎn)達(dá)到報廢年限（如電腦5年、辦公家具8年）或無法修復(fù)時，由使用部門填寫《資產(chǎn)報廢申請表》，經(jīng)行政部鑒定、總經(jīng)理審批后，統(tǒng)一交由專業(yè)機(jī)構(gòu)回收處置，臺賬同步注銷。常用表單模板表7：固定資產(chǎn)臺賬資產(chǎn)編號資產(chǎn)名稱規(guī)格型號購買日期使用部門使用人賬面價值狀態(tài)（在用/閑置/報廢）表8：資產(chǎn)報廢申請表資產(chǎn)編號資產(chǎn)名稱報廢原因使用年限賬面殘值鑒定人部門負(fù)責(zé)人審批行政部意見總經(jīng)理審批六、保密信息安全管理適用范圍適用于企業(yè)商業(yè)秘密、未公開信息（如財務(wù)數(shù)據(jù)、客戶資料、技術(shù)方案、會議決議等）的界定、標(biāo)記、傳遞、使用及銷毀管理，防止信息泄露，保障企業(yè)合法權(quán)益。管理流程與職責(zé)（一）保密信息界定與標(biāo)記保密范圍商業(yè)信息：經(jīng)營策略、招投標(biāo)文件、采購價格、銷售數(shù)據(jù)等。技術(shù)信息：研發(fā)方案、技術(shù)圖紙、專利申請資料等。管理信息：未發(fā)布的制度文件、人事調(diào)整方案、薪酬體系等。密級標(biāo)記保密信息分為“絕密”“機(jī)密”“秘密”三級，分別用紅色、藍(lán)色、黑色標(biāo)簽標(biāo)記，并在文件首頁注明密級及保密期限。（二）保密信息管理涉密文件管理涉密文件需由行政部統(tǒng)一編號、印制，發(fā)放時填寫《涉密文件發(fā)放登記表》，領(lǐng)用人簽字確認(rèn)。涉密文件禁止通過私人郵箱、等非加密渠道傳遞，內(nèi)部傳遞需通過企業(yè)加密系統(tǒng)或密封文件袋。涉密載體管理涉密U盤、硬盤等存儲設(shè)備需由行政部備案，專人專用，禁止接入非企業(yè)設(shè)備；不再使用時，需由行政部進(jìn)行數(shù)據(jù)銷毀。保密協(xié)議簽訂員工入職時需簽訂《保密承諾書》，明保證密義務(wù)及違約責(zé)任；核心崗位員工需額外簽訂《競業(yè)限制協(xié)議》。（三）保密檢查與違規(guī)處理定期檢查行政部每半年組織一次保密工作檢查，重點(diǎn)檢查涉密文件管理、存儲設(shè)備使用、員工保密意識等情況，形成《保密檢查報告》。違規(guī)處理對違反保密規(guī)定的行為，視情節(jié)輕重給予警告、降薪、解除勞動合同等處理；造成企業(yè)損失的，依法追究法律責(zé)任。常用表單模板表9：保密承諾書承諾人部門崗位承諾內(nèi)容本人承諾遵守企業(yè)保密制度，不泄露