定向采購(gòu)流程及審批表范本一、引言在企業(yè)運(yùn)營(yíng)中，采購(gòu)管理是確保生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)順利進(jìn)行的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。定向采購(gòu)作為一種特定的采購(gòu)方式，在某些情況下能夠提高采購(gòu)效率、保障物資或服務(wù)的特定質(zhì)量要求，或基于特定的合作關(guān)系進(jìn)行。為規(guī)范定向采購(gòu)行為，明確各環(huán)節(jié)職責(zé)，控制采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)，特制定本定向采購(gòu)流程及審批表范本，旨在為企業(yè)提供一套清晰、可操作的指引。二、定向采購(gòu)的定義與適用范圍（一）定義定向采購(gòu)，通常指采購(gòu)方在特定情況下，不通過(guò)公開(kāi)招標(biāo)、詢(xún)價(jià)等廣泛競(jìng)爭(zhēng)方式，而是直接向特定的一家或少數(shù)幾家供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)的行為。其核心在于采購(gòu)對(duì)象的“定向性”。（二）適用范圍定向采購(gòu)并非適用于所有采購(gòu)場(chǎng)景，通常在以下情況中考慮采用：1.只能從唯一供應(yīng)商處采購(gòu)的（如專(zhuān)利、專(zhuān)有技術(shù)、獨(dú)家代理產(chǎn)品等）；2.發(fā)生了不可預(yù)見(jiàn)的緊急情況，無(wú)法從其他供應(yīng)商處采購(gòu)的；3.必須保證原有采購(gòu)項(xiàng)目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添置，且添置資金總額不超過(guò)原合同采購(gòu)金額百分之十的；4.基于特定的技術(shù)規(guī)格、性能參數(shù)，僅有少數(shù)供應(yīng)商能夠滿(mǎn)足，且通過(guò)廣泛競(jìng)爭(zhēng)方式不經(jīng)濟(jì)或不現(xiàn)實(shí)的；5.經(jīng)管理層特殊批準(zhǔn)的其他特殊情況。三、定向采購(gòu)流程（一）采購(gòu)需求提出與確認(rèn)1.需求部門(mén)提出：由具體需求部門(mén)根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)需要，填寫(xiě)《采購(gòu)需求申請(qǐng)表》，明確采購(gòu)標(biāo)的名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)估單價(jià)、預(yù)估總金額、期望交付時(shí)間及其他特殊要求。2.部門(mén)負(fù)責(zé)人審核：需求部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)本部門(mén)提出的采購(gòu)需求的真實(shí)性、必要性、合理性進(jìn)行審核。3.采購(gòu)部門(mén)初步確認(rèn)：采購(gòu)部門(mén)收到經(jīng)審核的《采購(gòu)需求申請(qǐng)表》后，對(duì)需求的合規(guī)性、完整性進(jìn)行初步確認(rèn)，并判斷是否適合采用定向采購(gòu)方式。（二）定向采購(gòu)論證與供應(yīng)商選擇1.定向采購(gòu)理由論證：若初步判斷適合定向采購(gòu)，需求部門(mén)需聯(lián)合采購(gòu)部門(mén)（必要時(shí)可邀請(qǐng)技術(shù)、財(cái)務(wù)等部門(mén)）共同對(duì)定向采購(gòu)的理由進(jìn)行充分論證。論證應(yīng)形成書(shū)面報(bào)告，詳細(xì)說(shuō)明為何只能采用定向采購(gòu)，以及選擇該特定供應(yīng)商的依據(jù)（如技術(shù)唯一性、緊急情況證明、原有項(xiàng)目延續(xù)性證明等）。2.供應(yīng)商資質(zhì)審查：對(duì)擬定的定向供應(yīng)商，采購(gòu)部門(mén)需進(jìn)行必要的資質(zhì)審查，包括其營(yíng)業(yè)執(zhí)照、相關(guān)生產(chǎn)或經(jīng)營(yíng)許可證、質(zhì)量認(rèn)證、財(cái)務(wù)狀況、商業(yè)信譽(yù)、供貨能力及售后服務(wù)能力等，確保其具備履約能力。3.確定定向供應(yīng)商：基于論證結(jié)果和資質(zhì)審查情況，確定最終的定向供應(yīng)商。若為多家定向，則需明確各供應(yīng)商的采購(gòu)范圍或份額。（三）價(jià)格協(xié)商與合同擬定1.獲取報(bào)價(jià)/談判：采購(gòu)部門(mén)（可會(huì)同需求部門(mén)）與定向供應(yīng)商就采購(gòu)價(jià)格、付款方式、交付周期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)條款等核心內(nèi)容進(jìn)行談判或獲取書(shū)面報(bào)價(jià)。對(duì)于金額較大或重要的采購(gòu)項(xiàng)目，建議進(jìn)行多輪談判或要求供應(yīng)商提供詳細(xì)的報(bào)價(jià)構(gòu)成。2.價(jià)格合理性審核：財(cái)務(wù)部門(mén)或相關(guān)成本控制部門(mén)應(yīng)對(duì)協(xié)商確定的價(jià)格進(jìn)行審核，可通過(guò)市場(chǎng)調(diào)研、歷史價(jià)格比對(duì)、成本分析等方式判斷其合理性。3.合同擬定：采購(gòu)部門(mén)根據(jù)談判結(jié)果或確認(rèn)的報(bào)價(jià)，擬定采購(gòu)合同。合同內(nèi)容應(yīng)包括但不限于：供需雙方基本信息、采購(gòu)標(biāo)的詳情、數(shù)量、價(jià)格、交付時(shí)間與地點(diǎn)、質(zhì)量驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式等。（四）內(nèi)部審批1.編制《定向采購(gòu)審批表》：采購(gòu)部門(mén)會(huì)同需求部門(mén)填寫(xiě)《定向采購(gòu)審批表》（詳見(jiàn)本文第四部分范本），并附上《采購(gòu)需求申請(qǐng)表》、定向采購(gòu)論證報(bào)告、供應(yīng)商資質(zhì)文件、報(bào)價(jià)單/談判記錄、合同草案等支撐材料。2.逐級(jí)審批：《定向采購(gòu)審批表》及相關(guān)附件按企業(yè)規(guī)定的審批權(quán)限和流程進(jìn)行逐級(jí)審批。通常審批環(huán)節(jié)包括：需求部門(mén)負(fù)責(zé)人、采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)，對(duì)于大額或重大的定向采購(gòu)項(xiàng)目，還需總經(jīng)理或董事會(huì)審批。審批過(guò)程中，各審批節(jié)點(diǎn)應(yīng)對(duì)定向采購(gòu)的必要性、供應(yīng)商選擇的合理性、價(jià)格的公允性以及合同條款的合規(guī)性等進(jìn)行審查。（五）合同簽訂與履行1.合同簽訂：審批通過(guò)后，由授權(quán)代表與供應(yīng)商正式簽訂采購(gòu)合同。合同簽訂應(yīng)符合企業(yè)合同管理規(guī)定。2.合同履行：供應(yīng)商按照合同約定組織生產(chǎn)或供應(yīng)，采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)跟蹤合同履行進(jìn)度，協(xié)調(diào)解決履約過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。3.到貨驗(yàn)收：需求部門(mén)會(huì)同采購(gòu)部門(mén)（必要時(shí)包括技術(shù)部門(mén)）依據(jù)合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收要求對(duì)到貨的物資或服務(wù)進(jìn)行驗(yàn)收，并填寫(xiě)驗(yàn)收單。4.款項(xiàng)支付：財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)審批通過(guò)的采購(gòu)合同、驗(yàn)收單、合規(guī)發(fā)票等憑證，按照合同約定的付款方式和期限辦理付款手續(xù)。（六）采購(gòu)檔案管理采購(gòu)活動(dòng)結(jié)束后，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)將《采購(gòu)需求申請(qǐng)表》、定向采購(gòu)論證報(bào)告、《定向采購(gòu)審批表》、供應(yīng)商資質(zhì)文件、報(bào)價(jià)單/談判記錄、采購(gòu)合同、驗(yàn)收單、發(fā)票、付款憑證等所有相關(guān)文件資料整理歸檔，以備查閱和審計(jì)。四、定向采購(gòu)審批表范本[公司名稱(chēng)]定向采購(gòu)審批表項(xiàng)目?jī)?nèi)容:---------------:-------------------------------------------------------------------**一、基本信息**需求部門(mén)申請(qǐng)人聯(lián)系方式申請(qǐng)日期年月日預(yù)計(jì)采購(gòu)總金額（人民幣元）期望交付日期年月日**二、采購(gòu)標(biāo)的詳情**序號(hào)產(chǎn)品/服務(wù)名稱(chēng)123（可根據(jù)實(shí)際情況增減行數(shù)）規(guī)格型號(hào)數(shù)量預(yù)估單價(jià)（元）預(yù)估金額（元）**三、定向供應(yīng)商信息**供應(yīng)商名稱(chēng)供應(yīng)商地址聯(lián)系人及電話(huà)資質(zhì)文件是否齊全□是□否（主要包括：營(yíng)業(yè)執(zhí)照、相關(guān)許可證、認(rèn)證證書(shū)等）**四、定向采購(gòu)理由及論證**（請(qǐng)?jiān)敿?xì)闡述為何必須采用定向采購(gòu)，而非其他采購(gòu)方式，并說(shuō)明選擇該供應(yīng)商的具體依據(jù)。可附頁(yè)）

□唯一供應(yīng)商（專(zhuān)利、專(zhuān)有技術(shù)等）

□緊急情況

□原有項(xiàng)目延續(xù)

□技術(shù)規(guī)格特殊，僅有少數(shù)供應(yīng)商可滿(mǎn)足

□其他（請(qǐng)說(shuō)明）：

論證結(jié)論：**五、價(jià)格確認(rèn)及合理性說(shuō)明**協(xié)商確定單價(jià)：元/（單位）

總價(jià)：元

價(jià)格合理性說(shuō)明：（可附市場(chǎng)調(diào)研情況、歷史價(jià)格對(duì)比、成本分析等）**六、合同主要條款摘要**交付時(shí)間：

付款方式：

質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：

其他重要約定：**七、審批意見(jiàn)****需求部門(mén)意見(jiàn)**負(fù)責(zé)人簽字：日期：年月日**采購(gòu)部門(mén)意見(jiàn)**負(fù)責(zé)人簽字：日期：年月日**財(cái)務(wù)部門(mén)意見(jiàn)**（重點(diǎn)審核價(jià)格合理性、預(yù)算等）

負(fù)責(zé)人簽字：日期：年月日**分管領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)**簽字：日期：年月日**總經(jīng)理/董事會(huì)意見(jiàn)**（根據(jù)審批權(quán)限設(shè)置）

簽字：日期：年月日**八、附件清單**1.《采購(gòu)需求申請(qǐng)表》

2.定向采購(gòu)論證報(bào)告

3.供應(yīng)商資質(zhì)文件

4.報(bào)價(jià)單/談判記錄

5.合同草案

6.其他：填寫(xiě)說(shuō)明：1.本審批表適用于公司各類(lèi)定向采購(gòu)業(yè)務(wù)的審批。2.“定向采購(gòu)理由及論證”部分應(yīng)詳細(xì)、充分，必要時(shí)可另附專(zhuān)題論證報(bào)告。3.所有附件材料應(yīng)真實(shí)、完整，并隨本審批表一同提交。4.審批流程應(yīng)嚴(yán)格按照公司規(guī)定的權(quán)限執(zhí)行。5.本審批表一式份，采購(gòu)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)、需求部門(mén)（如需）各執(zhí)一份，存檔一份。五、定向采購(gòu)的風(fēng)險(xiǎn)與控制定向采購(gòu)雖然在特定情況下具有優(yōu)勢(shì)，但也伴隨著一定的風(fēng)險(xiǎn)，主要包括：供應(yīng)商選擇不當(dāng)導(dǎo)致的質(zhì)量或履約風(fēng)險(xiǎn)、價(jià)格不公允導(dǎo)致的成本風(fēng)險(xiǎn)、內(nèi)部審批流程不規(guī)范導(dǎo)致的合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)等。企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)定向采購(gòu)的管理與控制：1.嚴(yán)格限定適用范圍：避免濫用定向采購(gòu)，確保其僅在符合規(guī)定條件時(shí)采用。2.強(qiáng)化論證與審批：對(duì)定向采購(gòu)的理由進(jìn)行充分論證，嚴(yán)格執(zhí)行審批程序，確保決策的科學(xué)性和合規(guī)性。3.加強(qiáng)供應(yīng)商管理：建立合格供應(yīng)商名錄，對(duì)定向供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、能力進(jìn)行持續(xù)評(píng)估。4.注重價(jià)格審核：通過(guò)多種方式核實(shí)價(jià)格的合理性，防止價(jià)格虛高。5.完善檔案管理：確保定向采購(gòu)全過(guò)程的可追溯性，為審計(jì)和監(jiān)督提供依據(jù)。6.定期審計(jì)與監(jiān)督：對(duì)