通用行政辦公流程手冊(cè)前言為規(guī)范行政辦公行為，提升工作效率，保證各項(xiàng)工作有序開展，本手冊(cè)梳理了行政辦公中的通用流程，涵蓋會(huì)議管理、辦公用品申領(lǐng)、文件流轉(zhuǎn)、差旅申請(qǐng)等高頻場(chǎng)景。各環(huán)節(jié)操作需嚴(yán)格遵循本指引，保證流程規(guī)范、責(zé)任明確、記錄完整。一、會(huì)議組織與管理流程（一）適用情境適用于部門例會(huì)、項(xiàng)目研討會(huì)、跨部門協(xié)調(diào)會(huì)、專題匯報(bào)會(huì)等各類會(huì)議的組織與管理工作，涵蓋會(huì)前籌備、會(huì)中執(zhí)行及會(huì)后跟進(jìn)全流程。（二）操作指引1.會(huì)議發(fā)起與申請(qǐng)發(fā)起人：根據(jù)工作需要確定會(huì)議主題、目標(biāo)、參會(huì)人員范圍及建議時(shí)間。填寫申請(qǐng)：通過OA系統(tǒng)或《會(huì)議申請(qǐng)表》（見表1）提交會(huì)議申請(qǐng)，內(nèi)容需包括：會(huì)議名稱、時(shí)間（起止時(shí)間精確到分鐘）、地點(diǎn)（線上會(huì)議需填寫平臺(tái)及）、參會(huì)人員（部門/職務(wù)）、會(huì)議議程、需準(zhǔn)備的材料（如PPT、數(shù)據(jù)報(bào)表等）。部門審批：部門負(fù)責(zé)人審核會(huì)議必要性及時(shí)間合理性，確認(rèn)后提交至行政部或綜合管理部。2.會(huì)議籌備與通知行政對(duì)接：行政部根據(jù)審批結(jié)果協(xié)調(diào)會(huì)議資源，包括會(huì)議室預(yù)訂（若需設(shè)備支持，提前調(diào)試投影儀、麥克風(fēng)等）、線上會(huì)議平臺(tái)測(cè)試、茶水/文具準(zhǔn)備等。發(fā)布通知：至少提前1個(gè)工作日通過OA系統(tǒng)、郵件或工作群向參會(huì)人員發(fā)送會(huì)議通知，明確會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、議程及需攜帶的材料，并提醒準(zhǔn)時(shí)參會(huì)。3.會(huì)議組織與記錄會(huì)前檢查：提前30分鐘到達(dá)會(huì)場(chǎng)，檢查會(huì)議設(shè)備、物料擺放情況，引導(dǎo)參會(huì)人員簽到（線上會(huì)議通過平臺(tái)統(tǒng)計(jì)參會(huì)人員）。會(huì)中執(zhí)行：按議程主持會(huì)議，控制各環(huán)節(jié)時(shí)間，保證討論聚焦主題；指定專人記錄會(huì)議要點(diǎn)（含決議事項(xiàng)、責(zé)任部門/人、完成時(shí)限），形成《會(huì)議紀(jì)要》初稿。突發(fā)情況處理：若遇參會(huì)人員臨時(shí)缺席、設(shè)備故障等，及時(shí)調(diào)整議程或啟動(dòng)備用方案（如更換會(huì)議室、啟用備用會(huì)議平臺(tái)）。4.會(huì)議紀(jì)要與跟進(jìn)紀(jì)要整理：會(huì)議結(jié)束后2個(gè)工作日內(nèi)，由記錄人整理《會(huì)議紀(jì)要》（見表2），經(jīng)主持人審核確認(rèn)后，通過OA系統(tǒng)發(fā)送至所有參會(huì)人員及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。任務(wù)跟蹤：行政部或指定專人根據(jù)《會(huì)議紀(jì)要》中的決議事項(xiàng)，建立《會(huì)議任務(wù)跟蹤表》（見表3），定期更新任務(wù)進(jìn)度，并在下次例會(huì)中通報(bào)完成情況。（三）表單模板表1：會(huì)議申請(qǐng)表申請(qǐng)部門會(huì)議名稱會(huì)議類型（例會(huì)/專題/其他）申請(qǐng)人聯(lián)系方式建議會(huì)議時(shí)間擬參會(huì)人員（姓名+職務(wù)）會(huì)議地點(diǎn)（線上/線下）會(huì)議議程（簡(jiǎn)述）需準(zhǔn)備材料部門負(fù)責(zé)人審批意見行政部意見備注（如特殊需求）表2：會(huì)議紀(jì)要會(huì)議名稱時(shí)間地點(diǎn)主持人記錄人參會(huì)人員缺席人員及原因議程及討論內(nèi)容決議事項(xiàng)待辦事項(xiàng)任務(wù)描述責(zé)任部門/人完成時(shí)限備注主持人簽字：日期：表3：會(huì)議任務(wù)跟蹤表任務(wù)編號(hào)任務(wù)內(nèi)容責(zé)任部門/人計(jì)劃完成時(shí)間實(shí)際完成時(shí)間完成狀態(tài)（進(jìn)行中/已完成/延期）備注（四）關(guān)鍵提示會(huì)議申請(qǐng)需提前2個(gè)工作日提交，緊急會(huì)議（如突發(fā)問題協(xié)調(diào)會(huì)）可縮短至提前4小時(shí)，但需同步電話通知行政部。線上會(huì)議需提前測(cè)試網(wǎng)絡(luò)及平臺(tái)穩(wěn)定性，建議設(shè)置等候室并開啟密碼保護(hù)。會(huì)議紀(jì)要需客觀準(zhǔn)確反映討論結(jié)果，避免主觀表述，決議事項(xiàng)需明確責(zé)任主體及時(shí)限。參會(huì)人員需提前10分鐘到場(chǎng)，特殊情況需提前向主持人請(qǐng)假，無故缺席2次及以上將納入部門績(jī)效考核。二、辦公用品申領(lǐng)與管理流程（一）適用情境適用于員工日常辦公所需耗材（如紙張、筆、文件夾）、辦公設(shè)備配件（如鼠標(biāo)、鍵盤、墨盒）、勞保用品（如口罩、消毒液）等物品的申領(lǐng)、發(fā)放與庫存管理。（二）操作指引1.申領(lǐng)發(fā)起與審核需求確認(rèn)：?jiǎn)T工根據(jù)實(shí)際工作需要確認(rèn)申領(lǐng)物品名稱、規(guī)格及數(shù)量，避免過量申領(lǐng)。提交申請(qǐng)：通過OA系統(tǒng)或《辦公用品申領(lǐng)表》（見表4）提交申領(lǐng)申請(qǐng)，注明申領(lǐng)人、所屬部門、物品名稱、規(guī)格型號(hào)、申領(lǐng)數(shù)量、用途說明。部門審批：部門負(fù)責(zé)人審核申領(lǐng)合理性（如是否為必需品、數(shù)量是否適度），確認(rèn)后提交至行政部。2.物品發(fā)放與登記庫存核對(duì)：行政部根據(jù)申領(lǐng)需求核對(duì)庫存，若庫存充足，直接發(fā)放；若庫存不足，啟動(dòng)采購流程（采購流程參照《采購管理辦法》）。發(fā)放登記：發(fā)放時(shí)，申領(lǐng)人需核對(duì)物品名稱、數(shù)量及質(zhì)量，無誤后在《辦公用品發(fā)放臺(tái)賬》（見表5）上簽字確認(rèn)；行政部同步更新庫存信息，保證賬實(shí)相符。3.庫存盤點(diǎn)與補(bǔ)充定期盤點(diǎn)：行政部每月末對(duì)辦公用品進(jìn)行盤點(diǎn)，核對(duì)庫存數(shù)據(jù)與臺(tái)賬記錄，差異率超過5%需核查原因并調(diào)整庫存。預(yù)警補(bǔ)充：對(duì)常用物品（如A4紙、簽字筆），設(shè)定安全庫存量（如滿足1個(gè)月使用），當(dāng)庫存低于安全值時(shí)，及時(shí)啟動(dòng)采購申請(qǐng)，保證物品供應(yīng)充足。（三）表單模板表4：辦公用品申領(lǐng)表申領(lǐng)部門申領(lǐng)人申領(lǐng)日期物品名稱規(guī)格型號(hào)申領(lǐng)數(shù)量部門負(fù)責(zé)人審批意見行政部審核意見表5：辦公用品發(fā)放臺(tái)賬日期物品名稱規(guī)格型號(hào)發(fā)放數(shù)量申領(lǐng)部門申領(lǐng)人經(jīng)手人庫存結(jié)余（四）關(guān)鍵提示申領(lǐng)物品需按“按需申領(lǐng)、杜絕浪費(fèi)”原則，非必需品（如高端文具、裝飾品）不予申領(lǐng)。辦公用品僅限辦公使用，嚴(yán)禁挪用或私自帶出公司，違者將按相關(guān)規(guī)定處理。行政部每季度公示辦公用品使用情況，鼓勵(lì)部門節(jié)約使用，對(duì)浪費(fèi)行為進(jìn)行提醒。三、文件流轉(zhuǎn)與歸檔流程（一）適用情境適用于公司內(nèi)部正式文件（如通知、報(bào)告、制度）、外來文件（如函件、合作協(xié)議）的起草、審核、簽發(fā)、分發(fā)、歸檔等全生命周期管理。（二）操作指引1.文件起草與初審起草規(guī)范：根據(jù)文件類型（如通知、報(bào)告）使用公司統(tǒng)一模板（見表6、表7），內(nèi)容需準(zhǔn)確、簡(jiǎn)潔、邏輯清晰，涉及數(shù)據(jù)、政策等需注明來源。部門初審：起草人完成文件后，提交至部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審，重點(diǎn)審核內(nèi)容真實(shí)性、與部門工作的一致性及格式規(guī)范性，修改后進(jìn)入審核環(huán)節(jié)。2.文件審核與簽發(fā)分部門審核：根據(jù)文件內(nèi)容涉及部門，依次提交至相關(guān)職能部門審核（如財(cái)務(wù)文件需財(cái)務(wù)部審核、人事文件需人力資源部審核），審核人需在1個(gè)工作日內(nèi)反饋意見，必要時(shí)會(huì)簽相關(guān)部門。領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)：審核通過后，按文件重要性提交至對(duì)應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)（如部門文件由部門負(fù)責(zé)人簽發(fā)，公司級(jí)文件由分管領(lǐng)導(dǎo)/總經(jīng)理簽發(fā)）。簽發(fā)文件需標(biāo)注“同意發(fā)”“修改后發(fā)”等意見，明確生效日期。3.文件分發(fā)與執(zhí)行登記分發(fā)：行政部或文件管理部門根據(jù)簽發(fā)文件，填寫《文件分發(fā)臺(tái)賬》（見表8），明確分發(fā)部門/人員、份數(shù)、分發(fā)方式（紙質(zhì)/電子），并留存原件或電子檔案。傳達(dá)執(zhí)行：接收部門需在收到文件后1個(gè)工作日內(nèi)傳達(dá)至相關(guān)人員，并按要求執(zhí)行（如落實(shí)通知事項(xiàng)、報(bào)送反饋材料），執(zhí)行情況需及時(shí)反饋至發(fā)文部門。4.文件歸檔與管理定期歸檔：文件辦理完畢后，由發(fā)文部門或行政部于每月末整理，按“一事一檔”原則分類歸檔（如按年度、文件類型、部門分類），歸檔文件需包含原件、審核意見、簽批記錄等完整材料。保管與查閱：歸檔文件存放于指定檔案柜或檔案系統(tǒng)，紙質(zhì)文件需標(biāo)注密級(jí)（如公開、內(nèi)部秘密）、保管期限；查閱歸檔文件需填寫《文件查閱申請(qǐng)表》（見表9），經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人同意后查閱，涉密文件需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（三）表單模板表6：通知類文件模板[公司名稱]文件[發(fā)文年份]號(hào)關(guān)于[主題]的通知各相關(guān)部門/人員：為[目的]，根據(jù)[依據(jù)]，現(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)通知一、[具體事項(xiàng)1]二、[具體事項(xiàng)2]……請(qǐng)遵照?qǐng)?zhí)行。[發(fā)文部門][年]年[月]日表7：報(bào)告類文件模板[報(bào)告名稱]報(bào)告部門：[部門名稱]報(bào)告人：[姓名]報(bào)告日期：[年]年[月]日致：[收件領(lǐng)導(dǎo)/部門]事由：[報(bào)告主題]一、[背景/概述]二、[主要內(nèi)容/進(jìn)展]三、[存在問題/建議]四、[下一步計(jì)劃]表8：文件分發(fā)臺(tái)賬文件編號(hào)文件名稱簽發(fā)人分發(fā)日期分發(fā)部門/人員分發(fā)份數(shù)份數(shù)簽收備注表9：文件查閱申請(qǐng)表申請(qǐng)人所屬部門查閱日期查閱時(shí)間查閱文件名稱文件編號(hào)密級(jí)保管期限查閱原因部門負(fù)責(zé)人意見檔案管理部門意見（四）關(guān)鍵提示文件標(biāo)題需簡(jiǎn)明扼要，能概括核心內(nèi)容；正式文件需標(biāo)注文號(hào)、簽發(fā)人及生效日期。審核環(huán)節(jié)需全程留痕，審核意見需明確具體，避免“同意”“已閱”等模糊表述。涉密文件（如未公開的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、商業(yè)合同）需單獨(dú)保管，嚴(yán)禁復(fù)印、外傳，查閱需履行嚴(yán)格審批手續(xù)。四、差旅申請(qǐng)與報(bào)銷流程（一）適用情境適用于員工因公出差（如客戶拜訪、項(xiàng)目考察、參加會(huì)議）的交通、住宿、餐飲等費(fèi)用的申請(qǐng)、審批及報(bào)銷管理。（二）操作指引1.差旅申請(qǐng)與審批行程規(guī)劃：?jiǎn)T工根據(jù)出差任務(wù)確定出差時(shí)間、地點(diǎn)、行程安排及預(yù)計(jì)費(fèi)用，填寫《差旅申請(qǐng)表》（見表10），注明出差事由、往返交通方式（如高鐵、飛機(jī)）、住宿標(biāo)準(zhǔn)（參照公司《差旅費(fèi)管理辦法》）、陪同人員等。逐級(jí)審批：部門負(fù)責(zé)人審核出差必要性及行程合理性；出差地點(diǎn)跨省或單次費(fèi)用超過5000元，需提交至分管領(lǐng)導(dǎo)審批；審批通過后，方可預(yù)訂交通及住宿。2.交通與住宿預(yù)訂預(yù)訂原則：優(yōu)先選擇公司協(xié)議供應(yīng)商（如合作航空公司、酒店），或通過正規(guī)平臺(tái)預(yù)訂，保證票據(jù)合規(guī)（如電子訂單、發(fā)票抬頭需為公司全稱）。改簽與取消：若行程變更，需提前2個(gè)工作日通知行政部或預(yù)訂平臺(tái)辦理改簽/取消，避免產(chǎn)生退票費(fèi)或違約金（因不可抗力導(dǎo)致的變更除外）。3.費(fèi)用報(bào)銷與核對(duì)票據(jù)收集：出差歸來后5個(gè)工作日內(nèi)，員工整理差旅相關(guān)票據(jù)（如交通發(fā)票、住宿發(fā)票、餐飲發(fā)票），按類別粘貼在《差旅費(fèi)報(bào)銷單》（見表11）上，票據(jù)需與實(shí)際行程一致，抬頭、日期、金額等信息完整清晰。部門審核：部門負(fù)責(zé)人審核報(bào)銷單據(jù)的真實(shí)性、合規(guī)性及出差任務(wù)完成情況，確認(rèn)后提交至財(cái)務(wù)部。財(cái)務(wù)復(fù)核：財(cái)務(wù)部核對(duì)票據(jù)是否符合報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)（如住宿超標(biāo)部分需自行承擔(dān)）、行程與申請(qǐng)是否一致，無誤后安排付款。4.差旅總結(jié)與反饋任務(wù)匯報(bào)：出差人員需向部門負(fù)責(zé)人匯報(bào)出差成果（如客戶反饋、項(xiàng)目進(jìn)展），并將相關(guān)資料（如會(huì)議紀(jì)要、照片）存檔。費(fèi)用公示：財(cái)務(wù)部每季度公示各部門差旅費(fèi)用情況，對(duì)異常波動(dòng)（如某部門費(fèi)用突增）進(jìn)行核查，保證費(fèi)用合理使用。（三）表單模板表10：差旅申請(qǐng)表申請(qǐng)人所屬部門出差日期返回日期出差地點(diǎn)出差事由交通方式（往返）陪同人員住宿標(biāo)準(zhǔn)（元/晚）預(yù)計(jì)總費(fèi)用行程安排（每日地點(diǎn)及工作內(nèi)容）部門負(fù)責(zé)人審批意見分管領(lǐng)導(dǎo)審批意見表11：差旅費(fèi)報(bào)銷單報(bào)銷人部門報(bào)銷日期出差期間費(fèi)用項(xiàng)目交通費(fèi)住宿費(fèi)餐飲費(fèi)金額票據(jù)張數(shù)費(fèi)用說明（如超標(biāo)原因）部門負(fù)責(zé)人審核意見財(cái)務(wù)部審核意見（四）關(guān)鍵提示差旅申請(qǐng)需提前3個(gè)工作日提交，緊急出差（如臨時(shí)客戶拜訪）可縮短至提前1個(gè)工作日，但需同步電話通知審批人。住宿、交通費(fèi)用需控制在標(biāo)準(zhǔn)范圍內(nèi)，超標(biāo)部分需由出差人自行說明并經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可報(bào)銷。票據(jù)需為正規(guī)發(fā)票，抬頭、稅號(hào)等信息準(zhǔn)確無誤，丟失票據(jù)需提供情況說明并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及財(cái)務(wù)部確認(rèn)。五、通用行政辦公行為規(guī)范（一）辦公環(huán)境管理員工需保持工位整潔，物品擺放有序，下班前關(guān)閉電腦、打印機(jī)等設(shè)備電源，節(jié)約用電。公共區(qū)域（如會(huì)議室、茶水間）使用后需恢復(fù)原狀，垃圾分類投放，保持環(huán)境整潔。（二