HR員工離職流程及交接清單員工離職是組織生命周期中不可避免的一環(huán)，一套規(guī)范、嚴謹且人性化的離職管理流程，不僅能確保工作的平穩(wěn)過渡、減少因人員變動帶來的業(yè)務風險，更能在員工離職的最后階段維護好企業(yè)形象，甚至為未來可能的人才回流或良好口碑奠定基礎。本文將從HR專業(yè)視角出發(fā)，詳細闡述員工離職的標準流程與關鍵節(jié)點，并提供一份實用的交接清單模板，以期為企業(yè)HR同仁提供參考。一、離職流程詳解（一）離職申請的提出與初步溝通當員工萌生離職意向并向直接上級或HR部門口頭提出時，流程即已啟動。此時，直接上級或HR應首先與員工進行初步溝通，了解其離職的真實原因（是個人職業(yè)發(fā)展、薪酬福利、工作環(huán)境、人際關系還是其他因素），并評估是否存在挽回的可能性與必要性。這一步的溝通應保持開放、尊重的態(tài)度，避免讓員工感受到壓力或評判。初步溝通的信息對于后續(xù)的離職分析和組織改進具有重要價值。在初步溝通后，若員工去意已決，HR應指導員工提交正式的書面離職申請。書面申請通常應包含離職人姓名、職位、部門、申請離職日期、擬最后工作日期、離職原因簡述等核心信息，并由員工親筆簽名。HR需明確告知員工，根據(jù)勞動合同及公司規(guī)定，其應遵守的提前通知期（通常為試用期提前三日，正式員工提前三十日）。（二）離職申請的審批與挽留評估員工提交書面離職申請后，HR部門應將其流轉(zhuǎn)至相關負責人進行審批。通常流程為：直接上級審批->部門負責人審批->HR部門負責人審批->（視公司層級）更高管理層審批。在此過程中，直接上級和部門負責人需結合初步溝通的情況，對員工的離職進行進一步評估。若認為該員工為核心人才或其離職將對部門工作造成重大影響，應考慮是否啟動正式的挽留程序。挽留需基于客觀事實和雙方利益，而非單純的情感綁架或職位承諾。若經(jīng)過真誠溝通和合理條件調(diào)整后，員工仍堅持離職，則應尊重其決定，避免過度挽留導致負面影響。HR應全程參與或指導挽留過程，確保其合規(guī)性與有效性。審批完成后，HR需將最終審批結果書面或口頭通知員工，并與其確認最后工作日期。最后工作日期的確定應綜合考慮員工的提前通知期、工作交接的復雜性以及公司的實際工作安排。（三）工作交接的執(zhí)行與監(jiān)督工作交接是離職流程中最為核心的環(huán)節(jié)，直接關系到離職后工作的連續(xù)性和數(shù)據(jù)資產(chǎn)的安全。HR應在員工確認最后工作日期后，立即協(xié)調(diào)部門負責人與離職員工共同制定詳細的工作交接計劃和時間表。交接內(nèi)容應盡可能全面細致，通常包括：1.在手項目：各項目當前進度、關鍵節(jié)點、合作方信息、未完成任務清單及優(yōu)先級、預期成果等。2.日常工作：常規(guī)工作職責、操作流程、注意事項、服務的內(nèi)外部客戶名單及聯(lián)系方式、重要的工作聯(lián)系人等。3.文件資料：各類紙質(zhì)及電子版文件、報告、數(shù)據(jù)、圖表、方案、合同、協(xié)議等，需明確存放位置或交接給指定人員。4.物品資產(chǎn)：辦公設備（電腦、手機、U盤等）、辦公用品、公司鑰匙、門禁卡、工牌、圖書資料等。5.權限賬戶：各類業(yè)務系統(tǒng)、辦公系統(tǒng)、郵箱、服務器等的賬號密碼及權限注銷/變更申請。為確保交接質(zhì)量，HR應提供標準化的《工作交接清單》（詳見下文），并督促離職員工與接任人（或部門負責人指定的臨時負責人）逐項進行交接。交接過程應以書面記錄為準，重要信息建議進行當面講解和演示。部門負責人應對交接過程進行直接監(jiān)督，HR則負責過程中的協(xié)調(diào)與支持，確保交接工作按時、保質(zhì)完成。若離職員工暫無明確接任人，部門應指定臨時負責人接收工作，并由部門負責人對交接質(zhì)量負總責。（四）離職手續(xù)的辦理與文件簽署在員工最后一個工作日或之前，HR應安排其辦理完整的離職手續(xù)。這一環(huán)節(jié)旨在結清雙方權利義務，確保公司資產(chǎn)安全和信息保密。具體手續(xù)通常包括：1.物品歸還：依據(jù)《離職交接清單》，逐項核對并回收員工所領用的公司財物，如電腦、手機、辦公家具、工具、文件、鑰匙、門禁卡、工牌等，并由接收人簽字確認。2.資料交接確認：確保所有電子和紙質(zhì)工作資料已按要求完成交接或歸檔。3.系統(tǒng)權限注銷：IT部門配合注銷或凍結離職員工的郵箱賬號、辦公系統(tǒng)賬號、業(yè)務系統(tǒng)權限、網(wǎng)絡訪問權限等。4.財務結算：結清員工在職期間的借款、報銷款項、違約金（如適用）、未休年假薪酬（或安排補休）、最后一期工資結算等。明確工資發(fā)放時間和方式。5.社保公積金處理：告知員工社保、公積金的停繳月份及后續(xù)轉(zhuǎn)移、接續(xù)事宜。6.保密及競業(yè)限制協(xié)議：若員工簽署過保密協(xié)議或競業(yè)限制協(xié)議，HR應提醒其在離職后繼續(xù)遵守相關約定，并可要求簽署《離職保密承諾書》。7.勞動合同解除/終止證明：為員工出具《解除/終止勞動合同證明書》，明確勞動合同解除/終止日期、工作年限等信息，此為員工后續(xù)入職新單位的重要文件。8.其他協(xié)議簽署：根據(jù)公司規(guī)定，可能還需要簽署《離職確認書》、《離職面談記錄》等文件，確認雙方無勞動爭議或已就爭議達成一致。所有手續(xù)辦理完畢后，HR應在《離職交接清單》上簽字確認，標志著離職手續(xù)正式辦結。（五）離職后的跟進與關系維護員工離職后，HR的工作并未完全結束。1.離職面談記錄整理與分析：若進行了正式的離職面談，HR應及時整理面談記錄，提煉有價值的信息，為公司改進管理、優(yōu)化薪酬福利、改善工作環(huán)境等提供依據(jù)。2.員工檔案歸檔：將員工的離職申請、審批表、交接清單、解除勞動合同證明存根、離職面談記錄等材料歸入員工個人檔案，按規(guī)定期限保存。3.離職員工關系管理：對于表現(xiàn)優(yōu)秀或有潛力的離職員工，可考慮將其納入公司的“人才庫”，保持適當?shù)穆?lián)系，為未來可能的合作（如返聘、項目合作等）創(chuàng)造機會。這體現(xiàn)了企業(yè)的人文關懷，也有助于維護良好的雇主品牌形象。二、員工離職交接清單（模板）以下交接清單旨在幫助離職員工系統(tǒng)、全面地完成工作交接，HR可根據(jù)公司實際情況進行調(diào)整和細化。員工離職交接清單交接項目類別序號具體交接內(nèi)容接收人交接狀態(tài)(√/×/備注)備注說明:-------------------:---:-----------------------------------------------:-------:------------------:-----------------------------------------**一、文件資料交接**1.1在手項目相關文件（計劃、方案、進度、合同等）電子版存放路徑/紙質(zhì)版存放位置1.2日常工作操作手冊、流程文檔1.3客戶/供應商資料及聯(lián)系方式清單注明重要程度1.4內(nèi)部重要聯(lián)系人及聯(lián)系方式1.5各類報告、報表、統(tǒng)計數(shù)據(jù)1.6其他與工作相關的重要文件資料**二、工作事項交接**2.1未完成工作任務清單及當前進度注明優(yōu)先級、預計完成時間、所需資源2.2已完成但需后續(xù)跟進的工作事項2.3工作中需特別注意的風險點或問題2.4近期重要會議紀要或待辦事項**三、物品資產(chǎn)交接**3.1辦公電腦（含電源線、鼠標等配件）設備編號，已清空個人數(shù)據(jù)/格式化3.2公司配發(fā)手機及SIM卡3.3辦公鑰匙、門禁卡、工牌3.4辦公用品（如計算器、文件夾等）3.5公司圖書、資料3.6其他公司財物（請具體列明）**四、權限賬戶交接**4.1公司郵箱賬號及密碼IT部門已注銷/變更4.2各類業(yè)務系統(tǒng)賬號及密碼（如ERP、CRM等）IT部門/接收人已注銷/變更4.3服務器、共享文件夾訪問權限IT部門已取消**五、財務及其他**5.1是否有未結清借款財務部5.2是否有未報銷費用財務部5.3勞動合同解除/終止證明已領取離職員工5.4保密協(xié)議/競業(yè)限制協(xié)議（如有）已確認遵守離職員工---交接雙方確認：*離職員工（簽字）：___________日期：___________*接收人（簽字）：___________日期：___________*部門負責人（審核簽字）：___________日期：___________*HR經(jīng)辦人（簽字）：___________日期：___________---重要提示：1.本清單一式兩份（或按公司規(guī)定份數(shù)），交接雙方及HR部門各執(zhí)一份。2.請離職員工務必逐項認真清理、交接，確保無遺漏。3.接收人應對所接收的工作內(nèi)容和物品進行仔細核對，確認無誤后方可簽字。4.本清單完成簽署后，方可辦理后續(xù)離職手續(xù)。