PAGE禮品卡使用規(guī)范與制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司禮品卡的使用管理，確保禮品卡的發(fā)放、使用過程合法合規(guī)、透明有序，充分發(fā)揮禮品卡作為公司業(yè)務(wù)拓展、客戶回饋等方面的積極作用，特制定本使用規(guī)范與制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有涉及禮品卡的發(fā)放、使用、管理等相關(guān)活動，包括但不限于市場推廣、客戶維護(hù)、員工福利等場景下禮品卡的使用。（三）禮品卡定義本制度所指禮品卡是公司發(fā)行的，具有一定金額，可在指定范圍內(nèi)用于購買商品或服務(wù)的預(yù)付憑證。禮品卡形式包括實體卡和電子卡。二、禮品卡的發(fā)行與管理（一）發(fā)行主體公司禮品卡由[禮品卡發(fā)行部門名稱]負(fù)責(zé)統(tǒng)一發(fā)行與管理。（二）發(fā)行流程1.需求申請各部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫禮品卡發(fā)行申請表，詳細(xì)說明發(fā)行目的、預(yù)計發(fā)放數(shù)量、使用場景等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后提交至禮品卡發(fā)行部門。2.審核與批準(zhǔn)禮品卡發(fā)行部門對申請表進(jìn)行審核，核實需求合理性及相關(guān)預(yù)算情況。審核通過后，報公司管理層審批。管理層根據(jù)公司整體戰(zhàn)略和財務(wù)狀況進(jìn)行最終審批。3.制作與發(fā)放經(jīng)批準(zhǔn)后，禮品卡發(fā)行部門按照規(guī)定格式和要求制作禮品卡。實體卡通過專人配送或指定領(lǐng)取地點發(fā)放；電子卡通過系統(tǒng)生成兌換碼或鏈接等方式發(fā)送給相關(guān)人員，并確保接收信息的準(zhǔn)確性和安全性。（三）庫存管理1.禮品卡發(fā)行部門建立禮品卡庫存臺賬，詳細(xì)記錄禮品卡的出入庫情況，包括卡號、數(shù)量、發(fā)放時間、使用狀態(tài)等信息。2.定期對禮品卡庫存進(jìn)行盤點，確保賬實相符。如發(fā)現(xiàn)差異，及時查明原因并進(jìn)行處理。（四）信息安全管理1.禮品卡涉及的客戶信息、金額信息等屬于公司重要商業(yè)機(jī)密，必須嚴(yán)格保密。2.電子禮品卡系統(tǒng)應(yīng)具備完善的安全防護(hù)措施，防止信息泄露、被盜用等情況發(fā)生。操作人員應(yīng)定期更換密碼，并妥善保管賬號信息。三、禮品卡的使用規(guī)范（一）使用范圍1.禮品卡僅限在公司指定的合作商家或公司自有業(yè)務(wù)范圍內(nèi)使用，具體適用商家和業(yè)務(wù)范圍以禮品卡說明或相關(guān)通知為準(zhǔn)。2.禮品卡不得用于購買法律法規(guī)禁止的商品或服務(wù)，不得進(jìn)行套現(xiàn)、轉(zhuǎn)讓、抵押等違規(guī)操作。（二）使用流程1.消費前持卡人在使用禮品卡消費前，應(yīng)確認(rèn)禮品卡的有效性和可用余額。如對禮品卡信息有疑問，可聯(lián)系禮品卡發(fā)行部門或客服人員查詢。2.消費時持卡人在指定商家消費時，應(yīng)出示禮品卡（實體卡或電子卡兌換憑證），商家按照規(guī)定流程進(jìn)行刷卡、驗證等操作，完成交易后開具相應(yīng)發(fā)票。3.消費記錄商家應(yīng)及時將禮品卡消費記錄反饋給公司禮品卡管理部門，包括消費時間、金額、消費項目等信息。禮品卡管理部門定期對消費記錄進(jìn)行整理和分析。（三）特殊情況處理1.禮品卡如有遺失、被盜或損壞等情況，持卡人應(yīng)立即向禮品卡發(fā)行部門掛失。掛失生效前已被冒用的損失，由持卡人自行承擔(dān)；掛失生效后，禮品卡發(fā)行部門根據(jù)具體情況進(jìn)行處理，如核實后為持卡人補辦新卡，并將原卡余額轉(zhuǎn)入新卡。2.因商家原因?qū)е露Y品卡無法正常使用的，持卡人可憑有效憑證聯(lián)系禮品卡發(fā)行部門協(xié)調(diào)解決。禮品卡發(fā)行部門應(yīng)與商家溝通協(xié)商，保障持卡人權(quán)益。四、禮品卡的回收與作廢（一）回收情形1.持卡人主動要求退還禮品卡的，經(jīng)禮品卡發(fā)行部門審核確認(rèn)后，可辦理回收手續(xù)。2.業(yè)務(wù)活動結(jié)束后，剩余未使用的禮品卡應(yīng)及時回收。（二）回收流程1.持卡人填寫禮品卡回收申請表，注明卡號、金額等信息，提交至禮品卡發(fā)行部門。2.禮品卡發(fā)行部門對回收的禮品卡進(jìn)行驗證，確認(rèn)無誤后，辦理回收登記手續(xù)，并將回收金額按照公司財務(wù)規(guī)定進(jìn)行處理。（三）作廢處理1.對于因過期、損壞、遺失且掛失后無法找回等原因不能正常使用的禮品卡，禮品卡發(fā)行部門定期進(jìn)行清理，并在庫存臺賬中進(jìn)行作廢標(biāo)記。2.作廢禮品卡應(yīng)妥善保管，定期進(jìn)行銷毀處理，銷毀過程需進(jìn)行記錄，包括銷毀時間、地點、參與人員等信息，確保禮品卡信息徹底消除。五、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司審計部門定期對禮品卡的發(fā)行、使用、庫存等情況進(jìn)行審計檢查，確保禮品卡管理符合本制度及公司相關(guān)規(guī)定。2.禮品卡發(fā)行部門應(yīng)定期對禮品卡使用情況進(jìn)行自查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題，并向公司管理層匯報自查結(jié)果。（二）外部監(jiān)督1.接受相關(guān)監(jiān)管部門的監(jiān)督檢查，積極配合提供禮品卡管理的相關(guān)資料和信息。2.對于客戶或合作商家關(guān)于禮品卡的投訴和反饋，應(yīng)及時處理并回復(fù)，不斷改進(jìn)禮品卡管理工作。六、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)批準(zhǔn)擅自發(fā)行禮品卡的。2.違反禮品卡使用范圍規(guī)定，進(jìn)行違規(guī)消費或轉(zhuǎn)讓、套現(xiàn)等操作的。3.因管理不善導(dǎo)致禮品卡信息泄露、被盜用的。4.在禮品卡發(fā)行、使用、管理過程中存在弄虛作假、貪污受賄等行為的。（二）處理措施1.對于違反本制度的部門或個人，視情節(jié)輕重給予警告、罰款、降職、辭退等相應(yīng)處罰。2.因違規(guī)行為給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，違規(guī)人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)賠償責(zé)任。3.構(gòu)成違法犯罪的，移交司法機(jī)關(guān)依法處理。